Een handleiding voor follow-up verkoop-e-mails

Soms leveren verkoop-e-mails niet de reactie op waar je op hoopte. In dat geval is een goede verkoopopvolgingsmail een essentiële stap om je dichter bij het sluiten van de deal te brengen.

Er is vaak een dunne lijn tussen vasthoudend en opdringerig zijn als het gaat om het najagen van leads. Hoewel het benaderen van leads en het aanbieden van je diensten iets kan zijn dat snel en vroeg in het proces gebeurt, kan het sluiten van een deal veel tijd in beslag nemen. In feite vindt ongeveer tachtig procent van de succesvolle verkopen plaats na vijf tot twaalf afzonderlijke contactmomenten tussen de verkoper en de prospect. Als een lead eenmaal gekwalificeerd is, verwacht dan niet dat hij meteen converteert – het omzetten in een verkoop kan maanden werk kosten. Omdat er zoveel afhangt van verkoopopvolgingse-mails, is het geen verrassing dat het lastig kan zijn om ze goed te krijgen.

Hoe schrijf ik een e-mail in afwachting van antwoord?

Stel dat je een verkoop- of marketinge-mail naar een contact hebt gestuurd zonder resultaat. In dat geval is het goede nieuws dat er verschillende dingen zijn die je kunt doen om efficiënte verkoopopvolgingsmails te implementeren in het proces en tegelijkertijd interesse te wekken bij je publiek. Vervelende, opdringerige verkoop-e-mails hebben vaak het tegenovergestelde effect en daar is zeker geen tekort aan, maar je follow-up e-mail hoeft daar niet bij te horen.

Persoonlijke opvolgmails

Neem even de tijd om na te denken over het aantal e-mails dat je dagelijks ontvangt. De meeste van je potentiële klanten ontvangen waarschijnlijk net als jij dagelijks tonnen e-mails die ze moeten scannen voordat ze beslissen welke de moeite waard zijn om te openen en te beantwoorden. Het ontvangen van een e-mail die er erg algemeen uitziet en alsof hij waarschijnlijk naar honderden andere ontvangers is gestuurd zonder dat er aan hen als individuen is gedacht, voelt voor jou waarschijnlijk vervelend aan, dus je kunt ervan uitgaan dat jouw e-mailontvangers hetzelfde zullen zijn.

Of je het nu gebruikt in e-mailmarketing of ergens anders, personalisatie heeft zichzelf bewezen als een van de beste manieren om een sterke relatie met je verkoopleads op te bouwen en je waarde voor hen te bewijzen. Bij personalisatie gaat het niet alleen om eenvoudige dingen, zoals het aanspreken van ontvangers met hun naam, maar ook om het afstemmen van de inhoud op de individuele lead en hen aanspreken op basis van hun voorkeuren en ervaringen.

Zorg ervoor dat je waarde biedt

Focussen op het bieden van waarde is een van de belangrijkste manieren om ervoor te zorgen dat potentiële klanten je follow-up e-mails zien en lezen. Om een klant maximale waarde te bieden via e-mail, moet je je vooral richten op het laten zien dat je hun behoeften en doelen begrijpt. Gebruik je outreach e-mail als een kans om te laten zien welke waarde je bedrijf creëert voor klanten. Het is een kans om klanten te laten zien dat je naar hen hebt geluisterd, over hen hebt geleerd en geïnteresseerd bent in het bieden van oplossingen die voor hen werken. Door je e-maillijst effectief te gebruiken, kun je gerichter te werk gaan, waardoor de kans op een positieve reactie toeneemt en je mogelijk sneller antwoord krijgt.

Het juiste moment

Of je nu koude of warme e-mails verstuurt, geef je ontvangers wat tijd om je e-mail te openen en te lezen voordat je de e-mail opvolgt. Te lang wachten met het versturen van een follow-up e-mail kan echter net zo slecht zijn als te weinig tijd geven.

Over het algemeen geldt dat hoe langer je wacht, hoe minder succesvol je zult zijn, dus het is essentieel om de timing goed te krijgen. Houd er rekening mee dat leads er gemiddeld ongeveer twee dagen over doen om te antwoorden. Alles wat sneller is dan dit, is misschien te snel om op te volgen, maar als je het te lang laat duren, is je lead jou en wat je aanbiedt misschien al vergeten.

Een goede timing is cruciaal om ervoor te zorgen dat follow-up e-mails effectief zijn. Zorg ervoor dat de e-mail die je verstuurt relevant is zonder de klant te overweldigen. Als je bijvoorbeeld een vergadering hebt gehad met een potentiële klant of cliënt, dan is een e-mail de volgende ochtend een goede timing zonder te overheersend te zijn. Snelle en snelle follow-ups en antwoorden zorgen ervoor dat je de vaart erin houdt.

Lees meer:

Hoe lang wachten met het versturen van een opvolgmail?

Het is belangrijk om de juiste balans te vinden bij het versturen van een follow-up e-mail, omdat het te duidelijk kan zijn wanneer de verkoper te hard zijn best doet en zich een beetje wanhopig voelt over het krijgen van een reactie. Het goede nieuws is dat je veel dingen kunt doen om op een meer natuurlijke manier en op het juiste moment op te volgen, zodat je niet opdringerig en wanhopig over hoeft te komen en uiteindelijk je lead of klant afschrikt in plaats van aanmoedigt om actie te ondernemen.

Geef ze niet alleen genoeg tijd om de eerste e-mail die je hebt gestuurd te lezen en te beantwoorden voordat je aan follow-up denkt, maar overweeg ook andere manieren om ze op een meer natuurlijke manier te bereiken. Zoals inhoud die de moeite waard is om met hen te delen. Vergeet niet dat een prospect op de juiste manier benaderen en opvolgen kan aantonen dat je proactief bent in het opbouwen van een professionele relatie met hen.

Een goede follow-up e-mail is afhankelijk van een goede timing. Als je weet hoe lang je moet wachten voordat je een opvolgmail verstuurt, welk tijdstip van de dag en zelfs welke dag van de week het beste is om een opvolgmail te versturen, krijg je een betere respons van potentiële klanten.

Een onbeantwoorde e-mail opvolgen

Er zijn verschillende soorten opvolgmails die je kunt versturen, afhankelijk van de reden waarom je ze verstuurt. Enkele verschillende soorten die je zou moeten gebruiken zijn:

Onbeantwoorde e-mail

Een vervolgsequentie voor wanneer je e-mails verstuurt die onbeantwoord blijven, is belangrijk. Deze e-mails kunnen uw prospect eraan herinneren dat u hem of haar niet bent vergeten en geven u de kans om extra hulpmiddelen aan te bieden, meer te weten te komen over wat uw prospect nodig heeft om de gewenste actie te ondernemen en hem of haar te vragen of hij of zij nog steeds geïnteresseerd is.

Na het werpen

Opvolging via e-mail is cruciaal als je onlangs een verkoopgesprek of presentatie hebt gehouden. Meestal is het beste moment om dit te doen een paar dagen na de pitch. Dit type follow-up e-mail kan een uitstekende gelegenheid zijn om de pijnpunten van uw prospect te bespreken, uw dankbaarheid te tonen voor hun tijd en een oproep tot actie op te nemen om de volgende stappen te verduidelijken.

Decision Maker beoordelingen

Als er meer dan één partij betrokken is bij het koop- of beslissingsproces, kun je meestal verwachten dat de verkoopcyclus iets meer tijd in beslag neemt. In deze situatie kun je het beste zo’n vier of vijf dagen wachten voordat je de eerste follow-up e-mail verstuurt. Dit geeft het team genoeg tijd om samen te komen en de opties te bespreken voordat er een beslissing wordt genomen.

Definitieve follow-up

Als je al verschillende keren hebt geprobeerd om via e-mail op te volgen en nog steeds geen reactie krijgt van je ontvangers, dan is het misschien tijd om de laatste follow-up e-mail te sturen om alles af te ronden. Sommigen zien dit als een goede gelegenheid voor een laatste wanhopige poging om een reactie van de ontvanger te krijgen, terwijl het in andere gevallen gewoon kan zijn om hen te laten weten dat hun dossier wordt gesloten en ze niets meer van je zullen horen.

Hoe een e-mail met te weinig reacties op te volgen en te versturen – Wat te vermijden?

Het ontwikkelen van een consistent opvolgingsproces is de sleutel tot succes als je contact opneemt met leads die niet hebben gereageerd. Er zijn echter een aantal veelgemaakte fouten waar je je bewust van moet zijn en die je zoveel mogelijk moet vermijden. Deze zijn:

Het duurt te lang om op te volgen

Geef je prospects wat tijd om over je aanbod na te denken of het met hun team te bespreken, maar wacht niet te lang zodat ze je bedrijf en aanbod in de tussentijd helemaal vergeten.

Niet vaak genoeg opvolgen

Studies hebben uitgewezen dat een groot aantal leads tot zes pogingen nodig heeft om te bereiken. Maak dus niet de fout om op te geven na de eerste paar follow-ups, want het kan nog een paar keer duren voordat je je beoogde doel bereikt. Zorg ervoor dat je vaak genoeg opvolgt en elke keer dat je opvolgt waarde toevoegt.

Niet focussen op het team

In B2B-verkoop is het een veelgemaakte fout om je alleen te richten op de belangrijkste prospect in plaats van na te denken over de meerdere mensen die waarschijnlijk invloed hebben op de beslissing en die opgevolgd moeten worden, vooral als je verkoopt aan een grotere organisatie.

Opvolgen wanneer een e-mail onbeantwoord blijft of na een pitch of verkoopgesprek is belangrijk om te slagen. Begrijpen hoe, waarom en wanneer je moet opvolgen kan je verder helpen bij het omzetten van leads in klanten en cliënten.