営業メールで期待したような反応が得られないことがあります。このような場合、優れたフォローアップメールは成約に近づくための重要なステップとなります。
リードを追いかけるとき、しつこさと強引さは紙一重であることが多い。リードへのアプローチやサービスの売り込みは、プロセスの初期に素早く行われるかもしれませんが、取引を成立させるには長い時間がかかるかもしれません。実際、成功したセールスの約80％は、営業担当者と見込み客が5回から12回接触した後に実現しています。リードが適格と判断されたとしても、すぐに契約に結びつくとは期待しないでください。営業フォローアップEメールには多くのことがかかっているため、適切な対応が難しいのは当然です。
回答待ちメールの書き方
営業メールやマーケティングメールを送ったものの、効果がなかったとします。そのような場合、効率的な営業フォローメールを送るために、様々な工夫をすることができます。迷惑で強引なセールスメールは逆効果になりがちで、確かにそのようなメールには事欠きませんが、あなたのフォローアップメールがそのようなメールである必要はありません。
パーソナライズされたフォローアップメール
あなたが毎日受け取るメールの数について、少し考えてみてください。おそらく見込み客のほとんどは、あなたが毎日大量のメールを受け取っているように、どれが開封して返信する価値のあるメールかを判断する前に、目を通す必要があるでしょう。非常に一般的で、他の何百人もの受信者に送られたようなメールを受信すると、おそらく迷惑に感じるでしょう。
パーソナライゼーションは、メールマーケティングに限らず、リードと強い関係を築き、自社の価値を証明する最善の方法のひとつです。パーソナライゼーションは、受信者の名前を宛名にするといった単純なことだけでなく、個々のリードに合わせてコンテンツを調整したり、好みや経験に基づいてアピールしたりすることも含まれます。
必ず価値を提供する
価値を提供することに集中することは、見込み客にフォローアップメールを見てもらい、読んでもらうための主な方法の一つです。Eメールを通じて顧客に最大限の価値を提供するには、顧客のニーズや目標を理解していることを示すことに注力することです。アウトリーチメールは、あなたの会社が顧客のために生み出している価値を示す機会として使いましょう。あなたが顧客の声に耳を傾け、顧客について学び、顧客のためになるソリューションを提供することに興味を持っていることを顧客に伝えるチャンスです。メールリストを効果的に活用することで、より的を絞ったアプローチが可能になり、好意的な反応を得られる可能性が高まり、より早いレスポンスが得られる可能性もあります。
正しいタイミング
コールドメールであれウォームメールであれ、フォローアップの前に受信者がメールを開封し、読んでもらう時間を設けましょう。とはいえ、フォローアップメールを送るのに時間がかかりすぎるのも、十分な時間を与えないのと同じくらいよくありません。
一般的に、放置すればするほど成功率は下がるので、タイミングを見計らうことが肝心だ。平均して、リードからの返信には2日ほどかかることを覚えておいてください。これより早いとフォローアップには早すぎるかもしれませんが、長すぎると、リードはあなたのことも、あなたが提供していることも忘れてしまうかもしれません。
フォローアップメールを効果的に送るには、タイミングが重要です。送信するメールは、顧客を圧倒することなく、関連性のあるものにしましょう。例えば、見込み客やクライアントとミーティングをしたのであれば、翌朝にメールでフォローアップをするのが、威圧的すぎず良いタイミングです。迅速で素早いフォローアップと返信で、勢いを持続させることができます。
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フォローアップメールを送るまでの期間
フォローアップメールを送る際には、そのバランスをうまくとることが重要です。営業担当者が一生懸命になりすぎたり、返事をもらおうと必死になっていたりすると、それがあからさまになりすぎてしまうからです。良いニュースは、より自然にフォローアップするために多くのことができ、適切なタイミングを計ることができるということです。
フォローアップを考え始める前に、相手に最初に送ったメールを読んでもらい、返信してもらう十分な時間を与えるだけでなく、より自然に相手にアプローチする他の方法も考えてみましょう。例えば、彼らと共有する価値のあるコンテンツなど。見込み客やクライアントに正しくフォローアップの手を差し伸べることで、あなたが彼らとのプロフェッショナルな関係構築に積極的であることを示すことができることを覚えておいてください。
良いフォローアップメールはタイミングが重要です。フォローアップメールを送るまでの期間、時間帯、曜日などを理解することで、見込み客や顧客からの反応率を上げることができます。
未返信メールのフォローアップ方法
フォローアップメールには様々な種類があり、送信する理由によって異なります。あなたが使用すべきいくつかの異なるタイプが含まれます：
未回答の電子メール
Eメールを送っても返信がない場合のフォローアップ・シーケンスは重要です。これらのメールは、見込み客にあなたが彼らのことを忘れていないことを思い出させ、追加リソースを提供したり、見込み客が希望するアクションを起こすために必要なものについて詳しく調べたり、まだ興味があるかどうかを尋ねたりするチャンスとなります。
投球後
売り込みやプレゼンをしたばかりの場合、Eメールでのフォローアップは非常に重要です。通常は、売り込みの2～3日後がベストです。このようなフォローアップメールは、見込み客の苦痛のポイントを確認し、時間を割いてもらったことへの感謝を示し、次のステップを明確にするための行動を呼びかける絶好の機会となります。
デシジョンメーカーのレビュー
購入や意思決定のプロセスに複数の当事者が関与している場合、通常、販売サイクルにはもう少し時間がかかることが予想されます。このような場合、最初のフォローアップメールを送るまでに4～5日ほど待つのがベストです。そうすることで、決定する前にチームが集まって選択肢について話し合うのに十分な時間ができます。
最終フォローアップ
メールでのフォローアップを何度も試みているにもかかわらず、受信者からの反応がない場合、最終的なフォローアップメールを送信して事態を収束させる時かもしれません。受信者からの返事を得るための最後のチャンスと考える人もいるでしょうし、単純にファイルが閉じられ、二度と連絡が来ないことを知らせるだけの場合もあるでしょう。
返信がない場合のフォローアップとメールの送り方 – 避けるべきポイント
一貫したフォローアッププロセスを開発することは、返信のないリードに連絡を取る際の成功の鍵です。しかし、よくある間違いがいくつかあるので、注意してできるだけ避けるようにしましょう。以下はその例です：
フォローアップに時間がかかりすぎる
見込み客に、あなたのオファーについて考えたり、彼らのチームと相談したりする時間を与えよう。しかし、待ちすぎて、その間に彼らがあなたのビジネスやオファーについてすっかり忘れてしまわないようにしよう。
フォローアップが不十分
調査によると、膨大な数のリードが到達するまでに最大6回のトライを要することがわかっています。ですから、最初の2、3回のフォローアップで諦めてしまうような失敗をしないようにしてください。十分な頻度でフォローアップを行い、そのたびに付加価値をつけるようにしてください。
チームに集中しない
B2B営業でよくある間違いは、意思決定に影響を与える可能性が高く、フォローアップが必要な複数の人々について考えるのではなく、主要な見込み客だけに焦点を当てることだ。
Eメールに返信がなかったり、売り込みや商談の後にフォローアップをすることは、成功するために重要です。フォローアップの方法、理由、タイミングを理解することは、リードを顧客やクライアントに変える際に、さらに前進するのに役立ちます。
