Runt om i världen skickas och tas hundratals e-postmeddelanden emot varje dag. Företag skickar ofta flera e-postmeddelanden varje dag, och vart och ett av dem är en möjlighet att marknadsföra dig själv och ditt företag.
När det gäller din e-postsignatur kan den spela en stor roll för det intryck du gör på dina kunder. Många behandlar dock e-postsignaturen som en eftertanke, vilket kan leda till att de går miste om många möjligheter. En signatur är din chans att klargöra vem du är, vad du gör, hur du kan nås och vart mottagarna kan gå för att få veta mer om dig, ditt företag eller ett projekt du arbetar med.
Anta att din e-postsignatur bara består av ditt namn och grundläggande kontaktinformation. I så fall kanske du inte utnyttjar möjligheten att interagera med mottagarna fullt ut. Fortsätt läsa för att lära dig mer om hur du skapar en professionell e-postsignatur som lämnar ett gott bestående intryck.
Vad ska ingå i en professionell e-postsignatur?
När du sätter ihop din e-postsignatur är det bra att ha en lista över de saker som ska ingå i den. Några av de viktigaste sakerna du bör överväga att inkludera i din e-postsignatur är:
1 – Ditt fullständiga namn
Precis som när du skickar vanlig post ska ditt namn alltid finnas med i signaturen på ditt e-postmeddelande, så att mottagaren är säker på vem de har fått det från. Ditt namn ska finnas med i e-postsignaturens första textrad.
2 – Information om jobbet
När du har fått in ditt namn är nästa information att inkludera information om tillhörighet, vilket kan inkludera din jobbtitel, det företag eller den organisation du är en del av och kanske den avdelning du arbetar för. Genom att tillhandahålla denna information får du mer sammanhang och din roll i konversationen. Beroende på vem du skickar e-post till kan du också bli mer trovärdig och få mottagarens uppmärksamhet om du är kopplad till en större organisation eller ett större företag i din e-postsignatur.
3 – Ytterligare kontaktinformation
Mottagaren av ditt e-postmeddelande har din e-postadress, men signaturen är ett utmärkt ställe att ange ytterligare kontaktinformation så att mottagaren har flera olika alternativ när han eller hon kontaktar dig. Det kan t.ex. vara ditt telefonnummer eller din företagsadress. Beroende på din roll och vilken typ av e-post du skickar kan signaturen också vara ett bra tillfälle att marknadsföra din personliga webbplats eller LinkedIn-profil.
4 – Uppmaning till handling
Ett smart drag när du skapar din e-postsignatur är att inkludera en uppmaning till handling i den. De bästa CTA:erna i e-postsignaturer är uppdaterade och i linje med din e-poststil, så att de ser naturliga ut och inte är påträngande. När du skriver en CTA ska du välja något som stämmer överens med ett aktuellt mål och hålla den uppdaterad när dina mål ändras.
5 – Sociala ikoner
Din närvaro i sociala medier är en viktig del av ditt varumärke och gör det möjligt att få en större följarskara i din bransch och visa människor vem du är och vad du bryr dig om. Du kan säga mycket om ett varumärke eller en individ genom att titta på vad de publicerar på sociala medier. Därför är det en bra idé att inkludera länkar till sidor på sociala medier i din e-postsignatur. Detta förstärker ditt varumärke, ger ett socialt bevis och ger dina mottagare olika sätt att komma i kontakt med dig. Det kan också hjälpa till att driva ytterligare trafik till ditt onlineinnehåll om du lägger upp länkar till blogginlägg, produktsidor eller landningssidor på dina profiler i sociala medier.
6 – Bokningslänkar
Om du ofta mejlar fram och tillbaka med kunder eller andra personer för att boka möten kan det vara smart att lägga till en bokningslänk i din e-postsignatur. Det gör det enklare för dina kunder, eftersom de kan klicka på länken och ange sina uppgifter för att göra bokningen, och frigör tid för dig eftersom du inte behöver skicka e-post fram och tillbaka för att få dem bokade. Det finns många kalenderverktyg där ute som du kan använda för att göra det enklare att boka möten, med möjlighet att kopiera och klistra in en länk var du vill som folk kan klicka på, inklusive i din e-postsignatur.
7 – Logotyp eller foto
Om du vill göra din e-postsignatur mer intressant eller ge den en personlig prägel så att mottagare som du inte har träffat personligen kan sätta ett ansikte på ditt namn, kan det vara värt att lägga till ett professionellt fotografi. Eller om du vill öka varumärkeskännedomen med dina e-postmeddelanden kan du överväga att lägga till företagets logotyp.
8 – Juridiska krav eller branschens ansvarsfriskrivning
Vissa branscher har särskilda riktlinjer för etikett och användning av e-post för att förhindra att privat information överförs. Därför kan det vara värt att undersöka om det finns några branschregler som kan läggas till i din e-postsignatur som en ansvarsfriskrivning.
E-postsignatur exempel på bra design
När du utformar din e-postsignatur finns det några bästa metoder att tänka på. Det är en bra idé att utforma signaturen så att den framhäver ditt namn, din jobbtitel och ytterligare kontaktinformation. Se också till att signaturens design är mobilvänlig, av hög kvalitet och har en bra designhierarki. Använd enkla, konsekventa färger så att designen inte blir för rörig och lätt att läsa av. För att göra detta kan du överväga att använda en e-postsignaturgenerator för att hålla bästa praxis på plats för att designa en idealisk signatur för dig samtidigt som du säkerställer hög kvalitet.
Varför är det viktigt med bra e-postsignaturer?
Oavsett om du äger ett företag, är en anställd som ofta använder e-post som det viktigaste kommunikationsverktyget eller söker jobb och vill göra ett professionellt intryck på människor, finns det många skäl till varför en bra e-postsignatur är viktig. Din e-postsignatur gör inte bara intryck på mottagaren, utan kan också ge ytterligare information om vem du är och varför du skickar meddelandet, vilket kan vara till hjälp om du skickar e-post till personer som du aldrig har pratat med.
Vad har de bästa e-postsignaturerna gemensamt?
När du skapar den bästa e-postsignaturen finns det några viktiga saker som alla bra har gemensamt. Huvudsyftet med din e-postsignatur bör vara att göra det tydligt för mottagaren vem de får ett meddelande från. Den bör innehålla ditt fullständiga namn, din jobbtitel och allt annat som är relevant för din identitet. Anta att du skickar e-post från ett företag. I så fall är det värt att ange ytterligare kontaktinformation för företaget i signaturen, till exempel webbplatsadress, företagsadress och telefonnummer. Om du skickar e-post som privatperson kan du överväga att lägga till ytterligare information om dig själv, t.ex. en länk till din LinkedIn-profil eller andra profiler på sociala medier.
Vad är fördelen med bra e-postsignaturer?
En e-postsignatur kan göra hela skillnaden när det gäller det intryck du lämnar på andra, antingen som privatperson eller företagsrepresentant. Med rätt e-postsignatur kan du se till att de e-postmeddelanden du skickar ser professionella och polerade ut och att det inte råder någon förvirring om vem som har skickat meddelandet och syftet med det. Oavsett om du söker jobb, når ut till potentiella kunder som företagare eller kommunicerar med kollegor, byråer och andra yrkesverksamma inom ditt område för ditt företags räkning, kommer en väl utformad, genomtänkt e-postsignatur som innehåller all nödvändig information att göra hela skillnaden när det gäller att lämna ett gott intryck och uppnå önskat resultat av din kommunikation.
Så här skapar du signaturer för e-postmeddelanden
De flesta e-postleverantörer gör det enkelt för dig att snabbt skapa en signatur som kan läggas till i alla framtida e-postmeddelanden. När du har hittat fönstret för att skapa en e-postsignatur kommer du vanligtvis att kunna använda en användarvänlig redigerare som låter dig lägga till text, ändra teckensnitt och färger, infoga logotypdesign och fotografier och lägga till länkar. Alternativt kan du använda ett verktyg för att skapa en e-postsignatur för att skapa din perfekta signatur och kopiera och klistra in den i signaturalternativet i din e-postklient innan du sparar. När du har sparat signaturen kommer den att visas i slutet av alla framtida e-postmeddelanden som du skickar.
En e-postsignatur är en enkel del av varje e-postmeddelande du skickar, men om den innehåller rätt information och är väl utformad kan den ha stor inverkan på det intryck du gör med dina e-postmeddelanden.
9 bästa metoder för att skriva bra e-postsignaturer
E-postsignaturer är mer än bara en formalitet; de är en möjlighet till varumärkesbyggande, marknadsföring och att göra ett bestående intryck. En väl utformad e-postsignatur kan fungera som ett kraftfullt verktyg för en mängd olika affärsmål. Nedan följer nio bästa metoder som hjälper dig att skapa en professionell e-postsignatur som sticker ut.
1. Inkludera viktiga kontaktuppgifter och avsändarens kontaktuppgifter
Kärnan i varje professionell e-postsignatur är kontaktuppgifterna. Ditt namn, din befattning, ditt företag, ditt kontaktnummer och ditt mobilnummer är ett absolut minimum. Detta säkerställer att e-postmottagarna enkelt kan nå dig via flera kanaler. Att inkludera avsändarens kontaktinformation är inte bara en artighet; det är en nödvändighet.
2. Lägg till länkar och ikoner för sociala medier
I dagens digitala tidsålder är länkar till sociala medier och ikoner för sociala medier ett måste i din e-postsignatur. Detta är en subtil form av marknadsföring av e-postsignaturer som kan öka din närvaro på nätet och ditt personliga varumärke.
3. Införliva en uppmaning till handling (CTA) och CTA i e-postsignaturen
En uppmaning till handling (CTA) och CTA:er i e-postsignaturer kan förvandla din e-postsignatur från en enkel signatur till ett kraftfullt marknadsföringsverktyg. Oavsett om det handlar om att dirigera mottagarna till en landningssida för försäljning eller be dem att prenumerera på ett nyhetsbrev kan en välplacerad CTA skapa engagemang.
4. Säkerställ mobil responsivitet för mobila användare
Med det ökande antalet mobilanvändare är det viktigt att utforma en e-postsignatur som ser bra ut på mobila enheter. En mobilanpassad design säkerställer att din signatur visas på avsett sätt i olika e-postklienter.
5. Använd professionella e-postsignaturer som digitala visitkort
Tänk på dina professionella e-postsignaturer som digitala visitkort. Genom att inkludera allt relevant innehåll – som din roll, ditt företag och dina kontaktuppgifter – blir det lättare för mottagarna att komma ihåg dig och ditt personliga varumärke.
6. Håll det enkelt men iögonfallande med de bästa exemplen på e-postsignaturer
Även om det är frestande att göra allt, är de bästa exemplen på e-postsignaturer ofta enkla och rena. En iögonfallande e-postsignatur behöver inte vara flashig; den behöver bara innehålla alla väsentliga element i ett snyggt och läsbart e-postsignaturformat.
7. Lägg till en personlig bild eller företagslogotyp
En bild säger mer än tusen ord. Om du lägger till en personlig bild eller en företagslogotyp i din e-postsignatur kan den bli mer minnesvärd. Se dock till att bilden har rätt storlek och är formaterad så att den visas korrekt i olika e-postklienter.
8. Tillhandahåll flera sätt att kontakta dig
Din företagssignatur bör erbjuda mer än ett sätt för mottagarna att komma i kontakt med dig. Att inkludera flera kontaktuppgifter, till exempel ett mobilnummer och länkar till sociala medier, tillsammans med ditt Gmail-konto eller din professionella e-post, gör det enklare och främjar bättre kommunikation.
9. Testa olika e-postklienter och använd en signaturmall
Innan du färdigställer företagets e-postsignaturer är det en god idé att testa hur de visas i olika e-postklienter. Detta säkerställer att dina e-postsignaturer, kompletta med ikoner för sociala medier och CTA:er, visas som avsett för alla e-postmottagare. Att använda en signaturmall kan också hjälpa till att upprätthålla enhetlighet i alla företagets e-postsignaturer.
Genom att följa dessa bästa metoder kommer du att vara på god väg att skapa din egen signatur som är professionell, effektiv och iögonfallande. Oavsett om du använder en gratis e-postsignaturgenerator, en signaturmall eller skapar din egen signatur från grunden, kommer dessa tips att hjälpa dig att få ut det mesta av detta ofta förbisedda marknadsföringsverktyg.
