Cara Menutup Email Bisnis: Praktik Terbaik

Berikut ini adalah cara melakukan sign-off di email profesional Anda, jika Anda ingin memastikan tingkat respons dan metrik keseluruhan yang lebih baik, serta meningkatkan kesan tentang merek Anda.

Mengapa sign-off email penting dalam email profesional?

Kebanyakan orang menutup email tanpa berpikir panjang. Anda bisa menuliskan sesuatu seperti 'Terima kasih', 'Salam hormat', atau bahkan 'Semoga harimu menyenangkan'. Namun, dengan memberikan lebih banyak pemikiran tentang bagaimana Anda mengakhiri email Anda dapat membuat perbedaan besar pada hasilnya.

Penutup email bisnis yang baik dapat membantu mengidentifikasi Anda sebagai pengirim untuk referensi di masa mendatang, memotivasi penerima untuk mengambil tindakan lebih lanjut, memberikan informasi kontak lebih lanjut kepada penerima, atau sekadar memberikan kesan pertama yang baik kepada pembaca tentang Anda dan bisnis Anda, yang sangat penting terutama jika Anda berurusan dengan pelanggan baru.

Kalimat penutup yang Anda pilih untuk email Anda adalah hal terakhir yang dibaca oleh audiens Anda setelah mereka menyelesaikan pesan Anda. Baik Anda mengirim email formal untuk bisnis atau email pribadi ke kontak perorangan, cara Anda mengakhiri email sangatlah penting.

Ini bisa menjadi salah satu faktor yang paling memotivasi dalam hal tindakan yang mereka lakukan, sebagai hasil dari menerima email Anda, atau apakah mereka akan melakukan tindakan apa pun. Bagaimanapun juga, mengirim email hanyalah jenis percakapan lainnya, dan bagaimana sebuah percakapan berakhir, cenderung cukup penting, baik itu email bisnis maupun informal.

Jika Anda bertemu dengan seseorang yang baru dikenal, Anda tidak akan langsung berbalik dan pergi begitu saja setelah berbicara dengan mereka tanpa menutup pembicaraan - Anda mungkin akan mengatakan bahwa Anda senang bertemu dengan mereka dan Anda berharap dapat berbicara dengan mereka lagi segera. Penutupan email Anda harus ramah, profesional, dan sopan, serta jelas dalam memberikan instruksi untuk langkah selanjutnya.

Cara menutup email

Ketika menyusun penutup terbaik untuk email Anda, ada beberapa hal yang perlu diingat.

Yang pertama adalah memutuskan apakah penutupan merupakan pilihan yang tepat untuk email ini atau tidak. Jika Anda bolak-balik dalam pertukaran email dengan seseorang, maka melewatkan penutup mungkin tampak seperti pilihan yang baik pada saat ini.

Namun, jika hal ini terjadi, luangkan waktu untuk memikirkan apakah akan memberikan dampak yang baik atau tidak jika Anda menyertakan penutup. Meskipun Anda telah mengirim email kepada seseorang untuk waktu yang cukup lama dan percakapan telah menjadi sedikit lebih santai dibandingkan dengan di awal, Anda dapat menunjukkan bahwa Anda profesional dan terus memberikan kesan yang baik dengan memilih penutup yang baik setiap kali.

Bersamaan dengan hal ini, perlu diingat bahwa orang yang Anda kirimi email dapat meneruskannya ke orang lain, yang belum pernah berkomunikasi dengan Anda. Kuat, tanda tangan email profesional di dalam utas email tersebut akan memberikan kesan yang lebih profesional dibandingkan dengan email yang lebih informal dan pribadi.

Gunakan nama lengkap Anda

Sebaiknya selalu sertakan nama lengkap Anda saat menandatangani email Anda, terutama pada beberapa email pertama yang Anda kirimkan.

Hal ini memungkinkan Anda untuk memastikan bahwa penerima email mengetahui dengan jelas identitas orang yang berkomunikasi dengannya, dan Anda dapat menghindari kebingungan dengan kontak lain yang mungkin memiliki nama depan yang sama dengan Anda.

Meskipun Anda menginginkan email yang lebih santai dan korespondensi email yang ramah, selalu sertakan nama lengkap Anda.

Bersikaplah profesional

Apa pun yang Anda putuskan untuk ditulis dalam penutup email, profesionalisme adalah kuncinya. Pertimbangkan konteks percakapan dan orang yang Anda kirimi email sebelum memutuskan jenis penutup yang paling tepat untuk digunakan.

Anda harus menghindari nada yang santai jika mengirim email kepada klien baru yang belum pernah Anda hubungi sebelumnya. Meskipun nada yang ramah dapat diartikan sebagai sikap yang baik, Anda menginginkan penutupan yang lebih formal untuk pertama kalinya Anda menghubungi seseorang.

Di sisi lain, jika Anda berkomunikasi dengan seseorang yang telah Anda temui secara langsung atau telah berbicara cukup banyak melalui email dan mengenalnya dengan baik, maka tidak ada salahnya untuk bersikap lebih santai, terutama dalam email tindak lanjut.

Jika Anda tidak yakin tentang jenis nada terbaik untuk digunakan, selalu lebih baik untuk menjadi terlalu profesional daripada kurang profesional. Inilah sebabnya mengapa tanda tangan email default Anda harus selalu menggunakan nada yang lebih formal.

Apa yang harus disertakan dalam penutupan email

Penutupan email bisnis yang baik mencakup beberapa elemen berbeda yang memberikan tampilan yang lengkap, profesional, dan memberikan kesan yang baik pada penerima. Saat menutup email, beberapa aspek terpenting meliputi:

Nama lengkap Anda

Menggunakan nama lengkap Anda saat menutup email mungkin terasa terlalu profesional untuk beberapa percakapan, namun biasanya hal ini adalah yang terbaik. Hal ini akan membantu Anda menghindari situasi di mana Anda mungkin bingung dengan orang lain yang memiliki nama depan yang sama dengan Anda.

Jika Anda ingin melakukan pendekatan yang lebih kasual dan hanya menggunakan nama depan Anda, maka Anda dapat mempertimbangkan untuk menambahkan nama lengkap Anda pada tanda tangan Anda, sehingga masih jelas siapa Anda sebenarnya.

Kesimpulan

Saat menutup email Anda, kalimat penutup yang kuat dapat membuat perbedaan besar pada kesan yang ditimbulkan pada penerima.

Kalimat penutup email Anda merupakan kesempatan yang ideal untuk menyampaikan rasa terima kasih Anda kepada penerima karena telah membaca pesan tersebut. Bersamaan dengan ini, Anda juga dapat menyertakan ajakan bertindak atau sesuatu yang memotivasi penerima untuk mengambil langkah yang diinginkan, seperti mengklik tautan dalam email, membalas Anda, atau yang lainnya.

 

Ingat, meskipun Anda mengirimkan email bisnis biasa, tujuan akhir dari semua komunikasi email adalah untuk mendapatkan balasan atau tindakan.

Jabatan pekerjaan Anda

Meskipun Anda tidak harus selalu menggunakan gelar lengkap pekerjaan Anda saat ini, akan sangat berguna jika Anda menyertakan sesuatu untuk memberi tahu penerima tentang gelar profesional Anda.

Hal ini sangat penting terutama jika Anda berkomunikasi dengan seseorang untuk pertama kalinya, karena hal ini memperjelas siapa yang mereka ajak bicara, dan hal-hal apa saja yang dapat Anda bantu. Kontak bisnis menghargai detail ini karena mereka tahu apakah akan melanjutkan komunikasi bisnis dengan Anda atau tidak.

Rincian kontak

Terakhir, menyertakan detail kontak Anda adalah ide yang bagus. Meskipun penerima yang Anda kirimi email sudah memiliki alamat email Andapenutup pesan email Anda adalah tempat yang baik untuk memberikan cara lebih lanjut untuk menghubungi Anda, seperti nomor telepon atau tautan ke profil LinkedIn Anda.

Sebagian besar email formal menyertakan cara lain untuk menghubungi. Meskipun tidak menambah banyak korespondensi bisnis, namun sebaiknya gunakan ruang ini untuk mempromosikan LinkedIn, situs web, penawaran, atau hal lainnya.

Akhir untuk pedoman email - aturan terbaik untuk etiket email

Ketika sampai pada akhir pesan email Anda, Anda tidak ingin merusak kesan baik yang telah Anda buat sejauh ini dengan penutupan yang buruk.

Untuk menghindari hal ini dan memastikan frasa penutup email Anda meninggalkan kesan terbaik bagi pelanggan Anda, ingatlah panduan berikut ini.

Pertimbangkan audiens

Sebaiknya Anda menyesuaikan penutup Anda untuk audiens yang akan membacanya.

Sebagai contoh, kata 'cinta' mungkin cocok untuk penutup email kepada pasangan atau ibu Anda, namun Anda tidak boleh menggunakannya saat berkomunikasi dengan atasan baru atau klien baru, yang mungkin tidak menyukai akhiran email yang tidak formal.

Pikirkan tentang hubungan dengan orang yang Anda kirimi email. Tanda tangan email yang paling menjengkelkan adalah tanda tangan yang tidak disesuaikan dengan audiens yang dituju.

Mengoreksi tanda tangan email default Anda

Sama seperti bagian lain dari email Anda, penutup harus diperiksa apakah ada kesalahan ejaan dan tata bahasa sebelum Anda menekan tombol kirim. Penutup yang penuh dengan kesalahan tata bahasa atau kesalahan ejaan dapat memberikan kesan tidak profesional dan ceroboh kepada penerima.

Yang diperlukan hanyalah beberapa menit untuk memeriksa ulang dengan cepat setiap kesalahan pada penutupan Anda di sebagian besar aplikasi email. Anda bisa menggunakan plugin untuk pemeriksa tata bahasa dan ejaan seperti Grammarly untuk mempermudah menemukan kesalahan.

Jadilah tulus

Bersikap realistis dan tulus dalam penutupan email Anda akan berdampak pada kesan yang ditimbulkan. Jangan hanya menulis kata-kata yang menurut Anda terdengar bagus tanpa meluangkan waktu untuk memikirkan seberapa tulus diri Anda.

Saat memilih kalimat penutup untuk email Anda, pilihlah sesuatu yang asli dari pihak Anda, baik itu email internal atau percakapan email dengan kontak baru.

Sertakan langkah selanjutnya atau ajakan untuk bertindak

Terakhir, jangan lewatkan kesempatan untuk menggunakan kalimat penutup email Anda sebagai kesempatan untuk membuat penerima melakukan tindakan yang diinginkan. Misalnya, ini bisa berupa sesuatu yang sederhana seperti 'berharap mendengar kabar dari Anda segera', atau 'beri tahu saya apa pendapat Anda' jika Anda ingin penerima mengirim email kepada Anda kembali. Atau, jika Anda mengirim email pemasaran, Anda dapat menyertakan tautan ke layanan atau produk di bagian penutup sambil meminta penerima untuk memeriksanya.

Cara Anda menutup email bisnis dapat memberikan dampak yang lebih besar kepada penerima dan kesan yang Anda berikan kepada mereka daripada yang Anda sadari.

Membungkus

Apakah Anda menulis email biasa atau berkomunikasi dalam konteks profesional, cara Anda mengakhiri email sangat penting. Email adalah salah satu metode komunikasi yang paling umum saat ini dan jika Anda ingin melakukannya dengan benar, Anda harus memiliki akhiran email yang profesional yang mendorong penerima untuk merespons.

Dan jika Anda mengirimkan banyak email dan Anda khawatir apakah email-email tersebut akan sampai ke orang yang tepat... Anda membutuhkan Bouncer. Dengan Bouncer, Anda bisa memverifikasi daftar email Anda, sehingga Anda yakin bahwa Anda tidak mengirim ke alamat palsu, usang, atau salah eja. 

Mulailah hari ini dan verifikasi 100 email pertama Anda secara gratis!