Hit Zero Inbox: Jak zvládnout přetížení e-mailů v roce 2023?
Měli jste někdy nedělní strachy?
Ten pocit strachu, který zažíváte před začátkem pracovního týdne, když víte, že váš seznam úkolů je dlouhý jako vaše ruka a váš spánek bude krátký a přerušovaný.

Vědomí, že když se usadíte v práci a otevřete e-mailovou schránku, budete muset čelit 808 nepřečteným e-mailům, které vám během dne přicházejí.
Možná se specializujete na softwarová řešení pro zdravotnictví, vyvíjíte nejnovější technologie nebo zefektivňujete proces řízení životního cyklu zákazníka - ať už podnikáte v čemkoli, přetížení e-mailů může mít vážný dopad.

Zdarma použít obrázek pocházející z Pexels
Přetížení e-mailovou poštou je přesně to, co se pod tímto pojmem skrývá: neschopnost udržet si přehled o pracovních nebo osobních e-mailech - a často o obou.
Přichází vám příliš mnoho e-mailů a nemáte dost času na odpovědi. To může mít dopad na váš osobní výkon i na efektivitu vaší firmy.
Odpovědí na tuto otázku je dosažení nulové schránky - ne nutně prázdné e-mailové schránky, ale nulové nepřečtené e-maily, zvládnutelná komunikační zátěž a mnohem lepší uspořádání schránky.
Jak rozpoznat přetížení e-mailů
Rozpoznání příznaků přetížení e-mailovou schránkou je prvním krokem k tomu, abyste dosáhli nulového počtu doručených e-mailů. Zde je tedy několik věcí, na které si dát pozor:
Komunikuje váš tým efektivně?
Jeff poslal Sally tři důležité e-maily o jejich poslední schůzce, ale Sallyiných nepřečtených e-mailů jsou stovky.
Napětí na pracovišti se stále zvyšuje. Sally chodí stále častěji na kuřácké přestávky. Řízení projektu je mimo provoz. A Jeff stále neví, jaké písmo má použít v nejnovější marketingové kampani.
Zní vám to povědomě?
Přetížení e-mailů může ztěžovat komunikaci na pracovišti. Pokud se informace nešíří efektivně, hrozí zpoždění termínů, zmatek mezi kolegy v týmu a propadnutí důležitých detailů.
Ztrácíte nebo vám unikají důležité zprávy?
Kromě toho, že přeplněná schránka obecně ztěžuje komunikaci, hrozí, že vám něco unikne.
Nové e-maily odsunou staré e-maily na konec seznamu. Až bude seznam dostatečně dlouhý, dostanete se vůbec k těm starým e-mailům? Co když jsou důležité? Co když obsahují tu jedinou informaci, kterou jste hodiny marně hledali?
Je příliš snadné přehlédnout, vymazat nebo se stát slepým k jehle v kupce sena.
Trpí vaše externí komunikace?
Pokud vaši zákazníci neustále čekají několik dní nebo týdnů na vaši odpověď nebo pokud dostáváte stížnosti na nedostatečný zákaznický servis, možná trpíte přetížením e-mailů.
Snížení AHT (průměrná doba zpracování) je zásadní pro budování dobrého obchodu s opakovanými službami.
Přetížení e-mailů vás vystavuje riziku, že odradíte své cenné zákazníky a klienty.
Kontrolujete e-maily po práci?
Dobrá rovnováha mezi pracovním a soukromým životem je pro nás všechny zásadní.
Chodit domů a nutkavě kontrolovat doručenou poštu, odpovídat na e-maily a sledovat schůzky je opakem dobré rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem.
Pokud během pracovní doby nestihnete vyřídit všechny výše uvedené záležitosti a velkou část prostoje se snažíte dohnat, určitě jste přetíženi e-maily.
Existují poměrně alarmující statistiky, které ukazují, že špatná rovnováha mezi pracovním a soukromým životem může mít dopad na zdraví, vztahy a produktivitu.

Zdroj obrázku z ergonomictrends.com
To nás přivádí k dopadu přetížení e-mailů na vaši společnost.
Lidé i podniky jsou systémy a přetížené systémy vedou k degradaci, negativnímu výkonu a nakonec k selhání.
Ať už jste společnost nabízející služby ověřování e-mailů nebo jako samostatný pracovník na volné noze, který píše kód webových stránek, můžete být přetíženi e-maily.
Dopad na zaměstnance
Mluvili jsme o důležitosti dobré rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem.
Přetížení e-maily samozřejmě není celým příběhem, ale je jedním z faktorů, které k němu přispívají.
Trávit hodiny denně snahou o zvládnutí komunikace, neustále se přerušovat od důležitých projektů, abyste mohli odpovídat na dotazy, procházet doručenou poštu o polední pauze, odpovídat kolegům v posteli, dokonce se jen obávat, že se vám hromadí nepřečtené e-maily, protože víte, že je budete muset vyřídit. v určitém okamžiku.
To může snížit osobní produktivitu a vést k vyhoření.
Dopad na společnosti
Je logické, že vystresovaní a vyčerpaní zaměstnanci mají negativní dopad na celou firmu.
Pokud je cílem vaší společnosti udržet si zaměstnance, musíte si uvědomit dopad přetížení e-mailů na vaši firmu.
E-maily odvádějí pozornost od práce. Narušují soustředění a může být obtížné přesměrovat je zpět k důležitým úkolům. Pokud vaši zaměstnanci tráví velké množství času procházením doručené pošty, nepracují efektivně.
To může mít na vaši společnost negativní dopad. Příliš dlouhou reakcí na potenciální zákazníky můžete přijít o obchodní příležitosti. Ztrátou důležitých informací můžete zpožďovat termíny. Mohli byste znehodnotit své pečlivě připravená e-mailová kampaň tím, že se budete zdržovat doháněním e-mailů.
Nic z toho neprospívá produktivitě jednotlivců ani vaší firmy.
Jak tedy dosáhnout nulové schránky?
Objasnili jsme, že nulová doručená pošta nemusí nutně znamenat nulový počet e-mailů. tečka. Nulová doručená pošta je zvládnutelná doručená pošta a zde je několik osvědčených technik, jak toho dosáhnout.

Zdarma použitelný obrázek z Unsplash
Komunikujte jinými prostředky
E-maily se přeceňují.
Dobře, to není pravda. E-mail je zázrak moderní technologie, který způsobil revoluci v naší komunikaci.
Ale mají svůj čas a místo, a to není. po celou dobu a všude.
Okamžité zasílání zpráv
Odesláním e-mailu již potvrzujete, že váš dotaz nepotřebuje okamžitou odpověď. Okamžité zprávy jsou jako e-maily, ale jsou rychlejší a umožňují zpětný chat, který se každému hodí.
Telefonní hovory
Pokud potřebujete na něco rychle odpovědět nebo si něco vyříkat, hlasové hovory jsou stále jedním z nejlepších komunikačních nástrojů.
Tváří v tvář
Na některé věci se stále hodí osobní kontakt. Problémy s týmem nebo dlouhé diskuse o důležitých informacích mohou lépe fungovat při osobních schůzkách nebo videohovorech.
Efektivní komunikace
Jste po schůzce zahlceni dalšími e-maily?
Pokud ano, možná vaše schůzky nejsou tak produktivní, jak by mohly být.
Schůzky pečlivě naplánujte tak, abyste zodpověděli co nejvíce otázek, a na konci si nechte čas na doplňující otázky, shrnutí a důležitou diskusi.
A až budete psát kontrolní e-maily, ujistěte se, že jsou. vysoká kvalita, čitelné a obsahují potřebné informace.
Nastavení očekávaných časů odezvy
Překážky včasné komunikace mohou být způsobeny například složitostí problému nebo tím, že firmy působí v různých časových pásmech.
Kromě používání různých kanálů může zaměstnancům i zákazníkům pomoci uvolnit se nastavení realistických očekávání ohledně reakcí.
Můžete nastavit firemní e-mailové zásadyvčetně toho, že všechny e-maily budou potvrzeny do 24 hodin. Tímto způsobem zmírníte obavy lidí z toho, že jsou ignorováni, a také z nutkání kontrolovat celý den jejich doručenou poštu. Příjemce e-mailu pak může posoudit, jak dlouho mu vyřešení dotazu zabere, a stanovit si realistický časový rámec pro řádnou odpověď.
Odesílatel je ujištěn rychlým řešení prvního kontaktu, a příjemce si poskytl dostatek času na řádné vyřešení problému.
Vyhraďte si čas na správu doručené pošty
Neustálé sledování doručené pošty může zvyšovat tlak a odvádět vaši pozornost od jiných úkolů.
Vyhraďte si během dne čas na kontrolu e-mailu.
To se liší v závislosti na osobě a oboru, ale naplánování určitého času pro správu doručené pošty vám může pomoci udržet si větší pořádek a méně rozptylovat pozornost.
Zkuste to hned ráno, těsně před obědem a na konci dne. Nebo se vám možná lépe pracuje, když několik hodin po sobě vyřizujete e-maily a zbytek dne se věnujete jiným věcem.
Ať už je váš rozvrh jakýkoli, jeho dodržování vám umožní soustředit se na jednu věc v danou chvíli.
Vytvoření e-mailových složek
E-mailové složky mohou být přehlíženým nástrojem ve vašem arzenálu, ale jsou skvělým systémem pro ukládání informací.
Pomocí složek můžete e-maily uspořádat do kategorií nebo úrovní priority. Jakmile si něco přečtete, zjistěte, kam to patří, a zařaďte to na své místo.
Svou organizaci můžete dokonce posunout dál a nechat si samostatné e-mailové účty pro práci, osobní věci, přihlašování atd.
Použití automatizace
Dobrým začátkem je nastavení filtrů, které blokují nevyžádanou poštu, lidi nebo konkrétní slova v předmětu.
Můžete také použít automatizace e-mailu zefektivnit příchozí a odchozí zprávy. Například automatizace procesu potvrzení pomocí jednoduchého "obdrželi jsme váš e-mail...", které se spustí při dotazu zákazníka. Nebo šablony e-mailů, které se týkají souboru často kladených otázek.
Odstranit, odhlásit, označit jako spam
Buďte bezohlední. Neberte zajatce.
Pokud máte staré, nedůležité e-maily, ke kterým se nikdy nedostanete, smažte je.
Pokud přes filtry projde spam, označte ho.
Pokud máte nějaký blog, který jste měli rádi, ale už ho nečtete, odhlaste se z jeho seznamu adresátů.
Snažíte se dosáhnout nulové složky doručené pošty - důležitá sdělení, která čtete, odpovídáte na ně a efektivně je archivujete.
Dosáhněte nulového počtu doručených e-mailů během chvilky
Je možné pracovat produktivněji, komunikovat efektivněji a nechat pracovní stres tam, kam patří: v práci.
Důkladným jarním úklidem schránky a několika osvědčenými strategiemi, které zabrání opětovnému zahlcení e-maily, dosáhnete nulové schránky během chvilky.