FRÅGOR OCH SVAR: E-postmeddelanden som studsar tillbaka

Vad betyder "avvisat e-postmeddelande"?

E-postavvisningar uppstår när e-postmeddelanden som du skickar ut av någon anledning inte kan levereras till de avsedda mottagarna. Avsändaren får ett meddelande om att det e-postmeddelande som skickats antingen inte har accepterats eller att ett annat underliggande problem har lett till att meddelandet inte har kunnat levereras.

Om ett e-postmeddelande har studsat tillbaka får du vanligtvis ett e-postmeddelande från din leverantör som anger varför det har studsat tillbaka och ger förslag på hur du kan rätta till situationen.

Vad är Hard Bounce och Soft Bounce i e-postmarknadsföring?

Hard bounces i e-postmarknadsföring uppstår när e-postmeddelandet avvisas helt och hållet. Till exempel om mottagarens e-postadress inte längre existerar, om e-postens domännamn inte längre är tillgängligt eller om du har angett en felaktig e-postadress som inte används. En hard bounce är vanligtvis ett permanent problem som inte går att åtgärda.

Å andra sidan är en mjuk studs inte lika allvarlig som en hård studs. Oftast beror de på ett tillfälligt problem, till exempel att mottagarens inkorg är för full eller att servern inte svarar.

Du får vanligtvis ett e-postmeddelande från servern som informerar dig om att e-postmeddelandet har avvisats och varför, och i de flesta fall kan du försöka igen för att lyckas leverera e-postmeddelandet på nytt vid en senare tidpunkt. I de flesta fall är orsakerna till mjuka studsar inte oroväckande och kan vanligtvis åtgärdas utan att du behöver vidta några åtgärder.

Vad är orsaken till att e-postmeddelanden studsar tillbaka?

Att e-postmeddelanden studsar tillbaka kan ha flera orsaker. Bland de allvarligare orsakerna som sannolikt är permanenta kan nämnas att du har fel e-postadress för din mottagare, att du skickar ett e-postmeddelande till en adress som inte längre existerar eller att domännamnet för e-postadressen inte längre är tillgängligt.

Orsakerna till soft bounces är vanligtvis tillfälliga och kan antingen åtgärdas av dig själv, mottagaren eller e-postleverantören. Om mottagarens inkorg till exempel är full kommer e-postmeddelandet inte längre att studsa efter att mottagaren har raderat några meddelanden. Felstavning av ett namn i en e-postadress som orsakade att meddelandet studsade kan också enkelt rättas till genom att dubbelkontrollera stavningen innan det skickas på nytt.

E-postadresser som inte existerar är den vanligaste orsaken till att e-postadresser skickas tillbaka och beror oftast på stavfel och felstavning snarare än att e-postadressen inte längre existerar. Det kan inträffa om du försöker skicka e-post till en professionell e-postadress och mottagaren har lämnat organisationen.

Vad händer när ett e-postmeddelande avvisas?

En e-postavvisning inträffar när ett meddelande inte skickas till mottagarens inkorg. Du får ett felmeddelande från e-postservern eller målservern i form av en rapport om utebliven leverans när detta inträffar. Meddelandet informerar dig om vad som orsakade att e-postleveransen misslyckades.

För att förstå vad som händer när ett e-postmeddelande studsar tillbaka kan det vara bra att känna till hur ett e-postmeddelande levereras.

När du har skrivit och skickat ett e-postmeddelande överlämnas det till din SMTP-server (Simple Mail Transfer Protocol) för leverans. Servern kontrollerar ditt e-postmeddelande med DNS (Domain Name Server), som fungerar som en adressbok för domännamn och IP-adresser till servrar.

När mottagarens server har lokaliserats skickas meddelandet vidare till deras Mail Transfer Agent (MTA) för att slutföra leveransen, och e-postmeddelandet levereras till mottagaren. Men när ett e-postmeddelande studsar går det sista steget inte som planerat - i stället studsar e-postmeddelandet tillbaka.

Vad är en acceptabel avvisningsfrekvens för e-post?

Helst vill du ha så låga avvisningsfrekvenser som möjligt för dina e-postmeddelanden. Den bästa siffran att sträva efter är under 10%.

Detta beror på att ett stort antal återkommande avvisningar kan vara mycket skadligt för din e-postmarknadsföringskampanj. Det påverkar inte bara ditt företags IP-rykte, utan kan också påverka leveransbarheten för dina e-postmeddelanden i framtiden.

Alla företag som genomför e-postmarknadsföringskampanjer får en poäng för avsändarens rykte, som fungerar på samma sätt som din kreditvärdighet.

Ju fler e-postmeddelanden som studsar tillbaka eller är oönskade, desto sämre blir ditt anseende som avsändare. Eftersom det kan vara svårt att bygga upp ditt anseende igen är det alltid bäst att förhindra att det sjunker från början.

Hur kan du minska antalet avvisade e-postmeddelanden?

Det finns flera metoder att överväga när det gäller att minska antalet avvisade e-postmeddelanden. Det är ofta värt att ta sig tid att ta reda på vad som är huvudorsaken till att ditt e-postmeddelande studsar - kan du se ett mönster?

Om du ofta får avvisade e-postmeddelanden på grund av stavfel och skrivfel kan du jämföra din e-postlista med de e-postmeddelanden som du har för dina mottagare i andra register för att se var du kan rätta till dessa fel.

Dessutom är det troligt att du har många ogiltiga e-postadresser i din lista om du har en hög avvisningsfrekvens, och listan kan behöva rensas.

Du kan förhindra ytterligare misstag genom att erbjuda ett online-anmälningsformulär för att samla in kontakter och genom att använda dubbelopt-in där mottagarna ombeds att bekräfta sin e-post genom att klicka på en länk som skickas till deras inkorg innan de läggs till i sändlistan.

Hur kontrollerar man avvisad e-post?

Du bör redan ha en vag uppfattning om hur många av dina e-postmeddelanden som studsar tillbaka eftersom du får meddelanden i din inkorg som informerar dig om att ditt meddelande inte har levererats.

Du kan enkelt räkna ut hur många e-postmeddelanden som har studsat tillbaka i procent av det totala antalet e-postmeddelanden som du har skickat. Du kan räkna ut detta genom att dividera det totala antalet e-postmeddelanden som skickats med det totala antalet e-postmeddelanden som studsat tillbaka, för att få fram antalet studsade e-postmeddelanden per e-postmeddelande.

Multiplicera sedan detta tal med hundra för att få fram din avvisningsfrekvens i procent av det totala antalet e-postmeddelanden som du har skickat. Om din avvisningsfrekvens är högre än 10% bör du överväga att använda de strategier som anges ovan för att minska den.