¿Has tenido alguna vez el miedo de los domingos?
Esa sensación de pavor que experimentas antes de que empiece la semana laboral, sabiendo que tu lista de tareas pendientes es tan larga como tu brazo y que tu sueño va a ser corto e irregular.
Saber que cuando te instalas en el trabajo y abres la bandeja de entrada de tu correo electrónico, tendrás que enfrentarte a tus 808 correos sin leer a medida que te vayan llegando más a lo largo del día.
Puede que esté especializado en soluciones de software sanitario, desarrolle la tecnología más avanzada o agilice el proceso de gestión del ciclo de vida del cliente: sea cual sea su negocio, la sobrecarga de correo electrónico puede tener graves consecuencias.
¿Qué es la sobrecarga de correo electrónico?
Cualquiera que tenga una dirección de correo electrónico conoce el estrés de ver cómo se acumulan sus mensajes, sin leer, sin contestar, sin parar.
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La sobrecarga de correo electrónico es exactamente lo que parece: la incapacidad de estar al tanto de los mensajes de trabajo o personales, y a menudo de ambos.
Recibe demasiados correos electrónicos y no tiene tiempo suficiente para responderlos. Esto puede afectar a tu rendimiento personal y a la eficacia de tu empresa.
La respuesta a esto es llegar a la bandeja de entrada cero: no necesariamente tener una bandeja de entrada vacía, sino tener cero correos sin leer, una carga de comunicación manejable y una bandeja de entrada mucho más organizada.
Cómo reconocer la sobrecarga de correo electrónico
Reconocer los signos de sobrecarga de correo electrónico es el primer paso para llegar a la bandeja de entrada cero. He aquí algunas cosas que debes tener en cuenta:
¿Se comunica eficazmente su equipo?
Jeff ha enviado a Sally tres correos electrónicos de seguimiento importantes sobre su última reunión, pero Sally tiene cientos de correos sin leer.
Las tensiones en el trabajo son cada vez mayores. Sally hace pausas para fumar cada vez más frecuentes. La gestión de proyectos se sale de madre. Y Jeff sigue sinsaber qué tipo de letra debe utilizar en la última campaña de marketing.
¿Te suena?
La sobrecarga de correo electrónico puede dificultar la comunicación en el lugar de trabajo. Si la información no se difunde con eficacia, te arriesgas a retrasos en los plazos, a no saber gestionar los proyectos con eficacia, a la confusión entre tus compañeros de equipo y a que se te escapen detalles esenciales.
¿Pierdes o pierdes mensajes importantes?
Además de dificultar la comunicación en general, tener la bandeja de entrada sobrecargada te expone a perderte cosas. Los correos basura ocultan los que realmente necesitas leer.
Los correos nuevos empujan a los antiguos hacia abajo en la lista de tu cliente de correo. Una vez que la lista es lo suficientemente larga, ¿llegarás alguna vez a esos correos antiguos? ¿Y si son importantes? ¿Y si contienen esa información que has perdido horas buscando?
Es demasiado fácil pasar por alto, borrar o cegarse ante esa aguja en el pajar, aunque tengas una carpeta separada para tus correos más importantes.
¿Se resienten sus comunicaciones externas?
Si sus clientes esperan constantemente durante días o semanas una respuesta por su parte, o si recibe quejas sobre su falta de servicio de atención al cliente, es posible que esté sufriendo una sobrecarga de correo electrónico debido a un gran volumen de mensajes.
Reducir el AHT (tiempo medio de gestión) es vital para crear un buen negocio con servicio repetido.
La sobrecarga de correo electrónico le pone en riesgo de ahuyentar a sus valiosos clientes.
¿Miras el correo electrónico después del trabajo?
Un buen equilibrio entre la vida laboral y personal es vital para todos, aunque la mayoría de nosotros no tengamos una estrategia de gestión del tiempo ni utilicemos aplicaciones de tiempo de pantalla.
Volver a casa para revisar compulsivamente la bandeja de entrada, responder correos electrónicos y hacer un seguimiento de las reuniones es lo contrario de un buen equilibrio entre la vida laboral y personal.
Si no puedes terminar todo lo anterior durante las horas de trabajo y pasas gran parte de tu tiempo de inactividad intentando ponerte al día, definitivamente tienes sobrecarga de correo electrónico.
Hay estadísticas bastante alarmantes que demuestran que un mal equilibrio entre la vida laboral y personal puede afectar a la salud, las relaciones y la productividad.
Imagen procedente de ergonomictrends.com
Esto nos lleva al impacto de la sobrecarga de correo electrónico en su empresa
Tanto las personas como las empresas son sistemas, y los sistemas sobrecargados conducen a la degradación, el rendimiento negativo y el fracaso final.
Tanto si eres una empresa que ofrece servicios de verificación de correo electrónico como un autónomo que escribe código para sitios web, puedes verte afectado por la sobrecarga de correo electrónico.
Repercusiones para los trabajadores
Hablamos de la importancia de conciliar la vida laboral y familiar.
La sobrecarga de correo electrónico no es toda la historia, por supuesto, pero es un factor que contribuye a la angustia en la vida personal de un empleado.
Pasar horas al día intentando estar al día de las comunicaciones; interrumpir constantemente proyectos importantes para responder a consultas; desplazarse por la bandeja de entrada en la pausa para comer; responder a colegas en la cama; incluso preocuparse por la acumulación de correos sin leer, sabiendo que en algún momento tendrás que ocuparte de ellos.
Esto puede acabar con la productividad personal y conducir al agotamiento.
Impacto en las empresas
Es lógico que los empleados estresados y agotados repercutan negativamente en el conjunto de la empresa.
Los empleados descontentos acicalan sus currículos; si el objetivo de su empresa es la satisfacción de los empleados, debe comprender el impacto de la sobrecarga de correo electrónico en su negocio y no sólo en los beneficios para el personal, etc. (por ejemplo, ¿cómo afecta un programa de seguridad y salud bien implantado a la retención de los empleados?)
Los correos electrónicos desvían la atención del trabajo. Desconcentran, y puede ser difícil volver a centrar la atención en las tareas importantes. Si tus empleados dedican parte de su jornada laboral a revisar sus bandejas de entrada, no están trabajando de forma eficiente.
Esto puede perjudicar a su empresa. Puede perder oportunidades de negocio por tardar demasiado en responder a los clientes potenciales. Puede retrasar los plazos al perder información vital. Podrías devaluar una campaña de correo electrónico cuidadosamente elaborada si te quedas atascado jugando a ponerte al día con el correo electrónico.
Nada de esto favorece la productividad, ni de las personas ni de su empresa.
Entonces, ¿cómo lograr la bandeja de entrada cero?
Hemos aclarado que bandeja de entrada cero no significa necesariamente cero correos electrónicos y punto. La bandeja de entrada cero es una bandeja de entrada manejable, y aquí tienes algunas técnicas probadas para conseguirlo en tu vida digital.
Comunicarse por otros medios
Los correos electrónicos están sobrevalorados, dirán algunos expertos en productividad.
Vale, eso no es cierto. El correo electrónico es un milagro de la tecnología moderna que ha revolucionado nuestra forma de comunicarnos.
Pero tienen un momento y un lugar, y no es todo el tiempo y en todas partes. Especialmente los correos electrónicos promocionales que recibimos a diario.
Mensajería instantánea
Enviar un correo electrónico ya supone reconocer que tu consulta no necesita una respuesta inmediata. Los mensajes instantáneos son como los correos electrónicos, pero más rápidos, ya que permiten conversar en el momento que más convenga a cada persona.
Una forma de llegar a la bandeja de entrada cero y evitar el correo basura es simplemente enviar un mensaje de Slack en su lugar. Es uno de los consejos de gestión del correo electrónico más sencillos si quieres evitar revisar tu correo varias veces al día.
Llamadas telefónicas
Si necesitas una respuesta rápida a algo o necesitas hablar de algo, las llamadas de voz siguen siendo una de las mejores herramientas de comunicación. Incluso merece la pena utilizar un servicio telefónico fijo que sea fiable y pueda funcionar en cualquier momento, sin Internet o durante un apagón.
Una forma de mantener limpia la bandeja de entrada es coger el teléfono de vez en cuando.
Cara a cara
Hay cosas que todavía se benefician de la interacción cara a cara. Intercambiar ideas con un equipo o hablar largo y tendido sobre información importante puede funcionar mejor con reuniones en persona o videollamadas. Lo mejor es deshacerse desde el principio de los correos electrónicos innecesarios y de las notificaciones innecesarias.
Y aunque estas reuniones no son posibles para todos (por ejemplo, para los trabajadores a distancia), son una buena manera de conseguir un poco de tiempo de concentración con tu equipo.
Comunicar con eficacia
¿Le bombardean con correos electrónicos de seguimiento después de una reunión?
Si es así, puede que sus reuniones no sean todo lo productivas que podrían ser y puede tomar algunas medidas sencillas para solucionarlo, sin convertirse en un gurú de la productividad.
Planifique las reuniones cuidadosamente para responder al mayor número posible de preguntas y deje tiempo al final para preguntas de seguimiento, resúmenes y debates importantes.
Y cuando escriba sus correos electrónicos de seguimiento, asegúrese de que sean de alta calidad, legibles y contengan la información necesaria, no sea que acaben siendo correos basura que no se leen.
Establecer expectativas sobre los tiempos de respuesta
Los obstáculos para una comunicación oportuna pueden deberse a la complejidad del asunto o a que las empresas operan en zonas horarias diferentes.
Aparte de utilizar distintos canales, establecer expectativas realistas de respuesta puede ayudar tanto a los empleados como a los clientes a relajarse, ya que saben cuándo recibirán respuesta sus mensajes de correo electrónico.
Puedes establecer políticas de correo electrónico de la empresa, por ejemplo, que todos los mensajes reciban acuse de recibo en 24 horas. De este modo, aliviarás la preocupación de los usuarios por ser ignorados, así como la necesidad de revisar su bandeja de entrada todo el día. El destinatario del correo electrónico puede evaluar el tiempo que tardará en resolver la consulta y fijar un plazo realista para una respuesta adecuada.
El remitente tiene la seguridad de que el primer contacto se resolverá rápidamente, y el destinatario dispone de tiempo suficiente para resolver adecuadamente el problema.
Dedica tiempo a gestionar tu bandeja de entrada
Controlar constantemente tu bandeja de entrada puede añadir presión y robarte la atención de otras tareas. Tener una bandeja de entrada desordenada puede obligarte a ordenar mensajes durante horas cada semana.
Reserva momentos del día para revisar tu correo electrónico, sobre todo si recibes un gran volumen de mensajes.
Esto será diferente según la persona y el sector, pero programar momentos fijos para la gestión de la bandeja de entrada puede ayudarte a mantenerte más organizado y menos distraído.
Prueba a primera hora de la mañana, justo antes de comer y al final del día. O quizá te funcione mejor pasar varias horas seguidas ocupándote de los correos electrónicos y el resto del día trabajando en otras cosas.
Sea cual sea tu horario, tener uno te permitirá concentrarte en una sola cosa a la vez y ordenar las listas de correo electrónico sin problemas.
Crear carpetas de correo electrónico
Las carpetas de correo electrónico pueden ser una herramienta olvidada en tu arsenal, pero son un gran sistema para archivar información.
Utiliza carpetas para organizar tus correos en categorías o niveles de prioridad. Una vez que hayas leído algo, averigua dónde va y ponlo en su sitio. Por ejemplo, puedes utilizar filtros de correo electrónico y clasificar los correos promocionales en una carpeta, y los correos importantes en carpetas de acción que requieren una actuación inmediata.
Incluso puedes llevar tu organización más allá y tener cuentas de correo separadas para el trabajo, las cosas personales, las inscripciones, etc.
Utilizar la automatización
Establecer filtros para bloquear correo basura, personas o palabras específicas de spam en las líneas de asunto es un buen comienzo.
También puede utilizar la automatización del correo electrónico para agilizar los mensajes entrantes y salientes. Por ejemplo, automatizando el proceso de acuse de recibo con un simple «hemos recibido su correo electrónico…» que se activa tras una consulta del cliente. O plantillas de correo electrónico que cubran una serie de preguntas frecuentes.
Eliminar, cancelar suscripción, marcar como spam
Sea implacable. No tome prisioneros en su programa de correo electrónico.
Si hay correos viejos y sin importancia que nunca vas a atender, bórralos.
Si hay spam que atraviesa tus filtros, márcalo.
Si hay un blog que te encantaba pero ya no lees, date de baja de esa lista de correo.
Intenta llegar a la bandeja de entrada cero: comunicaciones importantes que lee, responde y archiva con eficacia.
Llega a la bandeja de entrada cero en un abrir y cerrar de ojos
Es posible trabajar de forma más productiva, comunicarse con mayor eficacia y dejar el estrés laboral donde debe estar: en el trabajo.
Con una limpieza a fondo de primavera de tu bandeja de entrada y algunas estrategias de eficacia probada para evitar que la sobrecarga de correo electrónico vuelva a colarse, puedes llegar a la bandeja de entrada cero en muy poco tiempo. Todo empieza con una estrategia de gestión del correo electrónico, y tú también puedes revisarlo fácil y rápidamente.
