Bu konuşma aklımdan çıkmadı. 5301@_ adresinde çalışırken her gün veri kalitesi ve uyumluluğun ne kadar önemli olduğunu görüyorum. Sadece pazarlama başarısı için değil, hasta güvenini korumak için de.
Bu makalede, HIPAA uyumluluğu ve e-posta teslim edilebilirliğini dengeleme hakkında öğrendiklerimi paylaşacağım: sağlık kuruluşlarının e-postaları nasıl güvende tutabileceği, güçlü gönderici itibarını nasıl koruyabileceği ve yine de doğru gelen kutusuna nasıl ulaşabileceği.
HIPAA temelleri ve “iş ortağı” olmanın ne anlama geldiği
HIPAA, bir kişiyi sağlık durumuyla ilişkilendiren ayrıntılar olan korunan sağlık bilgilerini (PHI ) korumak için yazılmıştır.
Yasa, hastaneler, klinikler ve sigortacılar gibi kapsam dahilindeki kuruluşlar ve kapsam dahilindeki bir kuruluş adına PHI ile ilgilenen satıcılar olan iş ortakları için geçerlidir.
ABD Sağlık ve İnsan Hizmetleri Bakanlığı (HHS), kapsam dahilindeki bir kuruluş adına PHI ile ilgili işlevleri veya faaliyetleri yerine getiren herhangi bir kişi veya kuruluşun bir iş ortağı haline geldiğini açıklamaktadır.
Yaygın örnekler şunlardır:
- faturalama hizmetleri,
- transkripsiyon şirketleri,
- ve bulut tabanlı e-posta hizmetleri.
Kapsam dahilindeki bir kuruluş bir iş ortağı kullandığında, HIPAA’nın Gizlilik Kuralı kapsam dahilindeki kuruluşun iş ortağının aldığı veya oluşturduğu PHI’yi koruyacağına dair tatmin edici güvenceler alması gerektiğini söyler.
Bu güvenceler yazılı olmalı, tipik olarak bir İş Ortağı Sözleşmesinde (BAA) yer almalıdır.
Anlaşma PHI’nın izin verilen kullanımlarını belirler, daha fazla ifşayı yasaklar ve iş ortağının uygun koruma önlemlerini kullanmasını gerektirir. Eğer bir tedarikçi BAA’yı reddederse, kapsam dahilindeki kuruluş PHI için bu tedarikçiyi kullanmamalıdır.
Uyumluluk Gizlilik Kuralı ile bitmez. Güvenlik Kuralı teknik korumalar ekler.
PHI’nin, onu görme hakkı olmayan kişiler tarafından okunamaz olmasını gerektirir.
Şifreleme burada önemli bir araçtır. HIPAA Journal, e-posta sistemlerinin PHI’yi şifrelemek ve şifresini çözmek için mekanizmalar uygulaması ve iletim sırasında yetkisiz erişime karşı koruma sağlamak için teknik güvenlik önlemleri kullanması gerektiğini belirtmektedir.
Şifreleme “adreslenebilir” bir özellik olarak etiketlenmiş olsa da, kural kapsam dahilindeki kuruluşların ve iş ortaklarının ya şifreleme yapmasını ya da eşit derecede koruyucu olan başka bir önlem almasını beklemektedir.
Federal hükümet, bekleyen ve aktarım halindeki veriler için modern Ulusal Standartlar ve Teknoloji Enstitüsü(NIST) kılavuzunun izlenmesini önermektedir.
Güvenlik Kuralı, şifrelemenin ötesinde, verileri kimin okuduğunu ve değiştirdiğini izlemek için erişim kontrolleri, denetim kontrolleri, bütünlük kontrolleri ve kimlik doğrulama önlemleri talep etmektedir.
Sağlık hizmetlerinde işlemsel e-postalara karşı pazarlama e-postaları
Sağlık sektöründe çalışan arkadaşımla yaptığım bu sohbetten sonra, her ikisi de HIPAA kurallarına uygun olsa bile neden bir mesajın güvenli bir şekilde gelen kutusuna düşerken diğerinin spam klasörüne düştüğünü anlamak istedim.
Bouncer adresinde, göndericilerin işlemsel ve pazarlama mesajları arasındaki bu ayrımla mücadele ettiğini sık sık görüyoruz.
İşlemsel e-postalar işlevseldir (randevu hatırlatmaları, şifre sıfırlamaları, fatura bildirimleri veya laboratuvar sonuçları). Bir kullanıcı eylemi tarafından tetiklenirler ve alıcının görmeyi beklediği bilgileri içerirler.
Öte yandan pazarlama e-postaları tanıtım amaçlıdır. Haber bültenlerini, sağlık güncellemelerini veya etkinlik davetlerini düşünün. Bunlar daha büyük listelere gider ve her zaman açık bir onay ve kolay bir abonelikten çıkma gerektirir.
Sağlık hizmetlerinde zor olan kısım, her iki türün de Korunan Sağlık Bilgilerini (PHI) içerebilmesidir.
HIPAA Journal, PHI’nin e-posta ile oluşturulduğu, alındığı, saklandığı veya gönderildiği her durumda (basit bir hatırlatma veya bildirim olsa bile) HIPAA kurallarının geçerli olduğunu açıklamaktadır.
PHI’nin ne zaman ortaya çıkacağını bilmek zor olduğundan, birçok klinik hastaya yönelik tüm mesajları varsayılan olarak hassas olarak değerlendirmektedir.
Pazarlama içeriği PHI içeriyorsa, her bir bireyden HIPAA izni almanız gerekir.
HIPAA Gizlilik Kuralı Bölüm 164.508, PHI’nin pazarlamada kullanılması için geçerli, belgelenmiş bir yetki gerektirir.
Paubox, net bir denetim izi tutmak için onayın güvenli formlar veya hasta portalları aracılığıyla toplanmasını önerir.
Bir de işlemsel bir e-postanın sessizce promosyona dönüştüğü gri bir alan var. LuxSci bu karışıma karşı uyarıyor.
Aslında bir satışla ilgili olan bir “Sipariş Durumunuz” e-postası gönderirseniz, hem CAN-SPAM hem de HIPAA amacını ihlal etmiş olursunuz.
Daha güvenli bir yol mu? İşlemsel mesajları kesinlikle operasyonel tutun ve promosyon güncellemelerini ayrı olarak gönderin. Bu, gönderici itibarınızı temiz tutar ve uyumluluk kaydınızı daha da temiz tutar.
Güvenli ve uyumlu bir e-posta altyapısı oluşturma
Teknik açıdan, uyumluluk ve iletilebilirlik iç içe geçmiştir.
HIPAA Dergisi’nin güvenlik standartları, e-posta sistemlerinin PHI’ye kimlerin erişebileceğini kısıtlamak, iletişimleri izlemek, veri bütünlüğünü korumak ve iletim sırasında mesajları korumak için erişim kontrolleri, denetim izleri, bütünlük kontrolleri, kimlik doğrulama ve iletim güvenliği uygulaması gerektiğini söylemektedir.
Makale, bireylerin erişim taleplerine yanıt vermek ve kayıtları muhafaza etmek için e-posta arşivleme ve saklama sistemlerine ihtiyaç duyulabileceğini de ekliyor.
Bu arada LuxSci, işlemsel ve pazarlama mesajlarının çok farklı performans ihtiyaçları olduğunu belirtiyor.
Pazarlama e-postaları toplu olarak gönderilir ve küçük gecikmeleri tolere edebilir, bu nedenle aynı anda binlerce mesaj göndermek için yüksek bellek ve CPU kaynaklarına ihtiyaç vardır.
İşlemsel e-postalar bire birdir ve genellikle zamana duyarlıdır, bu nedenle sunucu hızı daha önemlidir.
Bu farklılıklar nedeniyle LuxSci, itibarın çapraz bulaşmasını önlemek ve verim hedeflerini karşılamak için pazarlama ve işlem akışları için ayrı sunucular veya alan adları kullanılmasını önerir. İletişimler hasta-sağlayıcı ilişkisiyle ilgili olduğunda şifrelenmelidir.
Google Workspace veya Microsoft 365 gibi ana akım bir platform kullanmak tek başına yeterli değildir. Paubox, HIPAA’nın sağlayıcıların mesajları ve ekleri aktarım sırasında ve beklemede şifreleyen güvenli bir e-posta çözümü kullanmasını gerektirdiğini açıklıyor.
Paubox tarafından atıfta bulunulan HHS kılavuzu, kapsam dahilindeki sağlık hizmeti sağlayıcılarının makul önlemler uyguladıkları sürece hastalara e-posta gönderebileceklerini ve sağlayıcıların, hasta görüşmeyi başlatırsa e-postanın kabul edilebilir olduğunu varsayabileceklerini söylüyor.
Güvenlik Kuralındaki teknik koruma önlemleri, iletim sırasında yetkisiz erişime karşı önlem alınmasını gerektirir.
Paubox, kuruluşların birincil e-posta hizmetlerini şifreleme, veri kaybı önleme, yedekleme ve diğer kontrolleri ekleyen HIPAA uyumlu güvenli bir e-posta hizmetiyle desteklemelerinin artık yaygın olduğuna dikkat çekiyor.
Hangi platformu seçerseniz seçin, bir İş Ortağı Sözleşmesi imzalayın. Bu sözleşme olmadan satıcınız HIPAA uyumlu değildir.
Onay, vazgeçme ve kayıt tutma
Onay toplamak tek seferlik bir onay kutusundan daha fazlasıdır.
HIPAA Journal, HIPAA e-posta kurallarının yalnızca PHI mevcut olduğunda geçerli olduğunu, ancak Gizlilik Kuralının bireylere alternatif yollarla gizli iletişim talep etme hakkı da verdiğini açıklamaktadır.
Bazı eyaletler herhangi bir pazarlama e-postası için olumlu onay gerektirir. Bunlar şunlardır:
- Connecticut,
- Colorado,
- Teksas,
- Tennessee,
- Virginia,
- Utah,
- Montana’da,
- Iowa (Ocak 2025’ten itibaren),
- ve Indiana (Ocak 2026’dan itibaren).
Paubox, potansiyel hastalardan onay almak için pratik fikirler sunar:
- güvenli kayıt formları,
- alım süreçleri,
- web sitenizdeki kayıtlar,
- etkinlik kayıtları ve yönlendirme bağlantıları.
Bu formlar, kişinin ne tür e-postalar alacağını açıkça tanımlamalıdır.
Pazarlama kampanyalarınız PHI içeriyorsa, her hastanın verilerinin kullanımına ne zaman ve nasıl izin verdiğini belgelemelisiniz. Bu kaydı hastanın diğer onaylarıyla birlikte saklayın, böylece sorgulanması halinde uygunluğu kanıtlayabilirsiniz.
Pazarlama iletişimleri için de kolay bir vazgeçme seçeneğine ihtiyacınız vardır. CAN-SPAM, pazarlama mesajlarının çalışan bir abonelikten çıkma bağlantısı içermesini ve abonelikten çıkma taleplerinin derhal yerine getirilmesini gerektirir.
Mesaj işlemsel olsa bile, alıcılara sizden nasıl haber alacakları konusunda kontrol vermek güven oluşturur ve alan adı itibarınızı korumaya yardımcı olur.
Gizlilik politikanız e-posta adreslerinin nasıl kullanıldığını, saklandığını ve paylaşıldığını açıklamalı ve PHI’nin yalnızca meşru amaçlar için kullanıldığını teyit etmelidir.
HIPAA kapsamında, iş ortağı sözleşmelerinin izin verilen kullanımları belirtmesi, daha fazla ifşayı kısıtlaması, koruma önlemleri gerektirmesi ve ihlal bildirim prosedürlerini açıklaması gerekir – gizlilik politikanız bu taahhütleri sade bir dille özetleyebilir.
Teslim edilebilirlik stratejileri ve izleme
Teslim edilebilirlik, uyumluluk konuşmalarında genellikle göz ardı edilir, ancak gelen kutusuna ulaşmak için çok önemlidir. Arkadaşım sağlık hizmetleri e-postalarıyla ilk çalışmaya başladığında, önemli olan tek şeyin şifreleme ve imza olduğunu düşünüyordu. Sonra açılma oranları düştü.
Pazarlama kopyalarını hasta hatırlatıcılarına karıştırmanın spam filtrelerini tetiklediğini keşfetti.
LuxSci kılavuzu, bir mesajın birincil amacının işlem veya pazarlama olup olmadığını belirlediğini belirtmekte ve yanıltıcı konu satırları veya içeriğe karşı uyarmaktadır.
İletilebilirlik sorunlarından kaçınmak için, konu satırınızı ve gövdenizi ana amaçla uyumlu tutun ve pazarlama içeriğini ayrı bir mesaja bölün.
Pazarlama ve işlem akışları için ayrı sunucuların veya alan adlarının kullanılması IP itibarının korunmasına yardımcı olur ve zamana duyarlı bildirimleri geciktirmeden pazarlama için yüksek hacimleri destekler.
Kimlik doğrulama da bir rol oynar. Her etki alanı için SPF, DKIM ve DMARC kayıtları oluşturun ve gönderdiğiniz mesajların bu politikalarla uyumlu olduğundan emin olun.
Yanlış hizalama veya eksik kayıtlar, posta sağlayıcılarının mesajları reddetmesine veya karantinaya almasına neden olarak hem işlemsel hem de pazarlama akışlarına zarar verebilir.
Alan adı veya sağlayıcı başına hemen çıkma oranlarını, spam şikayetlerinive açılma oranlarını düzenli olarak izleyin.
Birçok HIPAA uyumlu e-posta hizmeti bu ölçümler için gösterge tabloları içerir ve sorunları erkenden tespit etmenize yardımcı olur. Güvenli e-posta hizmetleri otomatik günlük izleme ve iki faktörlü kimlik doğrulama içermelidir.
Günlükler yalnızca güvenliği güçlendirmekle kalmaz, aynı zamanda teslim edilebilirlik sorunlarının teşhis edilmesine de yardımcı olur.
Son olarak, personelinizi eğitin. İhlallerin yüksek bir yüzdesi insan hatasından kaynaklanmaktadır.
Çalışanlara PHI’yi tanımayı, güvenli kanallar kullanmayı ve pazarlama ile operasyonel mesajları karıştırmamayı öğretin.
Onay uygulamaları ve abonelikten çıkma süreçleri konusunda onları güncel tutun.
Bir laboratuvar sonucuna promosyon satırı eklemek gibi küçük bir hata, şikayetleri tetikleyebilir ve gönderim itibarınıza zarar verebilir.
Bouncer: kişi listelerinizi temiz tutmak
Arkadaşım altyapısını ve onay süreçlerini düzenledikten sonra, hala can sıkıcı bir sorun vardı: kötü adresler.
Listelerinde yazım hataları, eski alan adları ve hatta bazı kötü niyetli kayıtlar vardı. Ne zaman bir kampanya gönderse, hemen çıkma sayılarının arttığını görüyor ve spam tuzaklarının itibarına zarar verdiğinden endişeleniyordu.
Bana ulaştı ve ben de göndermeden önce kişi listelerini temizlemek için e-posta doğrulama platformumuz olan Bouncer‘i kullanmasını önerdim.
Ana uygulama aracılığıyla bir liste yükledi ve her adresin geçerlilik, teslim edilebilirlik ve risk açısından kontrol edilmesini izledi.
API’ yi kayıt formlarına eklediğinde, Bouncer Shield sahte ya da atılmış adresleri yazıldığı anda engellemeye başladı.
Toksisite Kontrolü, adresleri sıfırdan beşe kadar puanlayarak spam tuzakları veya bilinen yasal şikayetlerle bağlantılı olanları vurguladı. Teslim Edilebilirlik Kiti, mesajların nereye ulaştığını ve kimlik doğrulamanın doğru kurulup kurulmadığını test etmeye yardımcı oldu.
Veri Zenginleştirme, şirketler hakkında kamuya açık bilgiler ekleyerek CRM verilerini daha kullanışlı hale getirdi.
Email Engagement Insights, her bir kişinin en son ne zaman açıldığını, tıklandığını veya yanıtlandığını gösterdi. Bu, etkinliğe göre segmentlere ayırmayı kolaylaştırdı.
Bouncer AB’de barındırıldığı ve GDPR gerekliliklerini karşıladığı için kişisel veriler yasal olarak işlendi. Mükemmele yakın çalışma süresiyle, hiçbir zaman bir kampanyayı yeniden planlamak zorunda kalmadı.
Hijyen rutininin bir parçası olarak Bouncer adresini kullanmak hemen çıkma oranını önemli ölçüde düşürdü ve spam tuzaklarından kaçınmasına yardımcı oldu. Ayrıca ekibine, uzun zaman önce kaldırılmış olması gereken adreslere e-posta göndermedikleri konusunda güven verdi.
Hasta mahremiyeti ve iletilebilirliğin kesiştiği sağlık hizmetleri gibi düzenlemeye tabi sektörlerde, Bouncer gibi araçlar listelerinizi doğru tutmak için değerli bir ortak olabilir.
Siz de bundan yararlanabilirsiniz – şimdi kaydolun ve 100 ücretsiz kredi kazanın.
Sonuç ve temel çıkarımlar
Sağlık sektöründe çalışmak, e-postalara da tıbbi kayıtlara gösterdiğiniz özeni göstermeniz anlamına gelir.
HIPAA’nın Gizlilik ve Güvenlik kuralları, PHI e-posta yoluyla taşınırken şifreleme, erişim kontrolleri ve yazılı anlaşmalar yapılmasını ister.
Pazarlama mesajları hasta onayına sahip olmalı ve opt-in ve opt-out kurallarına tabi olmalıdır. Hasta eylemleri tarafından tetiklenen işlemsel mesajların zamanında ve güvenli olması gerekir.
İki e-posta türü için ayrı altyapılar kullanmak, iletilebilirliğin korunmasına yardımcı olur.
Güvenli e-posta sağlayıcıları şifreleme, günlük izleme ve iş ortağı anlaşmaları sunar.
İzni özenle toplayın, belgeleyin ve abonelikten çıkma taleplerini yerine getirin. Metrikleri izleyin ve hem uyumluluğu hem de teslim edilebilirliği yolunda tutmak için personelinizi eğitin.
Net bir plan ve doğru araçlarla hasta mahremiyetini koruyabilir ve mesajlarınızın gelen kutusunda görünür olmasını sağlayabilirsiniz.
Ekstra stres olmadan liste kalitesinin üstesinden gelmek istiyorsanız, Bouncer‘i denemeyi düşünün.
Platform, doğrulamanın kendi verileriniz üzerinde nasıl çalıştığını görebilmeniz için ücretsiz kredilerle birlikte gelir ve hemen çıkma oranları üzerindeki etkisini görmek için bir demo rezervasyonu yapabilirsiniz.
Güçlü uyumluluk uygulamalarını güvenilir bir doğrulama hizmetiyle eşleştirerek daha az harcama yaparken daha fazla doğru kişiye ulaşabilir ve daha sağlıklı bir gönderici itibarı oluşturabilirsiniz.
