Als je een e-mailplatform gebruikt, is er een bestand met contactpersonen die je in de loop der tijd aan het systeem hebt toegevoegd.
Microsoft Outlook is een populair e-mailplatform dat automatisch een lijst met contactpersonen kan aanmaken op basis van de e-mailberichten die je verstuurt en ontvangt. Er zijn echter gevallen waarin je deze contacten wilt verplaatsen naar een ander platform, zoals Gmail. Als je weet hoe je Outlook-contactpersonen kunt exporteren, bespaar je tijd en moeite door je contactpersonen snel van het ene naar het andere platform te verplaatsen.
Waarom is het belangrijk om contactpersonen uit Outlook te exporteren?
Er zijn verschillende redenen waarom het essentieel kan zijn om te weten hoe je Outlook-contactpersonen exporteert. Het kan bijvoorbeeld nodig zijn om de contactpersonen naar een ander apparaat of computer te verplaatsen, er een back-up van te maken, ze te importeren naar een andere e-mailservice zoals Gmail, ze te beheren in een programma zoals Microsoft Excel of de contactpersonen te exporteren naar een vCard of virtueel visitekaartje. Voor de meeste van deze opties moet je exporteren naar verschillende bestandstypen. Je hebt bijvoorbeeld meestal een CSV-bestand nodig als je je contactpersonen exporteert naar een andere e-mailservice. Aan de andere kant kan een VCF-bestand, waarmee u uw contactpersonen rechtstreeks in Excel kunt importeren, nodig zijn voor een virtueel visitekaartje. Een PST-bestand is meestal nodig voor het maken van back-ups van je contactpersonen en gegevens.
Methoden om Outlook-contactpersonen te exporteren
Er zijn verschillende methoden die je kunt gebruiken om je Outlook-contactpersonen te exporteren, afhankelijk van je versie van Outlook. Het Outlook-programma gedraagt zich hetzelfde, of je nu een Windows- of macOS-besturingssysteem gebruikt.
Hoe contactpersonen exporteren vanuit Outlook 2010
Outlook 2010 is een oudere programmaversie die vandaag de dag niet vaak meer wordt gebruikt, maar sommige bedrijven gebruiken het nog steeds voornamelijk voor interne communicatie. Sommige mensen gebruiken Outlook 2010 nog steeds omdat ze binnen één productiejaar van het softwareprogramma willen blijven om geld te besparen. Als je Outlook 2010 gebruikt en je contactpersonen wilt exporteren, zijn hier de stappen die je moet volgen:
- Open Outlook op je pc of Mac.
- Ga naar het lint bovenaan het programma en selecteer ‘Bestand’.
- Klik op ‘Opties’ en selecteer ‘Geavanceerd’ in het dialoogvenster.
- Kies ‘Exporteren’ om de Wizard Importeren en Exporteren te openen.
- Kies ‘Een bestand exporteren’ en klik op ‘Volgende’.
- Kies in het venster ‘Bestandstype maken’ het gewenste type export.
- Er verschijnt een lijst met mappen die u kunt exporteren. Selecteer in deze lijst de map met contactpersonen die u wilt exporteren.
- Selecteer ‘Bladeren’ voordat je een map selecteert waarnaar je wilt exporteren.
- Geef je bestand een naam onder de optie ‘Exporteer bestand opslaan als’.
- Selecteer ‘OK’, dan ‘Volgende’ en vervolgens ‘Voltooien’.
- Zodra Outlook het exporteren heeft voltooid, klik je op ‘OK’.
- Controleer of je bestand is opgeslagen waar je het wilde hebben.
Contacten exporteren Outlook 2013
Outlook 2013 is de meest recente Outlook softwareversie met een andere codebasis dan Office 365. Hierdoor heeft het verschillende stappen te volgen in vergelijking met de laatste programmaversies bij het exporteren van contactpersonen. Een van de belangrijkste voordelen van Outlook 2013, en waarom veel mensen het nog steeds gebruiken, is dat het een aparte app heeft die goedkoper is om aan te schaffen. Als je Outlook 2013 gebruikt en contacten wilt exporteren, volg dan deze stappen:
- Open Outlook op je pc of Mac.
- Ga naar de linkerbovenhoek van het programmascherm en selecteer het tabblad ‘Bestand’.
- Klik op ‘Openen en exporteren’ aan de linkerkant.
- Er verschijnt een lijst met opties. Selecteer ‘Importeren/Exporteren’.
- Er verschijnt weer een lijst met opties. Kies ‘Exporteren naar een bestand’ en vervolgens ‘Volgende’.
- Selecteer ‘Comma Separated Values’ en vervolgens ‘Next’.
- Selecteer onder ‘Persoonlijke mappen’ ‘Contactpersonen’ en vervolgens ‘Volgende’.
- Selecteer ‘Bladeren’ voordat je de locatie kiest waar je het geëxporteerde bestand wilt opslaan.
- Kies een naam voor je bestand, klik op ‘Volgende’ en vervolgens op ‘Voltooien’.
- Controleer of je bestand is opgeslagen op de gewenste locatie.
Hoe contactpersonen exporteren vanuit Web-Based Outlook
De webgebaseerde, online versie van Outlook kan een ideale oplossing zijn als je toegang wilt hebben tot je contactpersonen en e-mailberichten terwijl je niet achter je computer zit. Deze versie van Outlook is gemakkelijk toegankelijk vanaf een reeks apparaten die verbinding maken met het internet, waaronder gaming laptops, smartphones, tablets en meer, waaronder smartwatches en andere niet-PC-apparaten. Als je je contactpersonen wilt exporteren met de webversie van Outlook, volg dan deze stappen:
- Typ Outlook in de adresbalk om de Outlook-website te openen vanuit de webbrowser van je keuze.
- Log in bij je account als daarom wordt gevraagd.
- Ga naar de onderkant van de pagina en selecteer het personensymbool.
- Selecteer in de werkbalk ‘Beheren’ en vervolgens ‘Contactpersonen exporteren’.
- Kies of je al je contactpersonen wilt exporteren of contactpersonen uit een specifieke map.
- Klik op ‘Exporteren’.
- Kies ‘Opslaan als’ en selecteer de bestandsindeling waarin je de contactpersonen wilt opslaan.
- Controleer of de contactpersonen zijn opgeslagen onder de naam en op de locatie die je hebt gekozen.
Hoe Outlook 365-contactpersonen exporteren
Outlook 2016 en Outlook 2019 zijn de twee nieuwste versies van Outlook, die compatibel zijn met Office 365. Hierdoor is er een nieuw proces ontstaan voor het exporteren van contactpersonen voor mensen die de nieuwste Outlook-versies gebruiken. Er zijn veel belangrijke voordelen aan het gebruik van Office 365, waaronder dat alle Microsoft-programma’s zoals Windows, Word, Outlook, Excel en PowerPoint dezelfde code gebruiken en gemakkelijk toegang tot elkaar hebben, waardoor je snel en gemakkelijk verschillende functies tussen verschillende programma’s kunt uitvoeren, bijvoorbeeld het direct exporteren van contactpersonen naar Excel. Als je de 2016 of 2019 versie van Outlook 365 gebruikt, volg dan deze stappen om contactpersonen te exporteren:
- Open op je pc of Mac het programma Outlook 365.
- Klik linksboven op het pictogram ‘Toepassingen’.
- Kies ‘Personen’ en klik vervolgens op ‘Beheren’.
- Kies ‘Contacten exporteren’.
- Beslis of je alle contactpersonen wilt exporteren of een map met specifieke contactpersonen.
- Selecteer afhankelijk van je browser ‘Opslaan’ of ‘Openen’.
- Controleer of de contactpersonen zijn opgeslagen op de gewenste locatie en onder de gewenste naam.
Hoe e-mails exporteren van Outlook naar Gmail
Je kunt je e-mailberichten exporteren van een Outlook-account naar een Gmail-account om er een back-up van te maken en je toegang te geven tot oudere e-mailberichten vanaf elke locatie. Om dit te doen, voeg je je Gmail-account toe aan Outlook voordat je de mappen kopieert en plakt. Je moet eerst je Gmail-account instellen in Outlook. De stappen om dit te doen zijn:
- Ga naar het instellingenpictogram rechtsboven en kies ‘Alle Outlook-instellingen weergeven’.
- Selecteer ‘Mail’ in het linkerdeelvenster.
- Klik op ‘E-mail synchroniseren’.
- Selecteer ‘Gmail’ onder Aangesloten accounts in het rechterdeelvenster.
- Voer in het scherm ‘Uw Google-account koppelen’ de weergavenaam in die u wilt gebruiken bij het verzenden van e-mail via Outlook vanuit Gmail.
- Selecteer OK.
- Meld je aan bij je gekozen Gmail-account in Outlook Mail om Microsoft toegang te geven tot het account.
- Bevestig dat je je Gmail-account met succes hebt verbonden met Outlook door OK te selecteren.
Zodra je je Gmail-account hebt ingesteld in Google, open je Outlook en selecteer je de map met de e-mailberichten die je wilt exporteren. Selecteer alle e-mails in de map door op Ctrl+A te drukken of houd Ctrl ingedrukt terwijl je individuele e-mails selecteert die je wilt exporteren. Klik met de rechtermuisknop op de geselecteerde berichten en selecteer ‘Verplaatsen’ en vervolgens ‘Andere map’. Er verschijnt dan een dialoogvenster Items verplaatsen. Selecteer je Gmail-account en kies of maak een nieuwe map in je Gmail-account om de e-mails naar te exporteren. Verplaats de geselecteerde e-mails door op ‘OK’ te klikken.
Hoe Outlook e-mails exporteren naar Excel
Je kunt je Outlook e-mails ook exporteren door ze naar een Excel werkblad te sturen, zodat er een spreadsheet ontstaat met verschillende kolommen. Dit kan vooral handig zijn als je Excel al gebruikt voor bijvoorbeeld je boekhouding. Om dit te doen:
- Ga naar Bestand in Outlook en selecteer Openen & exporteren.
- Selecteer Importeren/Exporteren.
- Kies ‘Exporteren naar een bestand’ en klik op ‘Volgende’.
- Selecteer ‘Microsoft Excel’ en klik vervolgens op ‘Volgende’.
- Selecteer de e-mailmap waaruit u berichten wilt exporteren en selecteer ‘Volgende’.
- Kies de map waarin u uw geëxporteerde e-mails wilt opslaan en kies een naam voor uw geëxporteerde bestand voordat u ‘OK’ selecteert.
- Klik op ‘Volgende’ en vervolgens op ‘Voltooien’.
- Het nieuwe Excel-bestand is beschikbaar om te openen op de door jou gekozen locatie.
Of je nu contactpersonen of e-mailberichten wilt exporteren, het is eenvoudig om dat te doen met Outlook.
Beste praktijken voor het exporteren van de lijst
Het exportproces starten
Om het exportproces van je Outlook-contactpersonen te starten, open je je Microsoft Outlook-venster en navigeer je naar het menu Bestand in de linkerbovenhoek. Daar klik je op ‘Bestand’ en vervolgens op ‘Exporteren’ om de exportopties te openen. Dit brengt de wizard Outlook-contactpersonen exporteren naar boven, die je door de stappen zal leiden om contactpersonen uit Outlook te exporteren.
Het bestandstype en formaat kiezen
In het exportvoortgangsvak dat verschijnt, heb je meerdere opties voor het bestandstype dat je wilt maken. Voor de meeste veelzijdigheid kies je ‘Comma Separated Values (CSV)’ als bestandstype. CSV-bestanden kunnen eenvoudig worden geïmporteerd in spreadsheetprogramma’s en kunnen ook worden gebruikt om te synchroniseren met Google Contacten. Je kunt ook kiezen voor ‘Outlook Data File (PST)’ als je dat liever hebt.
De map met contactpersonen selecteren
Zodra je het CSV-formaat hebt gekozen, wordt je gevraagd om de map te selecteren met de contactpersonen die je wilt exporteren. Navigeer naar de map ‘Contactpersonen’ en selecteer deze. Zorg ervoor dat je de juiste map hebt gekozen voor alle geselecteerde contactpersonen die je wilt exporteren.
De bestandsnaam en -locatie instellen
Nadat je de map met contactpersonen hebt geselecteerd, moet je een naam en locatie opgeven voor je nieuwe contactpersonenbestand. Klik op ‘Bladeren’ en kies de map waarin je het bestand wilt opslaan. Voer een bestandsnaam in waarmee je deze nieuwe contactpersonen meteen kunt identificeren. Je kunt ook ‘Bestand’ kiezen in de linkerbenedenhoek voor extra opties voor het opslaan.
De export voltooien
Voordat je begint met exporteren, heb je de kans om je selecties te bekijken. Controleer op lege cellen of fouten die het exportproces zouden kunnen verstoren. Als je tevreden bent, klik je op ‘Exporteren’ om het exporteren te starten. Er wordt een nieuw CSV-bestand gemaakt en het voortgangsvak van de export geeft aan wanneer het proces is voltooid.
Importeren naar andere platforms
Je nieuwe contactenbestand, nu in CSV-formaat, is klaar voor gebruik. Je kunt dit bestand importeren in een spreadsheetprogramma voor verdere organisatie, of rechtstreeks in een ander e-mailaccount zoals Google Contacten. Kies gewoon ‘Importeren’ in het betreffende platform en selecteer het CSV-bestand dat je zojuist hebt gemaakt.
Extra tips voor e-mailcontacten
Als je deze contactpersonen in een ander e-mailaccount wilt importeren, selecteer dan ‘Exporteren naar een bestand’ in het oorspronkelijke Outlook-venster. Dit zorgt ervoor dat je e-mailcontacten worden meegenomen in het exportproces, waardoor het eenvoudiger wordt om je communicatie op verschillende platforms te beheren.
