Dat gesprek is me bijgebleven. Omdat ik bij Bouncer werk, zie ik elke dag hoe belangrijk gegevenskwaliteit en compliance zijn. Niet alleen voor marketingsucces, maar ook om het vertrouwen van patiënten te beschermen.
Daarom deel ik in dit artikel wat ik heb geleerd over het vinden van een balans tussen HIPAA-compliance en e-maildeliverability: hoe organisaties in de gezondheidszorg e-mails veilig kunnen houden, een sterke afzenderreputatie kunnen behouden en toch de juiste inbox kunnen bereiken.
HIPAA-basisprincipes en wat een “zakenpartner” is
HIPAA is geschreven om beschermde gezondheidsinformatie (PHI) te beschermen – gegevens die een verband leggen tussen een persoon en zijn gezondheidstoestand.
De wet is van toepassing op betrokken entiteiten, zoals ziekenhuizen, klinieken en verzekeraars, en op business associates, dit zijn leveranciers die namens een betrokken entiteit omgaan met PHI.
Het Amerikaanse Ministerie van Volksgezondheid en Human Services (HHS) legt uit dat elke persoon of organisatie die namens een betrokken entiteit functies of activiteiten uitvoert met betrekking tot PHI, een business associate wordt.
Bekende voorbeelden zijn:
- factureringsdiensten,
- transcriptiebedrijven,
- en cloudservices voor e-mail.
Wanneer een betrokken entiteit gebruik maakt van een business associate, moet de betrokken entiteit volgens de Privacy Rule van HIPAA voldoende garanties krijgen dat de business associate alle PHI die het ontvangt of creëert, zal beschermen.
Deze garanties moeten schriftelijk worden vastgelegd, meestal in een Business Associate Agreement (BAA).
De overeenkomst beschrijft het toegestane gebruik van PHI, verbiedt verdere openbaarmaking en verplicht de business associate om passende waarborgen te gebruiken. Als een leverancier een BAA weigert, mag de betrokken entiteit deze niet gebruiken voor PHI.
Compliance houdt niet op bij de Privacy Rule. De beveiligingsregel voegt technische bescherming toe.
Het vereist dat PHI onleesbaar is voor iedereen die er geen recht op heeft.
Encryptie is hier een belangrijk hulpmiddel. Het HIPAA Journal merkt op dat e-mailsystemen mechanismen moeten implementeren om PHI in rust te versleutelen en te ontsleutelen en technische beveiligingsmaatregelen moeten gebruiken om onbevoegde toegang tijdens verzending te voorkomen.
Hoewel versleuteling wordt bestempeld als een “adresseerbare” specificatie, verwacht de regel dat de betrokken entiteiten en business associates ofwel versleutelen of een andere maatregel nemen die evenveel bescherming biedt.
De federale overheid stelt voor om de moderne richtlijnen van het National Institute of Standards and Technology (NIST) te volgen voor gegevens in rust en in doorvoer.
Naast versleuteling vereist de beveiligingsregel toegangscontroles, auditcontroles, integriteitscontroles en verificatiemaatregelen om bij te houden wie gegevens leest en wijzigt.
Transactionele versus marketinge-mails in de gezondheidszorg
Na dat gesprek met mijn vriend in de gezondheidszorg wilde ik begrijpen waarom een bericht veilig in de inbox kan belanden terwijl een ander bericht in de spammap belandt, zelfs als beide de HIPAA-regels volgen.
Bij Bouncer zien we vaak dat verzenders worstelen met deze splitsing tussen transactie- en marketingberichten.
Transactionele e-mails zijn functioneel (herinneringen voor afspraken, wachtwoorden resetten, factureringsberichten of labresultaten). Ze worden geactiveerd door een actie van een gebruiker en bevatten informatie die de ontvanger verwacht te zien.
Marketinge-mails zijn daarentegen promotioneel. Denk aan nieuwsbrieven, wellness-updates of uitnodigingen voor evenementen. Deze gaan naar grotere lijsten en vereisen altijd duidelijke toestemming en een gemakkelijke afmelding.
Het lastige in de gezondheidszorg is dat beide typen beschermde gezondheidsinformatie (PHI) kunnen bevatten.
Het HIPAA Journal legt uit dat de HIPAA-regels van toepassing zijn wanneer PHI wordt aangemaakt, ontvangen, opgeslagen of verzonden via e-mail (zelfs als het een eenvoudige herinnering of kennisgeving is).
Omdat het moeilijk is om te weten wanneer PHI kan verschijnen, behandelen veel klinieken alle patiëntgerichte berichten standaard als gevoelig.
Als marketingcontent PHI bevat, heb je van elke persoon een HIPAA-autorisatie nodig.
Sectie 164.508 van de HIPAA Privacy Rule vereist een geldige, gedocumenteerde autorisatie voor elk gebruik van PHI voor marketing.
Paubox raadt aan om toestemming te verzamelen via beveiligde formulieren of patiëntportalen om een duidelijk controlespoor bij te houden.
En dan is er nog het grijze gebied wanneer een transactie-e-mail stilletjes verandert in een promotie-e-mail. LuxSci waarschuwt voor deze mix.
Als je een e-mail met de titel “Status van je bestelling” verstuurt die eigenlijk over een verkoop gaat, overtreed je zowel CAN-SPAM als HIPAA.
De veiligste route? Houd transactieberichten strikt operationeel en stuur promotionele updates apart. Zo blijft je afzenderreputatie schoon en je compliance record nog schoner.
Een veilige en compatibele e-mailinfrastructuur bouwen
Aan de technische kant zijn compliance en deliverability met elkaar verweven.
Volgens de beveiligingsstandaarden van het HIPAA Journal moeten e-mailsystemen toegangscontroles, audit trails, integriteitscontroles, identiteitsverificatie en transmissiebeveiliging implementeren om te beperken wie toegang heeft tot PHI, communicatie te volgen, gegevensintegriteit te behouden en berichten tijdens verzending te beschermen.
Het artikel voegt eraan toe dat systemen voor het archiveren en bewaren van e-mail nodig kunnen zijn om te reageren op verzoeken om toegang van individuen en om dossiers bij te houden.
Ondertussen merkt LuxSci op dat transactionele en marketingberichten zeer verschillende prestatiebehoeften hebben.
Marketinge-mails worden in bulk verstuurd en kunnen kleine vertragingen verdragen, dus zijn er veel geheugen en CPU-bronnen nodig om duizenden berichten tegelijk te versturen.
Transactie-e-mails zijn één-op-één en vaak tijdgevoelig, dus de snelheid van de server is belangrijker.
Vanwege deze verschillen raadt LuxSci aan om aparte servers of domeinen te gebruiken voor marketing- en transactiestromen om kruisbesmetting van de reputatie te voorkomen en om doorvoerdoelen te halen. Als de communicatie betrekking heeft op een patiënt-providerrelatie, moet deze worden versleuteld.
Het gebruik van een mainstream platform zoals Google Workspace of Microsoft 365 alleen is niet genoeg. Paubox legt uit dat providers volgens HIPAA een veilige e-mailoplossing moeten gebruiken die berichten en bijlagen onderweg en in rust versleutelt.
De HHS-richtlijn die Paubox aanhaalt, zegt dat zorgverleners die onder de dekking vallen patiënten mogen e-mailen zolang ze redelijke voorzorgsmaatregelen treffen, en zorgverleners kunnen ervan uitgaan dat e-mail acceptabel is als de patiënt het initiatief neemt tot het gesprek.
Technische beveiligingen uit de beveiligingsregel vereisen maatregelen tegen onbevoegde toegang tijdens de overdracht.
Paubox wijst erop dat het nu gebruikelijk is voor organisaties om hun primaire e-mailservice aan te vullen met een beveiligde e-mailservice die voldoet aan de HIPAA-richtlijnen en die encryptie, preventie van gegevensverlies, back-ups en andere controles toevoegt.
Welk platform je ook kiest, teken een Business Associate Agreement. Zonder deze overeenkomst voldoet je leverancier niet aan de HIPAA-richtlijnen.
Toestemming, opt-outs en het bijhouden van gegevens
Toestemming verzamelen is meer dan een eenmalig selectievakje.
Het HIPAA Journal legt uit dat de HIPAA e-mailregels alleen van toepassing zijn als er PHI aanwezig is, maar de Privacy Rule geeft personen ook het recht om vertrouwelijke communicatie via alternatieve middelen aan te vragen.
Sommige staten vereisen bevestigende toestemming voor marketinge-mails. Dit zijn:
- Connecticut,
- Colorado,
- Texas,
- Tennessee,
- Virginia,
- Utah,
- Montana,
- Iowa (vanaf januari 2025),
- en Indiana (vanaf januari 2026).
Paubox biedt praktische ideeën voor het verzamelen van toestemming van potentiële patiënten:
- veilige aanmeldingsformulieren,
- intakeprocedures,
- aanmeldingen op je website,
- inschrijvingen voor evenementen en doorverwijslinks.
Deze formulieren moeten duidelijk beschrijven welk type e-mails de persoon zal ontvangen.
Als uw marketingcampagnes PHI bevatten, moet u documenteren wanneer en hoe elke patiënt toestemming heeft gegeven voor het gebruik van zijn gegevens. Bewaar deze gegevens bij de andere toestemmingen van de patiënt, zodat u bij vragen kunt aantonen dat u aan de regels voldoet.
Voor marketingcommunicatie heb je ook een gemakkelijke opt-out nodig. CAN-SPAM vereist dat marketingberichten een werkende afmeldlink bevatten en dat afmeldverzoeken onmiddellijk worden gehonoreerd.
Zelfs als het bericht transactioneel is, bouw je vertrouwen op en help je je domeinreputatie te beschermen door ontvangers controle te geven over hoe ze van je horen.
Uw privacybeleid moet uitleggen hoe e-mailadressen worden gebruikt, opgeslagen en gedeeld en bevestigen dat PHI alleen voor legitieme doeleinden wordt gebruikt.
Onder HIPAA moeten overeenkomsten met zakelijke partners het toegestane gebruik specificeren, verdere openbaarmaking beperken, waarborgen vereisen en procedures voor het melden van inbreuken beschrijven – uw privacybeleid kan deze verplichtingen in duidelijke taal samenvatten.
Deliverability-strategieën en monitoring
Deliverability wordt vaak over het hoofd gezien in gesprekken over compliance, maar is essentieel voor het bereiken van de inbox. Toen mijn vriend voor het eerst met e-mail in de gezondheidszorg begon te werken, dacht hij dat encryptie en ondertekening het enige was dat telde. Toen kelderden zijn open rates.
Hij ontdekte dat het mengen van marketingteksten in herinneringen voor patiënten spamfilters activeerde.
De LuxSci gids merkt op dat het primaire doel van een bericht bepaalt of het transactioneel of marketing is en waarschuwt voor misleidende onderwerpregels of inhoud.
Om problemen met afleverbaarheid te voorkomen, moet je de onderwerpregel en hoofdtekst op één lijn houden met het hoofddoel en marketinginhoud opsplitsen in een apart bericht.
Het gebruik van aparte servers of domeinen voor marketing- en transactiestromen helpt de IP-reputatie te behouden en ondersteunt hoge volumes voor marketing zonder tijdgevoelige meldingen te vertragen.
Authenticatie speelt ook een rol. Stel SPF-, DKIM- en DMARC-records in voor elk domein en zorg ervoor dat de berichten die je verstuurt in overeenstemming zijn met dit beleid.
Verkeerd uitgelijnde of ontbrekende records kunnen ertoe leiden dat mailproviders berichten weigeren of in quarantaine plaatsen, waardoor zowel transactionele als marketingstromen worden gehinderd.
Controleer regelmatig de bouncepercentages, spamklachtenen openingspercentages per domein of provider.
Veel e-maildiensten die voldoen aan de HIPAA-richtlijnen bevatten dashboards voor deze statistieken en helpen u problemen in een vroeg stadium op te sporen. Veilige e-maildiensten moeten automatische logboekbewaking en twee-factor authenticatie bevatten.
Logboeken versterken niet alleen de beveiliging, maar helpen ook bij het diagnosticeren van deliverabilityproblemen.
Tot slot, train je personeel. Een hoog percentage van inbreuken is het gevolg van menselijke fouten.
Leer werknemers om vertrouwelijke informatie te herkennen, veilige kanalen te gebruiken en te voorkomen dat marketingberichten worden vermengd met operationele berichten.
Houd ze op de hoogte van toestemmingsprocedures en afmeldingsprocessen.
Een klein foutje, zoals het toevoegen van een promotieregel aan een labresultaat, kan klachten uitlokken en je verzendreputatie schaden.
Bouncer: uw contactlijsten schoonhouden
Nadat mijn vriend zijn infrastructuur en toestemmingsprocessen op orde had gebracht, was er nog steeds een knagend probleem: slechte adressen.
Zijn lijsten bevatten typefouten, oude domeinen en zelfs enkele kwaadwillende inschrijvingen. Elke keer dat hij een campagne verzond, zag hij het aantal bounces stijgen en maakte hij zich zorgen dat spamtraps zijn reputatie schaadden.
Hij nam contact met me op en ik stelde voor om Bouncer, ons platform voor e-mailverificatie, te gebruiken om contactlijsten op te schonen voordat je ze verstuurt.
Hij uploadde een lijst via de hoofdapp en keek toe hoe het elk adres controleerde op geldigheid, bezorgbaarheid en risico.
Toen hij de API in de aanmeldingsformulieren plugde, begon Bouncer Shield valse of wegwerpadressen te blokkeren zodra iemand ze intypte.
De Toxicity Check gaf adressen een score van nul tot vijf, waarbij de adressen die gekoppeld waren aan spamtraps of bekende juridische klachten werden gemarkeerd. De Deliverability Kit hielp bij het testen waar berichten belanden en of de authenticatie correct was ingesteld.
Data Enrichment voegde publiek beschikbare informatie over bedrijven toe, waardoor CRM-gegevens bruikbaarder werden.
Email Engagement Insights liet zien wanneer elk contact voor het laatst een e-mail had geopend, geklikt of gereageerd. Dit maakte het eenvoudig om te segmenteren op activiteit.
Omdat Bouncer in de EU wordt gehost en voldoet aan de GDPR-vereisten, werden persoonlijke gegevens rechtmatig behandeld. Met een bijna perfecte uptime hoefde hij nooit een campagne te verzetten.
Het gebruik van Bouncer als onderdeel van zijn hygiëneroutine verminderde zijn bouncepercentage drastisch en hielp hem spamvallen te vermijden. Het gaf zijn team ook het vertrouwen dat ze geen adressen e-mailden die allang verwijderd hadden moeten zijn.
In gereguleerde sectoren zoals de gezondheidszorg, waar privacy van patiënten en deliverability elkaar kruisen, kunnen tools zoals Bouncer een waardevolle partner zijn om je lijsten accuraat te houden.
Jij kunt er ook van profiteren – meld je nu aan en krijg 100 gratis credits.
Conclusie en belangrijke punten
Werken in de gezondheidszorg betekent e-mail met dezelfde zorg behandelen als medische dossiers.
De privacy- en beveiligingsregels van HIPAA vragen om versleuteling, toegangscontroles en schriftelijke overeenkomsten wanneer PHI via e-mail wordt verzonden.
Voor marketingberichten is toestemming van de patiënt nodig en er gelden regels voor opt-in en opt-out. Transactieberichten die worden geactiveerd door handelingen van de patiënt moeten tijdig en veilig zijn.
Het gebruik van aparte infrastructuren voor de twee soorten e-mail helpt de deliverability te behouden.
Veilige e-mailproviders bieden versleuteling, logboekbewaking en business associate-overeenkomsten.
Verzamel op doordachte wijze toestemming, documenteer deze en voldoe aan afmeldingsverzoeken. Bewaak de statistieken en train je personeel om zowel compliance als deliverability op het juiste spoor te houden.
Met een duidelijk plan en de juiste hulpmiddelen kun je de privacy van patiënten beschermen en ervoor zorgen dat je berichten zichtbaar blijven in de inbox.
Als je de kwaliteit van je lijst wilt aanpakken zonder extra stress, kun je Bouncer eens proberen.
Het platform wordt geleverd met gratis credits, zodat je kunt zien hoe verificatie werkt op je eigen gegevens, en je kunt een demo boeken om de impact op bouncepercentages te zien.
Dankzij het combineren van sterke compliance praktijken met een betrouwbare verificatieservice, zult u minder uitgeven terwijl u meer van de juiste mensen bereikt en een gezondere afzenderreputatie opbouwt.
