Oletko koskaan ollut sunnuntaipelkoinen?
Se kauhun tunne, jonka koet ennen työviikon alkua, kun tiedät, että tehtävälistasi on yhtä pitkä kuin käsivartesi ja että unesi tulee olemaan lyhyt ja epäsäännöllinen.
Tieto siitä, että kun asetut töihin ja avaat sähköpostilaatikkosi, joudut kohtaamaan 808 lukematonta sähköpostia, kun niitä tulee päivän mittaan lisää.
Saatat olla erikoistunut terveydenhuollon ohjelmistoratkaisuihin, kehittää uusinta teknologiaa tai virtaviivaistaa asiakkaan elinkaaren hallintaprosessia – oli liiketoimintasi mikä tahansa, sähköpostien ylikuormituksella voi olla vakavia vaikutuksia.
Mitä on sähköpostin ylikuormitus?
Jokainen, jolla on sähköpostiosoite, tietää, miten stressaavaa on katsella, kun sähköpostit kasaantuvat lukemattomina, vastaamattomina ja pysähtymättä.
Vapaasti käytettävissä oleva kuva on peräisin Pexelsistä.
Sähköpostin ylikuormitus on juuri sitä, miltä se kuulostaa: kyvyttömyyttä pysyä kärryillä työ- tai yksityissähköposteista – ja usein molemmista.
Sinulle tulee liikaa sähköposteja, eikä sinulla ole tarpeeksi aikaa vastata. Tämä voi vaikuttaa henkilökohtaiseen suoritukseesi ja yrityksesi tehokkuuteen.
Vastaus tähän on postilaatikon nollaaminen – ei välttämättä tyhjä sähköpostilaatikko, vaan nolla lukematonta sähköpostia, hallittavissa oleva viestintäkuorma ja paljon järjestäytyneempi postilaatikko.
Miten tunnistaa sähköpostin ylikuormitus
Sähköpostin ylikuormituksen merkkien tunnistaminen on ensimmäinen askel kohti postilaatikon nollaa. Seuraavassa on muutamia asioita, joita kannattaa varoa:
Kommunikoiko tiimisi tehokkaasti?
Jeff on lähettänyt Sallylle kolme tärkeää jatkosähköpostia viime tapaamisesta, mutta Sallyn lukemattomia sähköposteja on satoja.
Työpaikan jännitteet kiristyvät yhä korkeammalle. Sally pitää yhä useammin tupakkataukoja. Projektinhallinta on karannut raiteiltaan. Jeff ei vieläkääntiedä, mitä fonttia hänen pitäisi käyttää uusimmassa markkinointikampanjassaan.
Kuulostaako tutulta?
Sähköpostin ylikuormitus voi haitata työpaikkaviestintää. Jos tietoa ei välitetä tehokkaasti, vaarana on, että määräajat myöhästyvät, projekteja ei osata hallita tehokkaasti, tiimitoverit ovat hämmentyneitä ja tärkeitä yksityiskohtia jää huomaamatta.
Häviätkö tai menetätkö tärkeitä viestejä?
Ylikuormitettu postilaatikko haittaa viestintää yleisesti, ja lisäksi se saattaa aiheuttaa riskin, että jää asioita huomaamatta. Roskasähköpostit peittävät alleen ne sähköpostit, jotka sinun on todella syytä lukea.
Uudet sähköpostit työntävät vanhoja sähköposteja alaspäin sähköpostiohjelmasi luettelossa. Kun lista on tarpeeksi pitkä, pääsetkö koskaan käsittelemään vanhoja sähköposteja? Entä jos ne ovat tärkeitä? Entä jos ne sisältävätkin sen yhden tiedon, jonka etsimiseen olet tuhlannut tunteja?
On liian helppoa jättää huomiotta, poistaa tai tulla sokeaksi sille neulalle heinäsuovassa, vaikka sinulla olisikin erillinen kansio tärkeimmille sähköposteillesi.
Kärsiikö ulkoinen viestintäsi?
Jos asiakkaasi odottavat jatkuvasti päiviä tai viikkoja vastausta sinulta tai jos saat valituksia asiakaspalvelun puutteesta, saatat kärsiä sähköpostin ylikuormituksesta, koska sähköposteja tulee valtavasti.
AHT-ajan (keskimääräinen käsittelyaika ) alentaminen on elintärkeää hyvän liiketoiminnan ja toistuvan palvelun rakentamiseksi.
Sähköpostin ylikuormitus saattaa karkottaa arvokkaat asiakkaasi ja asiakkaat.
Tarkistatko sähköpostit töiden jälkeen?
Hyvä työn ja vapaa-ajan tasapaino on elintärkeää meille kaikille, vaikka useimmilla meistä ei olekaan käytössä ajanhallintastrategiaa tai ruutuaikasovelluksia.
Kotiin meneminen ja pakonomainen postilaatikon tarkistaminen, sähköposteihin vastaaminen ja kokousten seuraaminen on työn ja vapaa-ajan tasapainon vastakohta.
Jos et saa kaikkia edellä mainittuja asioita valmiiksi työaikana ja vietät suuren osan vapaa-ajastasi yrittäessäsi kuroa umpeen, sinulla on varmasti sähköpostin ylikuormitus.
On olemassa joitakin melko hälyttäviä tilastoja, jotka osoittavat, että huono työ- ja yksityiselämän tasapaino voi vaikuttaa terveyteen, ihmissuhteisiin ja tuottavuuteen.
Kuva on peräisin osoitteesta ergonomictrends.com.
Tämä johtaa meidät sähköpostien ylikuormituksen vaikutuksiin yrityksessäsi.
Sekä ihmiset että yritykset ovat järjestelmiä, ja ylikuormitetut järjestelmät johtavat heikkenemiseen, huonoon suorituskykyyn ja lopulta epäonnistumiseen.
Sähköpostin ylikuormitus voi vaikuttaa sinuun, olitpa sitten sähköpostin tarkistuspalveluja tarjoava yritys tai yksittäinen freelancer, joka kirjoittaa verkkosivuston koodia.
Vaikutukset työntekijöihin
Puhuimme hyvän työ- ja yksityiselämän tasapainon tärkeydestä.
Sähköpostin ylikuormitus ei tietenkään ole koko tarina, mutta se on yksi tekijä, joka vaikuttaa osaltaan työntekijän yksityiselämän ahdinkoon.
Käytät tunteja päivässä yrittäessäsi saada viestinnän hallintaan, keskeytät jatkuvasti tärkeitä projekteja vastataksesi kyselyihin, selaat postilaatikkoasi lounastauolla, vastaat kollegoillesi sängyssä ja jopa pelkkä lukemattomien sähköpostiviestien kasaantuminen mietityttää, koska tiedät, että sinun on jossain vaiheessa käsiteltävä niitä.
Tämä voi tappaa henkilökohtaisen tuottavuuden ja johtaa loppuunpalamiseen.
Vaikutukset yrityksiin
On selvää, että stressaantuneet ja loppuun palaneet työntekijät vaikuttavat kielteisesti koko yritykseesi.
Jos yrityksesi tavoitteena on työntekijöiden tyytyväisyys, sinun on ymmärrettävä sähköpostin ylikuormituksen vaikutus liiketoimintaasi eikä vain henkilöstön etuja jne. (esimerkiksi miten hyvin toteutettu turvallisuus- ja terveysohjelma vaikuttaa työntekijöiden sitoutumiseen?).
Sähköpostit vievät huomion pois työstä. Ne häiritsevät keskittymistä, ja keskittymistä voi olla vaikea suunnata takaisin tärkeisiin tehtäviin. Jos työntekijäsi käyttävät osan työajastaan siihen, että he käyvät läpi saapuneet sähköpostit, he eivät työskentele tehokkaasti.
Tämä voi vaikuttaa haitallisesti yritykseesi. Saatat menettää liiketoimintamahdollisuuksia, jos vastaaminen mahdollisille asiakkaille kestää liian kauan. Saatat viivästyttää määräaikoja menettämällä elintärkeitä tietoja. Saatat heikentää huolellisesti laaditun sähköpostikampanjasi arvoa juuttumalla sähköpostin perässäjuoksuun.
Mikään tästä ei edistä tuottavuutta, ei yksityishenkilöiden eikä yrityksesi kannalta.
Miten saavutat postilaatikon nollapisteen?
Olemme selventäneet, että postilaatikon nolla ei välttämättä tarkoita nollaa sähköpostia . Inbox zero tarkoittaa hallittavissa olevaa postilaatikkoa, ja tässä on muutamia todistettuja tekniikoita, joilla voit saavuttaa sen digitaalisessa elämässäsi.
Viestintä muilla keinoin
Sähköpostit ovat yliarvostettuja, sanovat jotkut tuottavuusasiantuntijat.
Okei, se ei ole totta. Sähköposti on modernin teknologian ihme, joka on mullistanut viestintämme.
Mutta niillä on aikansa ja paikkansa, eikä se ole aina ja kaikkialla. Etenkin mainossähköpostit, joita saamme päivittäin.
Pikaviestintä
Sähköpostin lähettäminen on jo osoitus siitä, että kyselyyn ei tarvitse vastata heti. Pikaviestit ovat kuin sähköpostiviestejä, mutta nopeampia, ja ne mahdollistavat edestakaisen keskustelun kunkin henkilön haluamalla tavalla.
Yksi keino välttää roskapostia on lähettää sen sijaan Slack-viesti. Se on yksi helpoimmista sähköpostinhallintavihjeistä, jos haluat välttää sähköpostin tarkistamisen useita kertoja päivässä.
Puhelut
Jos tarvitset nopean vastauksen johonkin asiaan tai haluat keskustella jostakin asiasta, äänipuhelut ovat edelleen yksi parhaista viestintävälineistä. Kannattaa jopa käyttää lankapuhelinpalvelua, joka on luotettava ja toimii milloin tahansa, ilman internetiä tai sähkökatkoksen aikana.
Yksi tapa pitää postilaatikko puhtaana on vastata puhelimeen silloin tällöin.
Kasvotusten
Joistakin asioista on edelleen hyötyä kasvokkain tapahtuvasta vuorovaikutuksesta. Ideoiden pohtiminen tiimin kanssa tai tärkeistä tiedoista keskusteleminen voi toimia paremmin henkilökohtaisissa kokouksissa tai videopuheluissa. Turhista sähköposteista ja turhista sähköposti-ilmoituksista kannattaa päästä eroon heti alussa.
Vaikka nämä tapaamiset eivät ole mahdollisia kaikille (esim. etätyöntekijöille), ne ovat mukava tapa saada aikaa keskittyä tiimisi kanssa.
Kommunikoi tehokkaasti
Pommitetaanko sinua kokouksen jälkeen jatkosähköposteilla?
Jos näin on, kokouksesi eivät ehkä ole niin tuottavia kuin ne voisivat olla, ja voit korjata asian muutamalla yksinkertaisella toimenpiteellä – ryhtymättä tuottavuusguruksi.
Suunnittele kokoukset huolellisesti, jotta voit vastata mahdollisimman moneen kysymykseen, ja varaa lopussa aikaa jatkokysymyksille, yhteenvedoille ja tärkeille keskusteluille.
Ja kun kirjoitat seurantasähköposteja, varmista, että ne ovat laadukkaita, helppolukuisia ja sisältävät tarvittavat tiedot, jotta ne eivät päätyisi roskapostiksi, jota ei lueta.
Aseta odotukset vasteajoista
Oikea-aikaisen viestinnän esteet voivat johtua esimerkiksi asian monimutkaisuudesta tai eri aikavyöhykkeillä toimivista yrityksistä.
Eri kanavien käytön lisäksi realististen vastausodotusten asettaminen voi auttaa sekä työntekijöitä että asiakkaita rentoutumaan, koska he tietävät, milloin heidän sähköpostiviestiinsä vastataan.
Voisit asettaa yrityksen sähköpostikäytännöt, kuten sen, että kaikki sähköpostiviestit kuitataan 24 tunnin kuluessa. Näin lievität ihmisten huolta siitä, että heidät jätetään huomiotta, sekä tarvetta tarkistaa postilaatikkonsa koko päivän. Sähköpostin vastaanottaja voi sitten arvioida, kuinka kauan kyselyn ratkaiseminen kestää, ja asettaa realistisen aikataulun asianmukaiselle vastaukselle.
Lähettäjä saa varmuuden siitä, että ensimmäinen yhteydenotto ratkaistaan nopeasti, ja vastaanottaja on saanut riittävästi aikaa käsitellä asiaa asianmukaisesti.
Varaa aikaa postilaatikon hallintaan
Saapuneiden sähköpostien jatkuva seuranta voi lisätä paineita ja viedä huomiosi muilta tehtäviltä. Sotkuinen postilaatikko voi pakottaa sinut lajittelemaan viestejä tuntikausia viikossa.
Varaa päivän aikana aikaa sähköpostin tarkistamiseen, varsinkin jos saat paljon sähköposteja.
Tämä vaihtelee henkilöstä ja toimialasta riippuen, mutta postilaatikon hallintaan varattujen aikojen määrittäminen voi auttaa sinua pysymään organisoidumpi ja vähemmän hajamielinen.
Kokeile heti aamulla, juuri ennen lounasta ja päivän päätteeksi. Tai ehkä sinun on parempi työskennellä useita tunteja peräkkäin sähköpostien parissa ja loppupäivän muiden asioiden parissa.
Aikataulustasi riippumatta, kun sinulla on yksi, voit keskittyä yhteen asiaan kerrallaan ja lajitella sähköpostilistoja ongelmitta.
Luo sähköpostikansioita
Sähköpostikansiot voivat olla unohdettu työkalu arsenaalissasi, mutta ne ovat loistava järjestelmä tietojen arkistointiin.
Järjestä sähköpostit kansioiden avulla luokkiin tai tärkeysjärjestykseen. Kun olet lukenut jotain, selvitä, mihin se kuuluu, ja laita se paikalleen. Voit esimerkiksi käyttää sähköpostisuodattimia ja lajitella mainossähköpostit yhteen kansioon ja tärkeät sähköpostit toimintakansioihin, jotka vaativat välitöntä toimintaa.
Voit jopa viedä organisaatiosi pidemmälle ja ottaa käyttöön erilliset sähköpostitilit työtä, henkilökohtaisia asioita, ilmoittautumisia jne. varten.
Käytä automaatiota
Suodattimien asettaminen estämään roskapostia, ihmisiä tai tiettyjä roskapostin sanoja aiheissa on hyvä alku.
Voit myös käyttää sähköpostiautomaatiota virtaviivaistamaan saapuvia ja lähteviä viestejäsi. Voit esimerkiksi automatisoida kuittausprosessin yksinkertaisella ”olemme vastaanottaneet sähköpostisi…” -viestillä, joka käynnistyy asiakkaan tiedustelun yhteydessä. Tai sähköpostimallit, jotka kattavat joukon usein kysyttyjä kysymyksiä.
Poista, poista tilaus, merkitse roskapostiksi
Ole häikäilemätön. Älä ota vankeja sähköpostiohjelmassasi.
Jos sinulla on vanhoja, merkityksettömiä sähköpostiviestejä, joita et koskaan ehdi käsitellä, poista ne.
Jos roskapostia pääsee suodattimien läpi, merkitse se.
Jos sinulla on blogi, josta pidit ennen, mutta jota et enää lue, poistu postituslistalta.
Yrität saavuttaa postilaatikon nollapisteen – tärkeät viestit, jotka luet, joihin vastaat ja arkistoit tehokkaasti.
Saavuta postilaatikon nollapiste hetkessä
On mahdollista työskennellä tuottavammin, kommunikoida tehokkaammin ja jättää työstressi sinne, minne se kuuluu: töihin.
Kun puhdistat postilaatikkosi perusteellisesti keväällä ja käytät muutamia hyväksi havaittuja strategioita, joilla estät sähköpostien ylikuormituksen palaamisen, voit saavuttaa postilaatikon nollapisteen hetkessä. Kaikki alkaa sähköpostinhallintastrategiasta, ja voit käydä sähköpostisi läpi helposti ja nopeasti.
