Hatten Sie schon einmal die Sonntagsangst?
Dieses Gefühl des Grauens, das man vor Beginn der Arbeitswoche verspürt, wenn man weiß, dass die Aufgabenliste so lang ist wie der eigene Arm und der Schlaf kurz und unruhig sein wird.
Wenn Sie sich an die Arbeit machen und Ihr E-Mail-Postfach öffnen, müssen Sie sich mit den 808 ungelesenen E-Mails auseinandersetzen, die im Laufe des Tages eintrudeln.
Vielleicht sind Sie auf Softwarelösungen für das Gesundheitswesen spezialisiert, entwickeln die neuesten Technologien oder optimieren den Prozess des Customer Lifecycle Management – was auch immer Ihr Geschäft ist, E-Mail-Überlastung kann schwerwiegende Folgen haben.
Was ist E-Mail-Überlastung?
Jeder, der eine E-Mail-Adresse hat, kennt den Stress, wenn sich seine E-Mails ungelesen, unbeantwortet und ungebremst stapeln.
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E-Mail-Überlastung ist genau das, wonach es sich anhört: die Unfähigkeit, den Überblick über Ihre geschäftlichen oder privaten E-Mails zu behalten – und häufig sogar beides.
Es gehen zu viele E-Mails ein und Sie haben nicht genug Zeit, sie zu beantworten. Das kann Ihre persönliche Leistung und die Effizienz Ihres Unternehmens beeinträchtigen.
Die Antwort darauf ist, den Posteingang auf Null zu bringen – nicht unbedingt einen leeren Posteingang zu haben, aber keine ungelesenen E-Mails, ein überschaubares Kommunikationsaufkommen und einen viel besser organisierten Posteingang.
Wie man E-Mail-Überlastung erkennt
Die Anzeichen einer E-Mail-Überlastung zu erkennen, ist der erste Schritt, um den Posteingang auf Null zu reduzieren. Hier sind also einige Dinge, auf die Sie achten sollten:
Kommuniziert Ihr Team effektiv?
Jeff hat Sally drei wichtige E-Mails über ihr letztes Treffen geschickt, aber Sallys ungelesene E-Mails gehen in die Hunderte.
Die Spannungen am Arbeitsplatz nehmen immer mehr zu. Sally macht immer häufiger Rauchpausen. Das Projektmanagement ist aus den Fugen geraten. Und Jeff weiß immer nochnicht, welche Schriftart er für die neueste Marketingkampagne verwenden soll.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Eine Überlastung mit E-Mails kann die Kommunikation am Arbeitsplatz behindern. Wenn Informationen nicht effizient verbreitet werden, riskieren Sie, dass sich Fristen verzögern, dass Sie nicht wissen , wie Sie Projekte effektiv verwalten können, dass Ihre Mitarbeiter verwirrt sind und dass wichtige Details unter den Tisch fallen.
Verlieren oder verpassen Sie wichtige Nachrichten?
Ein überfüllter Posteingang behindert nicht nur die Kommunikation im Allgemeinen, sondern birgt auch die Gefahr, dass Sie etwas übersehen. Junk-E-Mails verdecken die E-Mails, die Sie wirklich lesen müssen.
Neue E-Mails verdrängen alte E-Mails in der Liste Ihres E-Mail-Programms. Wenn die Liste erst einmal lang genug ist, werden Sie dann jemals dazu kommen, diese alten E-Mails zu lesen? Was ist, wenn sie wichtig sind? Was ist, wenn sie die eine Information enthalten, nach der Sie stundenlang gesucht haben?
Es ist zu einfach, die Nadel im Heuhaufen zu übersehen, zu löschen oder blind dafür zu werden, selbst wenn Sie einen separaten Ordner für Ihre wichtigsten E-Mails haben.
Leidet Ihre externe Kommunikation?
Wenn Ihre Kunden ständig tage- oder wochenlang auf eine Antwort von Ihnen warten oder sich über Ihren mangelnden Kundenservice beschweren, leiden Sie möglicherweise unter einer Überlastung durch eine große Anzahl von E-Mails.
Die Senkung der durchschnittlichen Bearbeitungszeit (AHT ) ist entscheidend für den Aufbau eines guten Geschäfts mit wiederholtem Service.
Eine Überlastung mit E-Mails birgt die Gefahr, dass Sie Ihre geschätzten Kunden und Klienten vergraulen.
Checken Sie nach der Arbeit Ihre E-Mails?
Eine gute Work-Life-Balance ist für uns alle wichtig, auch wenn die meisten von uns keine Zeitmanagement-Strategie haben oder Apps für die Bildschirmzeit verwenden.
Wenn Sie nach Hause gehen, um zwanghaft Ihren Posteingang zu überprüfen, E-Mails zu beantworten und Besprechungen nachzubereiten, ist das das Gegenteil einer guten Work-Life-Balance.
Wenn Sie es nicht schaffen, alle oben genannten Aufgaben während der Arbeitszeit zu erledigen, und einen Großteil Ihrer Freizeit damit verbringen, sie nachzuholen, haben Sie definitiv eine E-Mail-Überlastung.
Es gibt einige ziemlich alarmierende Statistiken, die zeigen, dass eine schlechte Work-Life-Balance Auswirkungen auf Gesundheit, Beziehungen und Produktivität haben kann.
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Dies führt uns zu den Auswirkungen der E-Mail-Überlastung auf Ihr Unternehmen
Sowohl Menschen als auch Unternehmen sind Systeme, und überlastete Systeme führen zu Beeinträchtigungen, Leistungseinbußen und schließlich zum Ausfall.
Egal, ob Sie ein Unternehmen sind, das E-Mail-Verifizierungsdienste anbietet, oder ein einzelner Freiberufler, der Website-Code schreibt, Sie können von der E-Mail-Überlastung betroffen sein.
Auswirkungen auf die Arbeitnehmer
Wir haben über die Bedeutung einer guten Work-Life-Balance gesprochen.
Die Überlastung mit E-Mails ist natürlich nicht die ganze Geschichte, aber sie ist ein Faktor, der zur Belastung im Privatleben eines Mitarbeiters beiträgt.
Sie verbringen täglich Stunden damit, die Kommunikation in den Griff zu bekommen, unterbrechen ständig wichtige Projekte, um Anfragen zu beantworten, scrollen in der Mittagspause durch Ihren Posteingang, antworten Kollegen im Bett oder machen sich einfach nur Gedanken über die ungelesenen E-Mails, die sich stapeln, weil Sie wissen, dass Sie sie irgendwann abarbeiten müssen.
Dies kann die persönliche Produktivität beeinträchtigen und zu Burnout führen.
Auswirkungen auf Unternehmen
Es liegt auf der Hand, dass sich gestresste und ausgebrannte Mitarbeiter negativ auf Ihr Unternehmen als Ganzes auswirken.
Wenn das Ziel Ihres Unternehmens die Mitarbeiterzufriedenheit ist, müssen Sie sich über die Auswirkungen der E-Mail-Überlastung auf Ihr Unternehmen im Klaren sein und nicht nur über die Vorteile für die Mitarbeiter usw. ( wie wirkt sich beispielsweise ein gut umgesetztes Sicherheits- und Gesundheitsprogramm auf die Mitarbeiterbindung aus?)
E-Mails lenken die Aufmerksamkeit von der Arbeit ab. Sie unterbrechen die Konzentration, und es kann schwierig sein, die Aufmerksamkeit wieder auf wichtige Aufgaben zu lenken. Wenn Ihre Mitarbeiter einen Teil ihrer Arbeitszeit damit verbringen, ihre Posteingänge zu bearbeiten, arbeiten sie nicht effizient.
Dies kann sich nachteilig auf Ihr Unternehmen auswirken. Sie könnten Geschäftsmöglichkeiten verlieren, weil Sie zu lange brauchen, um auf potenzielle Kunden zu reagieren. Sie könnten Fristen versäumen, weil wichtige Informationen verloren gehen. Sie könnten Ihre sorgfältig ausgearbeitete E-Mail-Kampagne entwerten, weil Sie sich mit dem Aufholen von E-Mails verzetteln.
Nichts davon ist der Produktivität förderlich, weder für den Einzelnen noch für Ihr Unternehmen.
Wie kann man also den Posteingang auf Null bringen?
Wir haben klargestellt, dass „Posteingang Null“ nicht unbedingt bedeutet, dass es keine E-Mails mehr gibt. Posteingang Null ist ein überschaubarer Posteingang, und hier sind einige bewährte Techniken, um dies in Ihrem digitalen Leben zu erreichen.
Mit anderen Mitteln kommunizieren
E-Mails werden überbewertet, werden einige Produktivitätsexperten sagen.
Okay, das ist nicht wahr. E-Mail ist ein Wunder der modernen Technologie, das die Art und Weise, wie wir kommunizieren, revolutioniert hat.
Aber sie haben ihre Zeit und ihren Ort, und das ist nicht immer und überall so. Vor allem Werbe-E-Mails, die wir täglich erhalten.
Sofortige Nachrichtenübermittlung
Mit dem Versenden einer E-Mail erkennen Sie bereits an, dass Ihre Anfrage nicht sofort beantwortet werden muss. Sofortnachrichten sind wie E-Mails, nur schneller, und ermöglichen ein Hin- und Hergeplauder, wann immer es die Person wünscht.
Eine Möglichkeit, den Posteingang auf Null zu reduzieren und Junk-Mails zu vermeiden, besteht darin, stattdessen einfach eine Slack-Nachricht zu senden. Das ist einer der einfachsten Tipps zur E-Mail-Verwaltung, wenn Sie vermeiden wollen, Ihre E-Mails mehrmals am Tag zu überprüfen.
Telefonanrufe
Wenn Sie eine schnelle Antwort auf eine Frage benötigen oder etwas besprechen müssen, sind Telefongespräche immer noch eines der besten Kommunikationsmittel. Es lohnt sich sogar, einen Festnetztelefondienst zu nutzen, der zuverlässig ist und jederzeit funktioniert, auch ohne Internet oder während eines Stromausfalls.
Eine Möglichkeit, den Posteingang sauber zu halten, ist, ab und zu zum Telefon zu greifen.
Von Angesicht zu Angesicht
Für manche Dinge ist ein persönliches Gespräch immer noch von Vorteil. Um Ideen mit einem Team zu besprechen oder wichtige Informationen ausführlich zu erörtern, eignen sich persönliche Treffen oder Videoanrufe besser. Am besten ist es, sich gleich zu Beginn von unnötigen E-Mails und unnötigen E-Mail-Benachrichtigungen zu befreien.
Und auch wenn diese Treffen nicht für alle möglich sind (z. B. für Remote-Mitarbeiter), so sind sie doch eine gute Möglichkeit, sich mit Ihrem Team zu treffen.
Effektiv kommunizieren
Werden Sie nach einem Meeting mit Follow-up-E-Mails bombardiert?
Wenn ja, sind Ihre Besprechungen vielleicht nicht so produktiv, wie sie sein könnten, und Sie können ein paar einfache Schritte unternehmen, um das zu ändern – ohne ein Produktivitätsguru zu werden.
Planen Sie die Sitzungen sorgfältig, um so viele Fragen wie möglich zu beantworten, und lassen Sie am Ende Zeit für Folgefragen, Zusammenfassungen und wichtige Diskussionen.
Und wenn Sie Ihre Follow-up-E-Mails schreiben, achten Sie darauf, dass sie qualitativ hochwertig und lesbar sind und die notwendigen Informationen enthalten, damit sie nicht als Junk-E-Mails enden, die nicht gelesen werden.
Erwartungen an die Reaktionszeiten festlegen
Hindernisse für eine rechtzeitige Kommunikation können z. B. durch die Komplexität des Problems oder durch Unternehmen, die in unterschiedlichen Zeitzonen arbeiten, verursacht werden.
Abgesehen von der Nutzung verschiedener Kanäle kann die Festlegung realistischer Erwartungen für die Beantwortung sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Kunden entspannend sein, da sie wissen, wann ihre E-Mail-Nachrichten beantwortet werden.
Sie könnten unternehmensinterne E-Mail-Richtlinien festlegen, z. B. dass alle E-Mails innerhalb von 24 Stunden bestätigt werden müssen. Auf diese Weise verringern Sie die Sorge der Mitarbeiter, ignoriert zu werden, und den Drang, den ganzen Tag über den Posteingang zu kontrollieren. Der Empfänger der E-Mail kann dann einschätzen, wie lange er für die Beantwortung der Anfrage braucht, und einen realistischen Zeitrahmen für eine angemessene Antwort festlegen.
Der Absender hat die Gewissheit, dass der erste Kontakt schnell zustande kommt, und der Empfänger hat genug Zeit, um sich mit dem Problem zu befassen.
Nehmen Sie sich Zeit für die Verwaltung Ihres Posteingangs
Die ständige Überwachung Ihres Posteingangs kann Sie unter Druck setzen und Ihre Aufmerksamkeit von anderen Aufgaben ablenken. Ein überfüllter Posteingang kann dazu führen, dass Sie jede Woche stundenlang Nachrichten sortieren müssen.
Nehmen Sie sich tagsüber Zeit, um Ihre E-Mails zu prüfen, vor allem, wenn Sie viele E-Mails erhalten.
Dies ist je nach Person und Branche unterschiedlich, aber wenn Sie feste Zeiten für die Verwaltung Ihres Posteingangs einplanen, können Sie sich besser organisieren und werden weniger abgelenkt.
Versuchen Sie es gleich morgens, kurz vor dem Mittagessen und am Ende des Tages. Oder vielleicht ist es für Sie besser, mehrere Stunden hintereinander E-Mails zu bearbeiten und den Rest des Tages mit anderen Dingen zu verbringen.
Wie auch immer Ihr Zeitplan aussieht, mit einem solchen Gerät können Sie sich auf eine Sache konzentrieren und Ihre E-Mail-Listen ohne Probleme durchgehen.
E-Mail-Ordner erstellen
E-Mail-Ordner können ein übersehenes Werkzeug in Ihrem Arsenal sein, aber sie sind ein großartiges System zur Ablage von Informationen.
Verwenden Sie Ordner, um Ihre E-Mails nach Kategorien oder Prioritätsstufen zu ordnen. Wenn Sie etwas gelesen haben, finden Sie heraus, wo es hingehört, und legen es an seinen Platz. Sie können zum Beispiel E-Mail-Filter verwenden und Werbe-E-Mails in einen Ordner sortieren und wichtige E-Mails in Aktionsordner, die sofortiges Handeln erfordern.
Sie können Ihre Organisation sogar noch weiter fassen und getrennte E-Mail-Konten für die Arbeit, persönliche Dinge, Anmeldungen usw. einrichten.
Automatisierung nutzen
Die Einstellung von Filtern zum Blockieren von Junk, Personen oder bestimmten Spam-Wörtern in Betreffzeilen ist ein guter Anfang.
Sie können auch die E-Mail-Automatisierung nutzen, um Ihre eingehenden und ausgehenden E-Mails zu rationalisieren. So können Sie beispielsweise den Bestätigungsprozess mit einem einfachen „Wir haben Ihre E-Mail erhalten…“ automatisieren, das bei einer Kundenanfrage ausgelöst wird. Oder E-Mail-Vorlagen, die eine Reihe von häufig gestellten Fragen abdecken.
Löschen, Abbestellen, als Spam markieren
Seien Sie rücksichtslos. Machen Sie keine Gefangenen in Ihrem E-Mail-Programm.
Wenn es alte, unwichtige E-Mails gibt, die Sie nie bearbeiten werden, löschen Sie sie.
Wenn Spam durch Ihre Filter dringt, markieren Sie ihn.
Wenn es einen Blog gibt, den Sie früher sehr mochten, aber nicht mehr lesen, melden Sie sich von der Mailingliste ab.
Sie versuchen, den Posteingang auf Null zu reduzieren – wichtige Mitteilungen, die Sie lesen, beantworten und effizient ablegen.
Erreichen Sie im Handumdrehen den Posteingang
Es ist möglich, produktiver zu arbeiten, effizienter zu kommunizieren und den Arbeitsstress dort zu lassen, wo er hingehört: am Arbeitsplatz.
Mit einem gründlichen Frühjahrsputz in Ihrem Posteingang und einigen bewährten Strategien, die verhindern, dass sich die E-Mail-Flut wieder einschleicht, können Sie den Posteingang im Handumdrehen auf Null reduzieren. Alles beginnt mit einer E-Mail-Verwaltungsstrategie, und auch Sie können Ihre E-Mails einfach und schnell durchgehen.
