9 grunde til, at e-mails ikke bliver leveret

Hvad er en afvisning af en e-mail?

En afvisning af en e-mail sker, når en markedsførings- eller kommerciel e-mail ikke leveres som planlagt. Der er flere forskellige årsager til, at det kan ske.

Det vigtigste at huske er, at afviste e-mails ikke blot er spild af tid, penge og kræfter, men også kan have en negativ indvirkning på din e-mailleveringsgrad. Det skyldes, at hvis din virksomhed har en høj afvisningsprocentkan servere markere dine e-mails som upålidelige og begynde at blokere dem automatisk eller sende dem til spam.

Derfor er det meget vigtigt at sikre, at du overvåger afviste e-mails og renser din e-mail-liste regelmæssigt.

Hårde og bløde afvisninger af e-mails

Der er to hovedtyper af e-mailafvisninger - bløde eller hårde afvisninger. Den ene er midlertidig, og den anden er permanent.

Bløde studser: I tilfælde af en soft bounce betyder det, at e-mail-adressen er gyldig, og meddelelsen blev leveret til indbakken. Men afvisningen skete, fordi postkassen var fuld, fordi meddelelsen var for stor til indbakken, eller fordi serveren var nede.

Det anses generelt for at være et midlertidigt problem, da det kan afhjælpes, hvis serveren repareres, hvis modtageren rydder op i sin indbakke, eller hvis du reducerer størrelsen af meddelelsen.

Hårde stød: En hård afvisning sker, når en e-mail afvises fuldstændigt, fordi e-mailadressen ikke findes eller på anden måde er ugyldig.

Dette er en permanent situation, og alle e-mail-adresser, der kommer tilbage med en hård afvisning, bør fjernes fra din mailingliste for at undgå, at denne situation opstår igen.

Almindelige årsager til, at e-mails ikke bliver leveret

Der er forskellige årsager til, at en e-mail kan afvises. Nogle af de mest almindelige er bl.a.:

1 - E-mail-adressen eksisterer ikke

En afvisning, der er markeret som en ikke-eksisterende e-mailadresse, kan være sket, da den person, der havde e-mailadressen, forlod organisationen, og kontakten blev slettet, eller hvis du har sendt en meddelelse til en e-mailadresse, der ikke er stavet korrekt.

Der er også en chance for, at modtageren kan have opgivet en falsk e-mailadresse, hvilket kan være tilfældet, hvis du indsamler kontaktoplysninger via en online tilmeldingsformular.

2 - Uleverbar e-mail

Denne studiekategori vil normalt være et blødt studs. Når en afvist e-mail er i kategorien "undeliverable", indikerer det normalt, at den modtagende e-mail-server er overbelastet, ikke kunne findes eller er midlertidigt utilgængelig.

Når serveren ikke kan findes, kan det i mange tilfælde betyde, at den er styrtet ned eller er nede på grund af vedligeholdelse. I dette tilfælde vil det normalt blot betyde, at man skal vente et stykke tid, før man kan forsøge at sende e-mailen igen. Men hvis du bemærker, at en e-mail-adresse gentagne gange bliver afvist af denne grund, kan det betyde, at serveren er nede for altid.

3 - Automatisk svar

Hvis en person er gået på ferie og har indstillet en automatisk svarfunktion, vil alle e-mails, du sender til vedkommende, blive afvist. Det er dog vigtigt at bemærke, at din e-mail i modsætning til andre afvisningskategorier stadig vil blive leveret til indbakken ved denne lejlighed.

Det kan dog være værd at holde øje med, hvor ofte denne e-mailadresse får et automatisk afvist svar; hvis der er gået måneder, og personen ikke ser ud til at vende tilbage i den nærmeste fremtid, kan du overveje at fjerne kontakten fra din liste.

4 - Fuld postkasse

Hvis du sender en e-mail til en kontakt, der har så mange e-mails i sin indbakke, at de ikke kan modtage flere, vil alle de beskeder, du sender til dem, blive afvist. Dette er dog normalt midlertidigt, og du vil være i stand til at levere en e-mail til modtageren, når der er plads nok i deres indbakke til den.

Det er vigtigt at overvåge det, da det kan betyde, at en kontaktperson ikke længere kontrollerer adressen.

5 - Blokeret e-mail

Når e-mail-adresser er placeret i kategorien "blokeret", betyder det, at den indgående e-mail er blevet blokeret af serveren. Dette er ofte en almindelig forekomst blandt skoler eller offentlige myndigheder, hvor servere ofte er mere strenge, når det kommer til de e-mails, de modtager, hvilket er grunden til, at implementering af en pålidelig skole helpdesk-software kan i høj grad forbedre kommunikationen og strømline de tekniske supportprocesser.

6 - Spamfilter

I nogle tilfælde kan spamfiltre være årsagen til en stigning i antallet af ikke-afleverede e-mails. Hvis du bruger et sortlistet e-mail-adresse eller IP-adresse, så vil ingen af de meddelelser, som du sender i massevis, sandsynligvis blive leveret til og modtaget af modtagerne.

7 - Forkert vedhæftet fil

De fleste e-mailhostingudbydere har begrænsninger med hensyn til typen og størrelsen af vedhæftede filer. Disse kan gælde både for den klient, som du sender beskeden fra, og for modtageren. I de fleste tilfælde skyldes dette en forkert filstørrelse, og størstedelen af denne type af afvisninger skyldes for store vedhæftede filer.

8 - Greylisting

Greylist er en bestemt type spamfilter, der ikke tillader, at e-mailen leveres i et kort tidsrum. Dette kan være 900 sekunder eller mindre. Når dette sker, vil du normalt modtage en bounce back-kode for at informere dig om situationen. Når tidsrammen er overskredet, udsender serveren en ny anmodning og afslutter leveringen.

9 - Dårligt omdømme for afsenderen

Endelig, hvis der ikke er nogen åbenlyse årsager til, at en e-mail er blevet afvist, f.eks. en stor vedhæftet fil eller at e-mailen ikke længere eksisterer, og du bemærker andre problemer med leveringsevnen, kan det være din afsender score, der er skyld i det.

Afsender score eller omdømme score henviser til den måde, som internetudbyderen ser e-mailadresser på. Hvis du har en lav afsender score, vil mange, hvis ikke alle dine meddelelser aldrig nå frem til de tilsigtede indbakker.

Sådan reducerer du din e-mailafvisningsrate

En høj afvisningsrate er ikke godt for din e-mailliste og har stor indflydelse på leveringsmulighederne og den overordnede succes for dine e-mail-marketingkampagner. Det er vigtigt at overvåge din afvisningsrate nøje og være klar til at tage det næste skridt, hvis du ser, at nogle e-mailadresser hele tiden afvises.

Brug af en e-mail tester

En af de bedste måder at holde din afvisningsrate lav, før du begynder at sende markedsføringsmails, er at bruge et værktøj til test af e-mails, før du begynder at sende beskeder til dine modtagere. Ved at teste din e-mailliste kan du finde ud af, om du har problemer, der sandsynligvis vil føre til en hård afvisning, f.eks. falske e-mail-adresser, ugyldige e-mail-adresser, stave- og skrivefejl eller e-mail-adresser, der ikke findes.

Hvordan en Deliverability Tester kan hjælpe dig med at undgå Bounces

En leveringstest kan hjælpe dig med at få en klarere idé om, hvilke e-mailadresser der sandsynligvis vil modtage dine beskeder, og hvilke der sandsynligvis vil blive afvist. Når en e-mailadresse kommer tilbage som ugyldig eller ikke-eksisterende, kan du nemt fjerne den fra din liste uden at skulle sende en e-mail og risikere at øge din afvisningsrate.

Et værktøj til test af leveringsegnethed vil hjælpe dig med at finde ud af, hvilke e-mailadresser der er suspenderet, ikke eksisterer eller ikke kan leveres, så du straks kan afmelde dem fra din liste.

Når du har fjernet e-mailadressen, kan du overveje at kontakte den tiltænkte modtager på en anden måde for at se, om deres e-mailadresse er blevet ændret, og sende dem et link til en leadgenereringsside, hvor de kan tilmelde sig med deres nye, korrekte e-mailadresse.

Valideringstester - Hvad er den bedste metode?

Sammen med værktøjer, som du kan bruge til at køre en test af alle de e-mailadresser, du har indsamlet til din liste, for at kontrollere, om de er unøjagtige eller ikke længere eksisterer, er dobbelt opt-in en anden måde, hvorpå du kan sikre dig, at du kun sender e-mails til modtagere, der er valideret og ønsker at modtage meddelelser fra dig.

Den nemmeste måde at gøre dette på er at oprette en automatisk bekræftelsesmail, som sendes til alle e-mailadresser, der er indtastet i din tilmeldingsformular, med et link, som modtageren skal klikke på for at bekræfte, at de rent faktisk tilmelder sig din liste og ønsker at modtage yderligere kommunikation fra dig.

Når du har gjort dette, bør du først tilføje en e-mail-adresse til din liste, når du modtager en bekræftelse på, at modtageren har fulgt linket i e-mailen.

Der kan være mange årsager til, at e-mails bliver afvist. Oftest er der tale om et midlertidigt problem, f.eks. en fuld indbakke eller en stor fil, som kan løses. Men hårde bounces på grund af f.eks. forkerte e-mailadresser kan forårsage alvorlig skade på din afsender score og føre til yderligere bounces i fremtiden.