Jak podpisać biznesową wiadomość e-mail: Najlepsze praktyki

Oto jak dokonać wylogowania w profesjonalnych wiadomościach e-mail, jeśli chcesz zapewnić lepszy wskaźnik odpowiedzi i ogólne wskaźniki, a także poprawić wrażenie o swojej marce.

Dlaczego podpisanie wiadomości e-mail ma znaczenie w profesjonalnych wiadomościach e-mail?

Większość osób zamyka wiadomość e-mail bez większego zastanowienia. Możesz umieścić coś w rodzaju "Dziękuję", "Pozdrawiam", a nawet "Miłego dnia". Jednak głębsze zastanowienie się nad tym, w jaki sposób kończysz swoje e-maile, może mieć ogromny wpływ na wynik.

Dobre zamknięcie wiadomości biznesowej może pomóc zidentyfikować nadawcę w przyszłości, zmotywować odbiorcę do podjęcia dalszych działań, dostarczyć odbiorcy dalszych informacji kontaktowych lub po prostu pozostawić czytelnikowi dobre pierwsze wrażenie o Tobie i Twojej firmie, co jest szczególnie ważne, jeśli masz do czynienia z nowym klientem.

Fraza zamykająca wiadomość e-mail jest ostatnią rzeczą, którą odbiorcy czytają po zakończeniu wiadomości. Niezależnie od tego, czy wysyłasz formalne wiadomości e-mail dla swojej firmy, czy osobiste wiadomości e-mail do indywidualnych kontaktów, sposób zakończenia wiadomości e-mail ma znaczenie.

Może to być jeden z najbardziej motywujących czynników, jeśli chodzi o działania, które podejmują w wyniku otrzymania wiadomości e-mail lub czy w ogóle podejmą jakiekolwiek działania. W końcu e-mailing to po prostu inny rodzaj rozmowy, a to, jak rozmowa się kończy, jest dość ważne, niezależnie od tego, czy są to e-maile biznesowe, czy nieformalne.

Gdybyś poznał kogoś nowego, nie odwróciłbyś się i nie odszedł po rozmowie z nim bez jej zakończenia - prawdopodobnie powiedziałbyś mu, że miło było go poznać i że masz nadzieję, że wkrótce znów z nim porozmawiasz. Zakończenie wiadomości e-mail powinno być przyjazne, profesjonalne i uprzejme, a także jasne, jeśli chodzi o instrukcje dotyczące kolejnych kroków.

Jak zamknąć wiadomość e-mail

Jeśli chodzi o tworzenie najlepszych zamknięć dla wiadomości e-mail, należy pamiętać o kilku różnych rzeczach.

Pierwszym z nich jest podjęcie decyzji, czy zamknięcie jest odpowiednią opcją dla tego e-maila. Jeśli prowadzisz z kimś wymianę e-maili w tę i z powrotem, to pominięcie zamknięcia może wydawać się dobrą opcją w tym momencie.

Jeśli jednak tak jest, poświęć trochę czasu na zastanowienie się, czy dołączenie zakończenia będzie miało dobry wpływ. Nawet jeśli kontaktujesz się z kimś od dłuższego czasu i rozmowa stała się nieco bardziej swobodna niż na początku, możesz pokazać, że jesteś profesjonalistą i nadal robić dobre wrażenie, wybierając dobre zakończenie za każdym razem.

Oprócz tego należy pamiętać, że osoba, do której wysyłasz wiadomość e-mail, może przekazać ją innym osobom, które wcześniej się z Tobą nie komunikowały. Silny, Profesjonalny podpis e-mail w tych wątkach e-mailowych sprawi bardziej profesjonalne wrażenie w porównaniu z bardziej nieformalnymi, osobistymi wiadomościami e-mail.

Użyj swojego pełnego imienia i nazwiska

Dobrym pomysłem jest zawsze podawanie pełnego imienia i nazwiska podczas podpisywania wiadomości e-mail, zwłaszcza w kilku pierwszych wysyłanych wiadomościach.

Pozwala to upewnić się, że odbiorca wiadomości e-mail ma jasność co do tożsamości osoby, z którą się komunikuje, a Ty możesz uniknąć nieporozumień z innymi kontaktami, które mogą mieć takie samo imię jak Ty.

Nawet jeśli zależy Ci na bardziej swobodnym podpisywaniu wiadomości e-mail i przyjaznej korespondencji e-mail, zawsze podawaj swoje imię i nazwisko.

Bądź profesjonalny

Bez względu na to, co zdecydujesz się napisać w zakończeniu wiadomości e-mail, kluczem jest profesjonalizm. Weź pod uwagę kontekst rozmowy i osobę, do której wysyłasz wiadomość e-mail, zanim zdecydujesz się na najbardziej odpowiedni rodzaj zakończenia.

Powinieneś unikać swobodnego tonu, jeśli wysyłasz wiadomość e-mail do nowego klienta, z którym wcześniej się nie kontaktowałeś. O ile przyjazny ton może zostać zinterpretowany jako miły gest, o tyle przy pierwszym kontakcie z kimś należy zadbać o bardziej formalne zakończenie.

Z drugiej strony, jeśli komunikujesz się z kimś, kogo spotkałeś osobiście lub z kim dużo rozmawiałeś przez e-mail i dobrze się poznałeś, to nie ma nic złego w byciu bardziej swobodnym, zwłaszcza w kolejnych wiadomościach e-mail.

Jeśli nie masz pewności co do najlepszego tonu, zawsze lepiej jest być zbyt profesjonalnym niż niewystarczająco profesjonalnym. Dlatego domyślny podpis e-mail powinien być zawsze bardziej formalny.

Co należy uwzględnić w podpisie wiadomości e-mail

Dobre zamknięcie biznesowego maila zawiera kilka różnych elementów, które nadają mu kompletny, profesjonalny wygląd i robią dobre wrażenie na odbiorcy. Podczas zamykania wiadomości e-mail, niektóre z najważniejszych aspektów obejmują:

Imię i nazwisko

Używanie pełnego imienia i nazwiska podczas podpisywania wiadomości e-mail może wydawać się zbyt profesjonalne w niektórych rozmowach, ale zwykle najlepiej jest to zrobić. Pomoże ci to uniknąć sytuacji, w których możesz zostać pomylony z kimś innym, kto ma takie samo imię jak ty.

Jeśli chcesz przyjąć bardziej swobodne podejście i użyć tylko swojego imienia, możesz rozważyć dodanie pełnego imienia i nazwiska do podpisu, aby nadal było jasne, kim dokładnie jesteś.

Linia końcowa

Podczas zamykania wiadomości e-mail, silna linia zamykająca może zrobić różnicę w wrażeniu, jakie robi na odbiorcy.

Wiersz zamykający wiadomość e-mail jest idealną okazją do podzielenia się z odbiorcą wdzięcznością za przeczytanie wiadomości. Wraz z tym możesz również zawrzeć wezwanie do działania lub coś, co zmotywuje odbiorcę do podjęcia pożądanego kroku, takiego jak kliknięcie linku w wiadomości e-mail, odpowiedź na ciebie lub coś innego.

 

Pamiętaj, że nawet jeśli wysyłasz zwykłą wiadomość biznesową, ostatecznym celem wszystkich wiadomości e-mail jest uzyskanie odpowiedzi lub podjęcie jakiegoś działania.

Tytuł zawodowy

Chociaż nie zawsze musisz używać pełnego tytułu swojej obecnej pracy, przydatne może być dołączenie czegoś, co pozwoli odbiorcy dowiedzieć się, jaki jest twój tytuł zawodowy.

Jest to szczególnie ważne, jeśli komunikujesz się z kimś po raz pierwszy, ponieważ wyjaśnia, z kim rozmawiasz i w jakich sprawach możesz mu pomóc. Kontakty biznesowe doceniają ten szczegół, ponieważ wiedzą, czy kontynuować komunikację biznesową z Tobą, czy nie.

Dane kontaktowe

Wreszcie, podanie swoich danych kontaktowych jest zawsze dobrym pomysłem. Chociaż odbiorca, do którego wysyłasz wiadomość e-mail, ma już Twój adres e-mailZakończenie wiadomości e-mail jest dobrym miejscem na podanie dalszych sposobów skontaktowania się z Tobą, takich jak numer telefonu lub link do profilu LinkedIn.

Większość formalnych wiadomości e-mail zawiera inne sposoby kontaktu. Chociaż nie wnosi to wiele do korespondencji biznesowej, zasadą jest wykorzystanie tego miejsca do promowania LinkedIn, strony internetowej, oferty lub czegoś innego.

Zakończenia wiadomości e-mail - najlepsze zasady etykiety poczty e-mail

Zbliżając się do końca wiadomości e-mail, nie chcesz zepsuć dobrego wrażenia, które zrobiłeś do tej pory, słabym zamknięciem.

Aby tego uniknąć i upewnić się, że fraza zamykająca wiadomość e-mail pozostawi najlepsze wrażenie na kliencie, należy pamiętać o poniższych wskazówkach.

Weź pod uwagę odbiorców

Dobrym pomysłem jest dostosowanie zakończenia do odbiorców, którzy będą je czytać.

Na przykład słowo "miłość" może być idealne do zamknięcia wiadomości e-mail do ukochanej osoby lub mamy, ale nie należy go używać w komunikacji z nowym szefem lub nowym klientem, którzy mogą nie docenić nieformalnych zakończeń wiadomości e-mail.

Pomyśl o swoim relacja z osobą, do której wysyłasz wiadomość e-mail. Najbardziej irytujące wiadomości e-mail to te, które nie są dostosowane do odbiorców, do których są wysyłane.

Popraw swój domyślny podpis e-mail

Podobnie jak reszta wiadomości e-mail, zakończenie powinno zostać sprawdzone pod kątem błędów ortograficznych i gramatycznych przed naciśnięciem przycisku wysyłania. Zakończenie pełne błędów gramatycznych lub ortograficznych może sprawiać na odbiorcy nieprofesjonalne i niechlujne wrażenie.

Wystarczy kilka minut, aby szybko sprawdzić zamknięcie pod kątem błędów w większości aplikacji pocztowych. Możesz użyć wtyczek do programy do sprawdzania gramatyki i pisowni jak Grammarly, aby ułatwić zlokalizowanie wszelkich błędów.

Bądź szczery

Bycie realistycznym i szczerym w zamykaniu wiadomości e-mail ma wpływ na wrażenie, jakie wywiera. Nie pisz tylko słów, które Twoim zdaniem brzmią dobrze, bez poświęcania czasu na zastanowienie się, jak bardzo jesteś autentyczny.

Wybierając linię zamykającą wiadomość e-mail, wybierz coś, co jest autentyczne z Twojej strony, niezależnie od tego, czy są to wewnętrzne wiadomości e-mail, czy rozmowy e-mail z nowymi kontaktami.

Uwzględnij następny krok lub wezwanie do działania

Wreszcie, nie przegap szansy na wykorzystanie linii zamykającej wiadomość e-mail jako okazji do skłonienia odbiorcy do podjęcia pożądanego działania. Może to być na przykład coś tak prostego, jak "mam nadzieję, że wkrótce się odezwiesz" lub "daj mi znać, co myślisz", jeśli chcesz, aby odbiorca odesłał Ci wiadomość e-mail. Lub, jeśli wysyłasz wiadomość marketingową, możesz dołączyć link do usługi lub produktu w zakończeniu, jednocześnie prosząc odbiorcę o sprawdzenie go.

Sposób zamknięcia wiadomości biznesowej może mieć większy wpływ na odbiorcę i wrażenie, jakie na nim zrobisz, niż ci się wydaje.

Opatulanie się

Niezależnie od tego, czy piszesz zwykłe e-maile, czy komunikujesz się w kontekście zawodowym, sposób zakończenia wiadomości e-mail ma znaczenie. E-mail jest obecnie jedną z najpopularniejszych metod komunikacji i jeśli chcesz robić to dobrze, powinieneś mieć profesjonalne zakończenia wiadomości e-mail, które zachęcą odbiorcę do odpowiedzi.

A jeśli wysyłasz dużo e-maili i martwisz się, czy dotrą one do właściwej osoby... Potrzebujesz Bouncera. Dzięki Bouncer możesz zweryfikować swoje listy e-mailowe, aby mieć pewność, że nie wysyłasz na fałszywe, nieaktualne lub błędnie wpisane adresy. 

Zacznij już dziś i zweryfikuj swoje pierwsze 100 e-maili za darmo!