Q&A: Odbicia emaili

Co oznacza odrzucenie wiadomości e-mail?

Odbicie wiadomości e-mail występuje wtedy, gdy wiadomości e-mail, które wysyłasz nie mogą być pomyślnie dostarczone do zamierzonych odbiorców z jakiegokolwiek powodu. Email nadawcy powiadomi go, że wysłany przez niego email albo nie został zaakceptowany, albo inny podstawowy problem spowodował niepowodzenie w dostarczeniu wiadomości.

Jeśli wiadomość e-mail została odrzucona, zazwyczaj otrzymasz od swojego dostawcy wiadomość e-mail z informacją, dlaczego doszło do odrzucenia i sugestiami dotyczącymi naprawy sytuacji.

Co to jest Hard Bounce i Soft Bounce w Email Marketingu?

Twarde odbicia w email marketingu występują wtedy, gdy email jest całkowicie odrzucany. Na przykład, jeśli adres email odbiorcy już nie istnieje, nazwa domeny emaila nie jest już dostępna, lub jeśli podałeś nieprawidłowy adres email, który nie jest w użyciu. Twardy bounce jest zazwyczaj trwałym, niemożliwym do naprawienia problemem.

Z drugiej strony, miękki bounce nie będzie tak poważny jak twardy bounce. Najczęściej są one spowodowane tymczasowymi problemami, takimi jak zbyt pełna skrzynka odbiorcy lub brak odpowiedzi serwera.

Zazwyczaj otrzymasz email od serwera z informacją, że wiadomość została odrzucona i dlaczego, i w większości przypadków możesz spróbować ponownie, aby pomyślnie dostarczyć wiadomość w późniejszym czasie. W większości przypadków, przyczyny miękkich odbić nie są powodem do niepokoju i zazwyczaj zostaną naprawione bez potrzeby podejmowania jakichkolwiek działań.

Co powoduje, że emaile się odbijają?

Odbijające się wiadomości e-mail mogą się zdarzyć z wielu powodów. Wśród poważniejszych powodów, które mogą być trwałe, znajdują się: podanie niewłaściwego adresu e-mail odbiorcy, wysłanie wiadomości na adres, który już nie istnieje lub nazwa domeny adresu e-mail, która nie jest już dostępna.

Przyczyny miękkich odbić są zazwyczaj tymczasowe i mogą być naprawione przez Ciebie, odbiorcę lub dostawcę emaili. Na przykład, jeśli skrzynka odbiorcy jest pełna, to po usunięciu kilku wiadomości nie będą się one już odbijać. Błąd w pisowni nazwiska w adresie e-mail, który spowodował odbicie wiadomości, może być również łatwo naprawiony poprzez dwukrotne sprawdzenie pisowni przed ponownym wysłaniem.

Nieistniejące adresy email są najbardziej popularnym powodem odrzuceń i są zazwyczaj spowodowane literówkami i błędami w pisowni, a nie tym, że email już nie istnieje. Może się to zdarzyć, jeśli próbujesz wysłać wiadomość na profesjonalny adres e-mail, a odbiorca opuścił organizację.

Co się dzieje, gdy email odbija?

Odrzucenie wiadomości e-mail ma miejsce, gdy wiadomość nie zostanie wysłana do skrzynki odbiorcy. W takiej sytuacji otrzymasz komunikat o błędzie z serwera pocztowego lub docelowego serwera pocztowego w postaci raportu o niedostarczeniu wiadomości. Wiadomość ta będzie zawierać informacje o tym, co spowodowało niepowodzenie w dostarczeniu wiadomości e-mail.

Aby zrozumieć, co się dzieje, gdy email odbija się od odbiorcy, warto wiedzieć, jakie są etapy dostarczania wiadomości.

Po skomponowaniu i wysłaniu wiadomości e-mail, jest ona przekazywana do serwera SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) w celu dostarczenia. Serwer ten sprawdza Twoją wiadomość e-mail w DNS (Domain Name Server), który działa jak książka adresowa dla nazw domen i adresów IP serwerów.

Po zlokalizowaniu serwera odbiorcy, wiadomość jest przekazywana do jego Mail Transfer Agent (MTA) w celu dokończenia dostawy, a email jest dostarczany do Twojego odbiorcy. Ale kiedy wiadomość e-mail odbija się, ostatni krok nie idzie zgodnie z planem - zamiast tego, wiadomość odbija się z powrotem.

Co to jest akceptowalny współczynnik odrzuceń dla emaili?

Idealnie byłoby, gdybyś chciał uzyskać jak najniższy wskaźnik odrzuceń emaili. Najlepszą liczbą, do której powinieneś dążyć jest poniżej 10%.

Dzieje się tak dlatego, że duża liczba konsekwentnych odrzuceń wiadomości e-mail może być bardzo szkodliwa dla Twojej kampanii email marketingowej. Nie tylko wpłynie to na reputację IP Twojej firmy, ale również może mieć wpływ na dostarczalność Twoich emaili w przyszłości.

Wszystkie firmy, które prowadzą kampanie email marketingowe otrzymują ocenę reputacji nadawcy, która działa podobnie jak ocena kredytowa.

Im więcej maili zostanie odesłanych lub niechcianych, tym niższy będzie Twój wynik reputacji nadawcy. A ponieważ odbudowanie Twojego wyniku reputacji nadawcy może być trudne, zawsze najlepiej jest zapobiegać jego początkowemu spadkowi.

Jak zmniejszyć współczynnik odrzuceń wiadomości e-mail?

Istnieje kilka metod do rozważenia, jeśli chodzi o zmniejszenie współczynnika odrzuceń wiadomości e-mail. Często warto poświęcić trochę czasu, aby dowiedzieć się, co jest głównym powodem odbitych wiadomości e-mail; czy widzisz wzór?

Jeśli często masz do czynienia z odbitych e-maili z powodu błędów ortograficznych i literówek, może warto porównać swoją listę e-maili do e-maili, które masz dla swoich odbiorców w innych rekordów, aby zobaczyć, gdzie można poprawić te błędy.

Ponadto, jest prawdopodobne, że masz dużo nieważnych adresów e-mail w liście, jeśli masz wysoki współczynnik odbić, a lista może wymagać czyszczenia.

Możesz zapobiec dalszym błędom, oferując formularz zapisu online do zbierania kontaktów oraz stosując double-opt-in, gdzie odbiorcy są proszeni o potwierdzenie swojego e-maila poprzez kliknięcie linku, który jest wysyłany do ich skrzynki odbiorczej, zanim zostaną dodani do listy mailingowej.

Jak sprawdzić Bounce Email?

Powinieneś już mieć mgliste pojęcie przynajmniej, jeśli chodzi o to, ile z Twoich e-maili odbija się od Ciebie, ponieważ będziesz otrzymywać wiadomości w skrzynce odbiorczej, aby poinformować Cię o niedostarczeniu wiadomości.

Możesz łatwo obliczyć współczynnik odrzuceń emaili; jest to liczba emaili, które odbiły się jako procent wszystkich emaili, które zostały wysłane. Możesz to obliczyć dzieląc całkowitą liczbę wysłanych emaili przez całkowitą liczbę emaili, które odbiły się z powrotem, aby uzyskać liczbę odrzuceń na email.

Następnie pomnóż tę liczbę przez sto, aby uzyskać współczynnik odrzuceń jako procent wszystkich wysłanych emaili. Jeśli Twój współczynnik odrzuceń jest wyższy niż 10%, rozważ użycie strategii wymienionych powyżej, aby go zredukować.