Ηλεκτρονικά μηνύματα συλλογής: Ο οριστικός οδηγός για τους έμπορους ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Ο οριστικός οδηγός για τους έμπορους ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Πώς λειτουργεί ένα catchall email

Οι διακομιστές Catch-all έχουν σχεδιαστεί για να διασφαλίζουν ότι οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων δεν χάνουν κανένα θέμα, ερώτηση ή στοιχείο πελάτη. Για παράδειγμα, εάν ένας πελάτης προσπαθεί να στείλει ένα email και η διεύθυνση δεν υπάρχει, θα λάβει ένα μήνυμα σφάλματος και το email θα αναπηδήσει.

Με μια διεύθυνση catchall στον τομέα σας, χρησιμοποιείτε ένα είδος προώθησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ακόμη και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται σε άκυρες διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου φτάνουν στα εισερχόμενά σας.

Τι είναι ένας λογαριασμός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για όλους;

Ο όρος catch-all αναφέρεται σε κάτι που περιλαμβάνει διάφορα πράγματα από μια μεγάλη ποικιλία πραγμάτων. Οι διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποτελούν αντικείμενο συλλογής δημιουργούνται συχνά για να διασφαλιστεί ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εξακολουθούν να λαμβάνονται ακόμη και αν ο αποστολέας κάνει κάποιο λάθος κατά την εισαγωγή της διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. 

Ωστόσο, μερικές φορές μπορεί να προκαλέσουν προβλήματα. Για παράδειγμα, οι διακομιστές catch-all μπορεί μερικές φορές να διευκολύνουν έναν spammer να βομβαρδίσει τον τομέα με ανεπιθύμητα μηνύματα. Εξαιτίας αυτού, ένα γραμματοκιβώτιο συλλογής θα υπερφορτωθεί συχνά με ανεπιθύμητα μηνύματα, και θα καταστεί λειτουργικά άχρηστο.

Παράδειγμα δημιουργίας μιας διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όλων των διευθύνσεων στο Zoho. Πηγή

Μια γενική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συχνά προκαλεί σύγχυση και ο σωστός χειρισμός της απαιτεί κατανόηση του τι είναι, πώς χρησιμοποιούνται και πώς λειτουργούν. Ένας λογαριασμός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου catch-all αναφέρεται σε μια διεύθυνση που έχει οριστεί να λαμβάνει μηνύματα που απευθύνονται σε λάθος διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για έναν τομέα.

Λόγοι για να έχετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όλων των ειδών

Για πολλές εταιρείες, η ύπαρξη ενός γραμματοκιβωτίου που έχει διαμορφωθεί για την επιχείρηση είναι σημαντική, παρά τους κινδύνους των επιθέσεις spam και phishing. Τα γραμματοκιβώτια Catch-all μπορούν να λειτουργήσουν ως σωσίβια λέμβος για τις λανθασμένες ή ανορθόγραφες διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μπορούν να σώσουν την εταιρεία σας από το να χάσει δυνητικά σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου λόγω μικρών λαθών που έγιναν σε μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Μειονεκτήματα των catchall domains και διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Ο κύριος σκοπός της δημιουργίας όλων των τομέων και των διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ήταν να διασφαλιστεί ότι κανένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προς αυτόν τον τομέα δεν θα απορρίπτεται και τελικά θα χάνεται. Ένας τομέας catch all ρυθμίζεται έτσι ώστε να δέχεται όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς να απορρίπτει τίποτα, καθιστώντας τα χρήσιμα για οποιονδήποτε ανησυχεί για τον κίνδυνο να χάσει ενδεχομένως σημαντικά μηνύματα. 

Ωστόσο, γρήγορα αξιοποιήθηκαν από τους spammers. Το μόνο που χρειάζονται πλέον οι spammers είναι το όνομα τομέα για να αρχίσουν να στέλνουν μηνύματα spam, χωρίς να χρειάζεται να αναζητήσουν ονόματα χρηστών ή να αποσπάσουν διευθύνσεις email. Λόγω του τρόπου με τον οποίο λειτουργούν τα catch all emails, το μόνο που χρειάζεται να κάνουν οι spammers είναι να βάλουν οτιδήποτε τους αρέσει μπροστά από το domain και να στείλουν το μήνυμα -και αυτό θα φτάσει στο γραμματοκιβώτιο catch all.

Αυτό έχει ως αποτέλεσμα να αποστέλλονται τόνοι ανεπιθύμητων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ανύπαρκτους χρήστες. Και αυτά τα μηνύματα spam είναι ένας από τους πιο συνηθισμένους λόγους για τους οποίους πολλές επιχειρήσεις δεν μπαίνουν στον κόπο να δημιουργήσουν μια διεύθυνση catch-all.

Πώς να ρυθμίσετε μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με δύο τρόπους

Παρά τα πιθανά προβλήματα, υπάρχουν διάφοροι λόγοι για να εξετάσετε το ενδεχόμενο δημιουργίας μιας διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όλων των διευθύνσεων στον τομέα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου catch-all θα αποτρέψει την επιστροφή των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον αποστολέα. ως μη παραδοτέα ή να ανακατευθύνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχουν κατά λάθος απευθυνθεί σε λανθασμένη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Οι περισσότεροι πάροχοι ονομάτων τομέα σας επιτρέπουν να ορίσετε μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για όλους. Ορισμένοι προσφέρουν αυτή την υπηρεσία δωρεάν, ενώ άλλοι χρεώνουν τέλος.

Μπορείτε να δημιουργήσετε μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για όλους στο Office365 δημιουργώντας μια δυναμική ομάδα διανομής. Σε αυτήν απαριθμούνται όλες οι διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Office365 της εταιρείας για τη λήψη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από εξωτερικούς τομείς. Θα χρειαστεί επίσης να δημιουργήσετε ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο όπου οι πολλοί παραλήπτες του οργανισμού μπορούν να βλέπουν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται μέσω του γραμματοκιβωτίου catch-all.

Εγκατάσταση φιλοξενίας cloud

Η ρύθμιση ενός γραμματοκιβωτίου catchall είναι σχετικά εύκολη για όσους διαθέτουν φιλοξενία στο cloud. Τα περισσότερα εργαλεία διαχείρισης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα σας επιτρέψουν να δημιουργήσετε μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου catchall.

Ρύθμιση Semi-dedicated hosting

Οι επιχειρήσεις που χρησιμοποιούν ημι-αφιερωμένη φιλοξενία συνήθως μπορούν να δημιουργήσουν εύκολα μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για όλους, ιδίως στην περίπτωση που τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου διαχειρίζεται η πλατφόρμα φιλοξενίας cloud.

Για ποιο λόγο χρησιμοποιείται ένα email catchall;

Αρχικά, τα catch-all emails και οι διακομιστές χρησιμοποιήθηκαν από τους διαχειριστές ιστοσελίδων για να αποτρέψουν την απώλεια emails όταν αυτά πηγαίνουν σε μια ανύπαρκτη διεύθυνση email. Οι λανθασμένες διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ανακατευθύνονταν σε ένα γενικό γραμματοκιβώτιο "catch-all", το οποίο επανεξεταζόταν τακτικά για να διασφαλιστεί ότι δεν χάνονταν σημαντικά μηνύματα. 

Ωστόσο, ενώ μπορεί να ακούγεται καλή ιδέα στη θεωρία, η αλήθεια είναι ότι τα περισσότερα γραμματοκιβώτια σήμερα είναι υπερφορτωμένα με ανεπιθύμητα και ανεπιθύμητα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, γεγονός που μπορεί τελικά να καταστήσει δύσκολη την εύρεση σημαντικών μηνυμάτων.

Μαζί με αυτό, οι διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όλων των διευθύνσεων δεν μπορούν να επαληθευτούν, και αυτός είναι ένας άλλος λόγος για τον οποίο κάποιοι τις βρίσκουν τόσο απογοητευτικές. Σε αντίθεση με τους περισσότερους διακομιστές, Το SMTP δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να μάθετε τι συμβαίνει.. 

Ορισμένες υπηρεσίες μπορούν να επιβεβαιώσουν ότι ο τομέας είναι ενεργός και υπάρχουν επίσης προηγμένες υπηρεσίες που μπορούν να ανιχνεύσουν μια διαμόρφωση catch-all. Ο μόνος τρόπος για να επαληθεύσετε ότι το γραμματοκιβώτιο υπάρχει είναι να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη διεύθυνση, το οποίο μπορεί να αποτελέσει κίνδυνο για το φήμη ως αποστολέας.

Τι είναι ο τομέας catchall;

Κατά την επαλήθευση μιας λίστας τομέων ή ηλεκτρονικών μηνυμάτων, είναι πολύ πιθανό να συναντήσετε κάποια αποτελέσματα που χαρακτηρίζονται ως άγνωστα με την κατάσταση 'server is catch all'. 

Βασικά, αυτό σημαίνει ότι πρόκειται για τομείς που έχουν ρυθμιστεί να δέχονται μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ωστόσο, θα απαντούν πάντα με το "OK" ανεξάρτητα από το τι γραμματοκιβώτιο τους δίνεται. 

Εξαιτίας αυτού, οι περισσότερες υπηρεσίες ελέγχου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα επισημαίνουν πάντα τους τομείς catch-all ως άγνωστους. Λόγω της φύσης αυτών των τομέων, ο μόνος τρόπος για να γνωρίζετε με βεβαιότητα αν η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ισχύει είναι να του στείλετε ένα email.

Ωστόσο, πολλές από τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχουν συλλεχθεί είναι πιθανό να είναι έγκυρες, οπότε τα αποτελέσματα θα επανεισάγονται στην κύρια λίστα σας μόλις στείλετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να το επιβεβαιώσετε. Το να το κάνετε αυτό σταδιακά είναι ο καλύτερος τρόπος για να βεβαιωθείτε ότι η συνολική σας ποσοστό αναπήδησης διατηρείται σε χαμηλά επίπεδα.

Πιάστε όλες τις βέλτιστες πρακτικές του τομέα

Θεωρείται κακή πρακτική για έναν διακομιστή αλληλογραφίας να δέχεται διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν υπάρχουν και να τις επιστρέφει αργότερα. Αρχικά, αυτή η πρακτική χρησιμοποιήθηκε λόγω των spammers που έκαναν εξόρυξη των διακομιστών αλληλογραφίας για παραλήπτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, με την ιδέα ότι οι spammers δεν θα μπορούσαν να εξορύξουν με ακρίβεια τον διακομιστή αλληλογραφίας για παραλήπτες, με αποτέλεσμα να προχωρήσουν και να μειώσουν την ανεπιθύμητη αλληλογραφία. 

Ωστόσο, οι spammers έγιναν δημιουργικοί και έμαθαν γρήγορα να χειρίζονται τη συμπεριφορά του catchall server προς όφελός τους. Είναι καλύτερη προσέγγιση η πλήρης απόρριψη των ανύπαρκτων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ώστε να αποτραπεί η λήψη, η αποδοχή και η επιστροφή οποιουδήποτε μηνύματος.

Γιατί αναπηδούν όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου;

Εάν στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μάρκετινγκ, είναι πιθανό να υπάρχουν κάποια μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιλαμβάνονται στη λίστα σας. Ενώ ορισμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα βρουν το δρόμο τους προς τον εν λόγω τομέα, άλλα δεν πρόκειται ποτέ να φτάσουν στα εισερχόμενα, συχνά λόγω της ποσότητας ανεπιθύμητης αλληλογραφίας που δέχονται αυτά τα γραμματοκιβώτια. Οι εταιρείες μπορούν να ρυθμίσουν τους διακομιστές ώστε να λαμβάνουν όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα, ωστόσο υπάρχει πάντα η δυνατότητα να απενεργοποιήσουν αυτή τη λειτουργία στο μέλλον, γεγονός που μπορεί να προκαλέσει την αναπήδηση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.

Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αναπηδούν μπορούν να προκαλέσουν μεγάλη ζημιά στη φήμη του αποστολέα σας, ειδικά αν ο ποσοστό αναπήδησης είναι υψηλότερο από το βιομηχανικό πρότυπο 2%, το οποίο αποτελεί κόκκινο πανί για τους παρόχους υπηρεσιών διαδικτύου και ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. 

Ένα υψηλό ποσοστό αναπήδησης καταδεικνύει στους παρόχους email ότι δεν είστε ενήμεροι για καλή υγιεινή του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και υπάρχει κίνδυνος να μην είστε νόμιμος αποστολέας. 

Ως αποτέλεσμα αυτού, η αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε catchall domains είναι μια επικίνδυνη επιχείρηση, καθώς μπορεί να καταλήξει στην αποστολή σας στους φακέλους ανεπιθύμητης αλληλογραφίας άλλων παραληπτών, ακόμη και αν έχετε τις καλύτερες προθέσεις και ακολουθείτε όλες τις βέλτιστες πρακτικές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Ο καλύτερος τρόπος για να αποφύγετε κάτι τέτοιο είναι να καθαρισμός τη λίστα email σας τακτικά. Όταν περνάτε τον κατάλογό σας από ένα εργαλείο επαλήθευσης email, συνήθως θα καταλήξετε σε ένα ποσοστό αποτελεσμάτων που αναφέρονται ως ριψοκίνδυνα ή catchall emails. 

Ορισμένες εταιρείες μπορεί να επιλέξουν να παίξουν το παιχνίδι της ασφάλειας διαγράφοντας όλα αυτά τα μηνύματα από τη λίστα τους, ενώ άλλες μπορεί να ακολουθήσουν μια προσεκτική προσέγγιση για να καθορίσουν σε ποιους είναι ασφαλές να στείλουν και σε ποιους όχι. 

Μπορείτε να βρείτε εργαλεία που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να τρέξετε τα αποτελέσματα της συλλογής για να πάρετε μια καλύτερη ιδέα για το πόσο επικίνδυνα είναι, δίνοντάς σας μια καλύτερη ιδέα για το ποιες από αυτές να κρατήσετε και ποιες να αφαιρέσετε από τη λίστα σας.

Μια γενική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να είναι ένας ιδανικός τρόπος για να λαμβάνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που διαφορετικά θα χάνονταν. Ωστόσο, προτού δημιουργήσετε μια τέτοια διεύθυνση, είναι σημαντικό να κατανοήσετε τα μειονεκτήματα και τον κίνδυνο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας.

Ένα Catchall Email τυλιγμένο

Η δημιουργία μιας διεύθυνσης συλλογής μπορεί να είναι ένας καλός τρόπος για να διασφαλίσετε ότι δεν χάνετε κανένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ότι είστε πάντα διαθέσιμοι για τους πελάτες σας. Ωστόσο, θα πρέπει επίσης να γνωρίζετε ότι μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα τη λήψη πολλών ανεπιθύμητων μηνυμάτων. Η απόφαση είναι δική σας και ελπίζουμε ότι σήμερα την κάναμε πιο εύκολη.

Και αν στέλνετε καμπάνιες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα πρέπει να γνωρίζετε ότι πολλοί από τους παραλήπτες σας έχουν επίσης διευθύνσεις catch-all. Χρησιμοποιήστε το Bouncer για να επαληθεύσετε τις λίστες email σας και να βρείτε τις διευθύνσεις catch-all, ώστε να ξέρετε να μην στέλνετε μηνύματα σε αυτές.

Δοκιμάστε το δωρεάν σήμερα!

Συχνές ερωτήσεις

Ποιο είναι ένα παράδειγμα διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου catchall;

Θα μπορούσε να μοιάζει κάπως έτσι: [email protected]. Ωστόσο, η ακριβής διεύθυνση διαφέρει από τομέα σε τομέα.

Μπορώ να προσθέσω έναν λογαριασμό email για όλους τους λογαριασμούς στο Gmail;

Ναι, είναι δυνατόν να προσθέσετε μια διεύθυνση catch-all ακόμη και στο Gmail. Απλά πρέπει να προσθέσετε έναν νέο λογαριασμό στο Google Workspace και να τον ρυθμίσετε να λειτουργεί ως catch-all.

Μπορείτε να επαληθεύσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όλων των ειδών;

Τα περισσότερα εργαλεία επαλήθευσης email δεν μπορούν να το κάνουν αυτό - αλλά το Bouncer μπορεί. Με το Bouncer, μπορείτε να εντοπίσετε τα emails όλων των υπολοίπων τρέχοντας τις λίστες σας μέσω της υπηρεσίας επαλήθευσης.