Ooit de Sunday Scaries gehad?
Dat gevoel van angst dat je ervaart voordat de werkweek begint, wetende dat je takenlijst zo lang is als je arm en dat je slaap kort en wisselvallig zal zijn.
Wetende dat wanneer je aan het werk gaat en je je e-mail inbox opent, je je 808 ongelezen e-mails onder ogen moet zien terwijl er gedurende de dag nog meer binnenstromen.
Misschien bent u gespecialiseerd in softwareoplossingen voor de gezondheidszorg, ontwikkelt u de nieuwste technologie of stroomlijnt u het proces voor het beheer van de klantlevenscyclus – wat uw bedrijf ook is, e-mailoverbelasting kan ernstige gevolgen hebben.
Wat is e-mailoverbelasting?
Iedereen met een e-mailadres kent de stress van het kijken hoe hun e-mails zich opstapelen, ongelezen, onbeantwoord, onverminderd.
Vrij te gebruiken afbeelding van Pexels
Overbelasting door e-mail is precies waar het op lijkt: het onvermogen om bovenop je werk of persoonlijke e-mails te blijven – en vaak allebei.
Er komen te veel e-mails binnen en je hebt te weinig tijd om te reageren. Dit kan invloed hebben op je persoonlijke prestaties en op de efficiëntie van je bedrijf.
Het antwoord hierop is het bereiken van inbox zero – niet per se een lege e-mail inbox, maar nul ongelezen e-mails, een beheersbare communicatiebelasting en een veel beter georganiseerde inbox.
Hoe herken je e-mailoverbelasting
Het herkennen van de tekenen van e-mailoverbelasting is de eerste stap naar het bereiken van inbox zero. Hier zijn een paar dingen waar je op moet letten:
Communiceert je team effectief?
Jeff heeft Sally drie belangrijke follow-up e-mails gestuurd over hun laatste ontmoeting, maar Sally’s ongelezen e-mails lopen in de honderden.
De spanningen op de werkplek lopen steeds hoger op. Sally neemt steeds vaker rookpauzes. Het projectmanagement loopt uit de rails. En Jeff weet nog steedsniet welk lettertype hij moet gebruiken in de nieuwste marketingcampagne.
Klinkt dat bekend?
Een overvloed aan e-mails kan de communicatie op de werkplek belemmeren. Als informatie niet efficiënt wordt verspreid, loop je het risico dat deadlines worden overschreden, dat je niet weet hoe je projecten effectief moet beheren, dat er verwarring ontstaat onder je teamgenoten en dat essentiële details door de mazen van het net vallen.
Raak je belangrijke berichten kwijt of mis je ze?
Een overvolle inbox belemmert niet alleen de communicatie in het algemeen, maar brengt ook het risico met zich mee dat je dingen mist. Ongewenste e-mails verbergen de e-mails die je echt moet lezen.
Nieuwe e-mails verdringen oude e-mails in de lijst van je e-mailprogramma. Als die lijst lang genoeg is, kom je dan ooit nog toe aan die oude e-mails? Wat als ze belangrijk zijn? Wat als ze dat ene stukje informatie bevatten waarnaar je uren hebt gezocht?
Het is te gemakkelijk om die naald in de hooiberg over het hoofd te zien, te verwijderen of er blind voor te worden, zelfs als je een aparte map hebt voor je belangrijkste e-mails.
Lijdt je externe communicatie eronder?
Als je klanten constant dagen of weken op een antwoord van je wachten, of als je klachten ontvangt over je gebrek aan klantenservice, dan heb je misschien last van e-mailoverbelasting door een enorme hoeveelheid e-mails.
Het verlagen van je AHT (average handle time) is van vitaal belang voor het opbouwen van een goed bedrijf met terugkerende service.
Als je te veel e-mails verzendt, loop je het risico dat je waardevolle klanten wegjaagt.
Controleer je e-mails na het werk?
Een goede balans tussen werk en privé is voor ons allemaal van vitaal belang, ook al hebben de meesten van ons geen tijdmanagementstrategie of gebruiken ze geen schermtijdapps.
Naar huis gaan om dwangmatig je inbox te controleren, e-mails te beantwoorden en vergaderingen op te volgen is het tegenovergestelde van een goede balans tussen werk en privé.
Als je al het bovenstaande niet kunt afronden tijdens werktijd en een groot deel van je vrije tijd probeert in te halen, heb je zeker last van e-mailoverbelasting.
Er zijn een aantal alarmerende statistieken die aantonen dat een slechte balans tussen werk en privé invloed kan hebben op de gezondheid, relaties en productiviteit.
Afbeelding afkomstig van ergonomictrends.com
Dit brengt ons bij de impact van e-mailoverbelasting op uw bedrijf
Zowel mensen als bedrijven zijn systemen en overbelaste systemen leiden tot achteruitgang, negatieve prestaties en uiteindelijk falen.
Of je nu een bedrijf bent dat e-mailverificatieservices aanbiedt of een individuele freelancer die websitecode schrijft, je kunt last hebben van e-mailoverbelasting.
Impact op werknemers
We spraken over het belang van een goede balans tussen werk en privé.
Overbelasting door e-mails is natuurlijk niet het hele verhaal, maar het is wel een factor die bijdraagt aan onrust in het persoonlijke leven van een werknemer.
Uren per dag spenderen om de communicatie op orde te krijgen; voortdurend belangrijke projecten onderbreken om vragen te beantwoorden; in je lunchpauze door je inbox scrollen; in bed collega’s antwoorden; je zelfs gewoon zorgen maken over de opeenstapeling van ongelezen e-mails, wetende dat je ze op een bepaald moment moet afhandelen.
Dit kan de persoonlijke productiviteit om zeep helpen en leiden tot een burn-out.
Impact op bedrijven
Het spreekt voor zich dat gestreste en opgebrande werknemers een negatieve invloed hebben op je bedrijf als geheel.
Ontevreden werknemers zijn hun cv’s aan het oppoetsen; als het doel van je bedrijf werknemerstevredenheid is, moet je de impact van e-mailoverbelasting op je bedrijf begrijpen en niet alleen de voordelen voor het personeel, etc. (bijvoorbeeld, hoe beïnvloedt een goed geïmplementeerd veiligheids- en gezondheidsprogramma de retentie van werknemers?)
E-mails trekken de aandacht weg van het werk. Ze breken de aandacht af en het kan moeilijk zijn om de aandacht weer op belangrijke taken te richten. Als je werknemers een deel van hun werktijd besteden aan het doorwerken van hun inbox, werken ze niet efficiënt.
Dit kan nadelige gevolgen hebben voor je bedrijf. U kunt zakelijke kansen mislopen doordat het te lang duurt om op prospects te reageren. U zou deadlines kunnen vertragen door vitale informatie te verliezen. U zou uw zorgvuldig opgestelde e-mailcampagne kunnen devalueren door te verzanden in het spelen van e-mail catch-up.
Niets van dit alles is bevorderlijk voor de productiviteit, noch voor individuen noch voor uw bedrijf.
Dus hoe bereik je inbox zero?
We hebben verduidelijkt dat inbox zero niet noodzakelijk nul e-mails betekent . Inbox zero is een beheersbare inbox, en hier zijn enkele bewezen technieken om dit te bereiken in je digitale leven.
Communiceer op andere manieren
E-mails worden overschat, zullen sommige productiviteitsdeskundigen zeggen.
Oké, dat is niet waar. E-mail is een wonder van moderne technologie dat een revolutie teweeg heeft gebracht in onze manier van communiceren.
Maar ze hebben een tijd en een plaats, en dat is niet altijd en overal. Vooral promotionele e-mails krijgen we dagelijks.
Instant messaging
Door een e-mail te sturen, geef je al aan dat je vraag niet onmiddellijk beantwoord hoeft te worden. Instantberichten zijn als e-mails, maar dan sneller, zodat je heen en weer kunt chatten wanneer het jou uitkomt.
Een manier om inbox zero te bereiken en junkmail te vermijden, is door in plaats daarvan gewoon een Slack-bericht te sturen. Het is een van de eenvoudigste tips voor e-mailbeheer als je wilt voorkomen dat je meerdere keren per dag je mail moet controleren.
Telefoongesprekken
Als je snel een antwoord op iets nodig hebt of iets moet uitpraten, zijn telefoongesprekken nog steeds een van de beste communicatiemiddelen. Het is zelfs de moeite waard om een vaste telefoondienst te gebruiken die betrouwbaar is en op elk moment kan werken, zonder internet of tijdens een stroomstoring.
Een manier om je inbox schoon te houden is door af en toe de telefoon te pakken.
Persoonlijk
Sommige dingen hebben nog steeds baat bij face-to-face interactie. Ideeën uitwisselen met een team of belangrijke informatie uitvoerig bespreken kan beter werken met persoonlijke vergaderingen of videogesprekken. Onnodige e-mails en onnodige e-mailmeldingen kun je het beste meteen schrappen.
En hoewel deze vergaderingen niet voor iedereen mogelijk zijn (bijvoorbeeld voor werknemers op afstand), zijn ze een leuke manier om wat tijd met je team door te brengen.
Effectief communiceren
Word je gebombardeerd met follow-up e-mails na een vergadering?
Als dat zo is, zijn je vergaderingen misschien niet zo productief als ze zouden kunnen zijn en kun je een paar eenvoudige stappen nemen om dat te verhelpen – zonder een productiviteitsgoeroe te worden.
Plan vergaderingen zorgvuldig om zoveel mogelijk vragen te beantwoorden en laat aan het einde tijd over voor vervolgvragen, samenvattingen en belangrijke discussies.
En als je follow-up e-mails schrijft, zorg er dan voor dat ze van hoge kwaliteit en leesbaar zijn en de nodige informatie bevatten, anders eindigen ze als junkmails die niet gelezen worden.
Verwachtingen stellen aan reactietijden
Wegversperringen voor tijdige communicatie kunnen worden veroorzaakt door zaken als de complexiteit van het probleem of bedrijven die in verschillende tijdzones werken.
Naast het gebruik van verschillende kanalen, kan het instellen van realistische verwachtingen voor reacties zowel werknemers als klanten helpen ontspannen, omdat ze weten wanneer hun e-mailberichten een reactie krijgen.
Je kunt een bedrijfsbeleid voor e-mail opstellen, bijvoorbeeld dat alle e-mails binnen 24 uur worden beantwoord. Op die manier verminder je de bezorgdheid van mensen dat ze genegeerd worden en de drang om de hele dag hun inbox te controleren. De ontvanger van de e-mail kan dan inschatten hoe lang het zal duren om de vraag op te lossen en een realistisch tijdschema opstellen voor een gepast antwoord.
De verzender is ervan verzekerd dat het eerste contact snel wordt opgelost en de ontvanger heeft zichzelf voldoende tijd gegeven om het probleem op de juiste manier aan te pakken.
Ruim de tijd in om je inbox te beheren
Voortdurend je inbox in de gaten houden kan de druk opvoeren en je aandacht afleiden van andere taken. Een onoverzichtelijke inbox kan ervoor zorgen dat je elke week urenlang berichten moet sorteren.
Maak overdag tijd vrij om je e-mail te controleren, vooral als je veel e-mails ontvangt.
Dit verschilt van persoon tot persoon en van branche tot branche, maar door vaste tijden in te plannen voor het beheren van je inbox, blijf je beter georganiseerd en minder afgeleid.
Probeer het ’s ochtends als eerste, vlak voor de lunch en aan het einde van de dag. Of misschien werkt het beter als je een paar uur achter elkaar e-mails behandelt en de rest van de dag aan andere dingen werkt.
Wat je agenda ook is, als je er een hebt, kun je je concentreren op één ding tegelijk en probleemloos je e-maillijsten sorteren.
E-mailmappen maken
E-mailmappen kunnen een over het hoofd gezien hulpmiddel in je arsenaal zijn, maar ze zijn een geweldig systeem om informatie in op te slaan.
Gebruik mappen om je e-mails te ordenen in categorieën of prioriteitsniveaus. Als je iets gelezen hebt, zoek dan uit waar het thuishoort en zet het op zijn plaats. U kunt bijvoorbeeld e-mailfilters gebruiken en promotionele e-mails in één map sorteren en belangrijke e-mails in actiemappen die onmiddellijke actie vereisen.
Je kunt zelfs nog verder gaan in je organisatie en aparte e-mailaccounts hebben voor werk, persoonlijke dingen, inschrijvingen, enz.
Gebruik automatisering
Het instellen van filters om junk, mensen of specifieke spamwoorden in onderwerpregels te blokkeren is een goed begin.
Je kunt e-mailautomatisering ook gebruiken om je inkomende e-mails en uitgaande berichten te stroomlijnen. Zoals het automatiseren van het ontvangstbevestigingsproces met een eenvoudig “we hebben uw e-mail ontvangen…” dat geactiveerd wordt bij een klantaanvraag. Of e-mailsjablonen die een reeks veelgestelde vragen behandelen.
Verwijderen, afmelden, markeren als spam
Wees meedogenloos. Neem geen gevangenen in je e-mailprogramma.
Als er oude, onbelangrijke e-mails zijn waar je nooit meer aan toe komt, verwijder ze dan.
Als er spam door je filters komt, markeer deze dan.
Als er een blog is die je vroeger leuk vond, maar die je niet meer leest, schrijf je dan uit van die mailinglijst.
Je probeert inbox zero te bereiken – belangrijke communicatie die je efficiënt leest, beantwoordt en archiveert.
Bereik inbox zero in een mum van tijd
Het is mogelijk om productiever te werken, efficiënter te communiceren en je werkstress te laten waar hij hoort: op het werk.
Met een grondige voorjaarsschoonmaak van je inbox en een paar beproefde strategieën om te voorkomen dat je weer overladen raakt met e-mails, kun je in een mum van tijd inbox zero bereiken. Het begint allemaal met een strategie voor e-mailbeheer, en je kunt ook gemakkelijk en snel door je e-mails gaan.
