Email Bounce Backs: Panduan Definitif untuk Pemasar

Jika Anda secara teratur mengirim kampanye pemasaran email massal, Anda mungkin sudah tidak asing lagi dengan situasi ini. Bounce back email adalah realitas yang konsisten dalam dunia pemasaran email. Namun, ini bukanlah sesuatu yang harus Anda hadapi selamanya. Dengan sedikit wawasan dan beberapa strategi yang baik, Anda dapat mengurangi email Anda tingkat pentalan secara signifikan.

Apa yang dimaksud dengan email yang terpental?

Karena Anda membaca ini, Anda mungkin sudah akrab dengan istilah "email bounce". Meskipun demikian, akan sangat membantu untuk memulai dengan definisi yang jelas. Ini adalah email yang ditolak oleh server penerima karena beberapa alasan (lebih lanjut tentang ini di bawah). Ketika server memantulkan email kembali, server juga mengirimkan kode yang dapat membantu untuk memahami mengapa email tersebut ditolak.

Proses pengembalian email yang dipantulkan kembali

Ini terjadi menjelang akhir pengiriman email proses. Setiap kali Anda mengirimkan email, email akan mengikuti langkah-langkah berikut ini:
1. Anda menulis email dan mengisi kolom "To". Untuk email ke banyak penerima, Anda seperti melakukan ini secara otomatis dari daftar kontak.
2. Ketika Anda menekan send (kirim), server protokol transfer surat sederhana Anda mengantri untuk pengiriman.
3. Server SMTP mencari server yang seharusnya dikirimi email dengan melihat nama domain setelah "@." Kemudian memeriksa server nama domain (buku alamat digital) untuk Alamat IP dari server itu.
4. Dengan menggunakan agen transfer surat, server SMTP mengirimkan email ke server penerima.
5. Jika email berhasil terkirim, server penerima akan menampilkannya di kotak masuk penerima. Jika tidak, server akan memantulkan email kembali dengan kode kesalahan.

Mengapa Anda harus peduli dengan rasio pentalan email?

Anda mungkin berpikir bahwa bounce rate bukanlah masalah besar. Lagipula, Anda seharusnya lebih tertarik ketika email dibuka daripada ketika email itu terpental, bukan? Tidak, bounce rate email penting karena berdampak pada keterkiriman dan reputasi email Anda di masa mendatang.

Sumber

Jika Anda memiliki rasio pentalan yang tinggi, Anda lebih mungkin untuk masuk daftar hitam oleh server penerima (yang kemudian meningkatkan rasio pentalan Anda lebih jauh lagi). Selain itu, pesan Anda lebih mungkin dicap sebagai spam jika Anda memiliki reputasi yang rendah karena email yang terpental.
Selain itu, menghabiskan waktu untuk memperbaiki bounce rate Anda akan membantu Anda lebih bijaksana tentang kepada siapa Anda mengirim email. Kemungkinan Anda juga akan meningkatkan open rate Anda saat Anda membersihkan daftar surat Anda.

Jenis-jenis pantulan email

Seperti disebutkan di atas, email terpental karena beberapa alasan berbeda - kami menyebutnya sebagai pentalan keras dan lunak. Secara garis besar, keduanya dapat dikategorikan sebagai dua jenis pentalan: email pentalan lunak dan email pentalan keras. Jenis yang pertama bersifat sementara atau mudah diperbaiki, sedangkan jenis yang kedua bersifat (hampir) permanen.
Jika server SMTP Anda mendapatkan kesalahan email pantulan lunak, server mungkin mencoba mengirim ulang pesan.

Sumber

Pantulan lembut dan mengapa hal itu terjadi

Email Terlalu Besar: Email Anda lebih besar daripada yang dapat diterima oleh server penerima. Hal ini sudah jarang terjadi akhir-akhir ini, namun bouncing email ini terkadang terjadi. Hal ini paling sering terjadi pada desain yang penuh gambar. Satu atau dua kali pantulan seperti itu mungkin bukan masalah atau pesan kesalahan. Namun, jika Anda memiliki banyak soft bounce, kemungkinan Anda perlu melakukan optimasi email dan membuat badan email lebih mudah dibaca dan dibuka.

Server tidak dapat dijangkau: Server penerima mungkin sedang down atau kelebihan beban. Biasanya, mengirim ulang email akan menyelesaikan masalah ini jika ini adalah masalah sementara di sisi penerima. Jika Anda mendapatkan kesalahan ini berulang kali untuk alamat email tersebut, kemungkinan besar ini adalah masalah yang lebih permanen.

Kotak Surat Penuh: Tidak mengherankan, ini berarti kotak masuk penerima sudah penuh dan tidak dapat menerima pesan email tambahan. Sekali lagi, hal ini sangat jarang terjadi pada sistem email modern. Akan tetapi, hal ini masih bisa terjadi. Pada kebanyakan kasus, server email SMTP Anda akan mencoba kembali secara berkala sampai pesan diterima - atau mengembalikan pesan kesalahan SMTP.

Balasan Liburan: Tergantung pada konfigurasi server penerima, Anda mungkin menerima email yang dipantulkan kembali jika penerima memiliki balasan otomatis atau "tidak ada di tempat." Dalam kasus lain, sistem mungkin hanya membalas RE: pesan terpental.

Masalah di atas biasanya dapat diperbaiki dengan waktu atau perubahan kecil. Namun, jika Anda mendapatkan kesalahan email pantulan keras, memperbaiki hal-hal yang mungkin sedikit lebih rumit.

Pantulan keras dan mengapa hal itu terjadi

Alamat Email yang Buruk: Salah satu alasan paling umum terjadinya bounce adalah karena email yang ingin Anda kirimkan tidak ada. Hal ini bisa jadi karena Anda diberikan alamat email palsu. Bisa juga karena email tersebut dulunya pernah ada namun sudah dihapus. Dalam beberapa kasus, ini mungkin hanya kesalahan ketik. Sebagian besar kolom email tidak memiliki pemeriksa ejaan sehingga alamat yang tidak valid dapat dengan mudah masuk ke dalam daftar Anda.

Email Diblokir: Alamat email Anda mungkin telah diblokir oleh server email. Hal ini terjadi dengan sangat ketat pengaturan spam atau jika penerima telah memblokir Anda. Dalam kasus yang pertama, Anda bisa meminta untuk masuk daftar putih. Dalam kasus yang kedua, Anda mungkin kurang beruntung (ditambah lagi, penerima mungkin tidak ingin mendengar kabar dari Anda).

Masuk daftar hitam: Penyedia layanan email juga memasukkan pengirim tertentu ke dalam daftar hitam. Hal ini mirip dengan server penerima daftar blok tetapi terjadi di awal proses. Hal ini dapat disebabkan oleh keluhan spam, rasio pentalan yang tinggi, jenis kontenatau peningkatan tiba-tiba dalam aktivitas pengiriman yang ditemukan oleh penyedia email Anda.

Jenis email bouncing ini lebih menantang untuk ditangani karena tidak dapat diselesaikan hanya dengan mengirim ulang email tersebut. Dalam beberapa kasus, Anda mungkin perlu menghapus penerima. Pada kasus lainnya, Anda mungkin dapat meningkatkan reputasi email Anda.

Strategi untuk mengurangi rasio pentalan email

Menjaga rasio pentalan tetap rendah harus menjadi salah satu perhatian utama Anda sebagai pemasar email. Untungnya, ada serangkaian strategi tepat yang bisa Anda terapkan untuk memastikan rasio pentalan Anda tetap rendah, baik untuk pentalan lunak maupun keras.

Bersihkan milis Anda dan jaga kebersihannya

Hal ini sangat berharga karena lebih dari sekadar mengurangi bouncing. Hal ini juga akan membantu Anda mengetahui informasi kontak prospek yang benar-benar tertarik dengan produk dan layanan Anda. Menghabiskan lebih banyak waktu Anda untuk menjual ke prospek yang mungkin selalu merupakan hal yang baik. Anda juga akan dapat meningkatkan metrik pemasaran email Anda untuk kampanye di masa mendatang, seperti tingkat keterkiriman, tingkat keterbukaan, dan pada akhirnya tingkat konversi.

Buatlah milis Anda dari formulir yang meminta izin untuk menerima pesan

Jika Anda menjalankan bisnis di Uni Eropa, Anda mungkin diwajibkan secara hukum untuk melakukan hal ini. Meskipun sangat menggoda untuk membuat daftar yang sangat banyak, namun dengan meminta orang untuk ikut serta, Anda mempersempit daftar Anda menjadi orang-orang yang ingin mendengar dari Anda.

Mengirimkan konten kepada orang-orang yang tidak tertarik sama saja dengan menggulingkan batu ke atas gunung.

Pertimbangkan untuk memiliki proses email keikutsertaan ganda

Ini adalah saat Anda memverifikasi bahwa Anda memiliki email yang benar dengan mengirimkan email dengan tautan berlangganan. Meskipun ini bukan pendekatan yang tepat untuk setiap bisnis, namun ini akan menghilangkan kemungkinan kesalahan pengetikan pada email.

Sumber

Mengirim email secara teratur (bukan spam) membantu meningkatkan reputasi email Anda

Tentu saja, Anda tidak boleh mengirim email hanya demi mengirim email. Namun, Anda bisa mendapatkan keuntungan dengan memberikan nilai secara teratur kepada penerima Anda. Hal ini akan mengurangi rasio pentalan Anda, meningkatkan keterlibatan dan membantu Anda menghindari filter spam.

Jaga agar rasio pentalan Anda tetap rendah dengan menghindari terdengar seperti spammer

Pastikan email Anda ditulis dengan baik dan profesional. Hindari mengirimkan baris subjek yang bersifat spam, dan jangan pernah menyembunyikan konten apa pun dalam HTML email Anda.

Membersihkan milis Anda

Salah satu cara paling penting untuk meningkatkan rasio pentalan email Anda adalah dengan menjaga agar email Anda daftar surat bersih. Ketika Anda mendapatkan hard bounce, Anda harus segera membersihkan alamat email tersebut dari daftar Anda. Satu-satunya pengecualian untuk hal ini adalah jika Anda diblokir oleh filter spam yang ketat untuk penerima yang menurut Anda mungkin masuk daftar putih Anda. domain. Dalam hal ini, Anda bisa menghubungi penerima melalui cara lain dan meminta untuk disetujui.

Jika tidak, Anda perlu menjaga milis Anda tetap bersih untuk menghindari email bouncing yang menodai reputasi Anda. Meskipun beberapa hampir tidak dapat dihindari dan tidak masalah, masalah yang konsisten akan menghasilkan lebih banyak daftar hitam dan pemblokiran.

Seperti yang telah disebutkan, salah satu cara termudah untuk melakukannya adalah dengan menghapus email yang menyebabkan hard bounce, namun, tidak disarankan untuk menunggu hingga email Anda memantul kembali. Pendekatan yang lebih aman untuk reputasi pengirim email Anda adalah memverifikasi email dalam daftar Anda sebelum dikirim, dengan Pemeriksa Emaildan periksa apakah tidak terkirim atau berisiko alamat.

Alamat email berkualitas rendah dalam milis Anda kemungkinan besar lebih banyak merugikan daripada menguntungkan. Anda akan lebih sukses dengan daftar yang lebih pendek namun lebih terfokus daripada daftar yang panjang dan berantakan.

Lindungi reputasi email Anda dengan Bouncer

Anda reputasi email itu penting. Jika Anda ingin menjaga rasio pentalan balik yang rendah dan meningkatkan rasio terbuka, Anda harus memiliki reputasi yang baik. Untungnya, Anda tidak perlu mengelolanya sendirian.
Menggunakan pemeriksa emailAnda dapat menjaga milis Anda tetap bersih dan dioptimalkan untuk rasio pentalan minimal dan maksimal keterlibatan.

Sistem kami mudah digunakan dan sangat efektif dengan akurasi lebih dari 99,5% dalam manajemen milis. Jika Anda ingin meningkatkan dampak pemasaran email Anda, pelajari lebih lanjut tentang mengapa pelanggan kami menyukai Bouncer. Mulailah memverifikasi milis Anda hari ini.

Email yang dipantulkan kembali: pertanyaan yang sering diajukan

Apa yang dimaksud dengan email bounce back?

Email bounce terjadi ketika pesan email dikembalikan ke pengirim, baik karena tidak terkirim atau karena ditolak oleh server email penerima. Pesan pemberitahuan status pengiriman (DSN) memberikan informasi yang lebih rinci tentang penyebab email terpental.

Mengapa email terpental penting?

Email yang terpental dapat berdampak negatif pada reputasi organisasi Anda, mengakibatkan tingkat pengiriman yang lebih rendah dan biaya yang lebih tinggi yang terkait dengan pemeliharaan milis yang bersih. Selain itu, jika dibiarkan, email pesan yang terpental dapat mengakibatkan tingkat keterkiriman email Anda menurun.

Apa perbedaan antara pantulan lembut dan pantulan keras?

Soft bounce berarti server email penerima menolak email untuk sementara waktu (sehingga email memantul), sedangkan hard bounce terjadi ketika email ditolak secara permanen oleh server email penerima.

Mengapa terjadi bouncing email?

Email yang terpental dapat terjadi karena berbagai alasan, termasuk alamat email yang tidak valid, kotak surat yang penuh, masalah teknis dengan server email penerima, atau filter spam yang memblokir email. Rasio pentalan juga dapat bervariasi, tergantung pada penerima yang dituju.

Bagaimana cara mengurangi tingkat bounce rate email saya?

Untuk mengurangi tingkat bounce rate email Anda, Anda bisa membersihkan daftar email Anda secara teratur, menggunakan double opt-in, menghapus pelanggan yang tidak aktif, dan memantau reputasi pengirim untuk kampanye email.

Apa yang harus saya lakukan jika email saya mengalami bouncing?

Jika email Anda terpental, Anda harus terlebih dahulu memeriksa alasan pentalan untuk menentukan penyebabnya - ada berbagai jenis pentalan email. Kemudian, Anda dapat mengambil langkah-langkah untuk mengatasi masalah ini, seperti memperbaiki server atau akun email penerima, menghubungi penyedia layanan email mereka, atau memodifikasi program email Anda untuk mematuhi peraturan spam.