Een gids voor het exporteren van contactpersonen uit Outlook

Waarom is het belangrijk om contactpersonen uit Outlook te exporteren?

Er zijn verschillende redenen waarom het essentieel kan zijn om te weten hoe u Outlook-contacten kunt exporteren. U moet bijvoorbeeld de contacten verplaatsen naar een ander apparaat of computer, een back-up maken, importeren naar een andere e-mailservice zoals Gmail, beheren in een programma zoals Microsoft Excel, of de contacten exporteren naar een vCard of virtueel visitekaartje. De meeste van deze opties vereisen dat u exporteert naar verschillende bestandstypen. U hebt bijvoorbeeld meestal een CSV-bestand nodig als u uw contacten naar verschillende e-maildiensten exporteert. Aan de andere kant kan een VCF-bestand, waarmee u uw contacten rechtstreeks in Excel kunt importeren, nodig zijn voor een virtueel visitekaartje. Een PST-bestand is meestal nodig voor een back-up van uw contacten en gegevens.

Methoden om Outlook-contacten te exporteren

Er zijn verschillende methoden die u kunt gebruiken om uw Outlook-contactpersonen te exporteren op basis van uw versie van Outlook. Het Outlook-programma gedraagt zich hetzelfde, of u nu een Windows- of een macOS-besturingssysteem gebruikt.

Hoe contactpersonen exporteren vanuit Outlook 2010

Outlook 2010 is een oudere programmaversie die tegenwoordig niet vaak meer wordt gebruikt, maar sommige bedrijven gebruiken het nog steeds voornamelijk voor interne communicatie. Sommige mensen gebruiken nog steeds Outlook 2010 omdat ze binnen één productiejaar van het softwareprogramma willen blijven om geld te besparen. Als u Outlook 2010 gebruikt en uw contacten wilt exporteren, zijn hier de te volgen stappen:

1. Open Outlook op uw PC of Mac.
2. Ga naar het lint bovenaan het programma en selecteer 'Bestand'.
3. Klik op "Opties" en selecteer "Geavanceerd" in het dialoogvenster.
4. Kies "Exporteren" om de Wizard Importeren en Exporteren te openen.
5. Kies "Een bestand exporteren" en klik op "Volgende".
6. In het venster "Een bestandstype maken" kiest u het gewenste type export.
7. Er verschijnt een lijst met mappen die u kunt exporteren. Selecteer in deze lijst de map met contactpersonen die u wilt exporteren.
8. Selecteer 'Bladeren' voordat u een map selecteert waarnaar u wilt exporteren.
9. Geef uw bestand een naam onder de optie voor 'Sla geëxporteerd bestand op als'.
10. Selecteer "OK", dan "Volgende", dan "Voltooien".
11. Zodra Outlook de export heeft voltooid, klikt u op "OK".
12. Controleer of uw bestand is opgeslagen waar u het wilde hebben.

Hoe Contacten Outlook 2013 exporteren

Outlook 2013 is de meest recente Outlook-softwareversie met een andere codebasis dan Office 365. Hierdoor heeft het verschillende stappen te volgen in vergelijking met de nieuwste programmaversies bij het exporteren van contacten. Een van de belangrijkste voordelen van Outlook 2013, en waarom veel mensen het tegenwoordig blijven gebruiken, is dat het een aparte app heeft van anderen die goedkoper is om aan te schaffen. Als u Outlook 2013 gebruikt en contacten wilt exporteren, volgt u deze stappen:

1. Open Outlook op uw PC of Mac.
2. Ga naar de linkerbovenhoek van het programma en selecteer het tabblad "Bestand".
3. Klik op "Openen en exporteren" aan de linkerkant.
4. Er verschijnt een lijst met opties. Selecteer "Importeren/Exporteren".
5. Er verschijnt weer een lijst met opties. Kies 'Exporteren naar een bestand', en vervolgens 'Volgende'.
6. Selecteer "Comma Separated Values" en vervolgens "Next".
7. Selecteer onder 'Persoonlijke mappen' 'Contacten' en vervolgens 'Volgende'.
8. Selecteer 'Bladeren' voordat u de locatie kiest waar u uw geëxporteerde bestand wilt opslaan.
9. Kies een naam voor uw bestand, klik op 'Volgende' en vervolgens op 'Voltooien'.
10. Controleer of uw bestand is opgeslagen op de gewenste locatie.

Hoe contactpersonen exporteren vanuit Web-Based Outlook

De web-based, online versie van Outlook kan een ideale oplossing zijn als u toegang wilt hebben tot uw contacten en e-mailberichten terwijl u niet achter uw computer zit. Deze versie van Outlook is gemakkelijk toegankelijk vanaf verschillende apparaten die verbinding maken met het internetwaaronder gaminglaptopssmartphones, tablets en meer, inclusief smartwatches en andere niet-pc-apparaten. Als je je contactpersonen wilt exporteren met de webversie van Outlook, volg dan deze stappen:

1. Typ Outlook in de adresbalk om de Outlook-website te openen vanuit de door u gekozen webbrowser.
2. Log in op uw account als daarom wordt gevraagd.
3. Ga naar de onderkant van de pagina en selecteer het mensen symbool.
4. Selecteer in de werkbalk 'Beheer' en vervolgens 'Contactpersonen exporteren'.
5. Kies of u al uw contacten of contacten uit een specifieke map wilt exporteren.
6. Klik op "Exporteren".
7. Kies 'Opslaan als' en selecteer het bestandsformaat waarin u de contacten wilt opslaan.
8. Controleer of de contacten zijn opgeslagen onder de naam en op de locatie die u hebt gekozen.

Hoe Outlook 365-contacten exporteren

Outlook 2016 en Outlook 2019 zijn de twee nieuwste versies van Outlook, die compatibel zijn met Office 365. Hierdoor is een nieuw proces ontstaan voor het exporteren van contacten voor mensen die de nieuwste Outlook-versies gebruiken. Er zijn veel belangrijke voordelen aan het gebruik van Office 365, waaronder dat alle Microsoft-programma's zoals Windows, Word, Outlook, Excel en PowerPoint dezelfde code gebruiken en gemakkelijk toegang tot elkaar hebben, waardoor u snel en gemakkelijk verschillende functies tussen verschillende programma's kunt uitvoeren, bijvoorbeeld het onmiddellijk exporteren van contacten naar Excel. Als u de 2016- of 2019-versie van Outlook 365 gebruikt, volgt u deze stappen om contacten te exporteren:

1. Open op uw pc of Mac het programma Outlook 365.
2. Klik linksboven op het pictogram "Toepassingen".
3. Kies 'Mensen' en klik dan op 'Beheren'.
4. Kies 'Contacten exporteren'.
5. Beslis of u alle contactpersonen wilt exporteren of een map met specifieke contactpersonen.
6. Afhankelijk van uw browser selecteert u "Opslaan" of "Openen".
7. Controleer of de contacten op de gewenste plaats en onder de gewenste naam zijn opgeslagen.

Hoe e-mails exporteren van Outlook naar Gmail

U kunt uw e-mailberichten exporteren van een Outlook-account naar een Gmail-account om er een back-up van te maken en u toegang te geven tot oudere e-mailberichten vanaf elke locatie. Om dit te doen, voegt u uw Gmail-account toe aan Outlook voordat u de mappen kopieert en plakt. U moet eerst uw Gmail-account instellen in Outlook. De stappen om dit te doen zijn:

1. Ga naar het instellingenpictogram rechtsboven en kies 'Alle Outlook-instellingen weergeven'.
2. Selecteer "Mail" in het linkerdeelvenster.
3. Klik op 'E-mail synchroniseren'.
4. Selecteer onder Verbonden accounts in het rechterdeelvenster 'Gmail'.
5. Voer in het scherm 'Uw Google-account verbinden' de weergavenaam in die u wilt gebruiken bij het verzenden van mail via Outlook vanuit Gmail.
6. Selecteer OK.
7. Log in op je gekozen Gmail-account in Outlook Mail om Microsoft toegang te geven tot het account.
8. Bevestig dat u uw Gmail-account met succes hebt verbonden met Outlook door OK te selecteren.

Zodra u uw Gmail-account in Google hebt ingesteld, opent u Outlook en selecteert u de map met de e-mailberichten die u wilt exporteren. Selecteer alle e-mails in de map door op Ctrl+A te drukken of houd Ctrl ingedrukt terwijl u individuele e-mails selecteert die u wilt exporteren. Klik met de rechtermuisknop op de geselecteerde berichten en selecteer 'Verplaatsen' en vervolgens 'Andere map'. Er verschijnt dan een dialoogvenster Items verplaatsen. Selecteer uw Gmail-account en kies of maak een nieuwe map in uw Gmail-account om de e-mails naar te exporteren. Verplaats de geselecteerde e-mails door op 'OK' te klikken.

Hoe Outlook e-mails exporteren naar Excel

Je kunt je Outlook e-mails ook exporteren door ze naar een Excel werkblad te sturen, waardoor een spreadsheet met verschillende kolommen ontstaat. Dit kan vooral handig zijn als je al Excel gebruiken voor boekhoudkundige doeleindenzeggen. Om dit te doen:

1. Ga naar Bestand in Outlook en selecteer Openen & Exporteren.
2. Selecteer Import/Export.
3. Kies "Exporteren naar een bestand" en klik dan op "Volgende".
4. Selecteer "Microsoft Excel" en klik vervolgens op "Volgende".
5. Selecteer de e-mailmap waaruit u berichten wilt exporteren en selecteer 'Volgende'.
6. Kies de map waarin u uw geëxporteerde e-mails wilt opslaan, en kies een naam voor uw geëxporteerde bestand voordat u 'OK' selecteert.
7. Klik op "Volgende" en vervolgens op "Voltooien".
8. Het nieuwe Excel-bestand zal beschikbaar zijn om te openen op de door u gekozen locatie.

Of u nu contacten of e-mailberichten wilt exporteren, het is eenvoudig om dat met Outlook te doen.

Beste praktijken voor het exporteren van de lijst

Het exportproces starten

Om het exportproces van je Outlook-contactpersonen te starten, open je je Microsoft Outlook-venster en navigeer je naar het menu Bestand in de linkerbovenhoek. Daar klik je op 'Bestand' en vervolgens op 'Exporteren' om de exportopties te openen. Dit brengt de wizard Outlook-contactpersonen exporteren naar boven, die je door de stappen zal leiden om contactpersonen uit Outlook te exporteren.

Het bestandstype en formaat kiezen

In het exportvoortgangsvak dat verschijnt, heb je meerdere opties voor het bestandstype dat je wilt maken. Voor de meeste veelzijdigheid kies je 'Comma Separated Values (CSV)' als bestandstype. CSV-bestanden kunnen eenvoudig worden geïmporteerd in spreadsheetprogramma's en kunnen ook worden gebruikt om te synchroniseren met Google Contacten. Je kunt ook kiezen voor 'Outlook Data File (PST)' als je dat liever hebt.

De map met contactpersonen selecteren

Zodra je het CSV-formaat hebt gekozen, wordt je gevraagd om de map te selecteren met de contactpersonen die je wilt exporteren. Navigeer naar de map 'Contactpersonen' en selecteer deze. Zorg ervoor dat je de juiste map hebt gekozen voor alle geselecteerde contactpersonen die je wilt exporteren.

De bestandsnaam en -locatie instellen

Nadat je de map met contactpersonen hebt geselecteerd, moet je een naam en locatie opgeven voor je nieuwe contactpersonenbestand. Klik op 'Bladeren' en kies de map waarin je het bestand wilt opslaan. Voer een bestandsnaam in waarmee je deze nieuwe contactpersonen meteen kunt identificeren. Je kunt ook 'Bestand' kiezen in de linkerbenedenhoek voor extra opties voor het opslaan.

De export voltooien

Voordat je begint met exporteren, heb je de kans om je selecties te bekijken. Controleer of er geen lege cellen of fouten zijn die het exportproces zouden kunnen verstoren. Als je tevreden bent, klik je op 'Exporteren' om het exporteren te starten. Er wordt een nieuw CSV-bestand gemaakt en het voortgangsvak van de export geeft aan wanneer het proces is voltooid.

Importeren naar andere platforms

Je nieuwe contactenbestand, nu in CSV-formaat, is klaar voor gebruik. Je kunt dit bestand importeren in een spreadsheetprogramma voor verdere organisatie, of rechtstreeks in een ander e-mailaccount zoals Google Contacten. Kies gewoon 'Importeren' in het betreffende platform en selecteer het CSV-bestand dat je zojuist hebt gemaakt.

Extra tips voor e-mailcontacten

Als je deze contactpersonen in een ander e-mailaccount wilt importeren, selecteer dan 'Exporteren naar een bestand' in het oorspronkelijke Outlook-venster. Dit zorgt ervoor dat je e-mailcontacten worden meegenomen in het exportproces, waardoor het eenvoudiger wordt om je communicatie op verschillende platforms te beheren.