Como assinar um e-mail comercial: Práticas recomendadas

há 3, 2022
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A forma como você encerra um e-mail é importante, especialmente se estiver enviando um e-mail comercial ou de marketing. As palavras que você escolhe ao escrever o final do seu e-mail podem decidir se você causará uma boa ou má impressão.

Um encerramento profissional ajuda a garantir que o leitor fique com uma boa impressão de você e de sua empresa, ao passo que a ausência de encerramento ou um final de e-mail não profissional pode ter o efeito oposto.

Quando se trata de encerrar um e-mail, o que você escreve pode ser mais importante do que você imagina. Algumas maneiras de encerrar um e-mail podem ser melhores do que outras, dependendo de para quem você está enviando o e-mail e qual é o seu objetivo principal. Sua assinatura de e-mail pode fazer uma grande diferença no fechamento do seu e-mail e na impressão que ele causa nos destinatários.

Veja como fazer a assinatura em seus e-mails profissionais, se quiser garantir melhores taxas de resposta e métricas gerais, além de melhorar a impressão sobre sua marca.

Por que a assinatura de e-mail é importante em e-mails profissionais?

A maioria das pessoas fecha um e-mail sem pensar muito nele. Você pode colocar algo como "Obrigado", "Atenciosamente" ou até mesmo "Tenha um bom dia". No entanto, pensar melhor na forma como você encerra seus e-mails pode fazer uma grande diferença no resultado.

caixa de entrada de e-mail


Um bom fechamento de e-mail comercial pode ajudar a identificá-lo como remetente para referência futura, motivar o destinatário a realizar outras ações, fornecer ao destinatário mais informações de contato ou simplesmente deixar o leitor com uma boa primeira impressão sobre você e sua empresa, o que é especialmente importante se você estiver lidando com um novo cliente.

A frase de encerramento que você escolhe para o seu e-mail é a última coisa que o público lê depois de terminar a mensagem. Independentemente de você estar enviando e-mails formais para a sua empresa ou e-mails pessoais para contatos individuais, a maneira como você termina um e-mail é importante.

Ele pode ser um dos fatores mais motivadores no que diz respeito às ações que as pessoas realizam como resultado do recebimento de seu e-mail, ou se elas realizarão alguma ação. Afinal, o envio de e-mails é apenas outro tipo de conversa, e a maneira como uma conversa termina tende a ser muito importante, seja em e-mails comerciais ou informais.

Se você conhecesse uma pessoa nova, não daria meia-volta e iria embora depois de conversar com ela sem encerrar a conversa - você provavelmente diria a ela que foi um prazer conhecê-la e que espera falar com ela novamente em breve. O encerramento do seu e-mail deve ser amigável, profissional e educado, além de ser claro quando se trata de fornecer instruções sobre as próximas etapas a serem seguidas.

Como fechar um e-mail

Quando se trata de montar os melhores fechamentos para seus e-mails, há alguns aspectos diferentes que devem ser levados em conta.

A primeira é decidir se o fechamento é ou não uma opção apropriada para esse e-mail. Se você estiver trocando e-mails com alguém, pular o fechamento pode parecer uma boa opção nesse momento.

No entanto, se esse for o caso, reserve algum tempo para pensar se a inclusão do encerramento terá ou não um bom impacto. Mesmo que você esteja enviando e-mails para alguém há algum tempo e a conversa tenha se tornado um pouco mais casual em comparação com o início, você pode mostrar que é profissional e continuar causando uma boa impressão escolhendo sempre um bom encerramento.

Além disso, lembre-se de que a pessoa para quem você envia um e-mail pode encaminhá-lo para outras pessoas que nunca se comunicaram com você antes. Um forte, assinatura de e-mail profissional nesses tópicos de e-mail darão uma impressão mais profissional em comparação com e-mails mais informais e pessoais.

Use seu nome completo

É uma boa ideia sempre incluir seu nome completo ao assinar seus e-mails, especialmente nos primeiros e-mails que você enviar.

Isso permite garantir que o destinatário do e-mail tenha clareza quanto à identidade da pessoa com quem está se comunicando, e você pode evitar qualquer confusão com outros contatos que possam ter o mesmo primeiro nome que você.

Mesmo que você queira uma assinatura de e-mail mais casual e uma correspondência amigável, sempre inclua seu nome completo.

Seja profissional

Independentemente do que você decidir escrever no encerramento do e-mail, o profissionalismo é fundamental. Considere o contexto da conversa e a pessoa para quem você está enviando o e-mail antes de decidir o tipo de encerramento mais adequado a ser usado.

Você deve evitar um tom casual se enviar um e-mail a um novo cliente que nunca contatou antes. Embora um tom amigável possa ser interpretado como um gesto agradável, você deve usar um fechamento mais formal na primeira vez que entrar em contato com alguém.

Por outro lado, se você estiver se comunicando com alguém que conheceu pessoalmente ou com quem conversou bastante por e-mail e que conheceu muito bem, não há nada de errado em ser mais casual, especialmente em e-mails de acompanhamento.

Se você não tiver certeza do melhor tipo de tom a ser adotado, é sempre melhor ser profissional demais do que não ser profissional o suficiente. É por isso que sua assinatura de e-mail padrão deve ser sempre mais formal.

O que incluir em uma assinatura de e-mail

Um bom fechamento de e-mail comercial inclui vários elementos diferentes que lhe dão uma aparência completa e profissional e causam uma boa impressão no destinatário. Ao fechar um e-mail, alguns dos aspectos mais importantes incluem:

Seu nome completo

Usar seu nome completo ao assinar um e-mail pode parecer profissional demais para algumas conversas, mas geralmente é melhor fazê-lo. Isso ajudará a evitar situações em que você possa ser confundido com outra pessoa que tenha o mesmo nome. Isso o ajudará a evitar situações em que possa ser confundido com outra pessoa que tenha o mesmo primeiro nome que você.

Se quiser adotar uma abordagem mais casual e usar apenas seu primeiro nome, considere adicionar seu nome completo à assinatura, para que fique claro quem você é exatamente.

A frase final

Ao encerrar seu e-mail, uma linha de fechamento forte pode fazer toda a diferença na impressão que ele causa no destinatário.

A linha de fechamento do seu e-mail é uma oportunidade ideal para compartilhar sua gratidão com o destinatário por ter lido a mensagem. Junto com isso, você também pode incluir uma chamada para ação ou algo que motive o destinatário a realizar a etapa desejada, como clicar em um link no e-mail, responder a você ou qualquer outra coisa.

linha de fechamento do e-mail

 


Lembre-se de que, mesmo que esteja enviando um e-mail comercial casual, o objetivo final de todas as comunicações por e-mail é obter uma resposta ou algum tipo de ação.

Seu cargo

Embora nem sempre seja necessário usar o título completo do seu emprego atual, pode ser útil incluir algo que informe ao destinatário qual é o seu título profissional.

Isso é especialmente importante se você estiver se comunicando com alguém pela primeira vez, pois deixa claro com quem ele está falando e o tipo de assunto com o qual você poderia ajudá-lo. Os contatos comerciais apreciam esse detalhe, pois sabem se devem ou não continuar a comunicação comercial com você.

Detalhes de contato

Por fim, incluir seus detalhes de contato é sempre uma boa ideia. Embora o destinatário do e-mail já tenha Seu endereço de e-mailNo fechamento da mensagem de e-mail, é um bom lugar para fornecer outras maneiras de entrar em contato com você, como seu número de telefone ou um link para seu perfil no LinkedIn.

A maioria das assinaturas formais de e-mail inclui outras maneiras de entrar em contato. Embora isso não acrescente muito à correspondência comercial, é uma regra geral usar esse espaço para promover seu LinkedIn, site, oferta ou qualquer outra coisa.

Finais para diretrizes de e-mail - melhores regras de etiqueta de e-mail

Ao chegar ao final de sua mensagem de e-mail, você não quer arruinar a boa impressão que causou até agora com um encerramento ruim.

Para evitar isso e garantir que a frase de encerramento do seu e-mail deixe a melhor impressão no cliente, tenha em mente as seguintes diretrizes.

Considere o público-alvo

É uma boa ideia adaptar seu encerramento para o público que o lerá.

Por exemplo, a palavra "amor" pode ser ideal para fechar um e-mail para a pessoa amada ou para a sua mãe, mas não deve ser usada para se comunicar com o seu novo chefe ou com um novo cliente, que podem não gostar de finais de e-mail informais.

Pense em sua relacionamento com a pessoa para a qual você está enviando o e-mail. As assinaturas de e-mail mais irritantes são aquelas que não estão ajustadas ao público-alvo para o qual estão sendo enviadas.

Revise sua assinatura de e-mail padrão

Assim como o restante do e-mail, o fechamento deve ser verificado quanto a erros de ortografia e gramática antes de você clicar no botão enviar. Um fechamento repleto de erros gramaticais ou ortográficos pode dar uma impressão pouco profissional e desleixada ao destinatário.

Bastam alguns minutos para verificar rapidamente se há erros em seu fechamento na maioria dos aplicativos de e-mail. Você pode usar plug-ins para Verificadores gramaticais e ortográficos como o Grammarly para facilitar a localização de erros.

Seja sincero

Ser realista e genuíno no fechamento de seu e-mail tem um impacto sobre a impressão que ele causa. Não escreva apenas palavras que você acha que soam bem sem dedicar algum tempo para pensar em como você é genuíno.

Ao escolher uma linha de encerramento para seu e-mail, escolha algo que seja genuíno de sua parte, seja em e-mails internos ou em conversas por e-mail com novos contatos.

Inclua a próxima etapa ou a chamada para ação

Por fim, não perca a chance de usar a linha de fechamento do e-mail como uma oportunidade de fazer com que o destinatário tome a ação desejada. Por exemplo, isso pode ser algo tão simples como "espero ter notícias suas em breve" ou "diga-me o que achou" se quiser que o destinatário lhe envie um e-mail de volta. Ou, se estiver enviando um e-mail de marketing, você pode incluir um link para o serviço ou produto no fechamento e solicitar que o destinatário o verifique.

O modo como você encerra um e-mail comercial pode ter um impacto maior do que você imagina sobre o destinatário e a impressão que você causa nele.

Envolvimento

Quer você escreva e-mails casuais ou se comunique em contextos profissionais, a maneira como você termina seu e-mail é importante. O e-mail é um dos métodos de comunicação mais comuns hoje em dia e, se você quiser fazer isso direito, deve ter finais de e-mail profissionais que incentivem o destinatário a responder.

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