Имали ли сте неделни страхове?
Онова чувство на страх, което изпитвате преди началото на работната седмица, знаейки, че списъкът ви със задачи е дълъг колкото ръката ви, а сънят ви ще бъде кратък и непостоянен.
Знаете, че когато се настаните на работа и отворите пощенската си кутия за имейли, ще трябва да се изправите пред 808 непрочетени имейла, които се трупат през деня.
Може да сте специализирани в софтуерни решения за здравеопазването, да разработвате най-новите технологии или да оптимизирате процеса на управление на жизнения цикъл на клиента – независимо от бизнеса ви, претоварването с имейли може да има сериозно въздействие.
Какво е претоварване с имейли?
Всеки, който има имейл адрес, познава стреса от това да гледа как имейлите му се трупат, непрочетени, без отговор, без да намаляват.
Безплатно за използване изображение, предоставено от Pexels
Претоварването с имейли е точно такова, каквото звучи: невъзможност да се справите с работните или личните си имейли, а често и с двете.
Получавате твърде много имейли и нямате достатъчно време да отговорите. Това може да се отрази на личната ви ефективност, както и на ефективността на бизнеса ви.
Отговорът на този въпрос е „нулева входяща кутия“ – не непременно празна входяща кутия за имейли, а нула непрочетени имейли, управляемо комуникационно натоварване и много по-организирана входяща кутия.
Как да разпознаем претоварването с имейли
Разпознаването на признаците на претоварване с имейли е първата стъпка към постигане на нулев брой входящи писма. Ето някои неща, за които трябва да внимавате:
Ефективно ли комуникира екипът ви?
Джеф е изпратил на Сали три важни имейла за проследяване на последната им среща, но непрочетените имейли на Сали са стотици.
Напрежението на работното място се покачва все повече. Сали прави все по-чести почивки за пушене. Управлението на проектите излиза от релси. А Джеф все ощене знае какъв шрифт трябва да използва в последната маркетингова кампания.
Звучи ли ви познато?
Претоварването с имейли може да попречи на комуникацията на работното място. Ако информацията не се разпространява ефективно, рискувате да се забавят крайните срокове, да не знаете как да управлявате проектите ефективно, да се объркат колегите ви и да се пропуснат важни подробности.
Губите или пропускате важни съобщения?
Освен че пречи на комуникацията като цяло, препълнената пощенска кутия ви излага на риск да пропуснете нещо. Нежеланите имейли ще скрият имейлите, които наистина трябва да прочетете.
Новите имейли изтласкват старите имейли надолу в списъка на клиента за електронна поща. След като списъкът стане достатъчно дълъг, ще стигнете ли някога до тези стари имейли? Ами ако са важни? Ами ако съдържат онази единствена информация, за която сте загубили часове в търсене?
Твърде лесно е да пренебрегнете, да изтриете или да не забележите иглата в купа сено, дори ако имате отделна папка за най-важните имейли.
Страдат ли външните ви комуникации?
Ако клиентите ви постоянно чакат с дни или седмици за отговор от вас или ако получавате оплаквания за липса на обслужване на клиенти, може би страдате от претоварване с имейли поради огромния им обем.
Намаляването на средното време за обработка (AHT) е жизненоважно за изграждането на добър бизнес с повторни услуги.
Претоварването с имейли ви излага на риск да отблъснете ценните си клиенти и потребители.
Проверявате ли имейли след работа?
Добрият баланс между професионалния и личния живот е жизненоважен за всички нас, въпреки че повечето от нас нямат стратегия за управление на времето или не използват приложения за престой пред екрана.
Да се прибирате вкъщи, за да проверявате пощенската си кутия, да отговаряте на имейли и да следите за срещи, е обратното на добрия баланс между работата и личния живот.
Ако не успявате да свършите всичко горепосочено в работно време и прекарвате голяма част от времето си без работа в опити да наваксате, определено сте претоварени с имейли.
Съществуват доста тревожни статистики, които показват, че лошият баланс между професионалния и личния живот може да повлияе на здравето, взаимоотношенията и производителността.
Снимката е получена от ergonomictrends.com
Това ни води до въздействието на претоварването с имейли върху вашата компания
Както хората, така и фирмите са системи, а претоварените системи водят до влошаване на качеството, отрицателна производителност и евентуален провал.
Независимо дали сте компания, предлагаща услуги за проверка на имейли, или отделен служител на свободна практика, който пише код на уебсайт, можете да бъдете засегнати от претоварването с имейли.
Въздействие върху служителите
Говорихме за значението на добрия баланс между работата и личния живот.
Претоварването с имейли, разбира се, не е цялата история, но то е фактор, който допринася за проблемите в личния живот на служителите.
Прекарвате часове на ден в опити да се справите с комуникациите; постоянно се откъсвате от важни проекти, за да отговаряте на запитвания; прелиствате входящата си поща в обедната почивка; отговаряте на колеги в леглото; дори просто се притеснявате, че непрочетените ви имейли се трупат, знаейки, че все някога ще трябва да се справите с тях.
Това може да намали личната продуктивност и да доведе до прегаряне.
Въздействие върху дружествата
Съвсем логично е, че стресираните и изтощени служители оказват негативно влияние върху цялата компания.
Ако целта на компанията ви е удовлетвореността на служителите, трябва да разберете въздействието на претоварването с електронна поща върху бизнеса ви, а не само върху ползите за персонала и т.н. (например как добре въведената програма за безопасност и здраве влияе върху задържането на служителите?)
Имейлите отвличат вниманието от работата. Те прекъсват фокуса, а той трудно може да се пренасочи обратно към важните задачи. Ако служителите ви прекарват част от работния си график в преглеждане на пощенските си кутии, те не работят ефективно.
Това може да има отрицателно въздействие върху вашата компания. Възможно е да загубите възможности за бизнес, тъй като отговорите на потенциалните клиенти отнемат твърде много време. Възможно е да забавите крайните срокове, като загубите важна информация. Възможно е да обезцените внимателно подготвената си имейл кампания, тъй като ще затънете в догонване на имейл.
Нищо от това не е благоприятно за производителността на хората или на вашия бизнес.
И така, как да постигнете нулева входяща поща?
Уточнихме, че „нула входящи писма“ не означава непременно нула имейли . Нулевата входяща кутия е управляема входяща кутия и ето някои доказани техники за постигането ѝ в дигиталния ви живот.
Общуване чрез други средства
Някои експерти по производителността ще кажат, че имейлите се надценяват.
Добре, това не е вярно. Електронната поща е чудо на съвременните технологии, което революционизира начина, по който общуваме.
Но те си имат време и място, а то не е винаги и навсякъде. Особено рекламните имейли, които получаваме ежедневно.
Незабавни съобщения
Изпращането на имейл вече потвърждава, че запитването ви не се нуждае от незабавен отговор. Незабавните съобщения са като имейлите, но по-бързи, като позволяват да се проведе обратен разговор в удобно за всеки човек време.
Един от начините да не получавате входяща поща и да избегнете нежеланата поща е просто да изпратите съобщение в Slack. Това е един от най-лесните съвети за управление на електронната поща, ако искате да избегнете да проверявате пощата си по няколко пъти на ден.
Телефонни обаждания
Ако имате нужда от бърз отговор на нещо или трябва да обсъдите нещо, гласовите повиквания все още са един от най-добрите инструменти за комуникация. Дори си струва да използвате стационарна телефонна услуга, която е надеждна и може да работи по всяко време, без интернет или при прекъсване на електрозахранването.
Един от начините да поддържате чиста входяща поща е да вдигате телефона от време на време.
Лице в лице
Някои неща все още се нуждаят от лично общуване. Обмислянето на идеи с екипа или подробното обсъждане на важна информация може да се осъществи по-добре чрез лични срещи или видеоразговори. Най-добре е да се отървете от ненужните имейли и ненужните имейл известия още в самото начало.
И макар че тези срещи не са възможни за всички (например за отдалечени работници), те са хубав начин да прекарате известно време с екипа си.
Общувайте ефективно
Затрупани ли сте с последващи имейли след среща?
Ако е така, може би срещите ви не са толкова продуктивни, колкото биха могли да бъдат, и можете да предприемете няколко прости стъпки, за да поправите това – без да се превръщате в гуру на продуктивността.
Планирайте внимателно срещите, за да отговорите на възможно най-много въпроси, а в края им отделете време за последващи въпроси, обобщения и важни дискусии.
А когато пишете имейли за последващи действия, уверете се, че те са висококачествени, четивни и съдържат необходимата информация, за да не се окажат нежелани имейли, които не се четат.
Задайте очаквания за времето за реакция
Пречките пред навременната комуникация могат да бъдат причинени от такива фактори като сложността на проблема или от това, че фирмите работят в различни часови зони.
Освен използването на различни канали, задаването на реалистични очаквания за отговорите може да помогне на служителите и клиентите да се отпуснат, тъй като знаят кога ще получат отговор на своите имейл съобщения.
Можете да зададете фирмени правила за електронна поща, включително че всички имейли ще получават потвърждение в рамките на 24 часа. По този начин ще намалите притесненията на хората, че ще бъдат игнорирани, както и желанието им да проверяват пощенската си кутия през целия ден. След това получателят на имейла може да прецени колко време ще му отнеме разрешаването на запитването и да определи реалистичен срок за подходящ отговор.
Изпращачът е сигурен в бързото разрешаване на проблема при първия контакт, а получателят си е дал достатъчно време, за да се справи правилно с проблема.
Отделете време за управление на входящата си поща
Постоянното следене на пощенската кутия може да увеличи напрежението и да отвлече вниманието ви от други задачи. Претрупаната пощенска кутия може да ви накара да сортирате съобщенията с часове всяка седмица.
Отделяйте време през деня, за да проверявате електронната си поща, особено ако получавате голям брой имейли.
Това ще бъде различно в зависимост от човека и индустрията, но планирането на определено време за управление на входящата поща може да ви помогне да бъдете по-организирани и по-малко разсеяни.
Опитайте първо сутрин, малко преди обяд и в края на деня. А може би ви е по-лесно да прекарате няколко последователни часа в работа с имейли, а през останалата част от деня да се занимавате с други неща.
Какъвто и да е графикът ви, наличието на такъв ще ви позволи да се съсредоточите върху едно нещо в даден момент и да сортирате списъците с имейли без проблем.
Създаване на папки с имейли
Папките за имейли могат да бъдат пренебрегван инструмент в арсенала ви, но те са чудесна система за подаване на информация.
Използвайте папки, за да организирате имейлите си в категории или нива на приоритет. След като прочетете нещо, разберете къде отива то и го поставете на мястото му. Например можете да използвате филтри за имейли и да сортирате рекламните имейли в една папка, а важните имейли – в папки за действие, които изискват незабавни действия.
Можете дори да разширите организацията си и да създадете отделни имейл акаунти за работа, лични неща, регистрации и т.н.
Използване на автоматизация
Добре е да настроите филтри за блокиране на нежелани съобщения, хора или конкретни думи за спам в темите.
Можете също така да използвате автоматизация на имейли, за да оптимизирате входящите и изходящите си имейли. Например автоматизиране на процеса на потвърждение с простото „Получихме вашия имейл…“, което се задейства при запитване от страна на клиента. Или шаблони за имейли, които обхващат набор от често задавани въпроси.
Изтриване, отписване, маркиране като спам
Бъдете безмилостни. Не взимайте пленници в програмата си за електронна поща.
Ако има стари, маловажни имейли, до които никога няма да стигнете, изтрийте ги.
Ако през филтрите ви преминава спам, отбележете го.
Ако има блог, който сте обичали, но вече не четете, отпишете се от списъка с имейли.
Опитвате се да постигнете нулева входяща кутия – важни съобщения, които четете, отговаряте на тях и подавате ефективно.
Постигане на нулева входяща поща за нула време
Възможно е да работите по-продуктивно, да общувате по-ефективно и да оставите стреса в работата там, където му е мястото – на работното място.
С цялостно пролетно почистване на пощенската кутия и няколко изпитани стратегии за спиране на повторното претоварване с имейли можете да достигнете нулево ниво на пощенската кутия за нула време. Всичко започва със стратегия за управление на електронната поща, а освен това можете лесно и бързо да прегледате имейлите си.
