En guide til at eksportere kontakter fra Outlook

Når du bruger en e-mailplatform, vil der være en fil med kontakter, som du har tilføjet til systemet over tid.

Microsoft Outlook er en populær e-mailplatform, som automatisk kan oprette en liste over kontakter baseret på de e-mails, du sender og modtager. Men der er nogle tilfælde, hvor du måske gerne vil flytte disse kontakter til en anden platform, f.eks. til Gmail. Hvis du forstår, hvordan du eksporterer dine Outlook-kontakter, sparer du tid og kræfter, fordi du hurtigt kan flytte dine kontakter fra en platform til en anden.

Hvorfor er det vigtigt at eksportere kontakter fra Outlook?

Der er flere grunde til, at det kan være vigtigt at vide, hvordan man eksporterer Outlook-kontakter. Du kan f.eks. have brug for at flytte kontakterne til en anden enhed eller computer, tage backup af dem, importere dem til en anden e-mailtjeneste som Gmail, administrere dem i et program som Microsoft Excel eller eksportere kontakterne til et vCard eller virtuelt visitkort. De fleste af disse muligheder kræver, at du eksporterer til forskellige filtyper. For eksempel skal du typisk bruge en CSV-fil, hvis du eksporterer dine kontakter til en anden e-mailtjeneste. På den anden side kan en VCF-fil, der giver dig mulighed for at importere dine kontakter direkte til Excel, være nødvendig for et virtuelt visitkort. En PST-fil er typisk nødvendig for at tage backup af dine kontakter og data.

Metoder til at eksportere Outlook-kontakter

Der er flere metoder, du kan bruge til at eksportere dine Outlook-kontakter baseret på din version af Outlook. Outlook-programmet opfører sig på samme måde, uanset om du bruger et Windows- eller macOS-operativsystem.

Sådan eksporterer du kontakter fra Outlook 2010

Outlook 2010 er en ældre programversion, som ikke bruges så ofte i dag, men nogle virksomheder bruger den stadig, primært til intern kommunikation. Nogle mennesker bruger stadig Outlook 2010, fordi de ønsker at holde sig inden for et enkelt produktionsår af softwareprogrammet for at spare penge. Hvis du bruger Outlook 2010 og vil eksportere dine kontakter, skal du følge nedenstående trin:

1. Åbn Outlook på din pc eller Mac.
2. Gå til båndet i toppen af programmet, og vælg ‘Filer’.
3. Klik på ‘Indstillinger’, og vælg ‘Avanceret’ i dialogboksen.
4. Vælg “Eksport” for at åbne guiden til import og eksport.
5. Vælg “Eksporter en fil”, og klik derefter på “Næste”.
6. I vinduet “Opret en filtype” skal du vælge den ønskede eksporttype.
7. Der vises en liste over mapper, som du kan eksportere. Vælg den kontaktmappe, du vil eksportere, på denne liste.
8. Vælg “Gennemse”, før du vælger en mappe at eksportere til.
9. Navngiv din fil under muligheden for ‘Gem eksporteret fil som’
10. Vælg “OK”, “Næste” og “Afslut”.
11. Når Outlook har afsluttet eksporten, skal du klikke på ‘OK’.
12. Tjek, at din fil er gemt der, hvor du ønskede, den skulle være.

Sådan eksporterer du kontakter til Outlook 2013

Outlook 2013 er den seneste version af Outlook-softwaren med en anden kodebase end Office 365. Derfor skal man følge forskellige trin i forhold til de nyeste programversioner, når man eksporterer kontakter. En af de største fordele ved Outlook 2013, og grunden til, at mange fortsat bruger det i dag, er, at det har en separat app, som er billigere at købe. Hvis du bruger Outlook 2013 og vil eksportere kontakter, skal du følge disse trin:

1. Åbn Outlook på din pc eller Mac.
2. Gå til det øverste venstre område af programskærmen, og vælg fanen ‘Filer’.
3. Klik på “Åbn og eksporter” i venstre side.
4. Der vises en liste med muligheder. Vælg ‘Import/eksport’.
5. Der kommer en ny liste med muligheder. Vælg “Eksporter til en fil” og derefter “Næste”.
6. Vælg “Kommaseparerede værdier” og derefter “Næste”.
7. Under “Personlige mapper” skal du vælge “Kontakter” og derefter “Næste”.
8. Vælg “Gennemse”, før du vælger det sted, hvor du vil gemme din eksporterede fil.
9. Vælg et navn til din fil, klik på “Næste” og derefter på “Afslut”.
10. Tjek, at din fil er gemt på den ønskede placering.

Sådan eksporterer du kontakter fra webbaseret Outlook

Den webbaserede onlineversion af Outlook kan være en ideel løsning, hvis du gerne vil have adgang til dine kontakter og e-mails, mens du ikke sidder ved din computer. Denne version af Outlook kan nemt tilgås fra en række enheder, der har forbindelse til internettet, herunder gaming-laptops, smartphones, tablets og meget mere, herunder smartwatches og andre ikke-PC-enheder. Hvis du vil eksportere dine kontakter ved hjælp af den webbaserede version af Outlook, skal du følge disse trin:

1. Skriv Outlook i adresselinjen for at få adgang til Outlook-webstedet fra din valgte webbrowser.
2. Log ind på din konto, hvis du bliver bedt om det.
3. Gå til bunden af siden, og vælg symbolet for personer.
4. Vælg “Administrer” på værktøjslinjen, og vælg derefter “Eksporter kontakter”.
5. Vælg, om du vil eksportere alle dine kontakter eller kontakter fra en bestemt mappe.
6. Klik på “Eksporter”.
7. Vælg “Gem som”, og vælg det filformat, du vil gemme kontakterne i.
8. Tjek, at kontakterne er blevet gemt under det navn og på den placering, du har valgt.

Sådan eksporterer du Outlook 365-kontakter

Outlook 2016 og Outlook 2019 er de to nyeste versioner af Outlook, som er Office 365-kompatible. Det har skabt en ny proces for eksport af kontakter for folk, der bruger de nyeste Outlook-versioner. Der er mange væsentlige fordele ved at bruge Office 365, bl.a. at alle Microsoft-programmer som Windows, Word, Outlook, Excel og PowerPoint bruger den samme kode og nemt kan få adgang til hinanden, så du hurtigt og nemt kan udføre forskellige funktioner mellem forskellige programmer, f.eks. øjeblikkelig eksport af kontakter til Excel. Hvis du bruger enten 2016- eller 2019-versionen af Outlook 365, skal du følge disse trin for at eksportere kontakter:

1. Åbn programmet Outlook 365 på din pc eller Mac.
2. Klik på ikonet ‘Applikationer’ øverst til venstre.
3. Vælg “Personer”, og klik derefter på “Administrer”.
4. Vælg “Eksporter kontakter”.
5. Vælg, om du vil eksportere alle kontakter eller en mappe med bestemte kontakter.
6. Afhængigt af din browser skal du vælge enten ‘Gem’ eller ‘Åbn’.
7. Kontrollér, at kontakterne er gemt på den ønskede placering og under det ønskede navn.

Sådan eksporterer du e-mails fra Outlook til Gmail

Du kan eksportere dine e-mails fra en Outlook-konto til en Gmail-konto for at sikkerhedskopiere dem og give dig adgang til ældre e-mails fra et hvilket som helst sted. For at gøre dette skal du tilføje din Gmail-konto til Outlook, før du kopierer og indsætter mapperne. Du skal først konfigurere din Gmail-konto i Outlook. Det gør du på følgende måde:

1. Gå til indstillingsikonet øverst til højre, før du vælger ‘Vis alle Outlook-indstillinger’.
2. Vælg ‘Mail’ i venstre rude.
3. Klik på ‘Synkroniser e-mail’.
4. Vælg ‘Gmail’ under Forbundne konti i højre rude.
5. Indtast det visningsnavn, du ønsker at bruge, når du sender mail via Outlook fra Gmail, på skærmen ‘Tilslut din Google-konto’.
6. Vælg OK.
7. Log ind på din valgte Gmail-konto i Outlook Mail for at give Microsoft adgang til kontoen.
8. Bekræft, at du har forbundet din Gmail-konto med Outlook ved at vælge OK.

Når du har oprettet din Gmail-konto i Google, skal du åbne Outlook og vælge den mappe, der indeholder de e-mails, du ønsker at eksportere. Vælg alle e-mails i mappen ved at trykke på Ctrl+A, eller hold Ctrl nede, mens du vælger de enkelte e-mails, du vil eksportere. Højreklik på de valgte beskeder, før du vælger “Flyt” og derefter “Anden mappe”. Dette vil åbne en dialogboks med Flyt elementer. Vælg din Gmail-konto, og vælg eller opret en ny mappe i din Gmail-konto, som du vil eksportere e-mails til. Flyt de valgte e-mails ved at klikke på ‘OK’.

Sådan eksporterer du Outlook-e-mails til Excel

Du kan også eksportere dine Outlook-e-mails ved at sende dem til et Excel-regneark, hvor du opretter et regneark med forskellige kolonner. Det kan være særligt nyttigt, hvis du allerede bruger Excel til f.eks. regnskabsmæssige formål. Sådan gør du:

1. Gå til Filer i Outlook, og vælg Åbn og eksporter.
2. Vælg Import/Eksport.
3. Vælg “Eksporter til en fil”, og klik derefter på “Næste”.
4. Vælg “Microsoft Excel”, og klik derefter på “Næste”.
5. Vælg den e-mailmappe, du vil eksportere beskeder fra, og vælg “Næste”.
6. Vælg den mappe, hvor du vil gemme dine eksporterede e-mails, og vælg et navn til din eksporterede fil, før du vælger “OK”.
7. Klik på ‘Næste’ og derefter på ‘Afslut’.
8. Den nye Excel-fil kan åbnes på den valgte placering.

Uanset om du vil eksportere kontakter eller e-mailbeskeder, er det nemt at gøre det med Outlook.

Bedste praksis for eksport af listen

Påbegyndelse af eksportprocessen

For at starte eksportprocessen af dine Outlook-kontakter skal du åbne dit Microsoft Outlook-vindue og navigere til menuen Filer i øverste venstre hjørne. Derfra skal du klikke på ‘Filer’ og derefter vælge ‘Eksport’ for at åbne eksportmulighederne. Dette vil åbne guiden Outlook Export Contacts, som vil guide dig gennem trinnene til at eksportere kontakter fra Outlook.

Valg af filtype og format

I den eksportboks, der vises, har du flere muligheder for at vælge den filtype, du vil oprette. For at få mest mulig alsidighed skal du vælge ‘Kommaseparerede værdier (CSV)’ som filtype. CSV-filer er nemme at importere til regnearksprogrammer og kan også bruges til at synkronisere med Google Kontakter. Alternativt kan du vælge ‘Outlook Data File (PST)’, hvis du foretrækker det.

Valg af mappe til kontakter

Når du har valgt CSV-formatet, bliver du bedt om at vælge den mappe, der indeholder de kontakter, du ønsker at eksportere. Naviger til “Kontaktmappen”, og vælg den. Sørg for, at du har valgt den rigtige mappe, så den indeholder alle de valgte kontakter, du vil eksportere.

Indstilling af filnavn og placering

Når du har valgt kontaktmappen, skal du angive et navn og en placering til din nye kontaktfil. Klik på “Gennemse”, og vælg den mappe, hvor du vil gemme filen. Indtast et filnavn, som hjælper dig med at identificere de nye kontakter med det samme. Du kan også vælge ‘Fil’ i nederste venstre hjørne for at få adgang til yderligere lagringsmuligheder.

Færdiggør eksporten

Før du begynder at eksportere, har du mulighed for at gennemgå dine valg. Dobbelttjek for tomme celler eller fejl, der kan forstyrre eksportprocessen. Når du er tilfreds, skal du klikke på “Eksporter” for at starte eksporten. Der oprettes en ny CSV-fil, og eksportfremdriftsboksen viser, hvornår processen er færdig.

Import til andre platforme

Din nye kontaktfil, nu i CSV-format, er klar til brug. Du kan importere denne fil til et regnearksprogram for yderligere organisering eller direkte til en anden e-mailkonto som Google Contacts. Du skal blot vælge ‘Import’ i den respektive platform og vælge den CSV-fil, du lige har oprettet.

Yderligere tips til e-mail-kontakter

Hvis du ønsker at importere disse kontakter til en anden e-mailkonto, skal du sørge for at vælge “Eksporter til en fil” i det første Outlook-vindue. Det sikrer, at dine e-mailkontakter bliver inkluderet i eksportprocessen, hvilket gør det nemmere at administrere din kommunikation på tværs af platforme.