Hur du avslutar ett e-postmeddelande är viktigt, särskilt om du skickar ett affärs- eller marknadsföringsmeddelande. De ord du väljer när du skriver slutet på ditt e-postmeddelande kan vara avgörande för om du gör ett bra eller dåligt intryck.
En professionell avslutning bidrar till att läsaren får ett gott intryck av dig och ditt företag, medan en utebliven avslutning eller ett oprofessionellt avslut på e-postmeddelandet kan få motsatt effekt.
När det gäller att avsluta ett e-postmeddelande kan det du skriver vara viktigare än du kanske inser. Vissa sätt att avsluta ett mejl kan vara bättre än andra, beroende på vem du mejlar och vad ditt huvudmål är. Din e-postsignatur kan göra en enorm skillnad för hur du avslutar ditt e-postmeddelande och vilket intryck det gör på dina mottagare.
Så här gör du för att göra en sign-off i dina professionella e-postmeddelanden, om du vill säkerställa bättre svarsfrekvenser och övergripande mätvärden samt förbättra intrycket av ditt varumärke.
Varför är det viktigt att signera e-post i professionella e-postmeddelanden?
De flesta människor stänger ett e-postmeddelande utan att tänka så mycket på det. Du kan skriva något i stil med ”tack”, ”vänliga hälsningar” eller till och med ”ha en trevlig dag”. Men om du tänker mer på hur du avslutar dina e-postmeddelanden kan det göra en enorm skillnad för resultatet.
En bra avslutning på ett företagsmejl kan bidra till att identifiera dig som avsändare för framtida referens, motivera mottagaren att vidta ytterligare åtgärder, förse mottagaren med ytterligare kontaktinformation eller helt enkelt ge läsaren ett gott första intryck av dig och ditt företag, vilket är särskilt viktigt om du har att göra med en ny kund.
Den avslutande fras som du väljer för ditt e-postmeddelande är det sista som din publik läser efter att de har läst ditt meddelande. Oavsett om du skickar formella e-postmeddelanden för ditt företag eller personliga e-postmeddelanden till enskilda kontakter är det viktigt hur du avslutar ett e-postmeddelande.
Det kan vara en av de mest motiverande faktorerna när det gäller de åtgärder som de vidtar som ett resultat av att ha fått ditt e-postmeddelande, eller om de kommer att vidta några åtgärder alls. När allt kommer omkring är e-post bara en annan typ av konversation, och hur en konversation slutar tenderar att vara ganska viktigt, oavsett om det är affärs- eller informella e-postmeddelanden.
Om du träffade någon ny skulle du inte bara vända dig om och gå iväg efter att ha pratat med dem utan att avsluta samtalet – du skulle förmodligen säga att det var trevligt att träffa dem och att du hoppas få prata med dem igen snart. Ditt avslutande mejl ska vara vänligt, professionellt och artigt, och det ska vara tydligt när det gäller att ge instruktioner om nästa steg.
Så här stänger du ett e-postmeddelande
När det gäller att sätta ihop de bästa avsluten för dina e-postmeddelanden finns det några olika saker att tänka på.
Den första är att bestämma om avslutning är ett lämpligt alternativ för det här e-postmeddelandet eller inte. Om du går fram och tillbaka i en e-postväxling med någon, kan det vara ett bra alternativ att hoppa över avslutningen vid denna tidpunkt.
Men om så är fallet, ta dig tid att fundera på om det kommer att ha en bra inverkan om du inkluderar avslutningen eller inte. Även om du har mejlat med någon ett bra tag och konversationen har blivit lite mer avslappnad jämfört med hur det var i början, kan du visa att du är professionell och fortsätta att göra ett gott intryck genom att välja en bra avslutning varje gång.
Tänk också på att den person som du skickar ett e-postmeddelande till kan vidarebefordra det till andra som inte har kommunicerat med dig tidigare. En stark, professionell e-postsignatur i dessa e-posttrådar ger ett mer professionellt intryck jämfört med mer informella, personliga e-postmeddelanden.
Använd ditt fullständiga namn
Det är en god idé att alltid ange ditt fullständiga namn när du signerar dina e-postmeddelanden, särskilt i de första e-postmeddelandena som du skickar.
Detta gör att du kan säkerställa att e-postmottagaren är tydlig när det gäller identiteten på den person som de kommunicerar med, och du kan undvika förvirring med andra kontakter som kan ha samma förnamn som du.
Även om du vill ha en mer avslappnad e-postsignering och en vänlig e-postkorrespondens ska du alltid ange ditt fullständiga namn.
Var professionell
Oavsett vad du väljer att skriva i avslutningen av ditt e-postmeddelande är professionalism nyckeln. Tänk på sammanhanget i konversationen och på personen du skickar e-post till innan du bestämmer dig för vilken typ av avslutning som är lämpligast att använda.
Du bör undvika en avslappnad ton om du mejlar en ny kund som du inte har kontaktat tidigare. Även om en vänlig ton kan tolkas som en trevlig gest, vill du ha en mer formell avslutning första gången du kontaktar någon.
Om du å andra sidan kommunicerar med någon som du har träffat personligen eller som du har talat med ganska mycket via e-post och lärt känna ganska väl, är det inget fel med att vara mer avslappnad, särskilt i uppföljningsmejl.
Om du inte är säker på vilken ton som är bäst är det alltid bättre att vara för professionell än att inte vara tillräckligt professionell. Därför bör din e-postsignatur som standard alltid vara mer formell.
Vad ska ingå i ett e-postmeddelande för avanmälan
En bra avslutning på ett företagsmejl innehåller flera olika element som ger det ett komplett, professionellt utseende och gör ett gott intryck på mottagaren. Några av de viktigaste aspekterna när du avslutar ett e-postmeddelande är följande:
Ditt fullständiga namn
Att använda hela sitt namn när man signerar ett e-postmeddelande kan kännas för professionellt för vissa samtal, men det är oftast bäst att göra det. På så sätt undviker du situationer där du kan förväxlas med någon annan som har samma förnamn som du.
Om du vill vara mer avslappnad och bara använda ditt förnamn kan du överväga att lägga till ditt fullständiga namn i din signatur, så att det fortfarande framgår vem du är.
Slutrepliken
När du avslutar ditt e-postmeddelande kan en stark avslutningsrad göra stor skillnad för det intryck som det gör på mottagaren.
Avslutningsraden i ditt e-postmeddelande är ett perfekt tillfälle att visa din tacksamhet till mottagaren för att han eller hon har läst meddelandet. I samband med detta kan du också inkludera en uppmaning eller något som motiverar mottagaren att ta det önskade steget, till exempel att klicka på en länk i e-postmeddelandet, svara dig eller något annat.
Kom ihåg att även om du skickar ut ett avslappnat affärsmejl är det slutliga målet med all e-postkommunikation att få ett svar eller någon form av åtgärd.
Din jobbtitel
Även om du inte alltid behöver använda hela titeln på ditt nuvarande jobb kan det vara bra att inkludera något som låter mottagaren veta vad din yrkestitel är.
Detta är särskilt viktigt om du kommunicerar med någon för första gången, eftersom det gör det tydligt vem de talar med och vilken typ av frågor du kan hjälpa dem med. Affärskontakter uppskattar denna detalj eftersom de då vet om de ska fortsätta affärskommunikationen med dig eller inte.
Kontaktuppgifter
Slutligen är det alltid en bra idé att inkludera dina kontaktuppgifter. Även om mottagaren redan har din e-postadress är avslutningen på ditt e-postmeddelande ett bra ställe att ange ytterligare sätt att komma i kontakt med dig, till exempel ditt telefonnummer eller en länk till din LinkedIn-profil.
De flesta formella e-postsigneringar innehåller andra sätt att komma i kontakt. Även om det inte tillför mycket till affärskorrespondensen är det en tumregel att använda detta utrymme för att marknadsföra din LinkedIn, webbplats, erbjudande eller något annat.
Slutord för riktlinjer för e-post – bästa reglerna för etikett i e-post
När du kommer till slutet av ditt e-postmeddelande vill du inte förstöra det goda intryck som du har gjort hittills med en dålig avslutning.
För att undvika detta och se till att slutfrasen i ditt e-postmeddelande gör bästa möjliga intryck på din kund bör du tänka på följande riktlinjer.
Tänk på publiken
Det är en god idé att skräddarsy din avslutning för den publik som ska läsa den.
Ordet ”kärlek” kan till exempel vara perfekt för ett avslutande mejl till din partner eller din mamma, men du bör inte använda det när du kommunicerar med din nya chef eller en ny kund, som kanske inte uppskattar informella mejlavslutningar.
Tänk på din relation till den person som du skickar e-post till. De mest irriterande e-postsignaturerna är de som inte är anpassade till den publik som de går ut till.
Korrekturläs din standardsignatur för e-post
Precis som resten av ditt e-postmeddelande bör avslutningen kontrolleras för stavfel och grammatikfel innan du trycker på skicka-knappen. En avslutning som är full av grammatikfel eller stavfel kan ge ett oprofessionellt och slarvigt intryck till mottagaren.
Allt som krävs är några minuter för att snabbt dubbelkolla din avslutning för eventuella fel i de flesta e-postappar. Du kan använda plugins för grammatik- och stavningskontroll som Grammarly för att göra det lättare att hitta eventuella misstag.
Var uppriktig
Att vara realistisk och äkta när du avslutar ditt mejl har betydelse för vilket intryck det ger. Skriv inte bara ord som du tycker låter bra utan ta dig tid att fundera över hur genuin du är.
När du väljer en avslutningsreplik för ditt e-postmeddelande, välj något som är äkta från din sida, oavsett om det gäller interna e-postmeddelanden eller e-postkonversationer med nya kontakter.
Inkludera nästa steg eller uppmaning till handling
Slutligen, missa inte chansen att använda slutraden i ditt e-postmeddelande som en möjlighet att få mottagaren att vidta önskad åtgärd. Det kan till exempel vara något så enkelt som ”hoppas att du hör av dig snart”, eller ”låt mig veta vad du tycker” om du vill att mottagaren ska mejla tillbaka till dig. Eller, om du skickar ett marknadsföringsmejl, kan du inkludera en länk till tjänsten eller produkten i avslutningen och samtidigt be mottagaren att kolla in den.
Hur du avslutar ett affärsmejl kan ha större inverkan på mottagaren och det intryck du gör på dem än du tror.
Avslutning
Oavsett om du skriver vardagliga e-postmeddelanden eller kommunicerar i professionella sammanhang spelar det roll hur du avslutar ditt e-postmeddelande. E-post är en av de vanligaste kommunikationsmetoderna idag och om du vill göra det på rätt sätt bör du ha professionella e-postavslut som uppmuntrar mottagaren att svara.
Och om du skickar ut många e-postmeddelanden och du är orolig för om de kommer att nå rätt person … Då behöver du Bouncer. Med Bouncer kan du verifiera dina e-postlistor så att du är säker på att du inte skickar till falska, inaktuella eller felstavade adresser.
Kom igång idag och verifiera dina första 100 e-postmeddelanden gratis!
