Har du nogensinde haft søndagsskræk?
Den følelse af frygt, du oplever, før arbejdsugen begynder, når du ved, at din to-do-liste er lige så lang som din arm, og at din søvn bliver kort og ustadig.
At vide, at når du sætter dig til rette på arbejdet og åbner din indbakke, skal du konfronteres med dine 808 ulæste e-mails, efterhånden som der kommer flere til i løbet af dagen.
Du specialiserer dig måske i softwareløsninger til sundhedssektoren, udvikler den nyeste teknologi eller strømliner processen for kundelivscyklusstyring – uanset din virksomhed kan overbelastning af e-mails have alvorlige konsekvenser.
Hvad er e-mail-overbelastning?
Alle med en e-mailadresse kender stressen ved at se deres e-mails hobe sig op, ulæste, ubesvarede, uafbrudt.
Billede til fri afbenyttelse fra Pexels
E-mail-overbelastning er præcis, hvad det lyder som: manglende evne til at holde styr på dine arbejds- eller private e-mails – og ofte begge dele.
Der kommer for mange e-mails ind, og du har ikke tid nok til at svare. Det kan påvirke både din personlige præstation og din virksomheds effektivitet.
Svaret på dette er at ramme inbox zero – ikke nødvendigvis at have en tom indbakke, men at have nul ulæste e-mails, en håndterbar kommunikationsmængde og en meget mere organiseret indbakke.
Sådan genkender du e-mail-overbelastning
At genkende tegnene på e-mail-overbelastning er det første skridt til at nå indbakke-nul. Så her er nogle ting, du skal holde øje med:
Kommunikerer dit team effektivt?
Jeff har sendt Sally tre vigtige opfølgningsmails om deres sidste møde, men Sallys ulæste e-mails ligger i hundredvis.
Spændingerne på arbejdspladsen bliver større og større. Sally holder oftere og oftere rygepauser. Projektledelsen er kørt af sporet. Og Jeff ved stadigikke, hvilken skrifttype han skal bruge i den seneste marketingkampagne.
Lyder det bekendt?
Overbelastning af e-mails kan hæmme kommunikationen på arbejdspladsen. Hvis information ikke formidles effektivt, risikerer du, at deadlines forsinkes, at du ikke ved, hvordan du skal styre projekter effektivt, at der opstår forvirring blandt dine holdkammerater, og at vigtige detaljer går tabt.
Mister du eller går glip af vigtige beskeder?
Ud over at hæmme kommunikationen generelt risikerer du at overse ting, hvis du har en overfyldt indbakke. Uønskede e-mails vil skjule de e-mails, du virkelig har brug for at læse.
Nye e-mails skubber gamle e-mails ned ad listen i din e-mailklient. Når listen er lang nok, kommer du så nogensinde til at læse de gamle e-mails? Hvad hvis de er vigtige? Hvad nu, hvis de indeholder den ene information, du har spildt timer på at lede efter?
Det er for let at overse, slette eller blive blind for nålen i høstakken, selv om du har en separat mappe til dine vigtigste e-mails.
Lider din eksterne kommunikation?
Hvis dine kunder konstant venter dage eller uger på et svar fra dig, eller hvis du modtager klager over din manglende kundeservice, lider du måske af e-mail-overbelastning på grund af en enorm mængde e-mails.
At sænke din AHT (average handle time) er afgørende for at opbygge en god forretning med gentagen service.
Overbelastning af e-mails betyder, at du risikerer at skræmme dine værdifulde kunder og klienter væk.
Tjekker du e-mails efter arbejde?
En god balance mellem arbejde og privatliv er afgørende for os alle, selv om de fleste af os ikke har en tidsstyringsstrategi eller bruger skærmtidsapps.
At gå hjem for at tjekke sin indbakke, svare på e-mails og følge op på møder er det modsatte af en god balance mellem arbejde og privatliv.
Hvis du ikke kan nå alt det ovenstående i arbejdstiden og bruger en stor del af din fritid på at forsøge at indhente det forsømte, har du helt sikkert en overbelastning af e-mails.
Der er nogle ret alarmerende statistikker, der viser, at en dårlig balance mellem arbejdsliv og privatliv kan påvirke helbred, forhold og produktivitet.
Billedet stammer fra ergonomictrends.com
Det fører os frem til, hvordan overbelastning af e-mails påvirker din virksomhed
Både mennesker og virksomheder er systemer, og overbelastede systemer fører til nedbrydning, negativ performance og i sidste ende fiasko.
Uanset om du er en virksomhed, der tilbyder e-mailbekræftelsestjenester, eller en individuel freelancer, der skriver hjemmesidekode, kan du blive påvirket af e-mailoverbelastning.
Indvirkning på medarbejdere
Vi talte om vigtigheden af en god balance mellem arbejde og privatliv.
Overbelastning med e-mails er selvfølgelig ikke hele historien, men det er en medvirkende faktor til stress i en medarbejders privatliv.
At bruge timer om dagen på at få styr på kommunikationen; konstant at afbryde vigtige projekter for at besvare forespørgsler; at scrolle gennem indbakken i frokostpausen; at svare kolleger i sengen; endda bare at bekymre sig om de ulæste e-mails, der hober sig op, vel vidende at man bliver nødt til at tage sig af dem på et tidspunkt.
Det kan ødelægge den personlige produktivitet og føre til udbrændthed.
Indvirkning på virksomheder
Det siger sig selv, at stressede og udbrændte medarbejdere påvirker din virksomhed negativt som helhed.
Utilfredse medarbejdere pynter på deres CV’er; hvis din virksomheds mål er medarbejdertilfredshed, er du nødt til at forstå virkningen af e-mail-overbelastning på din virksomhed og ikke kun personalegoder osv. ( hvordan påvirker et velimplementeret sikkerheds- og sundhedsprogram f.eks. fastholdelse af medarbejdere).
E-mails trækker opmærksomheden væk fra arbejdet. De ødelægger fokus, og det kan være svært at få det tilbage til de vigtige opgaver. Hvis dine medarbejdere bruger dele af deres arbejdstid på at komme igennem deres indbakker, arbejder de ikke effektivt.
Det kan have en skadelig indvirkning på din virksomhed. Du kan miste forretningsmuligheder ved at være for længe om at svare potentielle kunder. Du kan sætte deadlines tilbage ved at miste vigtige oplysninger. Du kan devaluere din omhyggeligt udarbejdede e-mailkampagne ved at gå i stå og lege e-mail-indhentning.
Intet af dette er befordrende for produktiviteten, hverken for den enkelte eller for din virksomhed.
Så hvordan opnår man inbox zero?
Vi har præciseret, at nul indbakke ikke nødvendigvis betyder nul e-mails, punktum. Inbox zero er en overskuelig indbakke, og her er nogle gennemprøvede teknikker til at opnå det i dit digitale liv.
Kommuniker på andre måder
E-mails er overvurderede, vil nogle produktivitetseksperter sige.
Okay, det er ikke sandt. E-mail er et mirakel af moderne teknologi, som har revolutioneret vores måde at kommunikere på.
Men de har en tid og et sted, og det er ikke hele tidenog overalt. Det gælder især de reklamemails, vi får hver dag.
Instant messaging
Når du sender en e-mail, anerkender du allerede, at din forespørgsel ikke behøver et øjeblikkeligt svar. Øjeblikkelige beskeder er som e-mails, men hurtigere, og gør det muligt at chatte frem og tilbage, når det passer den enkelte.
En måde at undgå indbakke og junkmail på er simpelthen at sende en Slack-besked i stedet. Det er et af de nemmeste tips til e-mailhåndtering, hvis du vil undgå at tjekke din mail flere gange om dagen.
Telefonopkald
Hvis du har brug for et hurtigt svar på noget eller har brug for at tale om noget, er taleopkald stadig et af de bedste kommunikationsværktøjer. Det er endda værd at bruge en fastnettelefon, som er pålidelig og kan fungere når som helst, uden internet eller under en strømafbrydelse.
En måde at holde indbakken ren på er at tage telefonen en gang imellem.
Ansigt til ansigt
Nogle ting har stadig gavn af interaktion ansigt til ansigt. At udveksle ideer med et team eller diskutere vigtige oplysninger i detaljer kan fungere bedre med personlige møder eller videoopkald. Det er bedst at skille sig af med unødvendige e-mails og unødvendige e-mailnotifikationer lige fra starten.
Og selv om disse møder ikke er mulige for alle (f.eks. fjernarbejdere), er de en god måde at få lidt fokustid med dit personale på.
Kommuniker effektivt
Bliver du bombarderet med opfølgende e-mails efter et møde?
Hvis det er tilfældet, er dine møder måske ikke så produktive, som de kunne være, og du kan tage et par enkle skridt for at rette op på det – uden at blive en produktivitetsguru.
Planlæg møderne omhyggeligt, så du får svar på så mange spørgsmål som muligt, og afsæt tid i slutningen til opfølgende spørgsmål, opsummeringer og vigtige diskussioner.
Og når du skriver dine opfølgningsmails, skal du sørge for, at de er af høj kvalitet, læsbare og indeholder de nødvendige oplysninger, så de ikke ender som junkmails, der ikke bliver læst.
Sæt forventninger til svartider
Vejspærringer for rettidig kommunikation kan skyldes ting som problemets kompleksitet eller virksomheder, der opererer i forskellige tidszoner.
Ud over at bruge forskellige kanaler kan realistiske forventninger til svar hjælpe både medarbejdere og kunder med at slappe af, fordi de ved, hvornår deres e-mail bliver besvaret.
Du kan fastlægge en e-mailpolitik for virksomheden, som f.eks. at alle e-mails skal bekræftes inden for 24 timer. På den måde mindsker du folks bekymring for at blive ignoreret og deres trang til at tjekke deres indbakke hele dagen. Modtageren af e-mailen kan så vurdere, hvor lang tid det vil tage at løse forespørgslen, og sætte en realistisk tidsramme for et ordentligt svar.
Afsenderen er sikret en hurtig løsning ved første kontakt, og modtageren har givet sig selv tid nok til at løse problemet på en ordentlig måde.
Afsæt tid til at håndtere din indbakke
Konstant overvågning af din indbakke kan lægge pres på dig og stjæle din opmærksomhed fra andre opgaver. At have en rodet indbakke kan få dig til at sortere beskeder i timevis hver uge.
Sæt tid af i løbet af dagen til at tjekke din e-mail, især hvis du modtager en stor mængde e-mails.
Det vil være forskelligt fra person til person og fra branche til branche, men hvis du planlægger faste tidspunkter for indbakkehåndtering, kan det hjælpe dig med at holde dig mere organiseret og mindre distraheret.
Prøv som det første om morgenen, lige før frokost og sidst på dagen. Eller måske fungerer det bedre for dig at bruge flere timer i træk på at håndtere e-mails og resten af dagen på at arbejde med andre ting.
Uanset hvad din tidsplan er, vil en sådan give dig mulighed for at fokusere på én ting ad gangen og sortere e-mail-lister uden problemer.
Opret e-mail-mapper
E-mailmapper kan være et overset værktøj i dit arsenal, men de er et godt system til arkivering af information.
Brug mapper til at organisere dine e-mails i kategorier eller prioritetsniveauer. Når du har læst noget, skal du finde ud af, hvor det skal hen, og lægge det på plads. Du kan f.eks. bruge e-mailfiltre og sortere salgsfremmende e-mails i en mappe og vigtige e-mails i handlingsmapper, der kræver øjeblikkelig handling.
Du kan endda gå videre med din organisation og have separate e-mailkonti til arbejde, personlige ting, tilmeldinger osv.
Brug automatisering
Det er en god start at indstille filtre til at blokere junk, personer eller specifikke spamord i emnelinjer.
Du kan også bruge e-mailautomatisering til at strømline dine indgående e-mails og udgående beskeder. Som at automatisere bekræftelsesprocessen med et simpelt “vi har modtaget din e-mail …”, der udløses ved en kundeforespørgsel. Eller e-mail-skabeloner, der dækker et sæt ofte stillede spørgsmål.
Slet, afmeld, marker som spam
Vær hensynsløs. Tag ingen fanger i dit e-mailprogram.
Hvis der er gamle, uvigtige e-mails, som du aldrig kommer til at læse, så slet dem.
Hvis der kommer spam igennem dine filtre, skal du markere det.
Hvis der er en blog, du plejede at elske, men som du ikke længere læser, så afmeld den mailingliste.
Du forsøger at opnå inbox zero – vigtig kommunikation, som du læser, svarer på og arkiverer effektivt.
Nå indbakke nul på ingen tid
Det er muligt at arbejde mere produktivt, kommunikere mere effektivt og lade arbejdsstressen blive, hvor den hører hjemme: på arbejdet.
Med en grundig forårsrengøring af din indbakke og et par gennemprøvede strategier til at forhindre overbelastning af e-mails i at snige sig ind igen, kan du nå nul indbakke på ingen tid. Det hele starter med en strategi for e-mailhåndtering, og du kan også gennemgå dine e-mails nemt og hurtigt.
