Hiç Pazar Korkusu yaşadınız mı?
İş haftası başlamadan önce yaşadığınız, yapılacaklar listenizin kolunuz kadar uzun olduğunu ve uykunuzun kısa ve düzensiz olacağını bildiğiniz o korku hissi.
İşe yerleşip e-posta gelen kutunuzu açtığınızda, gün boyunca daha fazlası geldikçe okunmamış 808 e-postanızla yüzleşmek zorunda kalacağınızı bilmek.
Sağlık yazılımı çözümlerinde uzmanlaşabilir, en son teknolojiyi geliştirebilir veya müşteri yaşam döngüsü yönetimi sürecini kolaylaştırabilirsiniz – işiniz ne olursa olsun, aşırı e-posta yükü ciddi bir etkiye sahip olabilir.
Aşırı e-posta yükü nedir?
E-posta adresi olan herkes, e-postalarının okunmadan, yanıtlanmadan, hız kesmeden birikmesini izlemenin stresini bilir.
Pexels’ten alınan görselin kullanımıücretsizdir
Aşırı e-posta yükü tam olarak kulağa geldiği gibidir: iş veya kişisel e-postalarınızın – ve sıklıkla her ikisinin de – başında kalamama.
Çok fazla e-posta geliyor ve yanıtlamak için yeterli zamanınız yok. Bu durum kişisel performansınızın yanı sıra işinizin verimliliğini de etkileyebilir.
Bunun cevabı gelen kutusunu sıfıra indirmektir – boş bir e-posta gelen kutusuna sahip olmak gerekmez, ancak okunmamış sıfır e-postaya, yönetilebilir bir iletişim yüküne ve çok daha düzenli bir gelen kutusuna sahip olmak gerekir.
Aşırı e-posta yükü nasıl anlaşılır?
Aşırı e-posta yükünün belirtilerini tanımak, gelen kutusunu sıfıra indirmenin ilk adımıdır. İşte dikkat etmeniz gereken bazı şeyler:
Ekibiniz etkili bir şekilde iletişim kuruyor mu?
Jeff, Sally’ye son toplantılarıyla ilgili üç önemli takip e-postası göndermiştir, ancak Sally’nin okunmamış e-postaları yüzlerle ifade edilmektedir.
İşyerinde tansiyon giderek yükseliyor. Sally giderek daha sık sigara molası veriyor. Proje yönetimi raydan çıktı. Ve Jeff halaen son pazarlama kampanyasında hangi yazı tipini kullanması gerektiğini bilmiyor.
Tanıdık geldi mi?
Aşırı e-posta yükü işyeri iletişimini engelleyebilir. Eğer bilgi verimli bir şekilde dağıtılmıyorsa, teslim tarihlerinin gecikmesi, projelerin nasıl etkili bir şekilde yönetileceğinin bilinmemesi, ekip arkadaşlarınız arasında kafa karışıklığı ve önemli ayrıntıların gözden kaçması riskiyle karşı karşıya kalırsınız.
Önemli mesajları kaybediyor veya kaçırıyor musunuz?
Genel olarak iletişimi engellemenin yanı sıra, aşırı yüklü bir gelen kutusuna sahip olmak sizi bir şeyleri kaçırma riskiyle karşı karşıya bırakır. Önemsiz e-postalar, gerçekten okumanız gereken e-postaları gizleyecektir.
Yeni e-postalar, e-posta istemcinizdeki listede eski e-postaları aşağı iter. Bu liste yeterince uzun olduğunda, o eski e-postalara hiç ulaşabilecek misiniz? Ya önemliyse? Ya aramak için saatlerinizi harcadığınız o bir parça bilgiyi içeriyorlarsa?
En önemli e-postalarınız için ayrı bir klasörünüz olsa bile, samanlıktaki iğneyi gözden kaçırmak, silmek veya kör olmak çok kolaydır.
Dış iletişiminiz zarar mı görüyor?
Müşterileriniz sizden yanıt almak için sürekli olarak günler veya haftalar bekliyorsa ya da müşteri hizmetleri eksikliğiniz hakkında şikayetler alıyorsanız, çok fazla e-posta nedeniyle aşırı e-posta yüklemesi yaşıyor olabilirsiniz.
AHT’nizi (ortalama işlem süresi) düşürmek, tekrarlanan hizmetle iyi bir iş kurmak için hayati önem taşır.
Aşırı e-posta yüklemesi, sizi değerli müşterilerinizi ve müşterilerinizi uzaklaştırma riskiyle karşı karşıya bırakır.
İşten sonra e-postalarınızı mı kontrol ediyorsunuz?
Çoğumuz bir zaman yönetimi stratejisine sahip olmasak veya ekran süresi uygulamalarını kullanmasak da, iyi bir iş-yaşam dengesi hepimiz için hayati önem taşımaktadır.
Gelen kutunuzu kontrol etmek, e-postaları yanıtlamak ve toplantıları takip etmek için eve gitmek, iyi bir iş-yaşam dengesinin tam tersidir.
Yukarıdakilerin hepsini çalışma saatleri içinde bitiremiyorsanız ve boş zamanınızın büyük bir kısmını yetişmeye çalışarak geçiriyorsanız, kesinlikle aşırı e-posta yükünüz var demektir.
Kötü bir iş-yaşam dengesinin sağlığı, ilişkileri ve üretkenliği etkileyebileceğini gösteren oldukça endişe verici bazı istatistikler vardır.
Resim ergonomictrends.com’dan alınmıştır
Bu da bizi aşırı e-posta yükünün şirketiniz üzerindeki etkisine götürüyor
İnsanlar ve işletmeler birer sistemdir ve aşırı yüklenmiş sistemler bozulmaya, olumsuz performansa ve nihayetinde başarısızlığa yol açar.
İster e-posta doğrulama hizmetleri sunan bir şirket olun, ister web sitesi kodu yazan bireysel bir serbest çalışan, aşırı e-posta yükünden etkilenebilirsiniz.
Çalışanlar üzerindeki etkisi
İyi bir iş-yaşam dengesinin önemi hakkında konuştuk.
Aşırı e-posta yükü elbette hikayenin tamamı değildir, ancak bir çalışanın kişisel yaşamındaki sıkıntıya katkıda bulunan bir faktördür.
Günde saatlerce iletişimin üstesinden gelmeye çalışmak; soruları yanıtlamak için sürekli önemli projelerden kopmak; öğle tatilinizde gelen kutunuzda gezinmek; yatakta iş arkadaşlarınıza yanıt vermek; hatta bir noktada onlarla ilgilenmeniz gerekeceğini bilerek okunmamış e-postalarınızın birikmesinden endişelenmek.
Bu, kişisel üretkenliği öldürebilir ve tükenmişliğe yol açabilir.
Şirketler üzerindeki etkisi
Stresli ve tükenmiş çalışanların şirketinizi bir bütün olarak olumsuz etkilemesi mantıklıdır.
Mutsuz çalışanlar özgeçmişlerini süslüyorlar; şirketinizin hedefi çalışan memnuniyeti ise, aşırı e-posta yükünün sadece personel faydaları vb. değil, işiniz üzerindeki etkisini de anlamanız gerekir (örneğin, iyi uygulanan bir güvenlik ve sağlık programı çalışanların elde tutulmasını nasıl etkiler?)
E-postalar dikkati işten uzaklaştırır. Odaklanmayı bozarlar ve odaklanmayı tekrar önemli görevlere yönlendirmek zor olabilir. Çalışanlarınız çalışma programlarının bir bölümünü gelen kutularına bakmakla geçiriyorsa verimli çalışmıyorlar demektir.
Bunun şirketiniz üzerinde zararlı bir etkisi olabilir. Potansiyel müşterilere yanıt vermeniz çok uzun sürdüğü için iş fırsatlarını kaybedebilirsiniz. Hayati bilgileri kaybederek teslim tarihlerini geciktiriyor olabilirsiniz. Özenle hazırladığınız e-posta kampanyanızın değerini, e-posta yakalamaya çalışarak düşürebilirsiniz.
Bunların hiçbiri bireyler veya işletmeniz için üretkenliğe elverişli değildir.
Peki gelen kutusu sıfıra nasıl ulaşırsınız?
Gelen kutusunun sıfırlanmasının ille de sıfır e-posta anlamına gelmediğini açıklığa kavuşturduk. Gelen kutusu sıfır, yönetilebilir bir gelen kutusudur ve işte dijital yaşamınızda bunu başarmak için kanıtlanmış bazı teknikler.
Diğer yollarla iletişim kurun
Bazı üretkenlik uzmanları e-postaların abartıldığını söyleyecektir.
Tamam, bu doğru değil. E-posta, iletişim kurma şeklimizde devrim yaratan modern teknolojinin bir mucizesidir.
Ancak bunların bir yeri ve zamanı vardır ve bu her zamanve her yerde değildir. Özellikle de günlük olarak aldığımız tanıtım e-postaları.
Anlık mesajlaşma
Bir e-posta göndermek, sorgunuzun hemen yanıtlanması gerekmediğini zaten kabul eder. Anlık mesajlar e-postalar gibidir ancak daha hızlıdır, ileri geri sohbetin her bir kişinin uygun olduğu zamanda gerçekleşmesine izin verir.
Gelen kutusunu sıfıra indirmenin ve gereksiz postalardan kaçınmanın bir yolu da bunun yerine bir Slack mesajı göndermektir. Postalarınızı günde birden fazla kez kontrol etmekten kaçınmak istiyorsanız, bu en kolay e-posta yönetimi ipuçlarından biridir.
Telefon görüşmeleri
Bir soruya hızlıca yanıt almanız ya da bir konuyu konuşmanız gerekiyorsa, sesli aramalar hala en iyi iletişim araçlarından biridir. Hatta güvenilir ve internet olmadan veya elektrik kesintisi sırasında her zaman çalışabilen bir sabit hat telefon hizmeti kullanmaya değer.
Gelen kutusunu temiz tutmanın bir yolu da arada bir telefon etmektir.
Yüz yüze
Bazı şeyler hala yüz yüze etkileşimden fayda sağlar. Bir ekiple fikir alışverişinde bulunmak veya önemli bilgileri uzun uzadıya tartışmak yüz yüze toplantılarla veya görüntülü görüşmelerle daha iyi sonuç verebilir. Gereksiz e-postalardan ve gereksiz e-posta bildirimlerinden en baştan kurtulmak en iyisidir.
Ve bu toplantılar herkes için mümkün olmasa da (örneğin uzaktan çalışanlar), ekibinizle biraz odaklanma zamanı elde etmenin güzel bir yoludur.
Etkili iletişim kurun
Bir toplantıdan sonra takip e-postaları bombardımanına mı tutuluyorsunuz?
Eğer öyleyse, belki de toplantılarınız olabildiğince verimli geçmiyordur ve bunu düzeltmek için birkaç basit adım atabilirsiniz – bir üretkenlik gurusu olmadan.
Mümkün olduğunca çok soruyu yanıtlamak için toplantıları dikkatlice planlayın ve sonunda takip soruları, özetler ve önemli tartışmalar için zaman ayırın.
Ve takip e-postalarınızı yazdığınızda, okunmayan önemsiz e-postalar haline gelmemeleri için yüksek kaliteli, okunabilir olduklarından ve gerekli bilgileri içerdiklerinden emin olun.
Yanıt sürelerine ilişkin beklentileri belirleyin
Zamanında iletişimin önündeki engeller, sorunun karmaşıklığı veya farklı zaman dilimlerinde faaliyet gösteren işletmeler gibi nedenlerden kaynaklanabilir.
Farklı kanallar kullanmanın yanı sıra, yanıtlar için gerçekçi beklentiler belirlemek hem çalışanların hem de müşterilerin e-posta mesajlarının ne zaman yanıt alacağını bilerek rahatlamalarına yardımcı olabilir.
Tüm e-postaların 24 saat içinde bir onay alacağı gibi şirket e-posta politikaları belirleyebilirsiniz. Bu şekilde, insanların göz ardı edilme endişelerini ve tüm gün gelen kutularını kontrol etme dürtüsünü hafifletmiş olursunuz. E-postayı alan kişi daha sonra sorgunun çözülmesinin ne kadar süreceğini değerlendirebilir ve uygun bir yanıt için gerçekçi bir zaman dilimi belirleyebilir.
Gönderici, ilk temasın hızlı bir şekilde çözüme kavuşturulmasıyla güvence altına alınmış olur ve alıcı da sorunu düzgün bir şekilde ele almak için kendisine yeterli zaman tanımış olur.
Gelen kutunuzu yönetmek için zaman ayırın
Gelen kutunuzu sürekli izlemek baskı yaratabilir ve dikkatinizi diğer görevlerden çalabilir. Dağınık bir gelen kutusuna sahip olmak, her hafta saatlerce mesajları sıralamanıza neden olabilir.
Özellikle çok sayıda e-posta alıyorsanız, gün içinde e-postalarınızı kontrol etmek için kendinize zaman ayırın.
Bu, kişiye ve sektöre bağlı olarak farklılık gösterecektir, ancak gelen kutusu yönetimi için belirli zamanlar planlamak daha düzenli olmanıza ve dikkatinizin daha az dağılmasına yardımcı olabilir.
Sabah ilk iş, öğle yemeğinden hemen önce ve günün sonunda deneyin. Ya da belki de arka arkaya birkaç saatinizi e-postalarla uğraşarak ve gününüzün geri kalanında başka şeylerle uğraşarak daha iyi çalışıyorsunuzdur.
Programınız ne olursa olsun, bir tanesine sahip olmak zihninizin her seferinde tek bir şeye odaklanmasını ve e-posta listelerini sorunsuz bir şekilde sıralamanızı sağlayacaktır.
E-posta klasörleri oluşturma
E-posta klasörleri cephaneliğinizde gözden kaçan bir araç olabilir, ancak bilgileri dosyalamak için harika bir sistemdir.
E-postalarınızı kategorilere veya öncelik düzeylerine göre düzenlemek için klasörler kullanın. Bir şeyi okuduktan sonra nereye gideceğini belirleyin ve yerine koyun. Örneğin, e-posta filtrelerini kullanabilir ve promosyon e-postalarını bir klasörde, önemli e-postaları ise acil eylem gerektiren eylem klasörlerinde sıralayabilirsiniz.
Hatta organizasyonunuzu daha da ileri götürebilir ve iş, kişisel şeyler, kayıtlar vb. için ayrı e-posta hesaplarına sahip olabilirsiniz.
Otomasyon kullanın
Konu satırlarında istenmeyen e-postaları, kişileri veya belirli spam sözcüklerini engellemek için filtreler ayarlamak iyi bir başlangıçtır.
Gelen e-postalarınızı ve giden mesajlarınızı düzene sokmak için e-posta otomasyonunu da kullanabilirsiniz. Bir müşteri sorgusu üzerine tetiklenen basit bir “e-postanızı aldık…” ile onay sürecini otomatikleştirmek gibi. Ya da sıkça sorulan bir dizi soruyu kapsayan e-posta şablonları.
Sil, abonelikten çık, spam olarak işaretle
Acımasız olun. E-posta programınızda hiç kimseyi esir almayın.
Asla ilgilenmeyeceğiniz eski ve önemsiz e-postalar varsa, bunları silin.
Filtrelerinizden geçen spam varsa işaretleyin.
Eskiden sevdiğiniz ama artık okumadığınız bir blog varsa, o e-posta listesinden çıkın.
Gelen kutusu sıfıra ulaşmaya çalışıyorsunuz – okuduğunuz, yanıtladığınız ve verimli bir şekilde dosyaladığınız önemli iletişimler.
Kısa sürede gelen kutusu sıfıra ulaşın
Daha verimli çalışmak, daha etkili iletişim kurmak ve iş stresinizi ait olduğu yere, yani iş yerine bırakmak mümkün.
Gelen kutunuzda kapsamlı bir bahar temizliği ve aşırı e-posta yükünün geri gelmesini önlemek için kanıtlanmış birkaç strateji ile kısa sürede gelen kutusu sıfıra ulaşabilirsiniz. Her şey bir e-posta yönetim stratejisi ile başlar ve siz de e-postalarınızı kolay ve hızlı bir şekilde gözden geçirebilirsiniz.
