Modul în care încheiați un e-mail este important, mai ales dacă trimiteți un e-mail de afaceri sau de marketing. Cuvintele pe care le alegeți atunci când scrieți finalul e-mailului dvs. pot decide dacă faceți o impresie bună sau proastă.
O încheiere profesională contribuie la asigurarea faptului că cititorul rămâne cu o impresie bună despre dvs. și despre afacerea dvs., în timp ce lipsa unei încheieri sau o încheiere neprofesionistă a e-mailului ar putea avea efectul opus.
Când vine vorba de încheierea unui e-mail, ceea ce scrieți poate fi mai important decât vă puteți imagina. Unele moduri de a încheia un e-mail pot fi mai bune decât altele, în funcție de persoana căreia îi trimiteți e-mailul și de obiectivul dvs. principal. Semnătura dvs. de e-mail poate face o diferență enormă în ceea ce privește închiderea e-mailului și impresia pe care acesta o are asupra destinatarilor dvs.
Iată cum să faceți sign-off în e-mailurile dvs. profesionale, dacă doriți să asigurați rate mai bune de răspuns și metrici generale, precum și să îmbunătățiți impresia despre brandul dvs.
De ce este importantă semnarea e-mailului în e-mailurile profesionale?
Majoritatea oamenilor închid un e-mail fără să se gândească prea mult la el. Puteți scrie ceva de genul „Mulțumesc”, „Cu stimă” sau chiar „O zi bună”. Cu toate acestea, dacă vă gândiți mai mult la modul în care vă încheiați e-mailurile, puteți face o mare diferență în ceea ce privește rezultatul.
O încheiere bună a unui e-mail de afaceri vă poate ajuta să vă identificați ca expeditor pentru referințe viitoare, să motivați destinatarul să ia măsuri suplimentare, să îi oferiți informații de contact suplimentare sau, pur și simplu, să lăsați cititorului o primă impresie bună despre dumneavoastră și despre afacerea dumneavoastră, ceea ce este deosebit de important dacă aveți de-a face cu un client nou.
Fraza de încheiere pe care o alegeți pentru e-mailul dvs. este ultimul lucru pe care publicul dvs. îl citește după ce termină mesajul. Fie că trimiteți e-mailuri formale pentru afacerea dvs. sau e-mailuri personale către contacte individuale, modul în care încheiați un e-mail contează.
Poate fi unul dintre cei mai motivanți factori atunci când vine vorba de acțiunile pe care le întreprind, ca urmare a primirii e-mailului dumneavoastră, sau dacă vor întreprinde vreo acțiune. La urma urmei, trimiterea de e-mailuri este doar un alt tip de conversație, iar modul în care se încheie o conversație tinde să fie destul de important, fie că este vorba de e-mailuri de afaceri sau informale.
Dacă ați cunoaște pe cineva nou, nu v-ați întoarce pur și simplu și nu ați pleca după ce ați vorbit cu el fără să încheiați conversația – probabil i-ați spune că v-a făcut plăcere să îl cunoașteți și că sperați să mai vorbiți cu el curând. Încheierea e-mailului dvs. ar trebui să fie prietenoasă, profesională și politicoasă, precum și clară atunci când vine vorba de furnizarea de instrucțiuni pentru următorii pași de urmat.
Cum să închideți un e-mail
Atunci când vine vorba de a pune împreună cele mai bune închideri pentru e-mailurile dvs., există câteva lucruri diferite de care trebuie să țineți cont.
Prima este să decideți dacă închiderea este sau nu o opțiune adecvată pentru acest e-mail. Dacă aveți un schimb de e-mailuri cu cineva, atunci săriți peste încheiere poate părea o opțiune bună în acest moment.
Cu toate acestea, dacă acesta este cazul, atunci gândiți-vă dacă va avea sau nu un impact bun dacă includeți încheierea. Chiar dacă trimiteți e-mailuri cuiva de ceva timp și conversația a devenit puțin mai informală în comparație cu cum a fost la început, puteți arăta că sunteți profesionist și puteți continua să faceți o impresie bună alegând de fiecare dată o încheiere bună.
Pe lângă aceasta, țineți cont de faptul că persoana căreia îi trimiteți un e-mail îl poate transmite altor persoane care nu au comunicat cu dvs. înainte. O semnătură de e-mail puternică și profesională în acele fire de e-mail va da o impresie mai profesională în comparație cu e-mailurile personale, mai informale.
Folosiți-vă numele complet
Este o idee bună să vă includeți întotdeauna numele complet atunci când semnați e-mailurile, în special în primele e-mailuri pe care le trimiteți.
Acest lucru vă permite să vă asigurați că destinatarul e-mailului este clar în ceea ce privește identitatea persoanei cu care comunică și puteți evita orice confuzie cu alte contacte care pot avea același prenume ca și dumneavoastră.
Chiar dacă doriți un e-mail mai informal și o corespondență prin e-mail prietenoasă, includeți întotdeauna numele dvs. complet.
Fiți profesionist
Indiferent de ceea ce decideți să scrieți în încheierea e-mailului, profesionalismul este esențial. Luați în considerare contextul conversației și persoana căreia îi trimiteți e-mailul înainte de a decide care este cel mai potrivit tip de încheiere pe care să îl folosiți.
Ar trebui să evitați un ton informal dacă trimiteți un e-mail unui client nou pe care nu l-ați mai contactat până acum. În timp ce un ton prietenos ar putea fi interpretat ca un gest frumos, vă doriți o încheiere mai formală pentru prima dată când contactați pe cineva.
Pe de altă parte, dacă comunicați cu o persoană pe care ați cunoscut-o personal sau cu care ați vorbit destul de mult prin e-mail și pe care ați ajuns să o cunoașteți destul de bine, atunci nu este nimic greșit în a fi mai dezinvolt, mai ales în e-mailurile de follow-up.
Dacă nu sunteți sigur care este cel mai bun ton de adoptat, este întotdeauna mai bine să fiți prea profesionist decât să nu fiți suficient de profesionist. Acesta este motivul pentru care semnătura dvs. de e-mail implicită ar trebui să fie întotdeauna una mai formală.
Ce trebuie să includeți într-un e-mail de confirmare
O încheiere bună a unui e-mail de afaceri include mai multe elemente diferite care îi conferă un aspect complet, profesional și fac o impresie bună asupra destinatarului. Atunci când închideți un e-mail, unele dintre cele mai importante aspecte includ:
Numele dvs. complet
Utilizarea numelui complet atunci când semnați un e-mail poate părea prea profesională pentru unele conversații, dar de obicei este mai bine să faceți acest lucru. Acest lucru vă va ajuta să evitați situațiile în care ați putea fi confundat cu o altă persoană care are același prenume ca dumneavoastră.
Dacă doriți să adoptați o abordare mai informală și să vă folosiți doar prenumele, ați putea lua în considerare adăugarea numelui complet la semnătură, astfel încât să fie clar cine sunteți exact.
Linia de încheiere
Atunci când vă închideți e-mailul, o linie de încheiere puternică poate face diferența în ceea ce privește impresia pe care o face asupra destinatarului.
Linia de încheiere a e-mailului dvs. este o ocazie ideală de a vă exprima recunoștința față de destinatar pentru citirea mesajului. Pe lângă aceasta, puteți include și un apel la acțiune sau ceva care să motiveze destinatarul să facă pasul dorit, cum ar fi să dea clic pe un link din e-mail, să vă răspundă sau altceva.
Nu uitați, chiar dacă trimiteți un e-mail de afaceri ocazional, scopul final al tuturor comunicărilor prin e-mail este de a obține un răspuns sau un fel de acțiune.
Titlul postului dvs.
Deși nu trebuie să folosiți întotdeauna titlul complet al postului dvs. actual, poate fi util să includeți ceva care să permită destinatarului să știe care este titlul dvs. profesional.
Acest lucru este deosebit de important dacă comunicați cu cineva pentru prima dată, deoarece arată clar cu cine vorbesc și cu ce fel de probleme i-ați putea ajuta. Contactele de afaceri apreciază acest detaliu, deoarece știu dacă să continue sau nu comunicarea de afaceri cu dumneavoastră.
Date de contact
În cele din urmă, includerea datelor dvs. de contact este întotdeauna o idee bună. Deși destinatarul mesajului de e-mail are deja adresa dvs. de e-mail, încheierea mesajului de e-mail este un loc bun pentru a oferi modalități suplimentare de a lua legătura cu dvs., cum ar fi numărul dvs. de telefon sau un link către profilul dvs. LinkedIn.
Majoritatea e-mailurilor oficiale de încheiere includ alte modalități de a intra în contact. Deși nu adaugă mult la corespondența de afaceri, este o regulă generală să folosiți acest spațiu pentru a vă promova LinkedIn, site-ul web, oferta sau altceva.
Sfârșiturile ghidurilor pentru e-mail – cele mai bune reguli pentru eticheta e-mailului
Când ajungeți la sfârșitul mesajului dvs. de e-mail, nu doriți să stricați impresia bună pe care ați făcut-o până acum cu o încheiere proastă.
Pentru a evita acest lucru și pentru a vă asigura că fraza de încheiere a e-mailului dvs. lasă cea mai bună impresie asupra clientului dvs., țineți cont de următoarele orientări.
Luați în considerare publicul
Este o idee bună să vă adaptați încheierea în funcție de publicul care o va citi.
De exemplu, cuvântul „dragoste” ar putea fi ideal pentru un e-mail de încheiere adresat partenerului de viață sau mamei tale, dar nu ar trebui să-l folosești atunci când comunici cu noul tău șef sau cu un nou client, care ar putea să nu aprecieze încheierile informale ale e-mailurilor.
Gândiți-vă la relația dvs. cu persoana căreia îi trimiteți un e-mail. Cele mai enervante semnări de e-mail sunt cele care nu sunt adaptate publicului căruia i se adresează.
Corectați semnătura dvs. de e-mail implicită
La fel ca și restul e-mailului, încheierea trebuie verificată pentru a depista orice erori de ortografie și gramatică înainte de a apăsa butonul de trimitere. O încheiere care este plină de greșeli gramaticale sau de ortografie poate da o impresie neprofesionistă și neglijentă destinatarului.
Nu este nevoie decât de câteva minute pentru a verifica rapid închiderea pentru orice erori în majoritatea aplicațiilor de e-mail. Puteți utiliza plugin-uri pentru verificarea gramaticii și a ortografiei, cum ar fi Grammarly, pentru a facilita localizarea eventualelor greșeli.
Fii sincer
A fi realist și sincer în închiderea e-mailului tău are un impact asupra impresiei pe care o face. Nu scrieți doar cuvinte care vi se par bune, fără să vă gândiți la cât de autentic sunteți.
Atunci când alegeți o replică de încheiere pentru e-mailul dvs., alegeți ceva care este autentic din partea dvs., fie că este vorba de e-mailuri interne sau de conversații prin e-mail cu contacte noi.
Includeți pasul următor sau apelul la acțiune
În cele din urmă, nu ratați șansa de a folosi linia de încheiere a e-mailului ca o oportunitate de a determina destinatarul să întreprindă acțiunea dorită. De exemplu, aceasta ar putea fi ceva la fel de simplu ca „sper să primesc vești de la dvs. în curând” sau „spuneți-mi ce credeți”, dacă doriți ca destinatarul să vă răspundă la e-mail. Sau, dacă trimiteți un e-mail de marketing, puteți include un link către serviciu sau produs în încheiere, solicitând în același timp destinatarului să îl verifice.
Modul în care încheiați un e-mail de afaceri poate avea un impact mai mare asupra destinatarului și asupra impresiei pe care o aveți asupra acestuia decât vă dați seama.
Încheiere
Fie că scrieți e-mailuri ocazionale sau comunicați în contexte profesionale, modul în care vă încheiați e-mailul contează. E-mailul este una dintre cele mai comune metode de comunicare în prezent și, dacă doriți să o faceți corect, ar trebui să aveți finaluri de e-mail profesionale care să încurajeze destinatarul să răspundă.
Și dacă trimiteți multe e-mailuri și vă faceți griji dacă acestea vor ajunge la persoana potrivită… Aveți nevoie de Bouncer. Cu Bouncer, vă puteți verifica listele de e-mail, astfel încât să fiți sigur că nu trimiteți la adrese false, învechite sau scrise greșit.
Începeți astăzi și verificați gratuit primele 100 de e-mailuri!
