Начинът, по който затваряте имейл, е важен, особено ако изпращате бизнес или маркетингов имейл. Думите, които избирате, когато пишете финала на имейла си, могат да решат дали ще направите добро или лошо впечатление.
Професионалното приключване помага да се гарантира, че читателят ще остане с добро впечатление за вас и вашия бизнес, докато липсата на приключване или непрофесионалният край на имейла може да има обратен ефект.
Когато става въпрос за завършване на имейл, това, което пишете, може да е по-важно, отколкото предполагате. Някои начини за завършване на имейл могат да бъдат по-добри от други, в зависимост от това на кого изпращате имейл и каква е основната ви цел. Вашият подпис под имейл може да има огромно значение за затварянето на имейла ви и за впечатлението, което той прави на получателите ви.
Ето как да се подписвате в професионалните си имейли, ако искате да си осигурите по-добри проценти на отговори и общи показатели, както и да подобрите впечатлението за марката си.
Защо подписването на имейла е важно при професионалните имейли?
Повечето хора затварят имейл, без да се замислят. Можете да напишете нещо като „Благодаря“, „С уважение“ или дори „Хубав ден“. Ако обаче се замислите повече за начина, по който завършвате имейлите си, това може да има огромно значение за резултата.
Доброто затваряне на бизнес имейла може да помогне за идентифицирането ви като изпращач за бъдеща справка, да мотивира получателя да предприеме по-нататъшни действия, да му предостави допълнителна информация за контакт или просто да остави у читателя добро първо впечатление за вас и вашия бизнес, което е особено важно, ако се занимавате с нов клиент.
Заключителната фраза, която сте избрали за имейла си, е последното нещо, което аудиторията ви прочита, след като приключи съобщението ви. Независимо дали изпращате официални имейли за вашия бизнес или лични имейли до отделни контакти, начинът, по който завършвате имейла, е от значение.
Това може да бъде един от най-мотивиращите фактори за действията, които ще предприемат в резултат на получаването на вашия имейл, или дали изобщо ще предприемат някакви действия. В края на краищата изпращането на имейли е просто друг вид разговор, а начинът, по който завършва един разговор, обикновено е доста важен, независимо дали става въпрос за бизнес или неофициални имейли.
Ако сте срещнали нов човек, не бихте се обърнали и си тръгнали след разговор с него, без да завършите разговора – вероятно бихте му казали, че ви е било приятно да се запознаете с него и че се надявате скоро отново да разговаряте с него. Завършването на имейла ви трябва да бъде дружелюбно, професионално и учтиво, както и ясно, когато става въпрос за предоставяне на инструкции за следващите стъпки, които трябва да предприемете.
Как да затворите имейл
Когато става въпрос за изготвяне на най-добрите приключвания за вашите имейли, има няколко различни неща, които трябва да имате предвид.
Първата е да решите дали затварянето е подходяща опция за този имейл. Ако разменяте имейли с някого напред-назад, тогава прескачането на затварянето може да изглежда добър вариант в този момент.
Ако обаче случаят е такъв, помислете дали ще има добро въздействие, ако включите затварянето. Дори да си пишете с някого от доста време и разговорът да е станал малко по-непринуден в сравнение с това какъв е бил в началото, можете да покажете, че сте професионалист и да продължите да правите добро впечатление, като всеки път избирате добро заключение.
Наред с това имайте предвид, че човекът, на когото изпращате имейл, може да го препрати на други, които не са общували с вас преди това.Силен, професионален подпис на имейл в тези теми от имейли ще създадете по-професионално впечатление в сравнение с по-неформалните, лични имейли.
Използвайте пълното си име
Добре е винаги да посочвате пълното си име, когато подписвате имейлите си, особено в първите няколко изпратени имейла.
Това ви позволява да гарантирате, че получателят на имейла е наясно със самоличността на лицето, с което общува, и да избегнете объркване с други контакти, които може да имат същото име като вас.
Дори ако искате да се подписвате по-непринудено и да водите приятелска имейл кореспонденция, винаги включвайте пълното си име.
Бъдете професионалисти
Независимо какво ще напишете в заключителния си имейл, професионализмът е от ключово значение. Вземете предвид контекста на разговора и човека, на когото изпращате имейл, преди да решите какъв тип заключение да използвате.
Ако изпращате имейл на нов клиент, с когото не сте се свързвали преди, трябва да избягвате непринудения тон. Въпреки че приятелският тон може да се тълкува като мил жест, искате по-официално приключване за първия път, когато се свързвате с някого.
От друга страна, ако общувате с човек, когото сте срещнали лично или с когото сте разговаряли много по имейл и сте се запознали добре, няма нищо лошо да бъдете по-непринудени, особено в последващите имейли.
Ако не сте сигурни какъв тон да изберете, винаги е по-добре да сте прекалено професионални, отколкото недостатъчно професионални. Ето защо подписът на имейла ви по подразбиране винаги трябва да бъде по-официален.
Какво да включите в подписания имейл
Доброто затваряне на бизнес имейл включва няколко различни елемента, които му придават завършен, професионален вид и правят добро впечатление на получателя. Когато затваряте имейл, някои от най-важните аспекти включват:
Пълното ви име
Използването на пълното ви име при подписване на имейл може да се стори твърде професионално за някои разговори, но обикновено е добре да го правите. Това ще ви помогне да избегнете ситуации, в които може да бъдете объркани с някой друг, който има същото име като вас.
Ако искате да подходите по-непринудено и да използвате само първото си име, можете да помислите дали да не добавите пълното си име към подписа си, за да е ясно кой точно сте.
Заключителната реплика
Когато затваряте имейла си, една силна заключителна реплика може да има решаващо значение за впечатлението, което ще направи на получателя.
Заключителният ред на имейла ви е идеална възможност да изразите благодарността си към получателя за това, че е прочел съобщението. Заедно с това можете да включите и призив за действие или нещо, което да мотивира получателя да предприеме желаната стъпка, например да кликне върху връзка в имейла, да ви отговори или нещо друго.
Помнете, че дори да изпращате обикновен бизнес имейл, крайната цел на всички имейл съобщения е да предизвикат отговор или някакво действие.
Длъжността ви
Въпреки че не винаги е необходимо да използвате пълното наименование на настоящата си работа, може да е полезно да включите нещо, което да уведоми получателя за професионалното ви наименование.
Това е особено важно, ако общувате с някого за първи път, тъй като така става ясно с кого разговаряте и за какви въпроси можете да му помогнете. Бизнес контактите оценяват тази подробност, тъй като знаят дали да продължат бизнес комуникацията с вас или не.
Данни за контакт
И накрая, винаги е добра идея да включите данните си за контакт. Въпреки че получателят, на когото изпращате имейл, вече има вашия имейл адрес , в края на имейл съобщението е подходящо място да посочите допълнителни начини за връзка с вас, като например телефонния си номер или връзка към профила ви в LinkedIn.
Повечето официални подписи по имейл включват други начини за връзка. Въпреки че не допринася много за бизнес кореспонденцията, правило е да използвате това място, за да популяризирате своя LinkedIn, уебсайт, оферта или нещо друго.
Завършеци на имейл насоките – най-добрите правила за имейл етикет
Когато стигате до края на имейл съобщението си, не искате да развалите доброто впечатление, което сте направили досега, с лошо заключение.
За да избегнете това и да сте сигурни, че заключителната фраза на имейла ви оставя най-доброто впечатление у клиента, имайте предвид следните насоки.
Помислете за аудиторията
Добре е да съобразите заключителния си текст с аудиторията, която ще го прочете.
Например думата „обичам“ може да е идеална за затваряне на имейл до половинката ви или до майка ви, но не бива да я използвате, когато общувате с новия си шеф или с нов клиент, които може да не харесат неформалното завършване на имейла.
Помислете за вашите връзка с лицето, на което изпращате имейл. Най-досадните отписвания от имейли са тези, които не са съобразени с аудиторията, до която се изпращат.
Коригирайте подписа на имейла си по подразбиране
Подобно на останалата част от имейла, преди да натиснете бутона за изпращане, трябва да проверите затварянето за правописни и граматически грешки. Затваряне, в което има граматически или правописни грешки, може да направи непрофесионално и небрежно впечатление на получателя.
Необходими са само няколко минути, за да проверите бързо затварянето си за грешки в повечето приложения за електронна поща. Можете да използвате приставки за проверки на граматиката и правописа като Grammarly, за да откриете по-лесно евентуални грешки.
Бъдете искрени
Реализмът и искреността при затварянето на имейла оказват влияние върху впечатлението, което той прави. Не пишете само думи, които според вас звучат добре, без да отделите малко време да помислите доколко сте искрени.
Когато избирате заключителна реплика за имейла си, изберете нещо, което е истинско от ваша страна, независимо дали става въпрос за вътрешни имейли или за разговори по имейл с нови контакти.
Включете следващата стъпка или призив за действие
И накрая, не пропускайте възможността да използвате заключителната реплика на имейла си като възможност да накарате получателя да предприеме желаното действие. Например това може да бъде нещо толкова просто като „надявам се скоро да се свържем с вас“ или „кажете ми какво мислите“, ако искате получателят да ви изпрати обратно имейл. Или, ако изпращате маркетингов имейл, можете да включите връзка към услугата или продукта в края, като същевременно поискате от получателя да го провери.
Начинът, по който затваряте бизнес имейл, може да окаже по-голямо влияние върху получателя и впечатлението, което сте му направили, отколкото предполагате.
Приключване
Независимо дали пишете обикновени имейли или общувате в професионален контекст, начинът, по който завършвате имейла си, е от значение. Електронната поща е един от най-разпространените методи за комуникация днес и ако искате да я използвате правилно, трябва да имате професионален край на имейла, който да насърчава получателя да отговори.
И ако изпращате много имейли и се притеснявате дали ще стигнат до правилния човек… Имате нужда от Bouncer. С Bouncer можете да проверявате списъците си с имейли, за да сте сигурни, че не изпращате до фалшиви, остарели или грешно написани адреси.
Започнете още днес и проверете първите си 100 имейла безплатно!
