SPØRGSMÅL OG SVAR: E-mail afviste tilbageførsler

Hvad betyder afvisning af e-mail?

En afvisning af e-mail opstår, når de e-mails, du sender, af en eller anden grund ikke kan leveres til de tilsigtede modtagere. Afsenderen får en meddelelse om, at den e-mail, han/hun har sendt, enten ikke er blevet accepteret, eller at et andet underliggende problem har resulteret i, at meddelelsen ikke kunne leveres.

Hvis en e-mail er blevet afvist, får du normalt en e-mail fra din udbyder med en begrundelse for afvisningen og forslag til, hvordan du kan rette op på situationen.

Hvad er Hard Bounce og Soft Bounce i e-mail marketing?

Hårde afvisninger i forbindelse med e-mailmarkedsføring opstår, når e-mailen afvises fuldstændigt. F.eks. hvis modtagerens e-mailadresse ikke længere eksisterer, hvis e-mailens domænenavn ikke længere er tilgængeligt, eller hvis du har angivet en forkert e-mailadresse, som ikke er i brug. En hard bounce er som regel et permanent problem, der ikke kan løses.

På den anden side vil et blødt studs ikke være så alvorligt som et hårdt studs. Ofte skyldes disse problemer et midlertidigt problem, f.eks. at modtagerens indbakke er for fuld, eller at serveren ikke reagerer.

Du får normalt en e-mail fra serveren, som fortæller dig, at e-mailen er afvist og hvorfor, og i de fleste tilfælde kan du prøve igen for at få e-mailen leveret igen på et senere tidspunkt. I de fleste tilfælde er årsagerne til soft bounces ikke bekymrende, og de vil normalt blive rettet, uden at du behøver at foretage dig noget.

Hvad er årsagen til, at e-mails afvises?

Der kan være flere årsager til, at e-mails bliver sendt tilbage. Blandt de mere alvorlige årsager, der sandsynligvis vil være permanente, kan nævnes, at du har den forkerte e-mailadresse til din modtager, at du har sendt en e-mail til en adresse, der ikke længere eksisterer, eller at domænenavnet på e-mailadressen ikke længere er tilgængeligt.

Årsagerne til soft bounces er normalt midlertidige og kan enten rettes af dig selv, modtageren eller e-mailudbyderen. Hvis modtagerens indbakke f.eks. er fuld, vil e-mails ikke længere blive sendt tilbage, efter at modtageren har slettet nogle meddelelser. Fejlstavning af et navn i en e-mail-adresse, som fik beskeden til at bounce, kan også let rettes ved at dobbelttjekke stavningen, inden den sendes igen.

E-mail-adresser, der ikke eksisterer, er den mest populære årsag til afvisninger og skyldes normalt stave- og stavefejl snarere end at e-mailen ikke længere eksisterer. Det kan forekomme, hvis du forsøger at sende en e-mail til en professionel e-mailadresse, og modtageren har forladt organisationen.

Hvad sker der, når en e-mail afvises?

En afvisning af en e-mail opstår, når en meddelelse ikke sendes til en modtagers indbakke. Du får en fejlmeddelelse fra e-mail-serveren eller destinationens e-mail-server i form af en rapport om manglende levering, når dette sker. Denne meddelelse informerer dig om, hvad der var årsag til, at e-mailleveringen mislykkedes.

For at forstå, hvad der sker, når en e-mail afvises, kan det være nyttigt at vide, hvordan en e-mail leveres.

Når du har skrevet og sendt en e-mail, sendes den til din SMTP-server (Simple Mail Transfer Protocol) med henblik på levering. Denne server kontrollerer din e-mail med DNS (Domain Name Server), som fungerer som en adressebog for domænenavne og server-IP-adresser.

Når modtagerens server er fundet, sendes meddelelsen videre til deres Mail Transfer Agent (MTA) for at fuldføre leveringen, og e-mailen leveres til din modtager. Men når en e-mail afvises, går det sidste trin ikke efter planen - i stedet afvises e-mailen igen.

Hvad er en acceptabel afvisningsrate for e-mails?

Ideelt set ønsker du at få dine e-mailafvisningsrater så lave som muligt. Det bedste tal at sigte efter er under 10%.

Det skyldes, at et stort antal af afviste e-mails kan være meget skadeligt for din e-mailmarketingkampagne. Det vil ikke kun påvirke din virksomheds IP-omdømme, men det kan også påvirke dine e-mailes leveringsmuligheder i fremtiden.

Alle virksomheder, der gennemfører e-mailmarkedsføringskampagner, får en score for afsenderens omdømme, som fungerer på samme måde som din kreditvurdering.

Jo flere e-mails, der bliver afvist eller uønsket, jo lavere bliver din afsenderomdømme score. Og da det kan være svært at genopbygge din score for afsenderens omdømme igen, er det altid bedst at forhindre, at den falder i første omgang.

Hvordan reducerer man e-mail afvisningsraten?

Der er flere metoder, du kan overveje, når det gælder om at reducere din e-mailafvisningsrate. Det er ofte værd at tage sig tid til at finde ud af, hvad hovedårsagen til dine afviste e-mails er; kan du se et mønster?

Hvis du ofte får afviste e-mails på grund af stave- og skrivefejl, kan du sammenligne din e-mailliste med de e-mails, du har for dine modtagere i andre registre, for at se, hvor du kan rette disse fejl.

Desuden er det sandsynligt, at du har mange ugyldige e-mailadresser på din liste, hvis du har en høj afvisningsrate, og listen skal måske renses.

Du kan forhindre yderligere fejl ved at tilbyde en online tilmeldingsformular til indsamling af kontakter og ved at bruge dobbeltopt-in, hvor modtagerne bliver bedt om at bekræfte deres e-mail ved at klikke på et link, der sendes til deres indbakke, før de tilføjes til mailinglisten.

Hvordan tjekker man afviste e-mails?

Du bør allerede have en idé om, hvor mange af dine e-mails der afvises, da du vil modtage meddelelser i din indbakke, der informerer dig om, at din besked ikke er blevet leveret.

Du kan nemt beregne din e-mailafvisningsrate; det er antallet af e-mails, der er afvist som en procentdel af det samlede antal e-mails, du har sendt. Du kan beregne dette ved at dividere det samlede antal e-mails, der er sendt, med det samlede antal e-mails, der er afvist tilbage, for at få dine afvisninger pr. e-mail.

Gang derefter dette tal med hundrede for at få din afvisningsrate som en procentdel af de samlede e-mails, du har sendt. Hvis din afvisningsrate er over 10%, skal du overveje at bruge de strategier, der er anført ovenfor, til at reducere den.