Quando você usa uma plataforma de e-mail, há um arquivo de contatos que você adicionou ao sistema ao longo do tempo.
O Microsoft Outlook é uma plataforma de e-mail popular que pode criar automaticamente uma lista de contatos com base nas mensagens de e-mail que você envia e recebe. No entanto, há alguns casos em que você pode querer mover esses contatos para outra plataforma, como o Gmail. Saber como exportar seus contatos do Outlook economiza tempo e esforço, pois permite que você mova seus contatos de uma plataforma para outra rapidamente.
Por que é importante exportar contatos do Outlook?
Há vários motivos pelos quais pode ser essencial saber como exportar contatos do Outlook. Por exemplo, talvez seja necessário mover os contatos para outro dispositivo ou computador, fazer backup deles, importá-los para um serviço de e-mail diferente, como o Gmail, gerenciá-los em um programa como o Microsoft Excel ou exportar os contatos para um vCard ou cartão de visita virtual. A maioria dessas opções exigirá que você exporte para diferentes tipos de arquivos. Por exemplo, você normalmente precisará de um arquivo CSV se exportar seus contatos para um serviço de e-mail diferente. Por outro lado, um arquivo VCF que permita importar seus contatos diretamente para o Excel pode ser necessário para um cartão de visita virtual. Um arquivo PST é normalmente necessário para fazer backup de seus contatos e dados.
Métodos para exportar contatos do Outlook
Há vários métodos que podem ser usados para exportar seus contatos do Outlook com base na sua versão do Outlook. O programa Outlook se comportará da mesma forma, independentemente de você usar um sistema operacional Windows ou macOS.
Como exportar contatos do Outlook 2010
O Outlook 2010 é uma versão mais antiga do programa que não é usada com frequência atualmente, mas algumas empresas ainda o utilizam principalmente para comunicações internas. Algumas pessoas ainda estão usando o Outlook 2010 porque querem permanecer em um único ano de produção do programa de software para economizar dinheiro. Se estiver usando o Outlook 2010 e quiser exportar seus contatos, aqui estão as etapas a seguir:
- Abra o Outlook em seu PC ou Mac.
- Vá até a faixa de opções na parte superior do programa e selecione “File” (Arquivo).
- Clique em “Options” (Opções) e selecione “Advanced” (Avançado) na caixa de diálogo.
- Selecione “Export” para abrir o Assistente de importação e exportação.
- Escolha “Export a File” (Exportar um arquivo) e clique em “Next” (Avançar).
- Na janela “Create a File Type” (Criar um tipo de arquivo), escolha o tipo de exportação que deseja.
- Será exibida uma lista de pastas que você pode exportar. Nessa lista, selecione a pasta de contatos que está sendo exportada.
- Selecione “Procurar” antes de selecionar uma pasta para a qual exportar.
- Dê um nome ao seu arquivo na opção “Save exported file as” (Salvar arquivo exportado como)
- Selecione “OK”, depois “Next” e, por fim, “Finish”.
- Quando o Outlook tiver concluído a exportação, clique em “OK”.
- Verifique se o arquivo foi salvo no local desejado.
Como exportar contatos do Outlook 2013
O Outlook 2013 é a versão mais recente do software Outlook com uma base de código diferente da do Office 365. Por isso, ele tem várias etapas a seguir em comparação com as versões mais recentes do programa ao exportar contatos. Um dos principais benefícios do Outlook 2013, e o motivo pelo qual muitas pessoas continuam a usá-lo atualmente, é o fato de ele ter um aplicativo separado dos outros, que é mais barato de comprar. Se você estiver usando o Outlook 2013 e quiser exportar contatos, siga estas etapas:
- Abra o Outlook em seu PC ou Mac.
- Vá para a área superior esquerda da tela do programa e selecione a guia “File” (Arquivo).
- Clique em “Open and Export” (Abrir e exportar) no lado esquerdo.
- Será exibida uma lista de opções. Selecione “Importar/Exportar”.
- Outra lista de opções será exibida. Escolha “Exportar para um arquivo” e, em seguida, “Avançar”.
- Selecione “Comma Separated Values” (Valores separados por vírgula) e, em seguida, “Next” (Avançar).
- Em “Personal Folders” (Pastas pessoais), selecione “Contacts” (Contatos) e, em seguida, “Next” (Avançar).
- Selecione “Procurar” antes de escolher o local onde deseja salvar o arquivo exportado.
- Escolha um nome para o arquivo, clique em “Next” (Avançar) e depois em “Finish” (Concluir).
- Verifique se o arquivo foi salvo no local desejado.
Como exportar contatos do Outlook baseado na Web
A versão on-line e baseada na Web do Outlook pode ser a solução ideal se você quiser acessar seus contatos e mensagens de e-mail quando não estiver no computador. Essa versão do Outlook pode ser facilmente acessada de vários dispositivos que se conectam à Internet, incluindo laptops para jogos, smartphones, tablets e outros, inclusive smartwatches e outros dispositivos que não sejam computadores. Se quiser exportar seus contatos usando a versão do Outlook baseada na Web, siga estas etapas:
- Digite Outlook na barra de endereços para acessar o site do Outlook no navegador da Web de sua escolha.
- Faça login em sua conta se for solicitado.
- Vá até a parte inferior da página e selecione o símbolo de pessoas.
- Na barra de ferramentas, selecione “Manage” (Gerenciar) e, em seguida, “Export Contacts” (Exportar contatos).
- Escolha se deseja exportar todos os seus contatos ou os contatos de uma pasta específica.
- Clique em “Exportar”.
- Escolha “Salvar como” e selecione o formato de arquivo em que deseja salvar os contatos.
- Verifique se os contatos foram salvos com o nome e no local que você escolheu.
Como exportar contatos do Outlook 365
O Outlook 2016 e o Outlook 2019 são as duas versões mais recentes do Outlook, que são compatíveis com o Office 365. Isso criou um novo processo de exportação de contatos para pessoas que usam as versões mais recentes do Outlook. Há muitos benefícios significativos em usar o Office 365, incluindo o fato de todos os programas da Microsoft, como Windows, Word, Outlook, Excel e PowerPoint, usarem o mesmo código e poderem acessar facilmente uns aos outros, permitindo que você execute várias funções de forma rápida e fácil entre diferentes programas, por exemplo, exportação instantânea de contatos para o Excel. Se você estiver usando a versão 2016 ou 2019 do Outlook 365, siga estas etapas para exportar contatos:
- Em seu PC ou Mac, abra o programa Outlook 365.
- Clique no ícone “Applications” (Aplicativos) no canto superior esquerdo.
- Escolha “People” (Pessoas) e clique em “Manage” (Gerenciar).
- Escolha “Exportar contatos”.
- Decida se deseja exportar todos os contatos ou uma pasta contendo contatos específicos.
- Dependendo do seu navegador, selecione “Salvar” ou “Abrir”.
- Verifique se os contatos foram salvos no local e com o nome desejados.
Como exportar e-mails do Outlook para o Gmail
Você pode exportar suas mensagens de e-mail de uma conta do Outlook para uma conta do Gmail para fazer backup delas e permitir o acesso a mensagens de e-mail mais antigas de qualquer local. Para fazer isso, adicione sua conta do Gmail ao Outlook antes de copiar e colar as pastas. Primeiro, você precisará configurar sua conta do Gmail no Outlook. As etapas para fazer isso são:
- Vá para o ícone de configurações no canto superior direito antes de escolher “Exibir todas as configurações do Outlook”.
- Selecione “Mail” no painel esquerdo.
- Clique em “Sync Email”.
- Em Connected Accounts (Contas conectadas), no painel direito, selecione “Gmail”.
- Digite o nome de exibição que deseja usar ao enviar e-mails pelo Outlook a partir do Gmail na tela “Conectar sua conta do Google”.
- Selecione OK.
- Faça login na conta do Gmail escolhida no Outlook Mail para permitir que a Microsoft acesse a conta.
- Confirme que você conectou com êxito sua conta do Gmail ao Outlook selecionando OK.
Depois de configurar sua conta do Gmail no Google, abra o Outlook e selecione a pasta que contém as mensagens de e-mail que você deseja exportar. Selecione todos os e-mails na pasta pressionando Ctrl+A ou pressione e mantenha pressionada a tecla Ctrl enquanto seleciona os e-mails individuais que deseja exportar. Clique com o botão direito do mouse nas mensagens selecionadas antes de selecionar ‘Mover’ e, em seguida, selecionar ‘Outra pasta’. Isso abrirá uma caixa de diálogo Mover itens. Selecione a sua conta do Gmail e escolha ou crie uma nova pasta na sua conta do Gmail para exportar os e-mails. Mova os e-mails selecionados clicando em “OK”.
Como exportar e-mails do Outlook para o Excel
Você também pode exportar seus e-mails do Outlook enviando-os para uma planilha do Excel, criando uma planilha com várias colunas. Isso pode ser especialmente útil se você já estiver usando o Excel para fins contábeis, por exemplo. Para fazer isso:
- Vá para Arquivo no Outlook e selecione Abrir e exportar.
- Selecione Importar/Exportar.
- Escolha “Export to a File” (Exportar para um arquivo) e clique em “Next” (Avançar).
- Selecione “Microsoft Excel” e clique em “Next” (Avançar).
- Selecione a pasta de e-mail da qual você deseja exportar as mensagens e selecione “Next” (Avançar).
- Escolha a pasta onde deseja salvar os e-mails exportados e escolha um nome para o arquivo exportado antes de selecionar “OK”.
- Clique em “Next” (Avançar) e depois em “Finish” (Concluir).
- O novo arquivo do Excel estará disponível para ser aberto no local escolhido.
Se você deseja exportar contatos ou mensagens de e-mail, é simples fazer isso com o Outlook.
Práticas recomendadas para exportar a lista
Início do processo de exportação
Para iniciar o processo de exportação dos seus contatos do Outlook, abra a janela do Microsoft Outlook e navegue até o menu Arquivo, localizado no canto superior esquerdo. A partir daí, clique em “Arquivo” e selecione “Exportar” para abrir as opções de exportação. Isso abrirá o assistente de exportação de contatos do Outlook, que o guiará pelas etapas de exportação de contatos do Outlook.
Escolhendo o tipo e o formato do arquivo
Na caixa de progresso da exportação que aparece, você terá várias opções para o tipo de arquivo que deseja criar. Para maior versatilidade, escolha “Comma Separated Values (CSV)” como tipo de arquivo. Os arquivos CSV são facilmente importados para programas de planilhas e também podem ser usados para sincronizar com os Contatos do Google. Como alternativa, você pode selecionar “Arquivo de dados do Outlook (PST)”, se preferir.
Seleção da pasta de contatos
Depois de escolher o formato CSV, você será solicitado a selecionar a pasta que contém os contatos que deseja exportar. Navegue até a “Pasta de contatos” e selecione-a. Certifique-se de ter escolhido a pasta correta para incluir todos os contatos selecionados que deseja exportar.
Definição do nome e do local do arquivo
Após selecionar a pasta de contatos, será necessário especificar um nome e um local para o novo arquivo de contatos. Clique em ‘Browse’ e escolha o diretório onde deseja salvar o arquivo. Digite um nome de arquivo que o ajudará a identificar esses novos contatos imediatamente. Você também pode escolher “File” (Arquivo) no canto inferior esquerdo para acessar opções adicionais de salvamento.
Finalização da exportação
Antes de começar a exportar, você terá a chance de revisar suas seleções. Verifique novamente se há células vazias ou erros que possam atrapalhar o processo de exportação. Quando estiver satisfeito, clique em “Exportar” para iniciar a exportação. Um novo arquivo CSV será criado e a caixa de progresso da exportação indicará quando o processo estiver concluído.
Importação para outras plataformas
Seu novo arquivo de contatos, agora no formato CSV, está pronto para ser usado. Você pode importar esse arquivo para um programa de planilhas para organização adicional ou diretamente para outra conta de e-mail, como o Google Contacts. Basta escolher “Importar” na respectiva plataforma e selecionar o arquivo CSV que você acabou de criar.
Dicas adicionais para contatos de e-mail
Se quiser importar esses contatos para outra conta de e-mail, certifique-se de selecionar “Exportar para um arquivo” na janela inicial do Outlook. Isso garante que seus contatos de e-mail sejam incluídos no processo de exportação, facilitando o gerenciamento de suas comunicações entre plataformas.
