Cómo firmar un correo electrónico comercial: Buenas prácticas

A continuación le indicamos cómo hacer el cierre de sesión en sus correos electrónicos profesionales, si desea garantizar mejores índices de respuesta y métricas generales, así como mejorar la impresión sobre su marca.

¿Por qué es importante la firma en los correos electrónicos profesionales?

La mayoría de la gente cierra un correo electrónico sin pensárselo mucho. Puede poner algo como "Gracias", "Saludos cordiales" o incluso "Que tenga un buen día". Sin embargo, reflexionar más sobre la forma de terminar un correo electrónico puede influir mucho en el resultado.

Un buen cierre de correo electrónico empresarial puede ayudar a identificarle a usted como remitente para futuras referencias, motivar al destinatario a realizar más acciones, proporcionarle más información de contacto o simplemente dejar al lector con una buena primera impresión de usted y de su empresa, lo que es especialmente importante si se trata de un nuevo cliente.

La frase de cierre que elijas para tu correo electrónico es lo último que tu audiencia lee después de terminar tu mensaje. Tanto si envías correos electrónicos formales para tu empresa como correos personales a contactos individuales, la forma en que terminas un correo electrónico importa.

Puede ser uno de los factores más motivadores a la hora de decidir qué acciones emprenderán como resultado de la recepción de su correo electrónico, o si emprenderán alguna acción. Al fin y al cabo, el correo electrónico no es más que otro tipo de conversación, y la forma en que termina una conversación suele ser muy importante, ya se trate de correos electrónicos comerciales o informales.

Si conocieras a alguien nuevo, no te darías la vuelta y te marcharías después de hablar con él sin cerrar la conversación: probablemente le dirías que ha sido un placer conocerle y que esperas volver a hablar con él pronto. El cierre de tu correo electrónico debe ser amistoso, profesional y educado, además de claro a la hora de dar instrucciones sobre los siguientes pasos a dar.

Cómo cerrar un correo electrónico

A la hora de preparar los mejores cierres para sus correos electrónicos, hay que tener en cuenta varias cosas.

La primera es decidir si el cierre es o no una opción apropiada para este correo electrónico. Si estás yendo y viniendo en un intercambio de correos electrónicos con alguien, entonces saltarse el cierre puede parecer una buena opción en este momento.

Sin embargo, si este es el caso, tómate un tiempo para pensar si tendrá o no un buen impacto que incluyas el cierre. Aunque lleves bastante tiempo enviando correos electrónicos a alguien y la conversación se haya vuelto un poco más informal en comparación con cómo era al principio, puedes demostrar que eres profesional y seguir causando una buena impresión eligiendo cada vez un buen cierre.

Además, tenga en cuenta que la persona a la que envíe un correo electrónico puede reenviarlo a otras que no se hayan comunicado con usted antes. Una fuerte, firma de correo electrónico profesional en esos hilos de correo electrónico dará una impresión más profesional en comparación con los correos electrónicos más informales y personales.

Utilice su nombre completo

Es una buena idea incluir siempre su nombre completo al firmar sus correos electrónicos, especialmente en los primeros que envíe.

Esto le permite asegurarse de que el destinatario del correo electrónico tiene clara la identidad de la persona con la que se está comunicando, y puede evitar cualquier confusión con otros contactos que puedan tener el mismo nombre de pila que usted.

Aunque desees una firma de correo electrónico más informal y una correspondencia amistosa, incluye siempre tu nombre completo.

Sea profesional

Independientemente de lo que decidas escribir en el cierre de tu correo electrónico, la profesionalidad es la clave. Ten en cuenta el contexto de la conversación y la persona a la que te diriges antes de decidir qué tipo de cierre es el más adecuado.

Debe evitar un tono informal si envía un correo electrónico a un nuevo cliente con el que no ha contactado antes. Aunque un tono amistoso podría interpretarse como un gesto amable, es preferible un cierre más formal para la primera vez que te pongas en contacto con alguien.

En cambio, si te comunicas con alguien a quien has conocido en persona o con quien has hablado bastante por correo electrónico y has llegado a conocer bastante bien, no hay nada de malo en ser más informal, sobre todo en los correos de seguimiento.

Si no está seguro de cuál es el mejor tono que debe adoptar, siempre es mejor ser demasiado profesional que no serlo lo suficiente. Por eso, tu firma de correo electrónico por defecto debe ser siempre más formal.

Qué incluir en un correo electrónico de confirmación

Un buen cierre de correo electrónico empresarial incluye varios elementos diferentes que le dan un aspecto completo y profesional y causan una buena impresión en el destinatario. Al cerrar un correo electrónico, algunos de los aspectos más importantes son:

Su nombre completo

Utilizar su nombre completo al firmar un correo electrónico puede parecer demasiado profesional para algunas conversaciones, pero suele ser lo mejor. Así evitarás que te confundan con otra persona que tenga tu mismo nombre de pila.

Si quieres adoptar un enfoque más informal y utilizar sólo tu nombre de pila, puedes considerar la posibilidad de añadir tu nombre completo a tu firma, para que siga quedando claro quién eres exactamente.

La frase final

Al cerrar el correo electrónico, una frase de cierre contundente puede marcar la diferencia en la impresión que cause en el destinatario.

La línea de cierre de tu correo electrónico es una oportunidad ideal para compartir tu gratitud con el destinatario por haber leído el mensaje. Junto con esto, también puedes incluir una llamada a la acción o algo que motive al destinatario a dar el paso deseado, como hacer clic en un enlace del correo electrónico, responderte o cualquier otra cosa.

 

Recuerde que, aunque envíe un correo electrónico profesional informal, el objetivo final de todas las comunicaciones por correo electrónico es obtener una respuesta o algún tipo de acción.

Su cargo

Aunque no siempre tiene que utilizar el título completo de su trabajo actual, puede ser útil incluir algo que permita al destinatario saber cuál es su título profesional.

Esto es especialmente importante si es la primera vez que se comunica con alguien, ya que deja claro con quién está hablando y el tipo de asuntos en los que podría ayudarle. Los contactos comerciales aprecian este detalle, ya que saben si continuar o no la comunicación comercial con usted.

Datos de contacto

Por último, incluir sus datos de contacto es siempre una buena idea. Aunque el destinatario del correo electrónico ya tenga su dirección de correo electrónicoEl final del mensaje de correo electrónico es un buen lugar para indicar otras formas de ponerse en contacto con usted, como su número de teléfono o un enlace a su perfil de LinkedIn.

La mayoría de los correos electrónicos formales incluyen otras formas de ponerse en contacto. Aunque no aporta mucho a la correspondencia comercial, es una regla de oro utilizar este espacio para promocionar tu LinkedIn, sitio web, oferta u otra cosa.

Finales para las directrices de correo electrónico - las mejores normas de etiqueta para el correo electrónico

Cuando llegue al final de su mensaje de correo electrónico, no querrá arruinar la buena impresión que ha causado hasta ahora con un mal cierre.

Para evitarlo y asegurarte de que la frase de cierre de tu correo electrónico deja la mejor impresión en tu cliente, ten en cuenta las siguientes directrices.

Tenga en cuenta al público

Conviene adaptar el cierre al público que lo va a leer.

Por ejemplo, la palabra "amor" puede ser ideal para cerrar un correo electrónico con tu pareja o tu madre, pero no debes utilizarla cuando te comuniques con tu nuevo jefe o un nuevo cliente, a los que quizá no les gusten los finales de correo informales.

Piense en su relación con la persona a la que envía el correo electrónico. Los mensajes de despedida más molestos son los que no están adaptados al público al que van dirigidos.

Corrige tu firma de correo electrónico por defecto

Al igual que el resto del correo electrónico, antes de pulsar el botón de envío hay que comprobar que el cierre no contenga errores ortográficos ni gramaticales. Un cierre plagado de errores gramaticales u ortográficos puede dar una impresión poco profesional y descuidada al destinatario.

En la mayoría de las aplicaciones de correo electrónico, basta con unos minutos para comprobar rápidamente si hay errores en el cierre. Puede utilizar plugins para correctores gramaticales y ortográficos como Grammarly para facilitar la localización de posibles errores.

Sé sincero

Ser realista y auténtico en el cierre de su correo electrónico influye en la impresión que causa. No te limites a escribir palabras que creas que suenan bien sin tomarte un tiempo para pensar en lo genuino que eres.

Cuando elija una frase de cierre para su correo electrónico, elija algo que sea genuino por su parte, ya se trate de correos electrónicos internos o de conversaciones por correo electrónico con nuevos contactos.

Incluir el siguiente paso o llamada a la acción

Por último, no pierda la oportunidad de utilizar la línea de cierre de su correo electrónico para que el destinatario realice la acción deseada. Por ejemplo, puede ser algo tan sencillo como "espero tener noticias tuyas pronto" o "dime lo que piensas" si quieres que el destinatario te responda. O, si está enviando un correo electrónico de marketing, puede incluir un enlace al servicio o producto en el cierre al tiempo que solicita al destinatario que lo compruebe.

La forma de cerrar un correo electrónico comercial puede tener un impacto mayor de lo que crees en el destinatario y en la impresión que le causas.

Envolviendo...

Tanto si escribes correos electrónicos informales como si te comunicas en contextos profesionales, la forma en que terminas tu correo electrónico importa. El correo electrónico es uno de los métodos de comunicación más comunes hoy en día y, si quieres hacerlo bien, debes tener finales de correo profesionales que animen al destinatario a responder.

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