Jak napsat e-mail pro naplánování schůzky (+8 šablon)

Tip: před odesláním e-mailů s žádostí o naplánování schůzky na seznam (zejména při zasílání e-mailů za studena) se ujistěte, že je posíláte správným lidem. Proto doporučujeme ověřování e-mailů s Bouncerem jako první.

#1 Pište přesvědčivé předměty.

Dobrý předmět by měl být kreativní a poutavý a zároveň by měl naznačovat, čeho se e-mail s žádostí o schůzku týká.

Pokud například někoho oslovujete s pozvánkou na obchodní schůzku, zvažte něco jako "Promluvme si o tom u kávy." Pokud potřebujete poutavější předmět, zkuste tento: "Jste připraveni se spojit osobně?". Pozvání na schůzku e-mailem může být náročné, ale nejefektivnější e-maily s žádostí o schůzku ukazují, že vše začíná předmětem.
 

 
Krátké, výstižné a výstižné předměty jsou vždy nejlepší, pokud chcete, aby vaše sdělení bylo doručeno. Přidejte adresu maximálně 9 slov a 60 znaků pro nejlepší míru otevření a odezvy. Ať už se tedy rozhodnete použít jakýkoli předmět, napište jasný a výstižný předmět, který čtenáře povzbudí k otevření e-mailu a doufejme, že se okamžitě dotkne jejich bolestivého bodu.

#2 Použijte správný pozdrav podle situace.

Při psaní e-mailu s žádostí o schůzku je důležité mít na paměti, že váš styl by měl odpovídat situaci. Plánování schůzek prostřednictvím e-mailu udává tón skutečné schůzky.

Pokud píšete neformálnímu spolupracovníkovi, jedná se o interní komunikaci. Můžete ji odlehčit hravým, humorným a neformálním tónem. Naopak pokud posíláte e-mail na schůzku nebo žádosti klientům či lidem z formálního obchodního prostředí, používejte jazyk, který prokazuje úctu a profesionalitu - zpráva musí být formální a vynechte konverzační tón.
 

 
Zde je tip: Pokud příjemce neznáte osobně, pokuste se o něm zjistit více informací. V dnešní době je téměř každý na síti LinkedIn, takže stačí jen pár vteřin, abyste si je vyhledali a vytvořili efektivnější e-maily s žádostí o schůzku.

Uveďte, kdo jsou a jaká je jejich přesná pracovní náplň. Název společnosti zkontrolujte dvakrát, aby nedošlo k překlepu - to je zásadní při použití šablon e-mailů s žádostí o schůzku.

Když někoho pozdravíte jménem, navážete hned od začátku osobnější vztah. Vyhněte se titulům jako např. Sir nebo Paní za každou cenu.

#3 Uveďte, co chcete, a nechoďte kolem horké kaše.

Správná úvodní věta je obvykle hlavním bolavým místem při psaní e-mailů se žádostí o schůzku. Poté už nechcete plýtvat časem čtenáře. Přejděte rovnou k věci a uveďte, o čem píšete. V několika větách vysvětlete, proč se na vás obracíte a jaká je vaše žádost o schůzku.
 

 
Neodvádějte příjemce od tématu - přejděte rovnou k podrobnostem schůzky. Upřesněte téma schůzky (můžete přiložit i program schůzky, aby příjemce věděl, kolik času si má vyhradit). Například: "Píši vám, abych vás požádal o schůzku v úterý 7. května v 10:00, abychom prodiskutovali nadcházející marketingovou kampaň. Zde je program schůzky: ...".

Nezapomeňte také uvést, jaký typ schůzky zamýšlíte, například rychlý chat nebo řádnou online schůzku.

#4 Vysvětlete hodnotu, kterou příjemce získá.

Ve většině případů se lidé, kteří schůzky domlouvají, starají spíše o to, aby se schůzka uskutečnila. Proto musíte příjemce povzbudit a vysvětlit mu, proč by si měl na schůzku s vámi udělat čas.

Zamyslete se nad tím, jaký přínos by jim přineslo, kdyby se dohodli na setkání - co by se mohli naučit? Které nadcházející problémy můžete pomoci vyřešit a zařadit na program schůzky?

Můžete například nabídnout:

• a zdarma ukázka cenného nástroje
• pomoc s řešením problému dané osoby (např. maximalizace výkonu placených reklam).
• prostředí pro spolupráci a sdílení nápadů
• brainstorming zaměřený na hledání řešení

Zdůraznění těchto výhod a očekávaného dosažení cíle v e-mailu s žádostí o schůzku vám umožní motivovat je k tomu, aby upřednostnili plánovanou schůzku prostřednictvím e-mailu.

Je také důležité nevynechat žádné logistické detaily schůzky. Kdo se zúčastní? Jak dlouho má schůzka trvat? Poskytnutím těchto informací předem získáte všechny informace, které potřebuje k tomu, aby mohl rozhodnout, zda mu stojí za to se krátké diskuse zúčastnit.

#5 Nabídka více časů schůzek

Při plánování schůzky nabídněte v e-mailu s žádostí o schůzku více než jeden čas schůzky. Nejenže vám to oběma dává možnost najít čas schůzky, který vyhovuje vašim možnostem, ale také to ukazuje vaši flexibilitu a to, že respektujete drahé preference vašeho kolegy.

Zde je vzorový e-mail, který může vyvolat pozitivní reakci:

Vezměte také v úvahu místní čas. Pokud plánujete schůzku s někým z jiné části zeměkoule, ujistěte se, že zná časová pásma, ve kterých si domlouváte schůzku.

Informovanost o časových pásmech je zásadní součástí psaní e-mailů s žádostí o schůzku. Pokud se nedozvíte, že důležitou schůzku plánujete na čtvrtou hodinu ráno, jak pak můžete vyřešit jejich bolestivý bod? Naplánujte schůzky tak, aby se to všem hodilo.

#6 Žádost o odpověď na potvrzení schůzky

Ujasněte si předem, zda potřebujete odpověď na e-mail s žádostí o schůzku, nebo ne ("Byl bych rád, kdybyste se k tomu vyjádřili") a kdy ji potřebujete. Nebuďte příliš vlezlí ani nároční. Místo toho projevujte úctu a respekt k času druhého.

Žádost o zaslání potvrzení vám také umožní překontrolovat datum, vhodný čas, plán schůzky a další podrobnosti a potvrdit rezervaci konferenční místnosti (což je pro formální schůzku zásadní).

Zde je tip: Proces můžete také automatizovat a odeslat žádost o schůzku v kalendáři spolu s e-mailem s pozvánkou na schůzku. K dispozici jsou různé nástroje, které můžete k tomuto účelu použít. Mnohé z nich, například Kalendář Google, mají tuto funkci zabudovanou. Pomáhá šetřit čas a usnadňuje plánování offline i online schůzek všem zúčastněným.

#7 V případě potřeby navázat dalším e-mailem pro naplánování schůzky.

Už se vám někdy stalo, že jste někomu poslali e-mail s žádostí o schůzku, ale pak jste se na několik týdnů odmlčeli? I když to není zrovna profesionální komunikace, vaši příjemci pravděpodobně dostávají nejrůznější e-maily s žádostí o schůzku a možná jsou příliš zaneprázdněni na to, aby na váš první e-mail odpověděli.

Není vždy snadné udržet si přehled o odpovědích na profesionální e-maily. Aby nedocházelo k prodlevám při sjednávání rychlé schůzky a všechny strany byly v obraze, je nejlepší navázat upomínkou.

Účinnost následného e-mailu nelze přeceňovat - míra odpovědí může být dokonce až o 40% vyšší než u původního e-mailu s žádostí o schůzku..

Pomocí nástrojů pro sledování e-mailů zjistěte, zda byla vaše zpráva přečtena a zda nebyla provedena žádná akce. To je užitečné zejména pro lidi, kteří posílají dlouhé řetězce e-mailů s žádostí o schůzku a je pro ně obtížné sledovat všechny konverzace pro plánování schůzek.

Dobrá zpráva - pokud se ujmete iniciativy a pošlete další e-mail, vaše žádost o schůzku se neztratí v propadlišti dějin. Můžete zopakovat klíčové detaily, rozeslat podrobný program nebo vymyslet ideální čas, který bude příjemci vyhovovat.

Pokud se chcete dozvědět více o tom, jak psát obchodní e-maily, podívejte se na tento článek: Průvodce marketingovými e-maily B2B - co funguje a co nefunguje.

#8 Přidání odkazu na vybraný nástroj pro plánování

Najít vhodný čas pro schůzku může být pořádná fuška. Vaši potenciální klienti mají jiné rozvrhy než vy, a když je žádáte o schůzku e-mailem, měli byste jim dát možnost volby.

Existují různé nástroje, které vám pomohou vylepšit e-maily s žádostí o schůzku. Například Calendly. 

Pomocí tohoto nástroje můžete potenciálním klientům nabídnout všechny volné termíny pro individuální schůzku. Získají tak přístup k vašemu online kalendáři a mohou si vybrat čas, který vyhovuje i jim, čímž se maximalizují vaše šance na pozitivní reakci a úspěšnou schůzku.

Aplikace, jako je Calendly, jsou propojeny s dalšími oblíbenými nástroji pro schůzky, jako je Google Meet a Zoom, takže na každou novou rezervovanou schůzku dostanete upozornění na svou e-mailovou adresu.

Šablona e-mailu s žádostí o obchodní schůzku

Ať už píšete dokonalý e-mail s žádostí o schůzku s kolegy, potenciálním klientem nebo obchodními partnery, můžete pro návrh schůzky použít tyto připravené e-mailové šablony.

Ps. Neváhejte si tyto ukázky e-mailových žádostí o schůzku přizpůsobit svým potřebám a typům žádostí o schůzku, které chcete rozeslat.

Šablona e-mailu pro schůzku 1

Předmět e-mailu: Pojďme si promluvit

Vážení [jméno],

Obracím se na vás s žádostí o schůzku ohledně [téma] v čase, který vám vyhovuje.

Mám volno na [datum] na adrese [čas] nebo [datum] na adrese [čas]. Mohu vytvořit schůzku prostřednictvím [aplikace]. Dejte mi vědět, jestli vám některý z těchto termínů vyhovuje.

Doufám, že se brzy ozvete!

S pozdravem,

[vaše jméno]

Šablona e-mailu 2

Předmět e-mailu: Spolupráce // žádost o schůzku

Vážení [jméno],

Jak jsme již dříve hovořili, mám velký zájem prozkoumat možnost spolupráce. Věřím, že spojení našich silných stránek a zdrojů by bylo přínosné pro obě strany.

Zde je program, který jsem měl na mysli pro naše setkání:

1. Přehled plánů partnerství
2. Diskuse o potenciálních příležitostech a výzvách
3. Stanovení dalších kroků

Prosím, dejte mi vědět, jestli to [datum] a [čas] pracovat pro vás. Doufám, že se brzy ozvete.

Nejlepší,

[vaše jméno]

Šablona e-mailu 3

Předmět e-mailu: Pojďme si promluvit o obchodu

Dobrý den, [jméno],

Jak víte, naše společnosti již nějakou dobu spolupracují a já věřím, že je důležité udržovat komunikaci otevřenou a hledat způsoby, jak naše partnerství posílit.

Mám několik zajímavých nápadů, o které bych se s vámi rád podělil, a věřím, že osobní setkání by bylo nejlepším způsobem, jak je podrobněji probrat.

 

Rád bych navrhl termín schůzky na [datum] na adrese [čas], [místo/odkaz na setkání]. Pokud vám tento termín nevyhovuje, dejte mi prosím vědět několik dalších termínů, které by vám vyhovovaly.

S pozdravem,

[vaše jméno]

Šablona e-mailu 4

Řádek předmětu: Spojme se na schůzku

Dobrý den, [jméno],

 

Určitě máš hodně práce, ale doufám, že si v blízké budoucnosti uděláme čas a popovídáme si. Bylo by skvělé se spojit a diskutovat [téma schůzky].

Mohli byste se zúčastnit online nebo osobního setkání? Dejte mi prosím vědět, co vám vyhovuje nejlépe, a domluvíme se na podrobnostech.

Nejlepší,

[vaše jméno]

Šablona e-mailu 5

Řádek předmětu: Pojďme na kávu ☕

Vážení [jméno],

Doufám, že je vše v pořádku. Už delší dobu jsem se s vámi chtěl, milí kolegové, sejít a myslel jsem, že tohle bude skvělá příležitost, jak to udělat. Přemýšlel jsem o setkání u kávy, abychom probrali naše plány do budoucna a jak můžeme posílit naše partnerství.

Datum: [datum]

Čas: [čas]

Místo: [umístění]

Vyhovovalo by to vašemu rozvrhu? Těšíme se, že se brzy ozvete.

Vše nejlepší,

[vaše jméno]

Přichází Bouncer

Služba Bouncer pomáhá zlepšit doručitelnost e-mailů tím, že ověřuje platnost každé adresy, snižuje míru odmítnutí a udržuje pověst odesílatele. Náš časově nenáročný nástroj zvyšuje efektivitu kampaní tím, že automatizuje proces ověřování a zajišťuje, že se vaše nabídky na schůzku dostanou ke skutečným zájemcům. Díky tomu se můžete soustředit na přípravu dokonalé nabídky pro potenciální účastníky.
 

Jste připraveni vyrazit

Od odeslání e-mailu s žádostí o schůzku vás dělí jen několik kliknutí. Nezapomeňte překontrolovat všechny podrobnosti a vložit stručnou osnovu schůzky, ať už plánujete týmovou schůzku, nebo posíláte formální žádost o schůzku.

Pokud dodržíte všechny kroky popsané v tomto článku, budou vaše pozvánky na schůzky působit vysoce profesionálně. Koneckonců se vyplatí začít na vysoké úrovni, a to ještě před zahájením samotné schůzky. Pokud bude vaše původní zpráva napsána dobře, vzbudí důvěru v budoucí spolupráci.

Často kladené otázky

Jak napsat e-mail, abyste si naplánovali schůzku se svým šéfem?

Všechny výše uvedené tipy platí a při psaní e-mailu s žádostí o schůzku můžete dokonce změnit některé z výše uvedených vzorů e-mailů. Možná je však lepší požádat šéfa o schůzku prostřednictvím aplikace pro zasílání zpráv nebo osobně než e-mailem, protože by se mohl ztratit v jeho schránce.

Jak zdvořile požádat o schůzku?

V e-mailech s žádostí o schůzku používejte fráze jako "Mohu vás požádat o laskavost?", "Mohl byste pro mě něco udělat?", "Mohl bych vás na chvíli obtěžovat?" a podobné. Neformální pozvání na schůzku nebude fungovat, pokud se spojujete s důležitými zúčastněnými stranami. Tento typ e-mailu může být vnímán jako úlisný, proto zachovejte styl komunikace. 

Kolik žádostí o schůzku je vhodné rozeslat?

Záleží na vztah s danou osobou před naplánováním schůzky. Měli byste však omezit počet e-mailových žádostí o schůzku na maximálně několik. Při zasílání studených e-mailů platí, že méně je lépe. Je lepší rozeslat jednu perfektní e-mailovou žádost než hrstku průměrných.