Catchall-E-Mails: Der endgültige Leitfaden für E-Mail-Vermarkter

Wie eine Catchall-E-Mail funktioniert

Catch-All-Server sollen sicherstellen, dass Unternehmen keine Kundenprobleme, -fragen oder -kontakte übersehen. Wenn ein Kunde zum Beispiel versucht, eine E-Mail zu senden und die Adresse nicht existiert, erhält er eine Fehlermeldung und die E-Mail wird gebounct.

Mit einer Catchall-Adresse auf Ihrer Domain verwenden Sie eine Art E-Mail-Weiterleitung. Auch E-Mails, die an ungültige E-Mail-Adressen gesendet werden, erreichen Ihren Posteingang.

Was ist ein Catch-All-E-Mail-Konto?

Ein "Catch-All" bezeichnet etwas, das aus einer Vielzahl von Dingen besteht. Catch-All-E-Mail-Adressen werden oft erstellt, um sicherzustellen, dass E-Mails auch dann noch empfangen werden, wenn der Absender bei der Eingabe der E-Mail-Adresse einen Fehler macht. 

Allerdings können sie manchmal auch Probleme verursachen. So können Catch-All-Server es einem Spammer manchmal leichter machen, die Domäne mit folgenden Nachrichten zu bombardieren unerwünschte Nachrichten. Aus diesem Grund wird ein Sammelpostfach oft mit Spam überlastet und ist dann funktionell nutzlos.

Ein Beispiel für das Einrichten einer Catch-All-E-Mail-Adresse in Zoho. Quelle

Eine Catch-All-E-Mail-Adresse stiftet oft Verwirrung, und der richtige Umgang mit ihr erfordert ein Verständnis dafür, was sie ist, wie sie verwendet wird und wie sie funktioniert. Ein Catch-All-E-Mail-Konto bezieht sich auf eine Adresse, die so eingestellt ist, dass sie Nachrichten empfängt, die an die falsche E-Mail-Adresse für eine Domäne gerichtet sind.

Gründe für eine Catch-all-E-Mail

Für viele Unternehmen ist es wichtig, ein für das Unternehmen konfiguriertes Sammelpostfach zu haben, trotz der Risiken, die Spam- und Phishing-Angriffe. Catch-All-Postfächer können als Rettungsboot für falsch getippte oder falsch geschriebene E-Mail-Adressen dienen und Ihr Unternehmen davor bewahren, aufgrund kleiner Fehler in einer E-Mail-Adresse potenziell wichtige E-Mails zu verpassen.

Nachteile von Catchall-Domains und E-Mail-Adressen

Der Hauptzweck der Einrichtung von Catch-All-Domänen und E-Mail-Adressen bestand darin, sicherzustellen, dass keine E-Mail an diese Domäne zurückgewiesen wird und letztendlich verloren geht. Eine Catch-All-Domain ist so eingerichtet, dass sie alle E-Mails annimmt, ohne etwas abzulehnen. Das macht sie für alle nützlich, die sich Sorgen machen, dass ihnen möglicherweise wichtige Nachrichten entgehen könnten. 

Sie wurden jedoch schnell von Spammern ausgenutzt. Spammer brauchen jetzt nur noch den Domänennamen, um Spam-Nachrichten zu versenden, ohne dass sie nach Benutzernamen suchen oder E-Mail-Adressen abgreifen müssen. Aufgrund der Funktionsweise von Catch-All-E-Mails brauchen Spammer nur etwas Beliebiges vor die Domäne zu setzen und die Nachricht zu versenden - und schon landet sie im Catch-All-Postfach.

Das Ergebnis sind Unmengen unerwünschter E-Mails, die an nicht existierende Benutzer gesendet werden. Und diese Spam-Nachrichten sind einer der häufigsten Gründe, warum sich viele Unternehmen nicht die Mühe machen, eine Catch-All-Adresse einzurichten.

So richten Sie eine Catch-All-E-Mail-Adresse auf zwei Arten ein

Trotz der möglichen Probleme gibt es verschiedene Gründe, eine Catch-All-E-Mail-Adresse für Ihre E-Mail-Domäne einzurichten. Eine Catch-All-E-Mail-Adresse verhindert, dass E-Mails an den Absender zurückgeschickt werden. als unzustellbar oder E-Mails umzuleiten, die versehentlich an eine falsche E-Mail-Adresse adressiert wurden. Bei den meisten Domänennamenanbietern können Sie eine Catch-All-E-Mail-Adresse einrichten. Einige bieten diesen Dienst kostenlos an, während andere eine Gebühr erheben.

Sie können eine Catch-All-E-Mail-Adresse in Office365 einrichten, indem Sie eine dynamische Verteilergruppe erstellen. Darin werden alle Office365-E-Mail-Adressen des Unternehmens aufgelistet, um E-Mails von externen Domänen zu empfangen. Sie müssen auch ein gemeinsames Postfach einrichten, in dem die vielen Empfänger des Unternehmens E-Mails sehen können, die über das Catch-All-Postfach gesendet werden.

Cloud-Hosting-Einrichtung

Die Einrichtung eines Catchall-Postfachs ist für diejenigen, die Cloud-Hosting nutzen, relativ einfach. Mit den meisten E-Mail-Manager-Tools können Sie eine Catchall-E-Mail-Adresse einrichten.

Semi-Dedicated Hosting-Einrichtung

Unternehmen, die Semi-Dedicated Hosting nutzen, können in der Regel problemlos eine Catch-All-E-Mail-Adresse einrichten, insbesondere dann, wenn die E-Mails über die Cloud-Hosting-Plattform abgewickelt werden.

Wozu dient eine Catchall-E-Mail?

Ursprünglich wurden Catch-All-E-Mails und -Server von Webmastern verwendet, um zu verhindern, dass E-Mails verloren gehen, wenn sie an eine nicht existierende E-Mail-Adresse gerichtet sind. Fehlerhafte E-Mail-Adressen wurden an ein allgemeines "Catch-all"-Postfach weitergeleitet, das regelmäßig überprüft wurde, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Nachrichten verloren gingen. 

In der Theorie mag das eine gute Idee sein, aber in Wirklichkeit sind die meisten Catch-All-Postfächer heutzutage mit Spam und unerwünschten E-Mails überladen, was es letztendlich schwierig macht, wichtige Nachrichten überhaupt zu finden.

Außerdem können Catch-All-E-Mail-Adressen nicht verifiziert werden, was ein weiterer Grund ist, warum manche Leute sie so frustrierend finden. Anders als bei den meisten Servern, SMTP kann nicht verwendet werden, um herauszufinden, was vor sich geht. 

Einige Dienste können bestätigen, dass die Domäne aktiv ist, und es gibt auch fortgeschrittene Dienste, die eine Catch-All-Konfiguration erkennen können. Die einzige Möglichkeit, die Existenz des Postfachs zu überprüfen, besteht darin, eine E-Mail an die Adresse zu senden, was ein Risiko für Ihr Unternehmen darstellen kann. Ruf als Absender.

Was ist eine Catchall-Domain?

Wenn Sie eine Liste von Domänen oder E-Mails überprüfen, werden Sie höchstwahrscheinlich auf einige Ergebnisse stoßen, die als unbekannt mit dem Status "Server ist catch all" markiert sind. 

Im Grunde bedeutet dies, dass diese Domänen so eingerichtet sind, dass sie E-Mails akzeptieren, jedoch immer mit "OK" antworten, egal welche Mailbox sie erhalten. 

Aus diesem Grund stufen die meisten E-Mail-Prüfdienste Catch-All-Domains immer als unbekannt ein. Aufgrund der Natur dieser Domänen ist die einzige Möglichkeit, sicher zu wissen, ob die E-Mail-Adresse gültig ist, ihm eine E-Mail zu schicken.

Viele der Catch-All-E-Mail-Adressen sind jedoch wahrscheinlich gültig. In diesen Fällen werden die Ergebnisse wieder in Ihre Hauptliste aufgenommen, sobald Sie die E-Mail zur Überprüfung gesendet haben. Wenn Sie dies schrittweise tun, können Sie am besten sicherstellen, dass Ihre gesamte Bounce-Quote niedrig gehalten wird.

Fangen Sie alle bewährten Praktiken im Bereich

Es gilt als schlechte Praxis, wenn ein Mailserver E-Mail-Adressen akzeptiert, die nicht existieren, und sie später zurückschickt. Ursprünglich wurde diese Praxis angewandt, weil Spammer Mailserver nach E-Mail-Empfängern durchforsten, damit sie nicht in der Lage sind, den Mailserver genau nach Empfängern zu durchsuchen, was dazu führt, dass sie weiterziehen und den Spam reduzieren. 

Die Spammer wurden jedoch kreativ und lernten schnell, das Verhalten des Catchall-Servers zu ihrem Vorteil zu manipulieren. Es ist besser, nicht existierende E-Mails komplett abzulehnen, um zu verhindern, dass Nachrichten empfangen, angenommen und dann zurückgeschickt werden.

Warum werden Catch-All-E-Mails gebounct?

Wenn Sie Marketing-E-Mails versenden, werden wahrscheinlich einige E-Mails in Ihre Liste aufgenommen, die als "catch-all" bezeichnet werden. Während einige E-Mails ihren Weg zu der betreffenden Domäne finden werden, werden andere niemals den Posteingang erreichen, was oft auf die Menge an Spam zurückzuführen ist, die diese Postfächer erhalten. Unternehmen können ihre Server so einrichten, dass sie alle E-Mails für einen bestimmten Zeitraum empfangen. Sie haben jedoch immer die Möglichkeit, diese Funktion in Zukunft zu deaktivieren, was dazu führen kann, dass Ihre E-Mails nicht ankommen.

Bouncing-E-Mails können Ihrem Ruf als Absender großen Schaden zufügen, insbesondere wenn Ihr Bounce-Quote ist höher als der Industriestandard von 2%, was für Internet- und E-Mail-Anbieter ein rotes Tuch ist. 

Eine hohe Bounce-Rate zeigt den E-Mail-Anbietern, dass Sie nicht auf dem Laufenden sind gute E-Mail-Hygiene und es besteht das Risiko, dass Sie nicht der rechtmäßige Absender sind. 

Daher ist der Versand von E-Mails an Catchall-Domains eine riskante Angelegenheit, da Sie am Ende möglicherweise in den Spam-Ordnern anderer Empfänger landen, selbst wenn Sie die besten Absichten haben und alle bewährten E-Mail-Verfahren befolgen.

Der beste Weg, dies zu vermeiden, ist säubern Ihre E-Mail-Liste regelmäßig überprüfen. Wenn Sie Ihre Liste durch ein E-Mail-Überprüfungsprogramm laufen lassen, erhalten Sie in der Regel einen Prozentsatz der Ergebnisse, die als riskant oder als "catchall"-E-Mails eingestuft werden. 

Einige Unternehmen gehen auf Nummer sicher, indem sie alle diese E-Mails aus ihrer Liste löschen, während andere einen vorsichtigen Ansatz wählen, um festzustellen, welche E-Mails sicher sind und an welche nicht. 

Sie können Tools finden, mit denen Sie die Catchall-Ergebnisse durchlaufen können, um eine bessere Vorstellung davon zu bekommen, wie riskant sie sind, damit Sie eine bessere Vorstellung davon bekommen, welche Sie behalten und welche Sie von Ihrer Liste streichen sollten.

Eine Catchall-E-Mail-Adresse kann eine ideale Möglichkeit sein, um E-Mails zu erhalten, die sonst verloren gegangen wären. Bevor Sie eine solche Adresse einrichten, sollten Sie sich jedoch über die Nachteile und das Spam-Risiko im Klaren sein.

Eine Auffang-E-Mail eingepackt

Die Einrichtung einer Catch-All-Adresse kann eine gute Möglichkeit sein, um sicherzustellen, dass Ihnen keine E-Mails entgehen und dass Sie für Ihre Kunden immer erreichbar sind. Sie sollten sich aber auch darüber im Klaren sein, dass Sie dadurch eine Menge Spam erhalten können. Die Entscheidung liegt bei Ihnen, und wir hoffen, dass wir sie Ihnen heute erleichtert haben.

Und wenn Sie E-Mail-Kampagnen versenden, sollten Sie wissen, dass viele Ihrer Empfänger auch "catch-all"-Adressen haben. Verwenden Sie Bouncer, um Ihre E-Mail-Listen zu überprüfen und "Catch-All"-Adressen zu finden, damit Sie wissen, dass Sie keine Nachrichten an sie senden sollten.

Probieren Sie es noch heute kostenlos aus!

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein Beispiel für eine Catchall-E-Mail-Adresse?

Sie könnte etwa so aussehen: [email protected]. Die genaue Adresse ist jedoch von Domäne zu Domäne unterschiedlich.

Kann ich ein Sammel-E-Mail-Konto in Google Mail hinzufügen?

Ja, es ist möglich, auch in Google Mail eine Catch-All-Adresse hinzuzufügen. Sie müssen nur ein neues Konto in Ihrem Google-Arbeitsbereich hinzufügen und es als Catch-All-Adresse einrichten.

Können Sie Catch-All-E-Mails verifizieren?

Die meisten E-Mail-Verifizierungstools können dies nicht - aber Bouncer kann es. Mit Bouncer können Sie "catch-all"-E-Mails identifizieren, indem Sie Ihre Listen durch unseren Verifizierungsdienst laufen lassen.