Каждое письмо, отправленное на неправильный адрес, подрывает вашу репутацию отправителя. А если вы постоянно отправляете письма на поддельные или недействительные адреса, провайдеры электронной почты начинают блокировать вас, независимо от того, насколько качественным является ваше сообщение. Да, вам нужно проверять адреса, на которые вы отправляете письма, но сначала вы должны понять, как работает процесс проверки списка адресов электронной почты.
В конце концов, это всего лишь процесс, позволяющий убедиться, что ваш список адресов электронной почты полон реальных людей с реальными почтовыми ящиками, так что бояться нечего.
Давайте разберемся, что на самом деле происходит при проверке адресов электронной почты и почему это важно для вашего маркетинга, репутации отправителя и размещения в почтовом ящике.
Каков процесс проверки списка адресов электронной почты?
Это действие по проверке списка адресов электронной почты, чтобы убедиться, что адреса указаны:
- Написано в правильном формате
- Прикреплены к реально существующим доменам
- Принимаем электронные письма прямо сейчас
- Вряд ли вас отклонят или пометят как спам
И нет, это не то же самое, что чистить список вручную.
Дляпроверки электронной почты используются автоматизированные инструменты, которые сканируют каждый адрес электронной почты в вашем списке, проводят кучу тестов (об этом мы еще поговорим) и сообщают вам, безопасно ли отправлять письмо или нет.
Полный процесс проверки электронной почты включает в себя такие проверки, как:
- Проверка синтаксиса
- Поиск записей DNS и MX
- Подключение к почтовому серверу
- Проверка домена
- Пинг адреса электронной почты (без отправки сообщения)
Цель?
Чтобы предоставить вам список действующих адресов электронной почты. Никаких тупиков. Никаких недоставленных адресов. Никаких поддельных регистраций.
А когда вы отправляете маркетинговые письма по этому очищенному списку, вы с большей вероятностью попадете в почтовый ящик. Без борьбы со спам-фильтрами или сжигания почтового ящика.
Зачем беспокоиться? Почему проверка электронной почты важна как никогда
Допустим, вы проводите небольшую кампанию по продвижению своего нового продукта. Вы охватили весь свой список адресов электронной почты — возможно, 5 000 адресов. Неделю спустя ваш показатель открываемости составляет 7 %. Показатель отказов превышает 10 %. И вы задаетесь вопросом:
Кто-нибудь получил сообщение?
Такое случается чаще, чем вы думаете. Чаще всего корень проблемы прост: слишком много недействительных адресов электронной почты.
Некоторые из них, например @gnail.com, были введены в формы регистрации с ошибками. Другие были получены из массовых загрузок, соскобленных списков или старых экспортов контактов. А некоторые могут быть доменами, которые технически получают сообщения, но никогда не показывают их реальному человеку.
Так вы начнете попадать в папку со спамом.
Как только ваш показатель отказов пересекает определенную черту, поставщики услуг электронной почты, такие как Gmail или Outlook, начинают относиться к вам с недоверием. Они могут отмечать ваши кампании. Или вообще перестанут принимать ваши письма.
Речь идет не только о тщеславных показателях. Плохие данные вредят репутации отправителя, снижают эффективность размещения писем в папке «Входящие» и отнимают время, которого у вас нет.
И самое страшное? Вы не всегда сможете понять, что именно пошло не так. Ваши сообщения были «отправлены», но не получены.
Именно эту брешь закрывает проверка электронной почты.
Фальшивая регистрация = ложная надежда
Многие email-маркетологи борются с охотниками за халявой и ботами. Вы предлагаете лид-магнит, а люди вбивают случайные адреса, чтобы получить доступ. Например, asdf123@email.com. Выглядит реально, но это не так.
Не пропустив эти письма через службу проверки, вы в итоге отправляете маркетинговые письма в никуда. Это увеличивает ваши расходы, загрязняет данные и замедляет принятие каждого решения. А теперь представьте, что это происходит сотни раз в неделю.
Это тихая утечка в вашей системе — пока в один прекрасный день вы не посмотрите вверх, а ваши email-кампании вообще не работают.
Ваш список адресов электронной почты не является постоянным
Учетные записи электронной почты удаляются, срок действия доменов истекает, компании закрываются, а люди меняют работу. Таким образом, даже ваш самый активный прошлогодний список может быть полон недоставленных адресов. Если вы не провели свежую проверку, вы можете потратить деньги впустую и упустить реальные потенциальные адреса.
Вот почему даже небольшие команды теперь регулярно используют программное обеспечение для проверки электронной почты. Это часть хорошей гигиены списков электронной почты.
Процесс проверки электронной почты, шаг за шагом
Сначала вы загружаете список адресов электронной почты в CSV-файл или через API. Затем инструмент проверки электронной почты начинает сканирование.
Что он ищет? Многое. Каждый инструмент может немного отличаться, но вот что обычно происходит за кулисами.
Шаг 1: Проверка синтаксиса
Прежде всего: правильно ли указан адрес электронной почты?
Инструмент проверяет наличие распространенных проблем с форматированием:
- не хватает знака «@»
- опечатки в домене
- странные персонажи
- слишком длинные струны
Это быстро, но необходимо.
Пример?
- john.smith@hotmial.con
Явно недействительный. Проверка синтаксиса выявляет его мгновенно.
Благодаря этому первому шагу вы отсеиваете адреса, которые никогда не были действительными. Часто они поступают из форм регистрации, не имеющих внешней проверки.
Шаг 2: Проверка домена и DNS
Если формат адреса выглядит нормально, инструмент проверяет, существует ли почтовый домен.
Используя записи DNS, службы проверки электронной почты проверяют, может ли домен принимать сообщения, не является ли он просроченным, поддельным или недоверенным.
Каким бы «настоящим» ни выглядел адрес, если у @companyabc.com больше нет записей в DNS, это тупик. Здесь также можно выявить проблемы с безопасностью электронной почты.
Шаг 3: Проверка MX-записей и проверка почтового сервера
Затем проверьте MX-записи. Это части DNS-настройки домена, которые говорят миру: «Мы получаем электронную почту здесь».
Нет записи MX? Нет доставки электронной почты. Таким образом, если ваше программное обеспечение для проверки обнаружит отсутствующие или неработающие MX-записи, этот адрес будет помечен как недоставленный.
Затем он проверяет, действительно ли почтовый сервер отвечает, не отправляя никаких реальных писем. В результате инструмент может отлавливать поддельные адреса, которые прошли предыдущие этапы.
Шаг 4: Пинг адреса электронной почты (без отправки сообщения)
Теперь наступает настоящая проверка. Именно об этом думает большинство людей, когда говорят «проверить электронную почту».
Утилита проверяет учетную запись электронной почты на предмет существования адреса электронной почты на сервере. Никакое содержимое не отправляется, никакое сообщение не попадает в почтовый ящик. Это просто тест, чтобы проверить, существует ли почтовый ящик и принимает ли он письма.
- Если он отвечает? Это верное письмо.
- Если нет? Он будет помечен как рискованный, недействительный или неизвестный — в зависимости от того, как ведет себя домен.
Именно здесь возникают сложности с доменами-ловушками. Некоторые домены настроены на прием любых адресов (даже фальшивых), что делает их более сложными для оценки. Хорошая программа проверки электронной почты отметит их как таковые, и вы сможете решить, что делать.
Шаг 5: Окончательный вердикт
После выполнения всех этих проверок инструмент выдает вам список. Обычно каждый адрес помечен как один из следующих:
- Готово — вперед, отправляйте свои email-кампании
- Недействительно — не беспокойтесь
- Рискованно — может быть общий домен, может быть полный почтовый ящик
- Неизвестно — не удалось полностью проверить из-за ограничений сервера
Отсюда вы можете экспортировать проверенные лиды, очистить остальные и чувствовать себя гораздо увереннее при проведении следующей кампании. А если вы используете бесплатную программу проверки электронной почты или API для проверки электронной почты, все эти действия происходят мгновенно, иногда в режиме реального времени, пока люди вводят данные в вашу форму.
Бесплатные и платные инструменты проверки электронной почты: Что нужно знать перед выбором
Возможно, вы думаете: зачем платить, если есть бесплатные инструменты?
Ну… бесплатно может получиться, но не всегда. Но все зависит от того, чего вы на самом деле пытаетесь добиться.
Бесплатные инструменты проверки электронной почты обычно:
- Позволяет проверять один или несколько адресов за раз
- Помогите обнаружить очевидные опечатки или нарушения синтаксиса
- Дать вам поверхностное представление о доставляемости
Это хорошо, если вы проверяете тестовое письмо или проверяете одного клиента перед отправкой предложения. Но как только у вас появятся сотни (или тысячи) контактов, этот бесплатный инструмент уже не подойдет.
Вам потребуется массовая проверка электронной почты. Это означает загрузку полного CSV-файла, прогон его через соответствующий движок и получение чистых результатов для каждого адреса электронной почты. Именно в этом случае платные инструменты будут как нельзя кстати.
Они проводят более глубокие проверки:
- Поиск записей MX
- Обнаружение всех доменов
- Пинг адреса электронной почты и ответ почтового ящика
- Фильтры-ловушки для спама
- Доступ к API для форм регистрации, CRM или пользовательских потоков
Кроме того, платные инструменты обычно предлагают более качественный экспорт данных, организацию списков и обновление статуса в режиме реального времени — так что вы не будете постоянно натыкаться на одни и те же недоставленные адреса.
Если маркетинг по электронной почте является основной частью вашего бизнеса, то это не расходы, а скорее обслуживание.
Выбор лучшего сервиса проверки электронной почты: На что обратить внимание
В инструментах нет недостатка. Но если вы ищете подходящий вариант, вот что действительно важно.
Точность
Цель проста: действительные адреса электронной почты остаются, а нежелательные уходят.
Ищите сервис, который не просто проверяет синтаксис, но и разбирается в поведении почтовых доменов, ответах MX и «серых» зонах, например, принимает все домены.
Скорость
У вас список из 10 000 строк? Вы же не хотите ждать часами. Проверьте, быстро ли инструмент справляется с массовой проверкой, даже для сложных доменов.
Интеграции и доступ к API
Если у вас растущая система (рассылки, CRM, потоки подписчиков), вам понадобится инструмент с надежным API для проверки электронной почты. Бонус, если он работает в режиме реального времени в ваших формах, чтобы отлавливать ошибки до того, как кто-то нажмет кнопку «Отправить».
Управление списками
После проверки вы можете легко отфильтровать, пометить или упорядочить результаты?
Некоторые инструменты предоставляют категории статуса (действительный, рискованный, неизвестный) или помогают сортировать по провайдерам электронной почты или типу домена. Чем больше контекста, тем лучше.
Типы файлов и экспорт
Убедитесь, что ваше программное обеспечение для проверки электронной почты принимает несколько форматов: CSV, XLSX, возможно, даже Google Sheets.
Также проверьте, как он обрабатывает флаги отказов и недействительные категории.
Поддержка и UX
Если инструмент неуклюж, запутан или скрывает свои действия, вы быстро почувствуете себя потерянным.
Лучший сервис проверки электронной почты должен четко объяснять каждый шаг и позволять просматривать результаты без путаницы. А также иметь фантастическую и отзывчивую поддержку.
Почему мы любим Bouncer (и почему маленькие бренды любят его еще больше)
Если вы ищете службу проверки электронной почты, которая работает, Bouncer может стать лучшим выбором.
Он создан для тех, у кого нет времени на расшифровку приборных панелей, тестирование пяти различных инструментов и копание в беспорядочных результатах. Вы импортируете свой список, инструмент проводит проверку, и через несколько минут вы точно знаете, на какие адреса электронной почты можно отправлять письма.
Все просто.
Давайте проверим детали.
Запуск в один клик. Никаких предварительных инвестиций.
Вы можете начать с бесплатной учетной записи. Есть даже функция бесплатной выборки списков и бесплатная программа проверки, которая позволяет протестировать небольшой список, прежде чем запускать полное сканирование. Если образец выглядит чистым? Это хороший знак.
Bouncer может стать вашим разумным способом сэкономить время и кредиты.
Интеллектуальное сканирование с реальной глубиной
За кулисами Bouncer проверяет все самое важное: синтаксис, формат почтового адреса, записи DNS, записи MX, а также то, существует ли почтовый сервер на самом деле. Он даже подключается к SMTP-серверу, чтобы проверить, будет ли ваш почтовый ящик работать.
Но Bouncer идет дальше. Он помечает домены, которые не попадают в поле зрения, проводит пинг-тесты адресов электронной почты и помогает понять, какие адреса являются рискованными и почему.
Вы увидите такие вещи, как:
- Какие адреса являются одноразовыми
- Какие из них относятся к ролевому почтовому ящику
- Какие из них защищены спам-фильтрами
- У кого из них может быть полный почтовый ящик
Именно такая информация поможет вам принимать лучшие решения, а не просто ответы «да» или «нет».
Создан для маркетинга, а не для инженерии
Bouncer был явно создан для маркетологов электронной почты. Вы можете загрузить CSV-файл, использовать бесплатный встроенный инструмент для проверки электронной почты или подключить его непосредственно к потоку регистрации с помощью API проверки электронной почты.
Она прекрасно сочетается с вашими любимыми инструментами маркетинга электронной почты и помогает вам соблюдать законы о конфиденциальности. Таким образом, вы не рискуете репутацией отправителя только для того, чтобы получить несколько дополнительных входящих писем.
Бонус: он правильно решает сложные задачи
Некоторые инструменты не справляются с запутанными доменами или нишевыми почтовыми провайдерами. А вот Bouncer — нет. Он справляется с ними лучше, чем большинство других.
Независимо от того, работаете ли вы с Google Workspace, доменами на хостинге Microsoft или небольшими региональными провайдерами, Bouncer поможет вам избежать поддельных адресов, не пометив по ошибке реальных людей.
Дополнительные советы по поддержанию чистоты и силы вашего email-маркетинга
Значит, вы хотите попробовать проверить свой список адресов электронной почты с помощью Bouncer? Удивительно.
Но не останавливайтесь на достигнутом. Хорошая доставляемость — это не одноразовое решение. Это то, что вы создаете с помощью привычек.
Вот как сделать так, чтобы при каждом нажатии кнопки «Отправить» все было строго и надежно.
Используйте двойную опцию
Когда кто-то подписывается, отправьте ему письмо с подтверждением, прежде чем добавить его в свой настоящий список. Это один из самых простых способов избежать поддельных подписок, опечаток или недействительных адресов. Кроме того, это говорит провайдерам электронной почты о том, что вы играете по правилам.
Проверяйте электронные письма до того, как они попадут в CRM.
Не ждите, пока ваш список устареет. Используйте API проверки электронной почты, подключенный к вашим формам регистрации, чтобы проверять адреса по мере их поступления. Не знаете, как это сделать? Команда поддержки может помочь.
Меньше недоставленных адресов, лучшее размещение в папке «Входящие» и более чистые списки в целом.
Следите за показателями отказов как ястреб
Высокий процент отказов = красный флаг для спам-фильтров.
Даже несколько неудачных отправлений могут навредить вашей репутации отправителя. Возьмите за правило проводить массовую проверку старых сегментов перед каждой новой почтовой кампанией, особенно если они пролежали нетронутыми несколько месяцев.
Регулярно очищайте свой список
Да, регулярно. Если кто-то не открывал или не нажимал на кнопку в течение 6 с лишним месяцев, подумайте о повторном привлечении или удалении. Сохранение действующих адресов электронной почты в вашем списке помогает как в доставке писем, так и в вовлеченности.
Не игнорируйте рискованные или неизвестные результаты
Некоторые инструменты проверки электронной почты помечают адреса как «рискованные» (например, домены для всех или полные ящики). Не думайте, что они безопасны. Вы можете сегментировать эти адреса, протестировать их с помощью малоэффективных электронных сообщений или повременить с рассылкой, пока не убедитесь, что они не откажутся.
Пропустите сомнительные списки
Никаких «скрапленных» писем. Никаких покупных контактов. Никаких исключений.
Обычно они содержат поддельные адреса, устаревшие данные и спам-ловушки. Отправка на них может внести ваш почтовый сервер в черный список быстрее, чем вы думаете.
Отслеживайте весь путь, а не только эффективность доставки электронной почты
Если письмо попадает в почтовый ящик, это еще не значит, что оно работает.
Отслеживайте клики, конверсии, ответы и ответы, отмеченные флажками. Ваша цель — не проверка адресов электронной почты ради нее самой, а достижение реальных людей, которым нужно ваше сообщение.
Проверяйте адреса электронной почты как профессионал!
Маркетинг по электронной почте работает лучше всего, когда он обращается к реальным людям. Это означает, что каждое сообщение, каждая кампания и каждое обновление должны попадать в нужный почтовый ящик.
Единственный способ добиться этого: Начните с чистого списка.
Используйте надлежащий процесс проверки электронной почты, который проверяет синтаксис, статус домена и существование адреса электронной почты. Избегайте рискованных адресов, прекратите отправку на поддельные аккаунты и поддерживайте репутацию отправителя в хорошем состоянии.
Еще лучше? Сделайте это частью своей рутины.
Это не займет много времени и избавит вас от плохих результатов, высокого процента отказов и низкого доверия со стороны поставщиков услуг электронной почты.
Проверяйте электронную почту бесплатно с помощью Bouncer.
