En guide till att exportera kontakter från Outlook

När du använder en e-postplattform kommer det att finnas en fil med kontakter som du har lagt till i systemet över tid.

Microsoft Outlook är en populär e-postplattform som automatiskt kan skapa en lista med kontakter baserat på de e-postmeddelanden du skickar och tar emot. Det finns dock vissa fall där du kanske vill flytta dessa kontakter till en annan plattform, till exempel Gmail. Att förstå hur du exporterar dina Outlook-kontakter sparar tid och ansträngning genom att du snabbt kan flytta dina kontakter från en plattform till en annan.

Varför är det viktigt att exportera kontakter från Outlook?

Det finns flera skäl till varför det kan vara viktigt att veta hur man exporterar Outlook-kontakter. Du kan till exempel behöva flytta kontakterna till en annan enhet eller dator, säkerhetskopiera dem, importera dem till en annan e-posttjänst som Gmail, hantera dem i ett program som Microsoft Excel eller exportera kontakterna till ett vCard eller virtuellt visitkort. De flesta av dessa alternativ kräver att du exporterar till olika filtyper. Till exempel behöver du vanligtvis en CSV-fil om du exporterar dina kontakter till en annan e-posttjänst. Å andra sidan kan en VCF-fil som gör att du kan importera dina kontakter direkt till Excel vara nödvändig för ett virtuellt visitkort. En PST-fil behövs vanligtvis för att säkerhetskopiera dina kontakter och data.

Metoder för att exportera Outlook-kontakter

Det finns flera metoder du kan använda för att exportera dina Outlook-kontakter baserat på din version av Outlook. Outlook-programmet kommer att bete sig på samma sätt oavsett om du använder ett Windows- eller macOS-operativsystem.

Hur man exporterar kontakter från Outlook 2010

Outlook 2010 är en äldre programversion som inte används ofta idag, men vissa företag kommer fortfarande att använda den främst för intern kommunikation. Vissa människor använder fortfarande Outlook 2010 eftersom de vill hålla sig inom ett enda produktionsår för mjukvaruprogrammet för att spara pengar. Om du använder Outlook 2010 och vill exportera dina kontakter, här är stegen att följa:

Öppna Outlook på din PC eller Mac.
Gå till menyfliksområdet längst upp i programmet och välj ”File”.
Klicka på ”Options” och välj ”Advanced” i dialogrutan.
Välj ”Export” för att öppna guiden för import och export.
Välj ”Exportera en fil” och klicka sedan på ”Nästa”.
I fönstret ”Skapa en filtyp” väljer du vilken typ av export du vill ha.
En lista över mappar som du kan exportera visas. Välj den kontaktmapp som du vill exportera från listan.
Välj ”Browse” (Bläddra) innan du väljer en mapp att exportera till.
Namnge din fil under alternativet ”Spara exporterad fil som
Välj ”OK”, sedan ”Nästa” och därefter ”Slutför”.
När Outlook har slutfört exporten klickar du på ”OK”.
Kontrollera att filen har sparats där du ville att den skulle sparas.

Hur man exporterar kontakter Outlook 2013

Outlook 2013 är den senaste versionen av Outlook-programvaran med en annan kodbas än Office 365. På grund av detta har den olika steg att följa jämfört med de senaste programversionerna när du exporterar kontakter. En av de största fördelarna med Outlook 2013, och varför många människor fortsätter att använda det idag, är att det har en separat app från andra som är billigare att köpa. Om du använder Outlook 2013 och vill exportera kontakter följer du dessa steg:

Öppna Outlook på din PC eller Mac.
Gå till den övre vänstra delen av programskärmen och välj fliken ”File”.
Klicka på ”Öppna och exportera” på vänster sida.
En lista med alternativ visas. Välj ”Import/Export”.
En ny lista med alternativ kommer upp. Välj ”Exportera till en fil” och sedan ”Nästa”.
Välj ”Comma Separated Values” och sedan ”Next”.
Under ”Personal Folders” väljer du ”Contacts” och sedan ”Next”.
Välj ”Browse” innan du väljer den plats där du vill spara din exporterade fil.
Välj ett namn på filen, klicka på ”Nästa” och sedan på ”Slutför”.
Kontrollera att din fil sparas på önskad plats.

Hur man exporterar kontakter från webbaserad Outlook

Den webbaserade online-versionen av Outlook kan vara en idealisk lösning om du vill komma åt dina kontakter och e-postmeddelanden när du inte sitter vid datorn. Denna version av Outlook kan enkelt nås från en rad olika enheter som ansluter till internet, inklusive bärbara datorer, smartphones, surfplattor och mer, inklusive smartklockor och andra enheter som inte är PC. Om du vill exportera dina kontakter med hjälp av den webbaserade versionen av Outlook följer du dessa steg:

Skriv Outlook i adressfältet för att komma till Outlook-webbplatsen från din valda webbläsare.
Logga in på ditt konto om du blir ombedd att göra det.
Gå längst ner på sidan och välj symbolen för personer.
Välj ”Hantera” i verktygsfältet och välj sedan ”Exportera kontakter”.
Välj om du vill exportera alla dina kontakter eller kontakter från en viss mapp.
Klicka på ”Exportera”.
Välj ”Spara som” och välj det filformat som du vill att kontakterna ska sparas i.
Kontrollera att kontakterna har sparats under det namn och på den plats som du har valt.

Hur man exporterar Outlook 365-kontakter

Outlook 2016 och Outlook 2019 är de två senaste versionerna av Outlook, som är Office 365-kompatibla. Detta har skapat en ny process för att exportera kontakter för personer som använder de senaste Outlook-versionerna. Det finns många betydande fördelar med att använda Office 365, bland annat att alla Microsoft-program som Windows, Word, Outlook, Excel och PowerPoint använder samma kod och enkelt kan komma åt varandra, vilket gör att du snabbt och enkelt kan utföra olika funktioner mellan olika program, till exempel omedelbar export av kontakter till Excel. Om du använder antingen 2016- eller 2019-versionen av Outlook 365 följer du dessa steg för att exportera kontakter:

Öppna programmet Outlook 365 på din PC eller Mac.
Klicka på ikonen ”Applications” längst upp till vänster.
Välj ”Personer” och klicka sedan på ”Hantera”.
Välj ”Exportera kontakter”.
Bestäm om du vill exportera alla kontakter eller en mapp som innehåller specifika kontakter.
Beroende på din webbläsare väljer du antingen ”Spara” eller ”Öppna”.
Kontrollera att kontakterna har sparats på önskad plats och under önskat namn.

Hur man exporterar e-postmeddelanden från Outlook till Gmail

Du kan exportera dina e-postmeddelanden från ett Outlook-konto till ett Gmail-konto för att säkerhetskopiera dem och låta dig komma åt äldre e-postmeddelanden från vilken plats som helst. För att göra detta måste du lägga till ditt Gmail-konto i Outlook innan du kopierar och klistrar in mapparna. Du måste först konfigurera ditt Gmail-konto i Outlook. Stegen för att göra detta är följande:

Gå till inställningsikonen längst upp till höger innan du väljer ”Visa alla Outlook-inställningar”.
Välj ”Mail” i den vänstra rutan.
Klicka på ”Synkronisera e-post”.
Under Anslutna konton i den högra rutan väljer du ”Gmail”.
Ange det visningsnamn som du vill använda när du skickar e-post via Outlook från Gmail på skärmen ”Anslut ditt Google-konto”.
Välj OK.
Logga in på ditt valda Gmail-konto i Outlook Mail för att ge Microsoft åtkomst till kontot.
Bekräfta att du har anslutit ditt Gmail-konto till Outlook genom att välja OK.

När du har konfigurerat ditt Gmail-konto i Google öppnar du Outlook och väljer den mapp som innehåller de e-postmeddelanden du vill exportera. Markera alla e-postmeddelanden i mappen genom att trycka på Ctrl+A eller håll ned Ctrl medan du markerar enskilda e-postmeddelanden som du vill exportera. Högerklicka på de markerade meddelandena innan du väljer ”Flytta” och sedan väljer ”Annan mapp”. Då visas dialogrutan Flytta objekt. Välj ditt Gmail-konto och välj eller skapa en ny mapp i ditt Gmail-konto som du vill exportera e-postmeddelandena till. Flytta de valda e-postmeddelandena genom att klicka på ”OK”.

Hur man exporterar Outlook-e-postmeddelanden till Excel

Du kan också exportera dina Outlook-e-postmeddelanden genom att skicka dem till ett Excel-kalkylblad, vilket skapar ett kalkylblad som innehåller olika kolumner. Detta kan vara särskilt användbart om du redan använder Excel för bokföringsändamål, till exempel. För att göra detta:

Gå till Fil i Outlook och välj Öppna & Exportera.
Välj Import/Export.
Välj ”Exportera till en fil” och klicka sedan på ”Nästa”.
Välj ”Microsoft Excel” och klicka sedan på ”Nästa”.
Välj den e-postmapp som du vill exportera meddelanden från och välj ”Nästa”.
Välj den mapp där du vill spara dina exporterade e-postmeddelanden och välj ett namn på den exporterade filen innan du väljer ”OK”.
Klicka på ”Nästa” och sedan på ”Slutför”.
Den nya Excel-filen kommer att kunna öppnas på den plats du har valt.

Oavsett om du vill exportera kontakter eller e-postmeddelanden är det enkelt att göra det med Outlook.

Bästa praxis för export av listan

Inleda exportprocessen

För att starta exportprocessen för dina Outlook-kontakter, öppna ditt Microsoft Outlook-fönster och navigera till Arkiv-menyn i det övre vänstra hörnet. Därifrån klickar du på ’Arkiv’ och väljer sedan ’Exportera’ för att öppna exportalternativen. Detta kommer att ta upp guiden Outlook Export Contacts, som guidar dig genom stegen för att exportera kontakter från Outlook.

Välja filtyp och format

I exportrutan som visas har du flera alternativ för vilken typ av fil du vill skapa. För att få mest mångsidighet väljer du ”Kommaseparerade värden (CSV)” som filtyp. CSV-filer importeras enkelt till kalkylbladsprogram och kan också användas för att synkronisera med Google Kontakter. Alternativt kan du välja ”Outlook-datafil (PST)” om du föredrar det.

Välja mapp för kontakter

När du har valt CSV-format uppmanas du att välja den mapp som innehåller de kontakter som du vill exportera. Navigera till mappen ”Contacts Folder” och välj den. Se till att du har valt rätt mapp för att inkludera alla valda kontakter som du vill exportera.

Ställa in filnamn och plats

När du har valt kontaktmapp måste du ange ett namn och en plats för den nya kontaktfilen. Klicka på ”Browse” och välj den katalog där du vill spara filen. Ange ett filnamn som hjälper dig att omedelbart identifiera de nya kontakterna. Du kan också välja ”File” i det nedre vänstra hörnet för att få tillgång till ytterligare sparalternativ.

Slutförande av exporten

Innan du börjar exportera får du en chans att granska dina val. Dubbelkolla om det finns några tomma celler eller fel som kan störa exportprocessen. När du är nöjd klickar du på ”Exportera” för att starta exporten. En ny CSV-fil kommer att skapas och rutan för exportförlopp visar när processen är klar.

Importera till andra plattformar

Din nya kontaktfil, nu i CSV-format, är klar att användas. Du kan importera den här filen till ett kalkylbladsprogram för ytterligare organisering eller direkt till ett annat e-postkonto som Google Contacts. Välj bara ”Importera” i respektive plattform och välj den CSV-fil som du just har skapat.

Ytterligare tips för e-postkontakter

Om du vill importera dessa kontakter till ett annat e-postkonto ska du se till att välja ”Exportera till en fil” i det första Outlook-fönstret. Detta säkerställer att dina e-postkontakter ingår i exportprocessen, vilket gör det lättare att hantera din kommunikation över olika plattformar.