Med över 1,5 miljarder användare över hela världen är Gmail en kraft att räkna med och en av de största e-postplattformarna idag.
Och förutom personligt bruk använder många företag det för att skicka massmeddelanden för marknadsförings- och försäljningsändamål. Allt detta är bra och bra – tills du bestämmer dig för att byta till något annat. Då måste du exportera din e-postlista från Gmail.
Idag ska vi visa dig en enkel process för att göra just det, med steg-för-steg-instruktioner som alla kan följa.
Vad är Gmail?
Gmail är en e-posttjänst från Google. År 2004 lanserades den första gången som ett experiment, där användare endast fick gå med på inbjudan. Experimentfasen för Gmail avslutades 2009, vilket gjorde denna e-postklient tillgänglig för allmänheten.
Tjänsten utformades för att överträffa alla andra tillgängliga e-posttjänster och erbjuder en enorm mängd lagringsutrymme, ett gränssnitt som är väl utformat och lätt att använda avancerade säkerhetsfunktioner och flera inkorgar som är lätta att hantera tack vare olika filter och etiketter.
Dessa utmärkta funktioner är anledningen till att Gmail sticker ut från konkurrenterna och varför det är så populärt som e-postklient över hela världen idag. Gmail ingår i Google Workspace, men kan också användas som ett fristående program.
Numera finns det knappast någon som inte har en e-postadress på Gmail. Och kanske använder du en också, för ditt företagskonto. Gmail är dock inte det bästa för företagsanvändning, varför du kanske vill exportera din e-postlista från Gmail till något annat verktyg.
Så här gör du för att göra just det.
Så här exporterar du Google-kontakter
Om du behöver ladda ner en e-postlista från Gmail kommer du att bli glad att höra att oavsett vilka skäl du har för att göra det, allt som krävs är några enkla steg. För att börja, klicka på Gmail rullgardinsmeny som finns på vänster sida menyn i navigeringsfönstret i ditt Gmail-konto. Välj ”Kontakter” från nästa rullgardinsmeny som visas.
Du får då upp en dialogruta där du kan välja ”Group”. Välj sedan den grupp från vilken du vill hämta din e-postlista. Du kan välja din huvudkontaktlista, en lista över de mest kontaktade mottagarna eller någon annan grupp som du har skapat. Klicka på ”All Contacts” om du vill exportera varje enskild e-postadress till ditt Gmail-konto.
När du har gjort detta kommer nedladdningsguiden att leda dig till en sida där du kan välja det filformat du vill spara din nedladdade e-postlista. Om du vill använda din exporterade kontaktlista utanför Gmail är CSV-format ett av de mest rekommenderade e-postalternativen. När du har valt önskat filformat klickar du på ”Exportera”.
Då kommer en ny dialogruta upp där du kan spara den nedladdade listan. Klicka på ”Save File” och sedan på ”OK” innan du väljer den plats där du vill spara din fil. Namnge filen och klicka slutligen på ”Save” innan du kontrollerar att den har sparats på den plats du har valt.
Så här exporterar du både e-postmeddelanden och kontakter i Gmail
Förutom att exportera alla dina kontakter från Gmail finns det också möjlighet att exportera e-postmeddelanden. Du kanske vill göra detta för att säkerhetskopiera dina meddelanden eller helt enkelt för att du vill flytta dem till en annan plattform och göra affärer via e-post.
För att exportera dina e-postmeddelanden från Gmail börjar du med att öppna din webbläsare, gå till Gmail och logga in om det behövs. När du har loggat in klickar du på Google Apps. Detta är en nio-rektangelsymbol som finns i det övre högra hörnet. När rullgardinsmenyn visas klickar du på ”Konto” och går vidare till ”Personlig information och integritet”.
Välj sedan ”Control Your Content” i det övre vänstra hörnet. Välj ”Skapa arkiv” och klicka på ”Välj data som ska ingå”. Tryck på ”Next” och välj önskat formateringsalternativ bland de tillgängliga alternativen. När du är klar klickar du på ”Skapa arkiv”.
Vänta några sekunder eller minuter tills Gmail har exporterat alla dina e-postmeddelanden. Du kommer sedan att få ett e-postmeddelande i din Gmail-inkorg som innehåller en zip-fil med alla dina arkiverade e-postmeddelanden.
För e-postmarknadsförare kan detta vara en användbar metod för att finslipa sin e-poststrategi och skriva mer effektiva e-postmeddelanden – eftersom de kan analysera de e-postmeddelanden de skrivit och fått från sin e-postpublik.
Varför du bör organisera din kontaktlista i Gmail
Innan du exporterar dina kontakter från Gmail kanske du vill organisera dem i olika listor och e-postmappar. Om du driver ett företag som använder Gmail är dina kontakter särskilt viktiga.
Även om du inte exporterar din lista kan det underlätta kommunikationen med viktiga personer och hjälpa dig att nå affärsframgångar om du håller dem välorganiserade. Att organisera och hantera dina Gmail-kontakter bidrar till snabbare och problemfri export och kan också vara ett viktigt steg för att stärka dina affärsrelationer i stället för att bara göra ett vanligt e-postutskick.
Kanske har du, precis som många andra Gmail-användare, inte tänkt så mycket på dina Gmail-kontakter och ser dem bara som något för konversationer online. Den goda nyheten är att Gmail erbjuder en rad utmärkta verktyg för kontakthantering som gör att du kan använda dina Gmail-kontaktuppgifter när du använder Googles andra verktyg för produktivitet, till exempel kalendern.
Varför är min Google Kontakter-lista viktig?
Du kanske undrar varför det är så viktigt att ha en välorganiserad och hanterad kontaktlista. När allt kommer omkring lagrar Gmail automatiskt alla e-post-ID som du skickar e-post till. Men om du tar dig tid att sortera och organisera dina kontakter blir det lättare för dig om du exporterar dem i framtiden, så att du bättre kan använda hela listan med funktioner som Google erbjuder.
Tänk på att du med tiden kan få många kontakter i Gmail, varav en del inte har någon anledning att kontakta dig igen i framtiden. Det är alltid bättre att organisera dem i grupper som är meningsfulla, så att du snabbare kan hitta och nå de kontakter du har kontakt med. Du kan till exempel enkelt skicka kalla e-postmeddelanden till segmenterade e-postlistor.
Dessutom blir e-postlistor ofta föråldrade med kontaktadresser som inte längre används, och en ren e-postlista är en förutsättning för en bra e-poststrategi.
Eftersom din kontaktlista i Gmail är en del av ditt övergripande Google-konto kommer den lista du skapar i Gmail att vara densamma som den du kan använda med andra Google Workspace-verktyg, vilket kan underlätta när du till exempel delar dokument och filer eller delar din kalender.
På en relaterad anmärkning är det lättare att skicka nyhetsbrev, kalla e-postmeddelanden eller andra batch-e-postmeddelanden om du har dina bulk-e-postlistor snygga och i ordning. En av hemligheterna med effektiva e-postmeddelanden som alla e-postmarknadsförare känner till är att kvaliteten på din lista avgör resultatet.
Så här importerar du en Gmail-kontaktlista
Om du flyttar till Gmail från en annan e-postklient är det första steget att importera namn till din kontaktlista i Gmail. Detta gör du genom att logga in på ditt Gmail-konto och välja Mer och sedan Importera i menyn till vänster i fönstret Kontakter.
Då får du upp en ruta med rubriken ”Importera kontakter från andra konton”. När den visas klickar du på den e-postklient som du för närvarande använder där dina kontakter sparas. Du kommer vanligtvis att uppmanas att godkänna sekretesspolicyn och användarvillkoren och sedan ombes att ange dina inloggningsuppgifter för att komma åt din andra e-postklient. Följ alla anvisningar tills din kontaktlista har importerats till Gmail.
När du är klar kommer ditt Gmail-konto att visa en lista över importerade kontakter. De placeras vanligtvis i en kontaktgrupp som heter ”Importerade (din e-postklient) kontakter”. Du kan ändra namnet på den här gruppen senare om du vill. Kom ihåg att du bara kan använda den här metoden för att importera upp till 3 000 kontakter på en gång.
Om du behöver fler e-postkontakter att importera bör du använda din andra e-postklient för att skapa en exportlista i CSV-format som kan separeras i listor som innehåller färre än 3 000 namn. På så sätt kan du enkelt skicka massmeddelanden (eller bulkmeddelanden) med Gmail eller ett annat verktyg som du väljer senare.
Så här skapar du en ny kontakt i Gmail
Ibland vill du lägga till någon som du precis har träffat som en kontakt i Gmail, till exempel om du har fått ett visitkort med någons e-postadress. Du lägger till en ny kontakt i Gmail genom att gå till sökfältet längst upp i fönstret, där du kan söka efter en kontakt genom att skriva in e-postadressen och trycka på sök-knappen.
Alternativt kan du använda etikett-ikonen längst ned till höger i fönstret. Klicka på ikonen ”Lägg till nya kontakter” och skriv namnet på den kontakt som du vill lägga till när du uppmanas att göra det, tillsammans med deras profilikon. Du kan få förslag baserade på det namn du skriver in med hjälp av befintliga Google+ profiler.
Klicka sedan på ”Skapa”, som kommer att visa ett tomt kontaktkort. Ange all information som du vill lagra om din nya kontakt och klicka på knappen ”Spara”. Du är nu ett steg närmare din nästa e-postkampanj.
Hur man bygger Gmail-kontaktlista eller Google Groups
Det finns en gruppfunktion i Gmail som hjälper alla att sortera sina överfulla inkorgar och underlätta kommunikationsprocessen – den kallas Google Groups.
Med funktionen Google Groups kan du organisera dina Gmail-kontakter på ett bättre sätt genom att gruppera dem utifrån dina valda kriterier, där varje grupp innehåller en e-postadress för varje deltagare. Du kan till exempel ha en grupp för vänner, en annan för familjen, en för arbetskamrater, en för kunder, en för anställda och andra typer av Google-grupper med en annan lista över personer som du vill nå ut till.
Du skapar en grupp genom att gå till fönstret Kontakter och klicka på ”Ny grupp” i sidopanelen. Då kommer ett popup-fönster upp. Namnge din grupp och klicka sedan på ”Skapa grupp”. Sedan kan du lägga till kontakter genom att klicka på kontaktknappen ”Lägg till person” längst ned till höger. Klicka på personens namn för att lägga till den i gruppen, eller klicka på ”Skapa” för att skapa en ny kontakt att lägga till i gruppen.
Avslutning
E-postmarknadsföringskampanjer som körs i Google är okej – men du förtjänar bättre än så. Genom att exportera din e-postlista från Gmail kan du se till att din nästa e-postkampanj kan göras med valfritt verktyg. Och det här är inte en svår process på något sätt – vem som helst kan göra det.
Och för att skydda dina framtida e-postmeddelanden från att gå ut till fel kontaktadresser bör du validera dina listor i tid! E-postdistributionslistor kan bli inaktuella när e-postmeddelanden blir föråldrade, människor slutar använda dem eller kanske lägger till ett e-postmeddelande med ett stavfel i din lista.
Validera enskilda e-postmeddelanden och listor med Bouncer och se till att dina e-postmätvärden är genom taket i alla dina e-postmarknadsföringskampanjer! Registrera dig för din kostnadsfria testversion nu och kom igång.
Vanliga frågor och svar
Är det enkelt att exportera en e-postlista från Gmail?
Det är faktiskt så enkelt att alla med ett Gmail-konto kan göra det med bara några få klick. Oavsett hur många e-post-ID, kontaktetiketter eller Google Groups du har, är det enkelt. Det finns inget behov av att ha en ägarroll eller något annat specifikt – alla med tillgång till ett Gmail-konto kan göra det.
Kan jag exportera en e-postlista från Gmail till Excel?
Ja, som standard kommer du att exportera din lista till CSV-fil som alla Excel eller Google Sheets kan öppna med lätthet.
Finns det appar för att extrahera e-postmeddelanden som jag kan använda?
Ja, förutom det manuella alternativet som beskrivs ovan (som är helt gratis att använda) finns det gratis och betalda Google Chrome-tillägg och e-postappar som kan hjälpa dig att automatiskt exportera dina Gmail-kontaktadresser.
