Avez-vous déjà eu la peur du dimanche ?
Ce sentiment de crainte que vous éprouvez avant le début de la semaine de travail, sachant que votre liste de tâches est aussi longue que votre bras et que votre sommeil sera court et irrégulier.
Savoir que lorsque vous vous installez au travail et que vous ouvrez votre boîte aux lettres électronique, vous devez faire face à vos 808 courriels non lus, alors que d’autres affluent tout au long de la journée.
Vous pouvez vous spécialiser dans les solutions logicielles pour les soins de santé, développer les dernières technologies ou rationaliser le processus de gestion du cycle de vie des clients – quelle que soit votre activité, la surcharge de courrier électronique peut avoir un impact sérieux.
Qu’est-ce que la surcharge de courrier électronique ?
Toute personne disposant d’une adresse électronique connaît le stress de voir ses courriels s’accumuler, sans être lus, sans recevoir de réponse, sans s’arrêter.
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La surcharge de courrier électronique est exactement ce qu’elle semble être : l’incapacité de rester au courant de ses courriels professionnels ou personnels – et souvent des deux.
Vous recevez trop de courriels et n’avez pas assez de temps pour y répondre. Cela peut avoir un impact sur vos performances personnelles et sur l’efficacité de votre entreprise.
La réponse à cette question est d’atteindre la boîte de réception zéro – pas nécessairement une boîte de réception vide, mais zéro courriel non lu, une charge de communication gérable et une boîte de réception beaucoup plus organisée.
Comment reconnaître une surcharge de courrier électronique
Reconnaître les signes d’une surcharge de courrier électronique est la première étape pour atteindre le niveau zéro de la boîte de réception. Voici donc quelques points à surveiller :
Votre équipe communique-t-elle efficacement ?
Jeff a envoyé à Sally trois courriels de suivi importants concernant leur dernière réunion, mais les courriels non lus de Sally se comptent par centaines.
Les tensions sur le lieu de travail ne cessent de croître. Sally fait des pauses cigarette de plus en plus fréquentes. La gestion des projets ne tient plus la route. Et Jeff ne sait toujourspas quelle police de caractères il doit utiliser pour sa dernière campagne de marketing.
Cela vous rappelle quelque chose ?
La surcharge de courrier électronique peut entraver la communication sur le lieu de travail. Si les informations ne sont pas diffusées efficacement, vous risquez de subir des retards dans les délais, de ne pas savoir comment gérer efficacement les projets, de semer la confusion parmi vos coéquipiers et de laisser passer des détails essentiels.
Vous perdez ou manquez des messages importants ?
En plus d’entraver la communication en général, une boîte de réception surchargée vous expose au risque de passer à côté de certaines choses. Les courriels indésirables cachent les courriels que vous devez vraiment lire.
Les nouveaux courriels poussent les anciens vers le bas de la liste de votre client de messagerie. Une fois que cette liste est suffisamment longue, parviendrez-vous un jour à consulter ces anciens messages ? Et s’ils sont importants ? Et s’ils contiennent cette information que vous avez perdue pendant des heures à chercher ?
Il est trop facile de négliger, d’effacer ou de ne pas voir l’aiguille dans la botte de foin, même si vous avez un dossier séparé pour vos courriels les plus importants.
Votre communication externe en pâtit-elle ?
Si vos clients attendent constamment une réponse de votre part pendant des jours ou des semaines, ou si vous recevez des plaintes concernant votre manque de service à la clientèle, il se peut que vous souffriez d’une surcharge de courrier électronique en raison d’un énorme volume d’e-mails.
La réduction du délai moyen de traitement des demandes est essentielle à la création d’une bonne entreprise et à l’obtention d’un service régulier.
La surcharge d’e-mails vous fait courir le risque de faire fuir vos précieux clients.
Vous consultez vos courriels après le travail ?
Un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée est vital pour nous tous, même si la plupart d’entre nous n’ont pas mis en place de stratégie de gestion du temps ou n’utilisent pas d’applications de gestion du temps d’écran.
Rentrer chez soi pour consulter compulsivement sa boîte de réception, répondre à des courriels et suivre des réunions, c’est le contraire d’un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
Si vous n’arrivez pas à faire tout ce qui précède pendant les heures de travail et que vous passez une grande partie de votre temps libre à essayer de rattraper le temps perdu, vous êtes certainement victime d’une surcharge de courrier électronique.
Des statistiques plutôt alarmantes montrent qu’un mauvais équilibre entre vie professionnelle et vie privée peut avoir des répercussions sur la santé, les relations et la productivité.
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Cela nous amène à parler de l’impact de la surcharge de courrier électronique sur votre entreprise
Les humains comme les entreprises sont des systèmes, et les systèmes surchargés entraînent une dégradation, des performances négatives et, finalement, une défaillance.
Que vous soyez une entreprise offrant des services de vérification d’adresses électroniques ou un travailleur indépendant qui écrit le code d’un site web, vous pouvez être touché par la surcharge d’adresses électroniques.
Impact sur les employés
Nous avons parlé de l’importance d’un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
La surcharge de courrier électronique n’explique pas tout, bien sûr, mais elle est un facteur de détresse dans la vie personnelle d’un employé.
Passer des heures par jour à essayer de maîtriser les communications, interrompre constamment des projets importants pour répondre à des demandes, faire défiler sa boîte de réception pendant la pause déjeuner, répondre à des collègues au lit, voire simplement s’inquiéter de l’accumulation de courriels non lus, tout en sachant qu’il faudra bien les traiter à un moment ou à un autre.
Cela peut nuire à la productivité personnelle et conduire à l’épuisement professionnel.
Impact sur les entreprises
Il va de soi que des employés stressés et épuisés ont un impact négatif sur l’ensemble de votre entreprise.
Si l’objectif de votre entreprise est la satisfaction des employés, vous devez comprendre l’impact de la surcharge de courrier électronique sur votre entreprise et pas seulement sur les avantages sociaux, etc. (par exemple, comment un programme de sécurité et de santé bien mis en œuvre affecte-t-il la fidélisation des employés?)
Les courriers électroniques détournent l’attention du travail. Ils déconcentrent l’attention, et il peut être difficile de la rediriger vers des tâches importantes. Si vos employés passent une partie de leur temps de travail à consulter leur boîte de réception, ils ne travaillent pas efficacement.
Cela peut avoir un impact négatif sur votre entreprise. Vous risquez de perdre des opportunités commerciales en mettant trop de temps à répondre aux prospects. Vous risquez de retarder les échéances en perdant des informations vitales. Vous risquez de dévaloriser votre campagne d’e-mailing soigneusement élaborée en vous enlisant dans le rattrapage des e-mails.
Rien de tout cela n’est propice à la productivité, que ce soit pour les individus ou pour votre entreprise.
Comment atteindre le niveau zéro de la boîte de réception ?
Nous avons précisé que « boîte de réception zéro » ne signifie pas nécessairement « zéro courriel « . La boîte de réception zéro est une boîte de réception gérable, et voici quelques techniques éprouvées pour y parvenir dans votre vie numérique.
Communiquer par d’autres moyens
Les courriels sont surestimés, diront certains experts en productivité.
D’accord, ce n’est pas vrai. Le courrier électronique est un miracle de la technologie moderne qui a révolutionné notre façon de communiquer.
Mais ils ont un temps et un lieu, et ce n’est pas tout le temps et partout. En particulier les courriels promotionnels que nous recevons quotidiennement.
Messagerie instantanée
En envoyant un courrier électronique, vous reconnaissez déjà que votre demande ne nécessite pas une réponse immédiate. Les messages instantanés sont comme les courriels, mais plus rapides, et permettent de discuter à la convenance de chacun.
L’un des moyens d’atteindre le niveau zéro de la boîte de réception et d’éviter le courrier indésirable est d’envoyer un message Slack à la place. C’est l’une des astuces de gestion des e-mails les plus faciles à mettre en œuvre si vous voulez éviter de vérifier votre courrier plusieurs fois par jour.
Appels téléphoniques
Si vous avez besoin d’une réponse rapide ou d’une discussion, les appels vocaux restent l’un des meilleurs outils de communication. Il est même intéressant d’utiliser un service de téléphonie fixe qui est fiable et peut fonctionner à tout moment, sans internet ou pendant une panne d’électricité.
L’un des moyens de garder une boîte de réception propre est de décrocher le téléphone de temps en temps.
Face à face
Certaines choses bénéficient toujours d’une interaction en face à face. Lancer des idées avec une équipe ou discuter longuement d’informations importantes peut être plus efficace dans le cadre de réunions en personne ou d’appels vidéo. Il est préférable de se débarrasser dès le départ des courriels et des notifications inutiles.
Bien que ces réunions ne soient pas possibles pour tous (par exemple, pour les travailleurs à distance), elles constituent un bon moyen de passer du temps avec votre équipe.
Communiquer efficacement
Êtes-vous bombardé d’e-mails de suivi après une réunion ?
Si c’est le cas, vos réunions ne sont peut-être pas aussi productives qu’elles pourraient l’être et vous pouvez prendre quelques mesures simples pour y remédier, sans pour autant devenir un gourou de la productivité.
Planifiez soigneusement les réunions afin de répondre à autant de questions que possible et prévoyez du temps à la fin pour les questions de suivi, les résumés et les discussions importantes.
Lorsque vous rédigez vos courriels de suivi, veillez à ce qu’ils soient de bonne qualité, lisibles et qu’ils contiennent les informations nécessaires, de peur qu’ils ne finissent par devenir des courriels indésirables qui ne sont pas lus.
Fixer des attentes en matière de délais de réponse
Les obstacles à une communication rapide peuvent être dus à des facteurs tels que la complexité de la question ou le fait que les entreprises opèrent sur des fuseaux horaires différents.
Outre l’utilisation de différents canaux, le fait de fixer des attentes réalistes en matière de réponses peut aider les employés et les clients à se détendre, car ils savent quand leurs messages électroniques recevront une réponse.
Vous pouvez définir des politiques d’entreprise en matière de courrier électronique, notamment en stipulant que tous les courriers électroniques doivent faire l’objet d’un accusé de réception dans un délai de 24 heures. De cette manière, vous apaisez les inquiétudes des gens qui craignent d’être ignorés, ainsi que l’envie de consulter leur boîte de réception toute la journée. Le destinataire de l’e-mail peut alors évaluer le temps qu’il lui faudra pour répondre à la demande et fixer un délai réaliste pour une réponse appropriée.
L’expéditeur est rassuré par la résolution rapide du premier contact, et le destinataire s’est donné suffisamment de temps pour traiter correctement le problème.
Prévoyez du temps pour gérer votre boîte de réception
Surveiller constamment votre boîte de réception peut ajouter de la pression et détourner votre attention d’autres tâches. Une boîte de réception encombrée peut vous obliger à trier des messages pendant des heures chaque semaine.
Réservez des moments dans la journée pour consulter votre courrier électronique, surtout si vous en recevez beaucoup.
Cela varie en fonction de la personne et du secteur d’activité, mais le fait de prévoir des moments fixes pour la gestion de la boîte de réception peut vous aider à mieux vous organiser et à être moins distrait.
Essayez le matin, juste avant le déjeuner et à la fin de la journée. Il se peut aussi que vous travailliez mieux en passant plusieurs heures consécutives à traiter des courriels et en consacrant le reste de la journée à d’autres tâches.
Quel que soit votre emploi du temps, le fait d’en avoir un vous permettra de vous concentrer sur une seule chose à la fois et de trier les listes d’e-mails sans problème.
Créer des dossiers de courrier électronique
Les dossiers de courrier électronique peuvent être un outil négligé dans votre arsenal, mais ils constituent un excellent système de classement des informations.
Utilisez des dossiers pour classer vos courriels par catégories ou par niveaux de priorité. Une fois que vous avez lu un message, déterminez où il doit être placé et mettez-le à sa place. Par exemple, vous pouvez utiliser des filtres pour classer les courriels promotionnels dans un dossier et les courriels importants dans des dossiers d’action qui nécessitent une action immédiate.
Vous pouvez même aller plus loin dans votre organisation et disposer de comptes de messagerie distincts pour le travail, les affaires personnelles, les inscriptions, etc.
Utiliser l’automatisation
La mise en place de filtres pour bloquer le courrier indésirable, les personnes ou des mots de spam spécifiques dans les lignes d’objet est un bon début.
Vous pouvez également utiliser l’ automatisation des courriels pour rationaliser vos courriels entrants et vos messages sortants. Par exemple, l’automatisation du processus d’accusé de réception avec un simple « nous avons reçu votre courriel… » qui se déclenche en cas de demande de renseignements de la part du client. Ou encore des modèles d’e-mails qui couvrent une série de questions fréquemment posées.
Supprimer, se désabonner, marquer comme spam
Soyez impitoyable. Ne faites pas de prisonniers dans votre programme de courrier électronique.
S’il y a de vieux courriels sans importance que vous n’allez jamais traiter, supprimez-les.
Si du spam passe à travers vos filtres, marquez-le.
S’il y a un blog que vous aimiez mais que vous ne lisez plus, désabonnez-vous de sa liste de diffusion.
Vous essayez d’atteindre le niveau zéro de la boîte de réception – des communications importantes que vous lisez, auxquelles vous répondez et que vous classez efficacement.
Atteindre le niveau zéro de la boîte de réception en un rien de temps
Il est possible de travailler de manière plus productive, de communiquer plus efficacement et de laisser le stress au travail.
En faisant un grand ménage de printemps dans votre boîte de réception et en adoptant quelques stratégies éprouvées pour empêcher la surcharge de courrier électronique de revenir, vous pouvez atteindre le niveau zéro en un rien de temps. Tout commence par une stratégie de gestion des courriels, et vous pouvez passer en revue vos courriels facilement et rapidement.
