7 efektivních způsobů, jak dosáhnout nulového počtu doručených e-mailů

Co je přetížení e-mailu?

Každý, kdo má e-mailovou adresu, zná ten stres, když sleduje, jak se mu hromadí nepřečtené e-maily bez odpovědi. 

Zdarma použít obrázek pocházející z Pexels

Přetížení e-mailovou poštou je přesně to, co se pod tímto pojmem skrývá: neschopnost udržet si přehled o pracovních nebo osobních e-mailech - a často o obou.

Přichází vám příliš mnoho e-mailů a nemáte dost času na odpovědi. To může mít dopad na váš osobní výkon i na efektivitu vaší firmy.

Odpovědí na tuto otázku je dosažení nulové doručené pošty - ne nutně prázdné e-mailové schránky, ale nulové nepřečtené e-maily, zvládnutelná komunikační zátěž a mnohem lepší uspořádání doručené pošty.

Jak rozpoznat přetížení e-mailů

Rozpoznání příznaků přetížení e-mailovou schránkou je prvním krokem k tomu, abyste se dostali na nulu. Zde je tedy několik věcí, na které si dát pozor:

Komunikuje váš tým efektivně?

Jeff poslal Sally tři důležité e-maily o jejich poslední schůzce, ale Sallyiných nepřečtených e-mailů jsou stovky.

Napětí na pracovišti se stále zvyšuje. Sally chodí stále častěji na kuřácké přestávky. Řízení projektu je mimo provoz. A Jeff stále neví, jaké písmo má použít v nejnovějším marketingová kampaň.

Zní vám to povědomě?

Přetížení e-mailů může ztěžovat komunikaci na pracovišti. Pokud se informace nešíří efektivně, hrozí, že se zpozdí termíny, nebudete vědět, co se děje. jak řídit projekty efektivně, zmatku mezi vašimi kolegy v týmu a propadání zásadních detailů.

Ztrácíte nebo vám unikají důležité zprávy?

Kromě toho, že přeplněná schránka obecně ztěžuje komunikaci, hrozí, že vám něco unikne. Nevyžádané e-maily skryjí e-maily, které si skutečně potřebujete přečíst.

Nové e-maily odsunou staré e-maily v seznamu e-mailového klienta. Jakmile bude seznam dostatečně dlouhý, dostanete se vůbec k těm starým e-mailům? Co když jsou důležité? Co když obsahují tu jedinou informaci, jejíž hledání jste promarnili hodiny?

Je příliš snadné přehlédnout, smazat nebo se stát slepým k jehle v kupce sena, i když máte samostatnou složku pro nejdůležitější e-maily.

Trpí vaše externí komunikace?

Pokud vaši zákazníci neustále čekají několik dní nebo týdnů na vaši odpověď nebo pokud dostáváte stížnosti na nedostatečný zákaznický servis, je možné, že trpíte přetížením e-mailů kvůli velkému množství e-mailů.

Snížení AHT (průměrná doba zpracování) je zásadní pro budování dobrého obchodu s opakovanými službami.

Přetížení e-mailů vás vystavuje riziku, že odradíte své cenné zákazníky a klienty.

Kontrolujete e-maily po práci?

Dobrá rovnováha mezi pracovním a soukromým životem je pro každého z nás životně důležitá, přestože většina z nás nemá zavedenou strategii řízení času.

Když jdete domů, nutkavě kontrolujete doručenou poštu, odpovídáte na e-maily a... navazovat na schůzky je opakem dobré rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem.

Pokud během pracovní doby nestihnete vyřídit všechny výše uvedené záležitosti a velkou část prostoje se snažíte dohnat, určitě jste přetíženi e-maily.

Existují poměrně alarmující statistiky, které ukazují, že špatná rovnováha mezi pracovním a soukromým životem může mít dopad na zdraví, vztahy a produktivitu.

Zdroj obrázku z ergonomictrends.com

To nás přivádí k dopadu přetížení e-mailů na vaši společnost.

Lidé i podniky jsou systémy a přetížené systémy vedou k degradaci, negativnímu výkonu a nakonec k selhání.

Ať už jste společnost nabízející služby ověřování e-mailů nebo jako samostatný pracovník na volné noze, který píše kód webových stránek, můžete být přetíženi e-maily.

Dopad na zaměstnance

Mluvili jsme o důležitosti dobré rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem.

Přetížení e-mailovou poštou samozřejmě není celá záležitost, ale je to faktor, který přispívá k problémům v osobním životě zaměstnance.

Trávit hodiny denně snahou o zvládnutí komunikace, neustále se přerušovat od důležitých projektů, abyste mohli odpovídat na dotazy, procházet doručenou poštu o polední pauze, odpovídat kolegům v posteli, dokonce se jen obávat, že se vám hromadí nepřečtené e-maily, protože víte, že je budete muset vyřídit. v určitém okamžiku.

To může snížit osobní produktivitu a vést k vyhoření.

Dopad na společnosti

Je logické, že vystresovaní a vyčerpaní zaměstnanci mají negativní dopad na celou firmu.

Pokud je cílem vaší společnosti udržet si zaměstnance, musíte si uvědomit dopad přetížení e-mailů na vaši firmu.

E-maily odvádějí pozornost od práce. Narušují soustředění a může být obtížné přesměrovat je zpět k důležitým úkolům. Pokud vaši zaměstnanci tráví část pracovní doby pracovní rozvrhy se dostanou přes své schránky, nepracují efektivně.

To může mít na vaši společnost negativní dopad. Příliš dlouhou reakcí na potenciální zákazníky můžete přijít o obchodní příležitosti. Ztrátou důležitých informací můžete zpožďovat termíny. Mohli byste znehodnotit své pečlivě připravená e-mailová kampaň tím, že se budete zdržovat doháněním e-mailů.

Nic z toho neprospívá produktivitě jednotlivců ani vaší firmy.

Jak tedy dosáhnout nulové schránky?

Upřesnili jsme, že nulová doručená pošta nemusí nutně znamenat nulový počet e-mailů. tečka. Nulová schránka je zvládnutelná schránka a zde je několik osvědčených technik, jak jí dosáhnout ve svém digitálním životě.

Komunikujte jinými prostředky

Někteří odborníci na produktivitu tvrdí, že e-maily jsou přeceňované.

Dobře, to není pravda. E-mail je zázrak moderní technologie, který způsobil revoluci v naší komunikaci.

Ale mají svůj čas a místo, a to není. po celou dobu a všude. Zejména propagační e-maily dostáváme denně.

Okamžité zasílání zpráv

Odesláním e-mailu již potvrzujete, že váš dotaz nepotřebuje okamžitou odpověď. Okamžité zprávy jsou jako e-maily, ale jsou rychlejší a umožňují zpětný chat, který se každému hodí.

Jedním ze způsobů, jak se vyhnout nevyžádané poště, je jednoduše poslat zprávu na Slack. Je to jeden z nejjednodušších tipů pro správu e-mailů, pokud se chcete vyhnout několikanásobné kontrole pošty denně.

Telefonní hovory

Pokud potřebujete na něco rychle odpovědět nebo si něco vyříkat, hlasové hovory jsou stále jedním z nejlepších komunikačních nástrojů. Dokonce se vyplatí používat služby pevné telefonní linky který je spolehlivý a může fungovat kdykoli, bez internetu nebo při výpadku proudu.

Jedním ze způsobů, jak si udržet čistou schránku, je občas zvednout telefon.

Tváří v tvář

Na některé věci se stále hodí osobní kontakt. Problémy s týmem nebo dlouhé diskuse o důležitých informacích mohou lépe fungovat při osobních schůzkách nebo videohovorech. Nejlepší je zbavit se hned na začátku zbytečných e-mailů a zbytečných e-mailových oznámení.

A přestože tyto schůzky nejsou možné pro všechny (např. pro pracovníky na dálku), jsou příjemným způsobem, jak se soustředit na práci se svým týmem.

Efektivní komunikace

Jste po schůzce zahlceni dalšími e-maily?

Pokud ano, možná vaše schůzky nejsou tak produktivní, jak by mohly být, a vy můžete podniknout několik jednoduchých kroků, abyste to napravili - aniž byste se museli stát guruem produktivity.

Schůzky pečlivě naplánujte tak, abyste zodpověděli co nejvíce otázek, a na konci si nechte čas na doplňující otázky, shrnutí a důležité diskuse.

A až budete psát kontrolní e-maily, ujistěte se, že jsou. vysoká kvalita, byly čitelné a obsahovaly potřebné informace, aby neskončily jako nevyžádané e-maily, které si nikdo nepřečte.

Nastavení očekávaných časů odezvy

Překážky včasné komunikace mohou být způsobeny například složitostí problému nebo tím, že firmy působí v různých časových pásmech.

Kromě používání různých kanálů může zaměstnancům i zákazníkům pomoci v klidu nastavení realistických očekávání ohledně odpovědí, protože vědí, kdy na jejich e-mailové zprávy přijde odpověď.

Můžete nastavit firemní e-mailové zásadyvčetně toho, že všechny e-maily budou potvrzeny do 24 hodin. Tímto způsobem zmírníte obavy lidí z toho, že jsou ignorováni, a také z nutkání kontrolovat celý den jejich doručenou poštu. Příjemce e-mailu pak může posoudit, jak dlouho mu vyřešení dotazu zabere, a stanovit si realistický časový rámec pro řádnou odpověď.

Odesílatel je ujištěn rychlým řešení prvního kontaktu, a příjemce si poskytl dostatek času na řádné vyřešení problému.

Vyhraďte si čas na správu doručené pošty

Neustálé sledování doručené pošty může zvyšovat tlak a odvádět vaši pozornost od jiných úkolů. Přeplněná doručená pošta vás může nutit třídit zprávy několik hodin týdně.

Vyhraďte si během dne čas na kontrolu e-mailů, zejména pokud jich dostáváte velké množství.

To se liší v závislosti na osobě a oboru, ale naplánování určitého času pro správu doručené pošty vám může pomoci udržet si větší pořádek a méně rozptylovat pozornost.

Zkuste to hned ráno, těsně před obědem a na konci dne. Nebo se vám možná lépe pracuje, když několik hodin po sobě vyřizujete e-maily a zbytek dne se věnujete jiným věcem.

Ať už je váš rozvrh jakýkoli, díky němu se budete moci soustředit na jednu věc a bez problémů třídit seznamy e-mailů.

Vytvoření e-mailových složek

E-mailové složky mohou být přehlíženým nástrojem ve vašem arzenálu, ale jsou skvělým systémem pro ukládání informací.

Pomocí složek můžete e-maily uspořádat do kategorií nebo úrovní priority. Jakmile si něco přečtete, zjistěte, kam to patří, a zařaďte to na své místo. Můžete například použít e-mailové filtry a roztřídit reklamní e-maily do jedné složky a důležité e-maily do akčních složek, které vyžadují okamžitou akci.

Svou organizaci můžete dokonce posunout dál a nechat si samostatné e-mailové účty pro práci, osobní věci, přihlašování atd.

Použití automatizace

Dobrým začátkem je nastavení filtrů, které blokují nevyžádanou poštu, lidi nebo konkrétní slova v předmětu.

Můžete také použít automatizace e-mailu zefektivnit příchozí e-maily a odchozí zprávy. Například automatizace procesu potvrzování pomocí jednoduchého "obdrželi jsme váš e-mail...", které se spustí při dotazu zákazníka. Nebo šablony e-mailů, které se týkají souboru často kladených otázek.

Odstranit, odhlásit, označit jako spam

Buďte bezohlední. V e-mailovém programu si neberte žádné zajatce.

Pokud máte staré, nedůležité e-maily, ke kterým se nikdy nedostanete, smažte je.

Pokud přes filtry projde spam, označte ho.

Pokud máte nějaký blog, který jste měli rádi, ale už ho nečtete, odhlaste se z jeho seznamu adresátů.

Snažíte se dosáhnout nulové složky doručené pošty - důležitá sdělení, která čtete, odpovídáte na ně a efektivně je archivujete.

Dosáhněte nulové hodnoty schránky během okamžiku

Je možné pracovat produktivněji, komunikovat efektivněji a nechat pracovní stres tam, kam patří: v práci.

Po důkladném jarním úklidu schránky a několika osvědčených strategiích, které zabrání opětovnému zahlcení e-maily, se můžete během chvíle dostat na nulu. Vše začíná strategií správy e-mailů, díky níž můžete e-maily projít snadno a rychle i vy.