Slik skriver du en e-post for å planlegge et møte (+8 maler)
Puster markedsføring, spiser innsikt.
For de av dere som hater å be folk om å bruke tiden sin, kan det å skrive en e-post for å avtale et møte føles som å gå inn i en løvehule, enten det er et personlig eller virtuelt møte.
Men med riktig tilnærming og de rette ordene kan du være sikker på at møteforespørselen din blir tatt på alvor og når frem selv i en overfylt innboks.
Her er en komplett guide til hvordan du skriver e-post for å planlegge avtaler og møter i 7 enkle trinn.
Tips: Før du sender ut e-poster med møteforespørsler til en liste (spesielt med kald e-post), må du sørge for at du sender den til de riktige personene. Dette er grunnen til at vi foreslår validering av e-postene dine med Bouncer først.
#1 Skriv overbevisende emnelinjer
En god emnelinje bør være kreativ og engasjerende, samtidig som den gir et hint om hva møteforespørselen handler om.
Hvis du for eksempel sender ut en invitasjon til et forretningsmøte, kan du vurdere å skrive noe sånt som "La oss diskutere over en kopp kaffe." Eller, hvis du trenger en mer engasjerende emnelinje, kan du prøve denne: "Er du klar for et personlig møte?". Det kan være utfordrende å invitere til et møte via e-post, men de mest effektive e-postene med møteinvitasjoner viser at det hele starter med emnet.
Korte, søte og poengterte emnelinjer er alltid det beste for å sikre at budskapet ditt når frem. Legg til ikke mer enn 9 ord og 60 tegn for best åpnings- og svarprosent. Uansett hva du velger å bruke, bør du skrive en klar og konsis emnelinje som oppfordrer leserne til å åpne e-posten din og forhåpentligvis adresserer problemet deres umiddelbart.
#2 Bruk riktig hilsen i henhold til situasjonen
Det er viktig å huske at når du skriver en e-post med en møteforespørsel, bør stilen din passe til situasjonen. Å planlegge møter via e-post setter tonen for det faktiske møtet.
Hvis du skriver til en tilfeldig kollega, er dette intern kommunikasjon. Du kan holde det lett med en leken, humoristisk og uformell tone. Hvis du derimot sender en e-post til et møte eller en forespørsel til kunder eller andre i en formell forretningssammenheng, bør du bruke et språk som viser respekt og profesjonalitet - gjør meldingen formell og dropp den uformelle tonen.
Her er tipset: Hvis du ikke kjenner mottakeren personlig, kan du prøve å finne ut mer om dem. I dag er nesten alle på LinkedIn, så det tar bare noen sekunder å slå dem opp og lage mer effektive e-poster med møteforespørsler.
Identifiser hvem de er, og hva den nøyaktige stillingsbetegnelsen er. Sjekk firmanavnet to ganger for å unngå stavefeil - dette er avgjørende når du bruker e-postmaler for møteforespørsler.
Hvis du hilser på noen ved navn, skaper du en mer personlig kontakt fra starten av. Unngå titler som for eksempel Sir eller Frue for enhver pris.
#3 Si hva du vil ha, og ikke gå rundt grøten
En god innledning er vanligvis det største problemet når du skriver e-poster med møteforespørsler. Etter det vil du ikke kaste bort leserens tid. Gå rett på sak og si hva du skriver om. Forklar i noen få setninger hvorfor du tar kontakt og hva møteforespørselen din går ut på.
Unngå å lede mottakeren inn på et sidespor - gå rett til møtedetaljene. Spesifiser møtetemaet (du kan til og med legge ved en møteagenda, slik at mottakeren vet hvor mye tid han eller hun skal sette av). For eksempel: "Jeg skriver for å be om et møte med deg tirsdag 7. mai kl. 10.00 for å diskutere den kommende markedsføringskampanjen. Her er møteagendaen: ...".
Husk også å spesifisere hvilken type møte du har tenkt deg, for eksempel en rask chat eller et ordentlig nettmøte.
#4 Forklar verdien som mottakeren vil få
I de fleste tilfeller er de som setter opp avtalene, mer opptatt av å få møtet til å skje. Derfor må du oppmuntre mottakeren og forklare hvorfor de bør ta seg tid til å møte deg.
Tenk over hvilken nytte de vil ha av å møtes - hva kan de lære? Hvilke kommende utfordringer kan du bidra til å løse og sette på møteagendaen?
Du kan for eksempel tilby:
- a gratis demonstrasjon av et verdifullt verktøy
- hjelp med å løse et problem for vedkommende (f.eks. å maksimere ytelsen til betalte annonser)
- samarbeidsmiljø for å dele ideer
- idémyldring for å finne løsninger
Ved å fremheve disse fordelene og forventet måloppnåelse i møteforespørselen din kan du motivere dem til å prioritere det planlagte møtet via e-post.
Det er også viktig å ikke utelate noen logistiske detaljer rundt møtet. Hvem skal delta? Hvor lenge må møtet vare? Ved å gi denne informasjonen på forhånd får de all den informasjonen de trenger for å avgjøre om det er verdt å delta i en kort diskusjon eller ikke.
#5 Tilby flere møtetidspunkter
Når du planlegger et møte, bør du tilby mer enn ett møtetidspunkt i e-posten med møteforespørselen. Ikke bare gir det dere begge muligheten til å finne et møtetidspunkt som passer for dere, men det viser også at du er fleksibel og respekterer kollegaens kjære preferanser.
Her er et eksempel på en e-post som kan fremkalle en positiv respons:
Ta også hensyn til lokal tid. Hvis du skal avtale et møte med noen fra en annen del av verden, må du sørge for at de vet hvilke tidssoner du avtaler et møte i.
Å være informert om tidssoner er en avgjørende del av det å skrive e-poster med møteforespørsler. Hvis du ikke kan finne ut at du planlegger et viktig møte kl. 04.00 om morgenen, hvordan kan du da løse problemet deres? Planlegg møter slik at det passer for alle.
#6 Be om svar for å bekrefte møtet
Avklar på forhånd om du trenger svar på e-post om møteforespørsel eller ikke ("Jeg vil sette pris på din tilbakemelding på dette") og når du trenger det. Ikke vær for påtrengende eller krevende. Vis i stedet respekt og takknemlighet for hverandres tid.
Ved å be om å få tilsendt en bekreftelse får du også mulighet til å dobbeltsjekke dato, passende tidspunkt, møteplan og andre detaljer, samt validere bestillingen av konferanserommet (noe som er avgjørende for det formelle møtet).
Her er tipset: Du kan også automatisere prosessen og sende en kalenderforespørsel sammen med en e-post med møteinvitasjon. Det finnes ulike verktøy som du kan bruke til dette formålet. Mange av dem, for eksempel Google Calendar, har denne funksjonen innebygd. Det bidrar til å spare tid og gjør det enklere for alle involverte å planlegge møter, både offline og online.
#7 Følg opp om nødvendig med neste e-post for å avtale et møte
Har du noen gang sendt en e-post for å be om et møte, for så å høre radiotaushet de neste ukene? Selv om dette ikke akkurat er profesjonell kommunikasjon, får mottakerne dine sannsynligvis alle slags e-poster med møteforespørsler, og de er kanskje for opptatt til å svare på den første e-posten din.
Det er ikke alltid like lett å få svar på profesjonelle e-poster. For å sikre at det ikke oppstår forsinkelser i å avtale et raskt møte og at alle parter holdes oppdatert, er det best å følge opp med en påminnelse.
Effektiviteten av en oppfølgings-e-post kan ikke overvurderes - svarprosenten kan til og med være opptil 40% høyere enn ved den første møteforespørselen.
Bruk sporingsverktøy for e-post for å finne ut om meldingen din ble lest, og om det har blitt gjort noe med den. Dette er spesielt nyttig for folk som sender lange kjeder av e-poster med møteforespørsler, og som synes det er vanskelig å holde oversikt over alle samtalene sine for å planlegge møter.
Gode nyheter - ved å ta initiativ til å sende en oppfølgings-e-post, blir ikke møteforespørselen din borte i mengden. Du kan gjenta de viktigste detaljene, sende ut en detaljert agenda eller finne et tidspunkt som passer mottakeren.
Hvis du vil lære mer om hvordan du skriver e-post til bedrifter, kan du sjekke ut dette: En guide til B2B-markedsføring via e-post - hva som fungerer og hva som ikke fungerer.
#8 Legg til en lenke til et valgfritt planleggingsverktøy
Å finne et passende tidspunkt for et møte kan være en skikkelig jobb. Dine potensielle kunder har forskjellige timeplaner, og når du ber om et møte via e-post, bør du gi dem en valgmulighet.
Det finnes ulike verktøy som kan hjelpe deg med å gjøre e-postene dine med forespørsler om kalde møter enda bedre. For eksempel Calendly.
Du kan bruke dette verktøyet til å tilby potensielle kunder alle dine tilgjengelige tider for et personlig møte. De får tilgang til kalenderen din på nettet og kan velge et tidspunkt som passer for dem også, noe som maksimerer sjansene for positiv respons og et vellykket møte.
Apper som Calendly er koblet til andre populære møteverktøy som Google Meet og Zoom, slik at du blir varslet på e-postadressen din for hvert nye møte som bookes.
Mal for e-postforespørsel om forretningsmøte
Enten du skal skrive en perfekt e-post med en møteforespørsel for å møte kolleger, en potensiell kunde eller en forretningspartner, kan du bruke disse ferdige e-postmalene til møteforslaget ditt.
Ps. Tilpass gjerne disse eksemplene på møteforespørsler til dine behov og den typen møteforespørsler du ønsker å sende ut.
Mal for e-postmøte 1
Emnelinje for e-post: La oss snakke sammen
Kjære [navn],
Jeg tar kontakt for å be om et møte med deg om [emne] på et tidspunkt som passer deg.
Jeg er ledig på [dato] på [tid] eller [dato] på [tid]. Jeg kan opprette et møte via [app]. La meg få vite om noen av disse datoene passer for deg.
Håper å høre fra deg snart!Med vennlig hilsen,
[navnet ditt]
E-postmal 2
Emnelinje for e-post: Samarbeid // møteforespørsel
Kjære [navn],
Som vi har diskutert tidligere, er jeg veldig interessert i å utforske muligheten for et samarbeid. Jeg tror at det å kombinere våre styrker og ressurser vil være fordelaktig for begge parter.
Her er agendaen jeg hadde i tankene for møtet vårt:
- Oversikt over partnerskapsplaner
- Diskutere potensielle muligheter og utfordringer
- Fastsett de neste trinnene
Gi meg beskjed hvis dette [dato] og [tid] jobbe for deg. Jeg håper å høre fra deg snart.
Best,[navnet ditt]
E-postmal 3
Emnelinje i e-post: La oss snakke forretninger
Hallo [navn],
Som dere vet, har selskapene våre samarbeidet en stund nå, og jeg mener det er viktig å holde kommunikasjonslinjene åpne og utforske hvordan vi kan styrke partnerskapet vårt.Jeg har noen spennende ideer som jeg gjerne vil dele med dere, og jeg tror at et personlig møte vil være den beste måten å diskutere dem nærmere på.
Jeg vil gjerne foreslå en møtedato på [dato] på [tid], [sted/link til møtet]. Hvis denne datoen ikke passer for deg, kan du gi meg beskjed om noen andre datoer som passer for deg.
Med vennlig hilsen,[navnet ditt]
E-postmal 4
Emnelinje: La oss ta kontakt for et møte
Hallo [navn],
Du er sikkert opptatt, men jeg håper vi kan finne tid til å prate sammen i nær fremtid. Det hadde vært flott å få kontakt og diskutere [møtetema].
Er du tilgjengelig for enten et nettmøte eller et personlig møte? Gi meg beskjed om hva som passer best for deg, så finner vi ut av detaljene derfra.
Best,[navnet ditt]
E-postmal 5
Emnelinje: La oss ta en kopp kaffe ☕
Kjære [navn],
Jeg håper alt er vel. Jeg har lenge hatt lyst til å ta en prat med dere, kjære kolleger, og jeg tenkte at dette ville være en god anledning til å gjøre det. Jeg tenkte å møtes over en kopp kaffe for å diskutere planene våre for fremtiden og hvordan vi kan styrke partnerskapet vårt.
Dato: [dato]Tid: [tid]
Sted: [plassering]
Vil dette passe inn i timeplanen din? Vi ser frem til å høre fra deg snart.
Alt godt,[navnet ditt]
Her kommer Bouncer
Bouncer bidrar til å forbedre e-postleveransen ved å verifisere gyldigheten til hver adresse, redusere avvisningsraten og opprettholde avsenderens omdømme. Vårt tidsbesparende verktøy øker kampanjeeffektiviteten ved å automatisere verifiseringsprosessen, slik at møteinnkallingene dine når ut til de som virkelig er interessert. Dermed kan du fokusere på å lage den perfekte presentasjonen for potensielle deltakere.
Du er klar til å dra
Du er bare noen få klikk unna å sende en møteforespørsel via e-post. Sørg for å dobbeltsjekke alle detaljene og legg inn en kort møteoversikt, enten du planlegger et teammøte eller sender en formell møteforespørsel.
Hvis du følger alle trinnene i denne artikkelen, vil møteinvitasjonene dine bli svært profesjonelle. Det er tross alt verdt det å starte på en god måte, selv før selve møtet begynner. Hvis det opprinnelige budskapet ditt er godt skrevet, inngir det tillit til fremtidige samarbeid.
Ofte stilte spørsmål
Hvordan skriver du en e-post for å avtale et møte med sjefen din?
Alle tipsene ovenfor gjelder, og du kan til og med endre noen av e-posteksemplene vi har listet opp ovenfor når du skriver en e-post med møteforespørsel. Det kan imidlertid være bedre å be sjefen din om et møte via en meldingsapp eller personlig i stedet for å sende en e-post, ettersom den kan forsvinne i innboksen deres.
Hvordan ber jeg høflig om et møte?
Bruk formuleringer som "Kan jeg be om en tjeneste", "Kan du være så snill å gjøre meg en tjeneste", "Kan jeg forstyrre deg et øyeblikk" og lignende i e-postene med møteforespørsler. En uformell møteinvitasjon fungerer ikke hvis du skal komme i kontakt med viktige interessenter. Denne typen e-post kan oppfattes som sleivete, så hold kommunikasjonsstilen
Hvor mange møteforespørsler er et godt antall å sende ut?
Det avhenger av forhold du har med personen før du avtaler et møte. Du bør imidlertid begrense antall møteforespørsler til en håndfull. Når du sender kalde e-poster, er færre bedre. Det er bedre å sende ut én perfekt e-postforespørsel enn en håndfull gjennomsnittlige.
Mest populære på bloggen vår
