9 Gründe, warum Emails nicht zugestellt werden

Was ist ein E-Mail-Bounce?

Ein E-Mail-Bounce tritt auf, wenn eine Marketing- oder Werbe-E-Mail nicht wie vorgesehen zugestellt wird. Es gibt verschiedene Gründe, warum dies passieren kann.

Das Wichtigste ist, dass Bounces nicht nur Zeit, Geld und Mühe kosten, sondern sich auch negativ auf die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails auswirken können. Denn wenn Ihr Unternehmen eine hohe Bounce-QuoteServer können Ihre E-Mails als nicht vertrauenswürdig einstufen und beginnen, sie automatisch zu blockieren oder als Spam zu versenden.

Aus diesem Grund ist es sehr wichtig, dass Sie unzustellbare E-Mails überwachen und Ihre E-Mail-Liste regelmäßig bereinigen.

Harte und weiche E-Mail Bounces

Es gibt zwei Haupttypen von E-Mail-Bounces - weiche oder harte Bounces. Die eine ist vorübergehend, die andere dauerhaft.

Soft Bounces: Im Falle eines Soft Bounce bedeutet dies, dass die E-Mail Adresse gültigund die Nachricht wurde an den Posteingang zugestellt. Der Bounce erfolgte jedoch, weil das Postfach voll war, die Nachricht zu groß für den Posteingang war oder der Server ausgefallen ist.

Im Allgemeinen handelt es sich um ein vorübergehendes Problem, das behoben werden kann, wenn der Server repariert wird, der Empfänger seinen Posteingang bereinigt oder wenn Sie die Größe der Nachricht verringern.

Harte Schläge: Ein Hard Bounce liegt vor, wenn eine E-Mail vollständig zurückgewiesen wird, weil die E-Mail-Adresse nicht existiert oder aus anderen Gründen ungültig ist.

Dies ist eine dauerhafte Situation, und alle E-Mail-Adressen, die mit einem "Hard Bounce" zurückkommen, sollten aus Ihrer Mailingliste entfernt werden, um zu vermeiden, dass diese Situation erneut auftritt.

Häufige Gründe, warum E-Mails nicht zugestellt werden

Es gibt verschiedene Gründe, warum eine E-Mail nicht ankommt. Einige der häufigsten Gründe sind:

1 - Die E-Mail-Adresse ist nicht vorhanden

Ein Bounce, der als nicht existierende E-Mail-Adresse markiert ist, kann passieren, wenn die Person, die die E-Mail-Adresse hatte, die Organisation verlassen hat und der Kontakt gelöscht wurde, oder wenn Sie eine Nachricht an eine E-Mail-Adresse gesendet haben, die nicht korrekt geschrieben ist.

Es besteht auch die Möglichkeit, dass der Empfänger eine falsche E-Mail-Adresse angegeben hat, was der Fall sein könnte, wenn Sie Kontaktinformationen über ein Online-Anmeldeformular sammeln.

2 - Unzustellbare E-Mail

Bei dieser Bounce-Kategorie handelt es sich in der Regel um einen Soft Bounce. Wenn eine gebouncte E-Mail in die Kategorie "unzustellbar" fällt, bedeutet dies in der Regel, dass der empfangende E-Mail-Server überlastet ist, nicht gefunden werden konnte oder vorübergehend nicht verfügbar ist.

Wenn der Server nicht gefunden werden kann, bedeutet das in vielen Fällen, dass er abgestürzt ist oder derzeit wegen Wartungsarbeiten nicht funktioniert. In diesem Fall heißt es in der Regel nur, eine Weile zu warten und dann zu versuchen, die E-Mail erneut zu versenden. Wenn Sie jedoch feststellen, dass eine E-Mail-Adresse aus diesem Grund wiederholt gebounct wird, kann dies bedeuten, dass der Server endgültig ausgefallen ist.

3 - Automatische Rückmeldung

Wenn jemand in den Urlaub gefahren ist und eine automatische Antwortfunktion eingestellt hat, werden alle E-Mails, die Sie an diese Person senden, zurückgeschickt. Im Gegensatz zu anderen Bounce-Kategorien wird Ihre E-Mail in diesem Fall dennoch erfolgreich im Posteingang zugestellt.

Es könnte sich jedoch lohnen, zu beobachten, wie oft diese E-Mail-Adresse einen automatischen Antwort-Bounce erhält. Wenn dies schon Monate her ist und die Person sich scheinbar nicht mehr meldet, sollten Sie in Erwägung ziehen, den Kontakt aus Ihrer Liste zu entfernen.

4 - Volle Mailbox

Wenn Sie eine E-Mail an einen Kontakt senden, der so viele E-Mails in seinem Posteingang hat, dass er keine weiteren empfangen kann, werden alle Nachrichten, die Sie an ihn senden, zurückgewiesen. Dies ist jedoch in der Regel nur vorübergehend der Fall, und Sie können dem Empfänger eine E-Mail erfolgreich zustellen, wenn sein Posteingang genügend Platz dafür bietet.

Es ist wichtig, dies zu überwachen, da es bedeuten könnte, dass der Kontakt diese Adresse nicht mehr überprüft.

5 - Blockierte E-Mail

Wenn E-Mail-Adressen in der Kategorie "blockiert" aufgeführt sind, bedeutet dies, dass die eingehende E-Mail vom Server blockiert wurde. Dies ist häufig bei Schulen oder Behörden der Fall, wo die Server oft strenger sind, wenn es um den Empfang von E-Mails geht, weshalb die Implementierung eines zuverlässigen Helpdesk-Software für Schulen kann die Kommunikation erheblich verbessern und die technischen Supportprozesse rationalisieren.

6 - Spam-Filter

In manchen Fällen können Spam-Filter der Grund für eine hohe Anzahl nicht zugestellter E-Mails sein. Wenn Sie einen auf die schwarze Liste gesetzt. Wenn Sie keine E-Mail-Adresse oder IP-Adresse haben, wird wahrscheinlich keine der Nachrichten, die Sie in Massen versenden, an die Empfänger zugestellt und von ihnen empfangen.

7 - Falscher Dateianhang

Die meisten E-Mail-Hosting-Anbieter haben Beschränkungen hinsichtlich der Art und Größe von Dateianhängen. Diese können sowohl für den Client, von dem Sie die Nachricht senden, als auch für den Empfänger gelten. Meistens ist dies auf eine falsche Dateigröße zurückzuführen, wobei die meisten dieser Bounce-Fälle auf zu große Anhänge zurückzuführen sind.

8 - Greylisting

Die Greylist ist eine bestimmte Art von Spam-Filter, der die Zustellung der E-Mail für eine kurze Zeitspanne verhindert. Dies kann 900 Sekunden oder weniger sein. In diesem Fall erhalten Sie normalerweise einen Bounce-Back-Code, um Sie über die Situation zu informieren. Sobald die Zeitspanne verstrichen ist, stellt der Server eine zweite Anfrage und schließt den Zustellvorgang ab.

9 - Schlechte Reputation des Absenders

Wenn es keine offensichtlichen Gründe dafür gibt, warum eine E-Mail gebounct wurde, wie z. B. ein großer Anhang oder eine nicht mehr existierende E-Mail, und Sie andere Zustellbarkeitsprobleme feststellen, könnte Ihr Absender-Score daran schuld sein.

Die Absenderbewertung oder Reputationsbewertung bezieht sich auf die Art und Weise, wie E-Mail-Adressen von Internetdienstanbietern betrachtet werden. Wenn Sie eine niedrige Absenderbewertung haben, werden viele, wenn nicht sogar alle Ihrer Nachrichten nie in den Posteingang der Empfänger gelangen.

Wie Sie die Absprungrate Ihrer E-Mails reduzieren können

Eine hohe Bounce-Rate ist nicht gut für Ihre E-Mail-Liste und hat große Auswirkungen auf die Zustellbarkeit und den Gesamterfolg Ihrer E-Mail-Marketingkampagnen. Es ist wichtig, Ihre Bounce-Rate genau zu überwachen und bereit zu sein, den nächsten Schritt zu unternehmen, wenn Sie feststellen, dass einige E-Mail-Adressen ständig abspringen.

Verwendung eines E-Mail-Testers

Eine der besten Möglichkeiten, Ihre Bounce-Rate niedrig zu halten, bevor Sie mit dem Versand von Marketing-E-Mails beginnen, ist die Verwendung eines E-Mail-Testtools, bevor Sie mit dem Versand von Nachrichten an Ihre Empfänger beginnen. Durch das Testen Ihrer E-Mail-Liste können Sie herausfinden, ob Sie Probleme haben, die wahrscheinlich zu einem harten Bounce führen, wie z. B. falsche E-Mail-Adressen, ungültige E-Mail-Adressen, Rechtschreib- und Tippfehler oder E-Mail-Adressen, die nicht existieren.

Wie ein Zustellbarkeitstester Ihnen helfen kann, Bounces zu vermeiden

Ein Zustellbarkeits-Tester kann Ihnen helfen, eine klarere Vorstellung davon zu bekommen, welche E-Mail-Adressen Ihre Nachrichten wahrscheinlich erhalten werden und welche eher abgewiesen werden. Wenn eine E-Mail-Adresse als ungültig oder nicht existent zurückkommt, können Sie sie leicht aus Ihrer Liste entfernen, ohne eine E-Mail versenden zu müssen und zu riskieren, dass Ihre Bounce-Rate steigt.

Mit Hilfe eines Zustellbarkeits-Tools können Sie feststellen, welche E-Mail-Adressen gesperrt, nicht vorhanden oder unzustellbar sind, so dass Sie diese sofort aus Ihrer Liste streichen können.

Sobald Sie die E-Mail-Adresse entfernt haben, sollten Sie überlegen, ob Sie den Empfänger auf andere Weise kontaktieren, um zu sehen, ob sich seine E-Mail-Adresse geändert hat, und ihm einen Link zu einer Landing Page für die Lead-Generierung senden, auf der er sich mit seiner neuen, korrekten E-Mail-Adresse anmelden kann.

Validierungstester - Was ist die beste Methode?

Neben Tools, mit denen Sie alle E-Mail-Adressen, die Sie für Ihre Liste gesammelt haben, testen können, um zu prüfen, ob sie ungenau oder nicht mehr vorhanden sind, ist die doppelte Anmeldung eine weitere Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Sie nur E-Mails an Empfänger versenden, die validiert sind und Nachrichten von Ihnen erhalten möchten.

Am einfachsten ist es, eine automatische Bestätigungs-E-Mail einzurichten, die an alle E-Mail-Adressen gesendet wird, die in Ihr Opt-in-Formular eingegeben wurden. Der Empfänger muss auf einen Link klicken, um zu bestätigen, dass er sich tatsächlich in Ihre Liste einträgt und weitere Mitteilungen von Ihnen erhalten möchte.

Danach sollten Sie eine E-Mail-Adresse erst dann zu Ihrer Liste hinzufügen, wenn Sie eine Bestätigung erhalten, dass der Empfänger dem Link in der E-Mail gefolgt ist.

E-Mails können aus vielen Gründen zurückgeschickt werden. Meistens handelt es sich um ein vorübergehendes Problem wie einen vollen Posteingang oder eine große Datei, das behoben werden kann. Hard Bounces, z. B. aufgrund falscher E-Mail-Adressen, können jedoch Ihrem Absender-Score ernsthaften Schaden zufügen und zu weiteren Bounces in der Zukunft führen.