Вы когда-нибудь испытывали воскресные страхи?
Это чувство ужаса, которое вы испытываете перед началом рабочей недели, зная, что список дел длиннее вашей руки, а сон будет коротким и беспокойным.
Зная, что когда вы приступите к работе и откроете почтовый ящик, вам придется столкнуться с 808 непрочитанными письмами, поскольку в течение дня их будет поступать все больше.
Вы можете специализироваться на программных решениях для здравоохранения, разрабатывать новейшие технологии или оптимизировать процесс управления жизненным циклом клиента — каким бы ни был ваш бизнес, перегрузка электронной почты может иметь серьезные последствия.
Что такое перегрузка электронной почты?
Каждый, у кого есть адрес электронной почты, знает, как тяжело наблюдать за тем, как накапливаются письма, не прочитанные, не отвеченные, не остановленные.
Изображение взятос сайта Pexels
Перегрузка электронной почты — это именно то, на что она похожа: невозможность не отвлекаться на рабочую или личную почту, а зачастую и на ту, и на другую.
Вам приходит слишком много писем, а времени на ответы не хватает. Это может повлиять как на вашу личную производительность, так и на эффективность вашего бизнеса.
Ответ на этот вопрос заключается в том, чтобы добиться нулевого уровня входящих сообщений — не обязательно иметь пустой почтовый ящик, но иметь ноль непрочитанных писем, управляемую коммуникационную нагрузку и гораздо более организованный почтовый ящик.
Как распознать перегрузку электронной почты
Распознавание признаков перегрузки электронной почтой — первый шаг к тому, чтобы свести к нулю количество входящих писем. Вот некоторые вещи, на которые стоит обратить внимание:
Эффективно ли общается ваша команда?
Джефф отправил Салли три важных письма по поводу их последней встречи, но непрочитанные письма Салли исчисляются сотнями.
Напряжение на рабочем месте становится все выше. Салли все чаще уходит на перекур. Управление проектами сошло с рельсов. А Джефф до сих порне знает, какой шрифт ему использовать в последней маркетинговой кампании.
Знакомо?
Перегрузка электронной почтой может помешать общению на рабочем месте. Если информация передается неэффективно, вы рискуете сорвать сроки, не знать , как эффективно управлять проектами, запутаться в своих сотрудниках и упустить важные детали.
Вы теряете или пропускаете важные сообщения?
Перегруженная папка «Входящие» не только мешает общению в целом, но и подвергает вас риску пропустить что-то важное. Нежелательная электронная почта будет скрывать письма, которые вам действительно нужно прочитать.
Новые письма вытесняют старые в списке вашего почтового клиента. Когда этот список станет достаточно длинным, сможете ли вы когда-нибудь добраться до этих старых писем? А что, если они важны? Вдруг в них содержится та самая информация, на поиск которой вы потратили несколько часов?
Даже если у вас есть отдельная папка для самых важных писем, их очень легко пропустить, удалить или не заметить, когда они окажутся в стоге сена.
Страдают ли ваши внешние коммуникации?
Если ваши клиенты постоянно ждут ответа от вас по несколько дней или недель, или если вы получаете жалобы на недостаточный уровень обслуживания клиентов, возможно, вы страдаете от перегрузки электронной почты из-за огромного объема писем.
Снижение AHT (среднего времени обработки) жизненно важно для построения хорошего бизнеса с повторным обслуживанием.
Перегруженность электронной почтой может привести к тому, что вы оттолкнете от себя ценных клиентов и покупателей.
Проверяете ли вы электронную почту после работы?
Правильный баланс между работой и личной жизнью жизненно важен для каждого из нас, хотя большинство из нас не придерживается стратегии управления временем и не использует приложения для работы с экраном.
Возвращаться домой, чтобы навязчиво проверять почтовый ящик, отвечать на электронные письма и следить за ходом встреч, — это противоположность хорошему балансу между работой и личной жизнью.
Если вы не можете выполнить все вышеперечисленные действия в рабочее время и тратите значительную часть своего времени на то, чтобы наверстать упущенное, то у вас определенно перегрузка электронной почтой.
Существует довольно тревожная статистика, которая показывает, что плохой баланс между работой и личной жизнью может повлиять на здоровье, отношения и производительность.
Изображение получено с сайта ergonomictrends.com
Отсюда следует, что перегруженность электронной почтой влияет на вашу компанию
И люди, и предприятия — это системы, а перегрузка систем приводит к ухудшению их работы, снижению производительности и в конечном итоге к отказу.
Независимо от того, являетесь ли вы компанией, предлагающей услуги по проверке электронной почты, или индивидуальным фрилансером, пишущим код для веб-сайтов, вы можете столкнуться с перегрузкой электронной почты.
Воздействие на сотрудников
Мы говорили о том, как важно соблюдать баланс между работой и личной жизнью.
Конечно, перегрузка электронной почтой — это не вся история, но она является одним из факторов, способствующих возникновению проблем в личной жизни сотрудника.
Проводите часы в день, пытаясь справиться с перепиской, постоянно отрываясь от важных проектов, чтобы ответить на вопросы, пролистывая почтовый ящик в обеденный перерыв, отвечая коллегам в постели, даже просто переживая из-за скопившихся непрочитанных писем, зная, что когда-то вам придется с ними разбираться.
Это может снизить личную продуктивность и привести к выгоранию.
Воздействие на компании
Вполне логично, что стресс и усталость сотрудников негативно сказываются на работе компании в целом.
Если цель вашей компании — удовлетворенность сотрудников, вы должны понимать, как перегрузка электронной почтой влияет на ваш бизнес, а не только на преимущества персонала и т. д. (например, как хорошо реализованная программа безопасности и охраны труда влияет на удержание сотрудников).
Электронная почта отвлекает внимание от работы. Они мешают сосредоточиться, а сосредоточенность бывает трудно вернуть к важным задачам. Если ваши сотрудники тратят часть своего рабочего графика на работу с почтовыми ящиками, они работают неэффективно.
Это может пагубно сказаться на вашей компании. Вы можете потерять возможности для бизнеса, если будете слишком долго отвечать на запросы. Вы можете сорвать сроки, потеряв важную информацию. Вы можете обесценить тщательно разработанную кампанию по рассылке электронной почты, увязнув в игре в догонялки.
Все это не способствует продуктивности, как отдельных людей, так и вашего бизнеса.
Как же добиться нулевого уровня инбоксов?
Мы уточнили, что «ноль входящих» не обязательно означает полный ноль писем. Inbox zero — это управляемый почтовый ящик, и вот несколько проверенных методов, как добиться этого в вашей цифровой жизни.
Общайтесь с помощью других средств
Некоторые эксперты по продуктивности говорят, что электронную почту переоценивают.
Это неправда. Электронная почта — это чудо современной технологии, которое произвело революцию в общении.
Но у них есть свое время и место, и это не всегда ине везде. Особенно это касается рекламных писем, которые мы получаем ежедневно.
Мгновенный обмен сообщениями
Отправка электронного письма уже подтверждает, что ваш запрос не требует немедленного ответа. Мгновенные сообщения — это как электронная почта, только быстрее, позволяя общаться в режиме «спина к спине» в удобное для каждого время.
Один из способов избавиться от нежелательной почты — просто отправить сообщение в Slack. Это один из самых простых советов по управлению электронной почтой, если вы хотите не проверять почту несколько раз в день.
Телефонные звонки
Если вам нужен быстрый ответ на какой-то вопрос или необходимо что-то обсудить, голосовые звонки по-прежнему остаются одним из лучших средств связи. Стоит даже воспользоваться стационарным телефоном, который надежен и может работать в любое время, без интернета или во время отключения электричества.
Один из способов поддерживать чистоту входящих сообщений — время от времени поднимать трубку.
Лицом к лицу
Некоторые вещи все же лучше решать при личном общении. Обмен идеями с командой или подробное обсуждение важной информации лучше проводить на личных встречах или по видеосвязи. Лучше всего с самого начала избавиться от ненужной электронной почты и ненужных уведомлений по электронной почте.
И хотя такие встречи возможны не для всех (например, для удаленных сотрудников), это хороший способ уделить немного времени общению с командой.
Общайтесь эффективно
Вас заваливают письмами с последующими действиями после встречи?
Если да, то, возможно, ваши встречи не так продуктивны, как могли бы быть, и вы можете предпринять несколько простых шагов, чтобы это исправить — не становясь гуру продуктивности.
Тщательно планируйте встречи, чтобы ответить на как можно большее количество вопросов, и оставляйте время в конце для последующих вопросов, подведения итогов и важных обсуждений.
А когда вы будете писать последующие письма, убедитесь, что они качественные, читабельные и содержат необходимую информацию, чтобы не попасть в спам и не быть прочитанными.
Установите ожидания по времени реагирования
Препятствия для своевременной связи могут быть вызваны такими причинами, как сложность проблемы или работа предприятий в разных часовых поясах.
Помимо использования различных каналов, установление реалистичных ожиданий в отношении ответов может помочь и сотрудникам, и клиентам расслабиться, поскольку они знают, когда на их электронные сообщения будет получен ответ.
Вы можете установить политику компании в отношении электронной почты, в том числе обязательное подтверждение всех писем в течение 24 часов. Таким образом, вы снимете опасения людей по поводу того, что их игнорируют, а также желание постоянно проверять почтовый ящик в течение дня. Получатель письма может оценить, сколько времени потребуется на решение вопроса, и установить реальные сроки для надлежащего ответа.
Отправитель уверен в быстром разрешении первого контакта, а получатель имеет достаточно времени для правильного решения проблемы.
Выделите время для управления входящими сообщениями
Постоянный контроль входящих сообщений может создавать дополнительную нагрузку и отвлекать ваше внимание от других задач. Захламленный почтовый ящик может заставить вас сортировать сообщения по несколько часов в неделю.
Выделите время в течение дня для проверки электронной почты, особенно если вы получаете большое количество писем.
Это зависит от конкретного человека и отрасли, но выделение определенного времени для работы с входящими сообщениями поможет вам быть более организованным и меньше отвлекаться.
Попробуйте делать это утром, перед обедом и в конце дня. А может быть, вы лучше работаете, когда несколько часов подряд занимаетесь электронной почтой, а в остальное время занимаетесь другими делами.
Каким бы ни был ваш график, наличие одного из них позволит вам сосредоточиться на одном деле и без проблем сортировать списки электронной почты.
Создание папок электронной почты
Папки электронной почты могут быть недооцененным инструментом в вашем арсенале, но они являются отличной системой для хранения информации.
Используйте папки, чтобы распределить письма по категориям или уровням приоритета. Прочитав что-то, определите, куда оно попадет, и положите его на свое место. Например, вы можете использовать фильтры электронной почты и отсортировать рекламные письма в одну папку, а важные письма, требующие немедленных действий, — в папку «Действия».
Вы можете даже пойти дальше и завести отдельные учетные записи электронной почты для работы, личных дел, регистрации и т. д.
Используйте автоматизацию
Хорошим началом будет установка фильтров, блокирующих спам, людей или конкретные слова в темах сообщений.
Вы также можете использовать автоматизацию электронной почты для упорядочивания входящих и исходящих сообщений. Например, автоматизация процесса подтверждения с помощью простого сообщения «Мы получили ваше письмо…», которое срабатывает после запроса клиента. Или шаблоны электронных писем, охватывающие набор часто задаваемых вопросов.
Удалить, отказаться от подписки, пометить как спам
Будьте безжалостны. Не берите пленных в своей программе электронной почты.
Если есть старые, неважные письма, до которых вы никогда не доберетесь, удалите их.
Если через ваши фильтры проникает спам, отметьте его.
Если есть блог, который вы раньше любили, но больше не читаете, отпишитесь от его рассылки.
Вы стремитесь к нулевому уровню входящих сообщений — важным сообщениям, которые вы читаете, отвечаете на них и эффективно заполняете.
Достигните нулевого уровня входящих сообщений в кратчайшие сроки
Можно работать более продуктивно, общаться более эффективно и оставить стресс там, где ему и место: на работе.
Если провести тщательную весеннюю чистку почтового ящика и использовать несколько проверенных стратегий, чтобы не допустить перегруженности электронной почтой, можно в кратчайшие сроки добиться нулевого уровня входящих сообщений. Все начинается со стратегии управления электронной почтой, и вы сможете легко и быстро просматривать свои письма.
