Hit Zero Inbox: Jak zvládnout přetížení e-mailů v roce 2023?

Co je přetížení e-mailu?

Každý, kdo má e-mailovou adresu, zná ten stres, když sleduje, jak se mu hromadí nepřečtené e-maily bez odpovědi. 

Zdarma použít obrázek pocházející z Pexels

Přetížení e-mailovou poštou je přesně to, co se pod tímto pojmem skrývá: neschopnost udržet si přehled o pracovních nebo osobních e-mailech - a často o obou. 

Přichází vám příliš mnoho e-mailů a nemáte dost času na odpovědi. To může mít dopad na váš osobní výkon i na efektivitu vaší firmy.

Odpovědí na tuto otázku je dosažení nulové schránky - ne nutně prázdné e-mailové schránky, ale nulové nepřečtené e-maily, zvládnutelná komunikační zátěž a mnohem lepší uspořádání schránky.

Jak rozpoznat přetížení e-mailů

Rozpoznání příznaků přetížení e-mailovou schránkou je prvním krokem k tomu, abyste dosáhli nulového počtu doručených e-mailů. Zde je tedy několik věcí, na které si dát pozor:

Komunikuje váš tým efektivně?

Jeff poslal Sally tři důležité e-maily o jejich poslední schůzce, ale Sallyiných nepřečtených e-mailů jsou stovky. 

Napětí na pracovišti se stále zvyšuje. Sally chodí stále častěji na kuřácké přestávky. Řízení projektu je mimo provoz. A Jeff stále neví, jaké písmo má použít v nejnovější marketingové kampani. 

Zní vám to povědomě?

Přetížení e-mailů může ztěžovat komunikaci na pracovišti. Pokud se informace nešíří efektivně, hrozí zpoždění termínů, zmatek mezi kolegy v týmu a propadnutí důležitých detailů. 

Ztrácíte nebo vám unikají důležité zprávy? 

Kromě toho, že přeplněná schránka obecně ztěžuje komunikaci, hrozí, že vám něco unikne.

Nové e-maily odsunou staré e-maily na konec seznamu. Až bude seznam dostatečně dlouhý, dostanete se vůbec k těm starým e-mailům? Co když jsou důležité? Co když obsahují tu jedinou informaci, kterou jste hodiny marně hledali?

Je příliš snadné přehlédnout, vymazat nebo se stát slepým k jehle v kupce sena.

Trpí vaše externí komunikace?

Pokud vaši zákazníci neustále čekají několik dní nebo týdnů na vaši odpověď nebo pokud dostáváte stížnosti na nedostatečný zákaznický servis, možná trpíte přetížením e-mailů. 

Snížení AHT (průměrná doba zpracování) je zásadní pro budování dobrého obchodu s opakovanými službami.

Přetížení e-mailů vás vystavuje riziku, že odradíte své cenné zákazníky a klienty.

Kontrolujete e-maily po práci?

Dobrá rovnováha mezi pracovním a soukromým životem je pro nás všechny zásadní. 

Chodit domů a nutkavě kontrolovat doručenou poštu, odpovídat na e-maily a sledovat schůzky je opakem dobré rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem.

Pokud během pracovní doby nestihnete vyřídit všechny výše uvedené záležitosti a velkou část prostoje se snažíte dohnat, určitě jste přetíženi e-maily. 

Existují poměrně alarmující statistiky, které ukazují, že špatná rovnováha mezi pracovním a soukromým životem může mít dopad na zdraví, vztahy a produktivitu. 

Zdroj obrázku z ergonomictrends.com

To nás přivádí k dopadu přetížení e-mailů na vaši společnost.

Lidé i podniky jsou systémy a přetížené systémy vedou k degradaci, negativnímu výkonu a nakonec k selhání. 

Ať už jste společnost nabízející služby ověřování e-mailů nebo jako samostatný pracovník na volné noze, který píše kód webových stránek, můžete být přetíženi e-maily. 

Dopad na zaměstnance 

Mluvili jsme o důležitosti dobré rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem.

Přetížení e-maily samozřejmě není celým příběhem, ale je jedním z faktorů, které k němu přispívají. 

Trávit hodiny denně snahou o zvládnutí komunikace, neustále se přerušovat od důležitých projektů, abyste mohli odpovídat na dotazy, procházet doručenou poštu o polední pauze, odpovídat kolegům v posteli, dokonce se jen obávat, že se vám hromadí nepřečtené e-maily, protože víte, že je budete muset vyřídit. v určitém okamžiku.

To může snížit osobní produktivitu a vést k vyhoření. 

Dopad na společnosti

Je logické, že vystresovaní a vyčerpaní zaměstnanci mají negativní dopad na celou firmu.

Pokud je cílem vaší společnosti udržet si zaměstnance, musíte si uvědomit dopad přetížení e-mailů na vaši firmu. 

E-maily odvádějí pozornost od práce. Narušují soustředění a může být obtížné přesměrovat je zpět k důležitým úkolům. Pokud vaši zaměstnanci tráví velké množství času procházením doručené pošty, nepracují efektivně. 

To může mít na vaši společnost negativní dopad. Příliš dlouhou reakcí na potenciální zákazníky můžete přijít o obchodní příležitosti. Ztrátou důležitých informací můžete zpožďovat termíny. Mohli byste znehodnotit své pečlivě připravená e-mailová kampaň tím, že se budete zdržovat doháněním e-mailů. 

Nic z toho neprospívá produktivitě jednotlivců ani vaší firmy.

Jak tedy dosáhnout nulové schránky?

Objasnili jsme, že nulová doručená pošta nemusí nutně znamenat nulový počet e-mailů. tečka. Nulová doručená pošta je zvládnutelná doručená pošta a zde je několik osvědčených technik, jak toho dosáhnout.

Zdarma použitelný obrázek z Unsplash

Komunikujte jinými prostředky

E-maily se přeceňují.

Dobře, to není pravda. E-mail je zázrak moderní technologie, který způsobil revoluci v naší komunikaci.

Ale mají svůj čas a místo, a to není. po celou dobu a všude. 

Okamžité zasílání zpráv

Odesláním e-mailu již potvrzujete, že váš dotaz nepotřebuje okamžitou odpověď. Okamžité zprávy jsou jako e-maily, ale jsou rychlejší a umožňují zpětný chat, který se každému hodí. 

Telefonní hovory

Pokud potřebujete na něco rychle odpovědět nebo si něco vyříkat, hlasové hovory jsou stále jedním z nejlepších komunikačních nástrojů. 

Tváří v tvář

Na některé věci se stále hodí osobní kontakt. Problémy s týmem nebo dlouhé diskuse o důležitých informacích mohou lépe fungovat při osobních schůzkách nebo videohovorech. 

Efektivní komunikace

Jste po schůzce zahlceni dalšími e-maily?

Pokud ano, možná vaše schůzky nejsou tak produktivní, jak by mohly být.

Schůzky pečlivě naplánujte tak, abyste zodpověděli co nejvíce otázek, a na konci si nechte čas na doplňující otázky, shrnutí a důležitou diskusi. 

A až budete psát kontrolní e-maily, ujistěte se, že jsou. vysoká kvalita, čitelné a obsahují potřebné informace. 

Nastavení očekávaných časů odezvy

Překážky včasné komunikace mohou být způsobeny například složitostí problému nebo tím, že firmy působí v různých časových pásmech.

Kromě používání různých kanálů může zaměstnancům i zákazníkům pomoci uvolnit se nastavení realistických očekávání ohledně reakcí.

Můžete nastavit firemní e-mailové zásadyvčetně toho, že všechny e-maily budou potvrzeny do 24 hodin. Tímto způsobem zmírníte obavy lidí z toho, že jsou ignorováni, a také z nutkání kontrolovat celý den jejich doručenou poštu. Příjemce e-mailu pak může posoudit, jak dlouho mu vyřešení dotazu zabere, a stanovit si realistický časový rámec pro řádnou odpověď. 

Odesílatel je ujištěn rychlým řešení prvního kontaktu, a příjemce si poskytl dostatek času na řádné vyřešení problému. 

Vyhraďte si čas na správu doručené pošty

Neustálé sledování doručené pošty může zvyšovat tlak a odvádět vaši pozornost od jiných úkolů.

Vyhraďte si během dne čas na kontrolu e-mailu. 

To se liší v závislosti na osobě a oboru, ale naplánování určitého času pro správu doručené pošty vám může pomoci udržet si větší pořádek a méně rozptylovat pozornost. 

Zkuste to hned ráno, těsně před obědem a na konci dne. Nebo se vám možná lépe pracuje, když několik hodin po sobě vyřizujete e-maily a zbytek dne se věnujete jiným věcem. 

Ať už je váš rozvrh jakýkoli, jeho dodržování vám umožní soustředit se na jednu věc v danou chvíli. 

Vytvoření e-mailových složek

E-mailové složky mohou být přehlíženým nástrojem ve vašem arzenálu, ale jsou skvělým systémem pro ukládání informací. 

Pomocí složek můžete e-maily uspořádat do kategorií nebo úrovní priority. Jakmile si něco přečtete, zjistěte, kam to patří, a zařaďte to na své místo.

Svou organizaci můžete dokonce posunout dál a nechat si samostatné e-mailové účty pro práci, osobní věci, přihlašování atd. 

Použití automatizace

Dobrým začátkem je nastavení filtrů, které blokují nevyžádanou poštu, lidi nebo konkrétní slova v předmětu.

Můžete také použít automatizace e-mailu zefektivnit příchozí a odchozí zprávy. Například automatizace procesu potvrzení pomocí jednoduchého "obdrželi jsme váš e-mail...", které se spustí při dotazu zákazníka. Nebo šablony e-mailů, které se týkají souboru často kladených otázek. 

Odstranit, odhlásit, označit jako spam

Buďte bezohlední. Neberte zajatce. 

Pokud máte staré, nedůležité e-maily, ke kterým se nikdy nedostanete, smažte je.

Pokud přes filtry projde spam, označte ho.

Pokud máte nějaký blog, který jste měli rádi, ale už ho nečtete, odhlaste se z jeho seznamu adresátů.

Snažíte se dosáhnout nulové složky doručené pošty - důležitá sdělení, která čtete, odpovídáte na ně a efektivně je archivujete. 

Dosáhněte nulového počtu doručených e-mailů během chvilky

Je možné pracovat produktivněji, komunikovat efektivněji a nechat pracovní stres tam, kam patří: v práci. 

Důkladným jarním úklidem schránky a několika osvědčenými strategiemi, které zabrání opětovnému zahlcení e-maily, dosáhnete nulové schránky během chvilky.