9 anledningar till att e-postmeddelanden inte levereras

Vad är en avvisad e-post?

En e-postavvisning inträffar när ett marknadsförings- eller kommersiellt e-postmeddelande inte levereras som avsett. Det finns flera olika anledningar till varför det kan hända.

Det viktigaste att komma ihåg är att det inte bara är slöseri med tid, pengar och ansträngning att skicka e-postmeddelanden utan att det också kan ha en negativ inverkan på din leveransfrekvens. Detta beror på att om ditt företag har en hög studsfrekvensOm du har en e-postadress, kan det hända att servrar markerar din e-post som opålitlig och börjar automatiskt blockera den eller skicka den till skräppost.

Därför är det mycket viktigt att se till att du övervakar avvisade e-postmeddelanden och rensar din e-postlista regelbundet.

Hårda och mjuka e-postavvisningar

Det finns två huvudtyper av e-postavvisningar - mjuka eller hårda avvisningar. Den ena är tillfällig och den andra är permanent.

Mjuka studsar: I fallet med en mjuk studs betyder det att e-postadressen är giltig, och meddelandet kom till inkorgen. Men det hände att meddelandet inte kom fram eftersom brevlådan var full, meddelandet var för stort för inkorgen eller servern var nere.

Det anses i allmänhet vara ett tillfälligt problem eftersom det kan åtgärdas om servern repareras, om mottagaren rensar sin inkorg eller om du minskar storleken på meddelandet.

Hårda studsar: En hård studs inträffar när ett e-postmeddelande avvisas helt och hållet på grund av att e-postadressen inte finns eller på annat sätt är ogiltig.

Detta är en permanent situation, och alla e-postadresser som kommer tillbaka med en hård studs bör tas bort från din e-postlista för att undvika att detta händer igen.

Vanliga orsaker till att e-postmeddelanden inte levereras

Det finns flera olika anledningar till att ett e-postmeddelande kan avvisas. Några av de vanligaste är:

1 - E-postadressen finns inte

En studs som markeras som en obefintlig e-postadress kan ha uppstått när personen som hade e-postadressen lämnade organisationen och kontakten raderades, eller om du har skickat ett meddelande till en e-postadress som inte är korrekt stavad.

Det finns också en chans att mottagaren har angett en falsk e-postadress, vilket kan vara fallet om du samlar in kontaktinformation via ett anmälningsformulär online.

2 - E-post som inte kan levereras

Denna studskategori är vanligtvis en mjuk studs. När ett e-postmeddelande som studsar är i kategorin "oleverbar" visar det vanligtvis att den mottagande e-postservern är överbelastad, inte kunde hittas eller är tillfälligt otillgänglig.

När servern inte kan hittas kan det i många fall betyda att den har kraschat eller är nere för underhåll. I det här fallet innebär det oftast bara att man väntar ett tag innan man försöker skicka e-postmeddelandet igen. Men om du märker att en e-postadress upprepade gånger studsar av den här anledningen kan det betyda att servern är nere för gott.

3 - Automatiskt svar

Om någon har åkt på semester och har ställt in en automatisk svarsfunktion kommer alla e-postmeddelanden som du skickar till dem att studsa. Det är dock viktigt att notera att till skillnad från andra typer av avvisningar kommer ditt e-postmeddelande ändå att levereras till inkorgen vid detta tillfälle.

Det kan dock vara värt att övervaka hur ofta den här e-postadressen får ett automatiskt svar; om det har gått flera månader och personen inte verkar komma tillbaka inom en snar framtid bör du överväga att ta bort kontakten från din lista.

4 - Full brevlåda

Om du skickar ett e-postmeddelande till en kontakt som har så många e-postmeddelanden i sin inkorg att de inte kan ta emot fler, kommer alla meddelanden du skickar till dem att studsa. Detta är dock oftast tillfälligt, och du kommer att kunna leverera ett e-postmeddelande till mottagaren när inkorgen har tillräckligt med utrymme för det.

Det är viktigt att övervaka detta, eftersom det kan betyda att en kontakt inte längre kontrollerar adressen.

5 - Blockerad e-post

När e-postadresser placeras i kategorin "blockerad" betyder det att inkommande e-post har blockerats av servern. Detta är ofta vanligt i skolor och myndigheter där servrarna ofta är strängare när det gäller e-post som de tar emot, vilket är anledningen till att implementera en pålitlig programvara för skolans helpdesk kan avsevärt förbättra kommunikationen och effektivisera processerna för teknisk support.

6 - Filter för skräppost

I vissa fall kan skräppostfilter vara orsaken till en ökning av antalet olevererade e-postmeddelanden. Om du använder ett svartlistad e-postadress eller IP-adress, är det inte troligt att något av de meddelanden som du skickar i bulk kommer att levereras till och tas emot av mottagarna.

7 - Felaktig bifogad fil

Majoriteten av e-postleverantörerna har begränsningar för typ och storlek på filbilagor. Dessa kan gälla både för den klient som du skickar meddelandet från och för mottagaren. Oftast beror detta på en felaktig filstorlek, och majoriteten av den här typen av studsar uppstår på grund av för stora bilagor.

8 - Greylisting

Greylist är en viss typ av skräppostfilter som inte tillåter att e-postmeddelandet levereras under en kort tid. Detta kan vara 900 sekunder eller mindre. När detta händer får du vanligtvis en bounce back-kod för att informera dig om situationen. När tidsramen har gått ut skickar servern en andra begäran och slutför leveransprocessen.

9 - Dåligt rykte för avsändaren

Slutligen, om det inte finns några uppenbara skäl till varför ett e-postmeddelande har avvisats, t.ex. en stor bilaga eller att e-postmeddelandet inte längre existerar, och du märker andra problem med leveransförmågan, kan det bero på din avsändarpoäng.

Avsändarpoäng eller ryktespoäng avser hur e-postadresser betraktas av ISP. Om du har en låg avsändarpoäng kommer många, om inte alla dina meddelanden aldrig att nå de avsedda inkorgen.

Hur du kan minska din avvisningsfrekvens för e-post

En hög avvisningsfrekvens är inte bra för din e-postlista och har stor inverkan på leveransförmågan och den övergripande framgången för dina e-postmarknadsföringskampanjer. Det är viktigt att övervaka din avvisningsfrekvens noga och vara redo att ta nästa steg om du ser att vissa e-postadresser ständigt avvisas.

Användning av en e-posttestare

Ett av de bästa sätten att hålla nere avvisningsfrekvensen innan du börjar skicka marknadsföringsmeddelanden är att använda ett verktyg för testning av e-postmeddelanden innan du börjar skicka meddelanden till dina mottagare. Genom att testa din e-postlista kan du ta reda på om du har några problem som sannolikt leder till en hård avvisningsfrekvens, t.ex. falska e-postadresser, ogiltiga e-postadresser, stavfel och stavfel eller e-postadresser som inte existerar.

Hur en testare av leveransförmåga kan hjälpa dig att undvika avvisningar

Ett testprogram för leveransbarhet kan hjälpa dig att få en klarare uppfattning om vilka e-postadresser som sannolikt kommer att ta emot dina meddelanden och vilka som är mer benägna att avbryta dem. När en e-postadress kommer tillbaka som ogiltig eller obefintlig kan du enkelt ta bort den från din lista utan att behöva skicka ett e-postmeddelande och riskera att öka din avvisningsfrekvens.

Ett verktyg för testning av leveransbarhet hjälper dig att avgöra vilka e-postadresser som är avstängda, obefintliga eller omöjliga att leverera, så att du omedelbart kan avregistrera dem från din lista.

När du har tagit bort e-postadressen kan du överväga att ta kontakt med den avsedda mottagaren på ett annat sätt för att se om deras e-postadress har ändrats och skicka dem en länk till en landningssida för leadsgenerering där de kan registrera sig med sin nya, korrekta e-postadress.

Valideringstestare - Vilken är den bästa metoden?

Förutom verktyg som du kan använda för att testa alla e-postadresser som du har samlat in till din lista för att kontrollera om de är felaktiga eller inte längre existerar, är dubbel opt-in ett annat sätt att se till att du bara skickar e-post till mottagare som är bekräftade och vill ta emot meddelanden från dig.

Det enklaste sättet att göra detta är att skapa ett automatiskt bekräftelsemail som skickas till alla e-postadresser som anges i ditt opt-in-formulär, med en länk som mottagaren kan klicka på för att bekräfta att de faktiskt registrerar sig på din lista och vill ta emot ytterligare kommunikation från dig.

När du har gjort detta bör du lägga till en e-postadress i din lista först när du får en bekräftelse på att mottagaren har följt länken i e-postmeddelandet.

Det finns många orsaker till att e-postmeddelanden inte kommer fram. Oftast är det ett tillfälligt problem, t.ex. en full inkorg eller en stor fil, som kan åtgärdas. Hårda studsar på grund av till exempel felaktiga e-postadresser kan dock orsaka allvarlig skada på din avsändarpoäng och leda till ytterligare studsar i framtiden.