Você já teve o Sunday Scaries?
Aquela sensação de pavor que você sente antes do início da semana de trabalho, sabendo que sua lista de tarefas é tão longa quanto seu braço e que seu sono será curto e irregular.
Saber que, quando você se acomoda no trabalho e abre sua caixa de entrada de e-mail, terá que enfrentar seus 808 e-mails não lidos à medida que mais e-mails chegam ao longo do dia.
Talvez você seja especializado em soluções de software para a área de saúde, desenvolva a tecnologia mais recente ou simplifique o processo de gerenciamento do ciclo de vida do cliente – seja qual for o seu negócio, a sobrecarga de e-mails pode ter um impacto sério.
O que é sobrecarga de e-mail?
Qualquer pessoa que tenha um endereço de e-mail conhece o estresse de ver seus e-mails se acumulando, sem serem lidos, sem serem respondidos, sem parar.
Imagem de uso gratuito proveniente do Pexels
A sobrecarga de e-mails é exatamente o que parece: a incapacidade de manter o controle de seus e-mails pessoais ou de trabalho – e, frequentemente, de ambos.
Você recebe muitos e-mails e não tem tempo suficiente para respondê-los. Isso pode afetar seu desempenho pessoal, bem como a eficiência de sua empresa.
A resposta para isso é atingir a caixa de entrada zero – não necessariamente ter uma caixa de entrada de e-mail vazia, mas ter zero e-mails não lidos, uma carga de comunicação gerenciável e uma caixa de entrada muito mais organizada.
Como reconhecer a sobrecarga de e-mails
Reconhecer os sinais de sobrecarga de e-mail é o primeiro passo para chegar à caixa de entrada zero. Portanto, aqui estão alguns aspectos a serem observados:
Sua equipe está se comunicando de forma eficaz?
Jeff enviou a Sally três e-mails importantes de acompanhamento sobre a última reunião, mas os e-mails não lidos de Sally estão às centenas.
As tensões no local de trabalho estão aumentando cada vez mais. Sally está fazendo pausas para fumar cada vez mais frequentes. O gerenciamento de projetos está fora dos trilhos. E Jeff ainda não sabequal fonte deve usar na última campanha de marketing.
Parece familiar?
A sobrecarga de e-mails pode prejudicar a comunicação no local de trabalho. Se as informações não forem disseminadas de forma eficiente, você corre o risco de atrasos nos prazos, de não saber como gerenciar projetos de forma eficaz, de confusão entre os colegas de equipe e de detalhes essenciais ficarem esquecidos.
Você está perdendo mensagens importantes?
Além de dificultar a comunicação em geral, ter uma caixa de entrada sobrecarregada faz com que você corra o risco de perder informações. O lixo eletrônico esconde os e-mails que você realmente precisa ler.
Os novos e-mails empurram os antigos para baixo na lista do seu cliente de e-mail. Quando essa lista for grande o suficiente, você conseguirá ler esses e-mails antigos? E se eles forem importantes? E se eles contiverem aquela informação que você perdeu horas procurando?
É muito fácil ignorar, excluir ou ficar cego para aquela agulha no palheiro, mesmo que você tenha uma pasta separada para seus e-mails mais importantes.
Suas comunicações externas estão sendo prejudicadas?
Se os seus clientes estão constantemente esperando dias ou semanas por uma resposta sua ou se você está recebendo reclamações sobre a falta de atendimento ao cliente, você pode estar sofrendo de sobrecarga de e-mail devido ao grande volume de e-mails.
Reduzir seu AHT (tempo médio de atendimento) é fundamental para criar um bom negócio com serviços repetidos.
A sobrecarga de e-mails faz com que você corra o risco de afastar seus clientes e consumidores valiosos.
Você está verificando e-mails depois do trabalho?
Um bom equilíbrio entre trabalho e vida pessoal é vital para todos nós, mesmo que a maioria não tenha uma estratégia de gerenciamento de tempo ou use aplicativos de tempo de tela.
Voltar para casa para verificar compulsivamente sua caixa de entrada, responder a e-mails e acompanhar reuniões é o oposto de um bom equilíbrio entre vida pessoal e profissional.
Se você não consegue concluir todos os itens acima durante o horário de trabalho e passa grande parte do seu tempo ocioso tentando recuperar o atraso, você definitivamente está com sobrecarga de e-mail.
Existem algumas estatísticas bastante alarmantes que mostram que um equilíbrio ruim entre vida pessoal e profissional pode afetar a saúde, os relacionamentos e a produtividade.
Imagem extraída de ergonomictrends.com
Isso nos leva ao impacto da sobrecarga de e-mails em sua empresa
Tanto as pessoas quanto as empresas são sistemas, e sistemas sobrecarregados levam à degradação, ao desempenho negativo e, por fim, ao fracasso.
Seja você uma empresa que oferece serviços de verificação de e-mail ou um freelancer individual que escreve códigos de sites, você pode ser afetado pela sobrecarga de e-mails.
Impacto para os funcionários
Conversamos sobre a importância de um bom equilíbrio entre vida pessoal e profissional.
A sobrecarga de e-mails não é tudo, é claro, mas é um fator que contribui para a angústia na vida pessoal de um funcionário.
Gastar horas por dia tentando ficar em dia com as comunicações; interromper constantemente projetos importantes para responder a consultas; folhear a caixa de entrada no intervalo do almoço; responder a colegas na cama; até mesmo se preocupar com o acúmulo de e-mails não lidos, sabendo que terá de lidar com eles em algum momento.
Isso pode prejudicar a produtividade pessoal e levar ao esgotamento.
Impacto para as empresas
É lógico que funcionários estressados e esgotados afetam negativamente a sua empresa como um todo.
Funcionários insatisfeitos estão enfeitando seus currículos; se o objetivo da sua empresa é a satisfação dos funcionários, você precisa entender o impacto da sobrecarga de e-mails em sua empresa e não apenas os benefícios para a equipe, etc. (por exemplo, como um programa de segurança e saúde bem implementado afeta a retenção de funcionários).
Os e-mails desviam a atenção do trabalho. Eles tiram o foco, e pode ser difícil redirecioná-lo para tarefas importantes. Se os seus funcionários gastam parte de seus horários de trabalho para lidar com suas caixas de entrada, eles não estão trabalhando com eficiência.
Isso pode ter um impacto negativo em sua empresa. Você pode perder oportunidades de negócios por demorar muito para responder aos clientes em potencial. Você pode estar atrasando prazos ao perder informações vitais. Você pode desvalorizar sua campanha de e-mail cuidadosamente elaborada por ficar atolado na tentativa de recuperar o atraso.
Nada disso favorece a produtividade, seja individual ou de sua empresa.
Então, como você pode chegar à caixa de entrada zero?
Esclarecemos que a caixa de entrada zero não significa necessariamente zero e-mails , ponto final. Caixa de entrada zero é uma caixa de entrada gerenciável, e aqui estão algumas técnicas comprovadas para alcançá-la em sua vida digital.
Comunique-se por outros meios
Os e-mails são superestimados, dirão alguns especialistas em produtividade.
Ok, isso não é verdade. O e-mail é um milagre da tecnologia moderna que revolucionou a forma como nos comunicamos.
Mas eles têm um tempo e um lugar, e isso não é o tempo todo e em todos os lugares. Especialmente os e-mails promocionais que recebemos diariamente.
Mensagens instantâneas
O envio de um e-mail já reconhece que sua consulta não precisa de uma resposta imediata. As mensagens instantâneas são como os e-mails, mas mais rápidas, permitindo que o bate-papo aconteça de acordo com a conveniência de cada pessoa.
Uma maneira de zerar a caixa de entrada e evitar o lixo eletrônico é simplesmente enviar uma mensagem do Slack. Essa é uma das dicas mais fáceis de gerenciamento de e-mail se você quiser evitar verificar seu e-mail várias vezes por dia.
Chamadas telefônicas
Se você precisa de uma resposta rápida para alguma coisa ou precisa conversar sobre algo, as chamadas de voz ainda são uma das melhores ferramentas de comunicação. Vale a pena usar um serviço de telefone fixo que seja confiável e possa funcionar a qualquer momento, sem internet ou durante uma queda de energia.
Uma maneira de manter uma caixa de entrada limpa é pegar o telefone de vez em quando.
Cara a cara
Algumas coisas ainda se beneficiam da interação face a face. Discutir ideias com uma equipe ou discutir longamente informações importantes pode funcionar melhor com reuniões presenciais ou chamadas de vídeo. É melhor se livrar de e-mails desnecessários e notificações de e-mail desnecessárias logo no início.
E, embora essas reuniões não sejam possíveis para todos (por exemplo, trabalhadores remotos), elas são uma boa maneira de obter algum tempo de concentração com sua equipe.
Comunique-se de forma eficaz
Você está sendo bombardeado com e-mails de acompanhamento após uma reunião?
Se for o caso, talvez suas reuniões não sejam tão produtivas quanto poderiam ser e você pode tomar algumas medidas simples para corrigir isso – sem se tornar um guru da produtividade.
Planeje as reuniões cuidadosamente para responder ao maior número possível de perguntas e reserve um tempo no final para perguntas de acompanhamento, resumos e discussões importantes.
E quando você escrever seus e-mails de acompanhamento, certifique-se de que eles sejam de alta qualidade, legíveis e contenham as informações necessárias, para que não acabem como lixo eletrônico que não é lido.
Defina expectativas sobre os tempos de resposta
Os obstáculos à comunicação em tempo hábil podem ser causados por fatores como a complexidade do problema ou o fato de as empresas operarem em fusos horários diferentes.
Além de usar canais diferentes, definir expectativas realistas para as respostas pode ajudar tanto os funcionários quanto os clientes a relaxar, pois eles sabem quando suas mensagens de e-mail receberão uma resposta.
Você pode definir políticas de e-mail da empresa, incluindo a de que todos os e-mails receberão uma confirmação dentro de 24 horas. Dessa forma, você estará aliviando a preocupação das pessoas de serem ignoradas, bem como a vontade de ficar verificando a caixa de entrada o dia todo. O destinatário do e-mail pode então avaliar quanto tempo a consulta levará para ser resolvida e definir um prazo realista para uma resposta adequada.
O remetente tem a garantia de uma resolução rápida no primeiro contato, e o destinatário tem tempo suficiente para resolver o problema adequadamente.
Reserve um tempo para gerenciar sua caixa de entrada
Monitorar constantemente sua caixa de entrada pode aumentar a pressão e roubar sua atenção de outras tarefas. Ter uma caixa de entrada desordenada pode fazer com que você classifique as mensagens por horas todas as semanas.
Reserve horários durante o dia para verificar seu e-mail, especialmente se você receber um grande volume de e-mails.
Isso varia de acordo com a pessoa e o setor, mas programar horários definidos para o gerenciamento da caixa de entrada pode ajudá-lo a se manter mais organizado e menos distraído.
Tente logo pela manhã, pouco antes do almoço e no final do dia. Ou talvez você funcione melhor se passar várias horas consecutivas lidando com e-mails e o resto do dia trabalhando em outras coisas.
Seja qual for sua agenda, ter um permitirá que sua mente se concentre em uma coisa de cada vez e classifique as listas de e-mail sem problemas.
Criar pastas de e-mail
As pastas de e-mail podem ser uma ferramenta negligenciada em seu arsenal, mas são um ótimo sistema para arquivar informações.
Use pastas para organizar seus e-mails em categorias ou níveis de prioridade. Depois de ler algo, descubra para onde ele vai e coloque-o em seu devido lugar. Por exemplo, você pode usar filtros de e-mail e classificar os e-mails promocionais em uma pasta, e os e-mails importantes em pastas de ação que exigem ação imediata.
Você pode até mesmo levar sua organização adiante e ter contas de e-mail separadas para trabalho, assuntos pessoais, inscrições, etc.
Use a automação
A configuração de filtros para bloquear lixo eletrônico, pessoas ou palavras específicas de spam nas linhas de assunto é um bom começo.
Você também pode usar a automação de e-mail para otimizar os e-mails recebidos e as mensagens enviadas. Por exemplo, automatizar o processo de confirmação com um simples “recebemos seu e-mail…” que é acionado quando o cliente faz uma consulta. Ou modelos de e-mail que abrangem um conjunto de perguntas frequentes.
Excluir, cancelar a assinatura, marcar como spam
Seja implacável. Não faça prisioneiros em seu programa de e-mail.
Se houver e-mails antigos e sem importância que você nunca vai ler, exclua-os.
Se houver spam passando por seus filtros, marque-o.
Se houver um blog que você adorava, mas não lê mais, cancele sua inscrição na lista de e-mails.
Você está tentando chegar à caixa de entrada zero – comunicações importantes que você está lendo, respondendo e arquivando com eficiência.
Alcance a caixa de entrada zero em pouco tempo
É possível trabalhar de forma mais produtiva, comunicar-se com mais eficiência e deixar o estresse no trabalho onde ele deve estar: no trabalho.
Com uma limpeza completa de sua caixa de entrada e algumas estratégias comprovadas para impedir que a sobrecarga de e-mails volte a aparecer, você pode chegar à caixa de entrada zero em pouco tempo. Tudo começa com uma estratégia de gerenciamento de e-mail, e você também pode examinar seus e-mails com facilidade e rapidez.
