Comment créer une signature de courriel professionnelle

Supposons que votre signature de courriel ne comporte que votre nom et des informations de contact de base. Dans ce cas, vous ne profitez peut-être pas pleinement de l'occasion qui vous est donnée de nouer le dialogue avec les destinataires. Continuez à lire pour en savoir plus sur la création d'une signature d'e-mail professionnelle qui laisse une impression durable.

Ce qu'il faut inclure dans une signature de courriel professionnelle

Lorsque vous créez votre signature électronique, il est bon d'avoir une liste des éléments qui doivent y figurer. Voici quelques-uns des principaux éléments que vous devriez envisager d'inclure dans votre signature électronique :

1 - Votre nom complet

Tout comme pour l'envoi de courrier ordinaire, votre nom doit toujours figurer dans la signature de votre courrier électronique, afin que le destinataire soit sûr de qui il l'a reçu. Votre nom doit figurer sur la première ligne de texte de la signature de l'e-mail.

2 - Informations sur le poste

Une fois que vous avez indiqué votre nom, vous pouvez ajouter des informations d'affiliation, comme le titre de votre poste, l'entreprise ou l'organisation dont vous faites partie, et peut-être le service pour lequel vous travaillez. En fournissant ces informations, vous donnez plus de contexte et votre rôle dans la conversation. De plus, selon la personne à qui vous envoyez un e-mail, le fait d'être lié à une organisation ou à une entreprise plus importante dans votre signature d'e-mail peut vous donner plus de crédibilité et attirer l'attention de vos destinataires.

3 - Autres informations de contact

Le destinataire de votre courriel aura votre adresse électronique, mais la signature du courriel est un excellent endroit pour inclure d'autres informations de contact afin qu'il dispose d'un éventail d'options pour vous contacter. Il peut s'agir, par exemple, de votre numéro de téléphone ou de votre adresse professionnelle. En fonction de votre rôle et du type d'e-mails que vous envoyez, la signature peut également être une bonne occasion de promouvoir votre site web personnel ou votre profil LinkedIn.

4 - Appel à l'action

Il est judicieux d'inclure un appel à l'action dans votre signature électronique. Les meilleurs CTA dans les signatures d'e-mails sont à jour, en accord avec votre style d'e-mail, de sorte qu'ils paraissent naturels et ne sont pas agressifs. Lorsque vous rédigez un appel à l'action, choisissez quelque chose qui correspond à un objectif actuel et mettez-le à jour lorsque vos objectifs changent.

5 - Icônes sociales

Votre présence sur les médias sociaux est un élément clé de votre marque, qui vous permet d'acquérir une plus grande notoriété dans votre secteur d'activité et de montrer aux gens qui vous êtes et ce qui vous tient à cœur. Vous pouvez en apprendre beaucoup sur une marque ou un individu en regardant ce qu'il publie sur les médias sociaux. C'est pourquoi il est judicieux d'inclure des liens vers des pages de médias sociaux dans votre signature électronique. Cela renforce votre marque, apporte une certaine preuve sociale et donne à vos destinataires différents moyens de vous contacter. Cela peut également contribuer à accroître le trafic vers votre contenu en ligne si vous publiez des liens vers des articles de blog, des pages de produits ou des pages de renvoi sur vos profils de médias sociaux.

6 - Liens de réservation

Si vous envoyez souvent des courriels à des clients ou à d'autres personnes pour fixer des rendez-vous, il peut être judicieux d'ajouter un lien de réservation à votre signature électronique. Cela facilitera la tâche de vos clients, qui pourront cliquer sur le lien et saisir leurs coordonnées pour effectuer la réservation. gratuit Cela vous fait gagner du temps, car vous n'avez pas à envoyer des courriels pour obtenir un rendez-vous. Il existe de nombreux outils de calendrier que vous pouvez utiliser pour faciliter la prise de rendez-vous, avec la possibilité de copier et de coller un lien où vous le souhaitez pour que les gens puissent cliquer dessus, y compris dans votre signature de courriel.

7 - Logo ou photo

Si vous souhaitez ajouter de l'intérêt à votre signature de courrier électronique ou apporter une touche personnelle afin que les destinataires que vous n'avez pas rencontrés en personne puissent mettre un visage sur votre nom, il peut être intéressant d'ajouter une photographie professionnelle. Ou, si vous souhaitez renforcer la notoriété de votre marque dans vos e-mails, envisagez d'ajouter le logo de votre entreprise.

8 - Exigences légales ou avertissement de l'industrie

Certains secteurs d'activité disposent de directives spécifiques sur l'étiquette et l'utilisation du courrier électronique afin d'éviter la transmission d'informations privées. Pour cette raison, il peut être utile de se renseigner sur les réglementations sectorielles qui peuvent être ajoutées à votre signature électronique en tant que clause de non-responsabilité.

Exemples de signatures de courriel de grande qualité

Lors de la conception de votre signature de courrier électronique, il convient de garder à l'esprit quelques bonnes pratiques. Il est conseillé de concevoir la signature de manière à mettre en valeur votre nom, votre titre de poste et vos autres coordonnées. Veillez également à ce que la signature soit adaptée aux mobiles, de haute qualité et bien hiérarchisée. Utilisez des couleurs simples et cohérentes pour que le design ne soit pas trop encombré et qu'il soit facile à lire au premier coup d'œil. Pour ce faire, vous pouvez envisager d'utiliser un Générateur de signature d'email pour maintenir les meilleures pratiques en place afin de concevoir une signature idéale pour vous tout en garantissant une qualité élevée.

Pourquoi une bonne signature de courriel est-elle importante ?

Que vous possédiez une entreprise, que vous soyez un employé qui utilise souvent l'e-mail comme principal outil de communication ou que vous postuliez à des emplois et souhaitiez faire une impression professionnelle, il existe de nombreuses raisons pour lesquelles une bonne signature d'e-mail est essentielle. Non seulement votre signature d'e-mail fait une impression sur le destinataire, mais elle peut également fournir des informations supplémentaires sur qui vous êtes et pourquoi vous envoyez le message, ce qui peut être utile si vous envoyez des e-mails à des personnes avec lesquelles vous n'avez jamais parlé.

Qu'ont en commun les meilleures signatures de courriel ?

Lors de la création du meilleur email Il y a quelques points communs à toutes les bonnes signatures. L'objectif principal de votre signature de courrier électronique doit être d'indiquer clairement au destinataire de quel message il s'agit. Elle doit inclure votre nom complet, votre titre de poste et tout autre élément pertinent pour votre identité. Supposons que vous envoyiez des courriels provenant d'une entreprise. Dans ce cas, il est utile d'indiquer dans la signature les coordonnées de l'entreprise, telles que l'adresse du site web, l'adresse de l'entreprise et le numéro de téléphone de la personne à contacter. Si vous envoyez des courriels en tant que particulier, pensez à ajouter des informations supplémentaires vous concernant, comme un lien vers votre profil LinkedIn ou d'autres profils de médias sociaux.

Quel est l'avantage de bonnes signatures de courriel ?

Une signature de courriel peut faire toute la différence quant à l'impression que vous laissez aux autres, que ce soit en tant que particulier ou représentant d'une entreprise. La bonne signature de courriel peut garantir que les courriels que vous envoyez sont professionnels et soignés et qu'il n'y a aucune confusion quant à l'identité de l'expéditeur et à l'objectif du message. Que vous postuliez à des emplois, que vous vous adressiez à des clients potentiels en tant que chef d'entreprise ou que vous communiquiez avec des collègues, des agences et d'autres professionnels de votre domaine au nom de votre société, une signature électronique bien conçue, réfléchie et comprenant toutes les informations nécessaires fera toute la différence lorsqu'il s'agira de laisser une bonne impression et d'obtenir le résultat souhaité de vos communications.

Comment créer des signatures pour les courriels

La plupart des fournisseurs de services de courrier électronique vous permettent de créer rapidement une signature qui pourra être ajoutée à tous vos futurs courriers électroniques. Une fois que vous aurez trouvé la fenêtre de création d'une signature électronique, vous pourrez généralement utiliser un éditeur convivial qui vous permettra d'ajouter du texte, de modifier les polices et les couleurs, d'insérer des logos et des photos, et d'ajouter des liens. Vous pouvez également utiliser un outil de génération de signature d'e-mail pour créer votre signature idéale et la copier-coller dans l'option de signature de votre client de messagerie avant de l'enregistrer. Une fois enregistrée, votre signature apparaîtra à la fin de tous les courriels que vous enverrez.

La signature d'un courriel est un élément simple de tout courriel que vous envoyez ; cependant, lorsqu'elle contient les bonnes informations et qu'elle est bien conçue, elle peut avoir un impact considérable sur l'impression que vous donnez avec vos messages électroniques.

9 bonnes pratiques pour rédiger d'excellentes signatures d'e-mail

Les signatures d'e-mails sont plus qu'une simple formalité ; elles sont l'occasion d'établir une image de marque, de faire du marketing et de laisser une impression durable. Une signature de courriel bien conçue peut servir d'outil puissant pour atteindre divers objectifs commerciaux. Vous trouverez ci-dessous neuf bonnes pratiques pour vous aider à créer une signature de courriel professionnelle qui se démarque.

1. Inclure les coordonnées essentielles et celles de l'expéditeur

Les coordonnées sont au cœur de toute signature d'e-mail professionnel. Votre nom, votre fonction, votre entreprise, votre numéro de contact et votre numéro de téléphone portable sont le strict minimum. Cela permet aux destinataires d'un courriel de vous joindre facilement par le biais de plusieurs canaux. Inclure les coordonnées de l'expéditeur n'est pas une simple courtoisie, c'est une nécessité.

2. Ajouter des liens et des icônes de médias sociaux

À l'ère du numérique, les liens vers les médias sociaux et les icônes de médias sociaux sont indispensables dans votre signature d'e-mail. Il s'agit d'une forme subtile de marketing par signature d'e-mail qui peut renforcer votre présence en ligne et votre marque personnelle.

3. Incorporer un appel à l'action (AAE) et des AAE dans la signature du courrier électronique

Un appel à l'action (CTA) et les CTA d'une signature d'e-mail peuvent transformer votre signature d'e-mail d'une simple signature en un puissant outil de marketing. Qu'il s'agisse de diriger les destinataires vers une page d'atterrissage de vente ou de leur demander de s'abonner à une lettre d'information, un CTA bien placé peut stimuler l'engagement.

4. Garantir la réactivité des utilisateurs mobiles

Avec l'augmentation du nombre d'utilisateurs mobiles, il est essentiel de concevoir une signature électronique qui s'affiche correctement sur les appareils mobiles. Une conception adaptée aux appareils mobiles garantit que votre signature s'affichera comme prévu sur les différents clients de messagerie.

5. Utiliser les signatures électroniques professionnelles comme cartes de visite numériques

Considérez vos signatures d'e-mails professionnels comme cartes de visite numériques. En incluant tout le contenu pertinent, comme votre rôle, votre entreprise et vos coordonnées, il est plus facile pour les destinataires de se souvenir de vous et de votre marque personnelle.

6. Les meilleurs exemples de signatures d'e-mails sont simples mais accrocheurs.

Bien qu'il soit tentant d'en faire des tonnes, les meilleurs exemples de signatures de courrier électronique sont souvent simples et épurés. Une signature de courriel accrocheuse n'a pas besoin d'être tape-à-l'œil ; elle doit simplement contenir tous les éléments essentiels dans un format de signature de courriel soigné et lisible.

7. Ajouter une image personnelle ou un logo d'entreprise

Une image vaut mille mots. L'ajout d'une image personnelle ou du logo de votre entreprise à votre signature de courriel professionnel peut la rendre plus mémorable. Veillez toutefois à ce que la taille et le format de l'image soient appropriés pour qu'elle s'affiche correctement sur les différents clients de messagerie.

8. Proposer plusieurs moyens de vous contacter

Votre signature professionnelle doit offrir aux destinataires plus d'un moyen d'entrer en contact. L'inclusion de plusieurs coordonnées, telles qu'un numéro de téléphone portable et des liens vers des médias sociaux, en plus de votre compte Gmail ou de votre adresse électronique professionnelle, est un gage de commodité et favorise une meilleure communication.

9. Tester différents clients de messagerie et utiliser un modèle de signature

Avant de finaliser les signatures de courriel de votre entreprise, il est conseillé de tester leur affichage dans différents clients de messagerie. Cela permet de s'assurer que vos signatures, avec les icônes de médias sociaux et les CTA, s'affichent comme prévu pour tous les destinataires de l'e-mail. L'utilisation d'un modèle de signature peut également contribuer à maintenir la cohérence de toutes les signatures d'e-mails de l'entreprise.

En suivant ces bonnes pratiques, vous serez sur la bonne voie pour créer une signature professionnelle, efficace et attrayante. Que vous utilisiez un générateur de signature de courriel gratuit, un modèle de signature ou que vous créiez votre propre signature à partir de zéro, ces conseils vous aideront à tirer le meilleur parti de cet outil de marketing souvent négligé.