Jak podepsat obchodní e-mail: Jak postupovat při odesílání e-mailu?

Zde se dozvíte, jak se podepsat v profesionálních e-mailech, pokud chcete zajistit lepší míru odezvy a celkové metriky a také zlepšit dojem o své značce.

Proč je v profesionálních e-mailech důležité podepsání e-mailu?

Většina lidí zavře e-mail, aniž by se nad ním zamyslela. Můžete napsat něco jako "Díky", "S pozdravem" nebo dokonce "Přeji hezký den". Pokud se však více zamyslíte nad tím, jak e-maily ukončujete, může to mít velký vliv na výsledek.

Dobrý závěr obchodního e-mailu může pomoci identifikovat vás jako odesílatele pro budoucí použití, motivovat příjemce k dalším krokům, poskytnout mu další kontaktní informace nebo jednoduše zanechat ve čtenáři dobrý první dojem o vás a vaší firmě, což je důležité zejména v případě, že jednáte s novým zákazníkem.

Závěrečná věta, kterou zvolíte pro svůj e-mail, je to poslední, co si vaše publikum po dokončení zprávy přečte. Ať už posíláte formální e-maily pro svou firmu nebo osobní e-maily jednotlivým kontaktům, na způsobu, jakým e-mail ukončíte, záleží.

Může být jedním z nejvíce motivujících faktorů, pokud jde o to, jaké kroky podniknou v důsledku přijetí vašeho e-mailu, nebo zda vůbec nějaké kroky podniknou. Koneckonců, zasílání e-mailů je jen dalším typem konverzace a to, jak konverzace skončí, bývá poměrně důležité, ať už se jedná o obchodní nebo neformální e-maily.

Kdybyste potkali někoho nového, neotočili byste se po rozhovoru s ním a neodešli, aniž byste rozhovor uzavřeli - pravděpodobně byste mu řekli, že jste ho rádi poznali a že doufáte, že s ním brzy znovu promluvíte. Závěr vašeho e-mailu by měl být přátelský, profesionální a zdvořilý a zároveň by měl být jasný, pokud jde o pokyny k dalším krokům.

Jak zavřít e-mail

Pokud jde o sestavení nejlepších uzávěrek pro vaše e-maily, je třeba mít na paměti několik různých věcí.

Nejprve je třeba rozhodnout, zda je uzavření tohoto e-mailu vhodnou volbou. Pokud s někým vedete výměnu e-mailů tam a zpět, může se v tuto chvíli zdát vynechání uzavření jako dobrá volba.

Pokud tomu tak je, zamyslete se nad tím, zda bude mít zařazení uzávěrky dobrý dopad. I když si s někým píšete již delší dobu a konverzace se stala poněkud neformálnější ve srovnání s tím, jak probíhala na začátku, můžete pokaždé ukázat, že jste profesionálové, a nadále dělat dobrý dojem tím, že zvolíte dobrý závěr.

Nezapomínejte také na to, že osoba, které e-mail posíláte, jej může přeposlat dalším osobám, které s vámi dosud nekomunikovaly. A silná, profesionální e-mailový podpis v těchto e-mailových vláknech působí profesionálnějším dojmem než neformální, osobní e-maily.

Použijte své celé jméno

Při podepisování e-mailů je dobré vždy uvádět své celé jméno, zejména v několika prvních e-mailech, které posíláte.

Tím zajistíte, že příjemce e-mailu bude mít jasno, pokud jde o identitu osoby, se kterou komunikuje, a můžete se vyhnout záměně s jinými kontakty, které mohou mít stejné křestní jméno jako vy.

I když se chcete podepsat neformálněji a vést přátelskou e-mailovou korespondenci, vždy uvádějte své celé jméno.

Buďte profesionální

Bez ohledu na to, co se rozhodnete napsat v závěru e-mailu, je klíčem k úspěchu profesionalita. Než se rozhodnete pro nejvhodnější typ závěru, zvažte kontext konverzace a osobu, které e-mail posíláte.

Pokud posíláte e-mail novému klientovi, kterého jste dosud nekontaktovali, měli byste se vyhnout neformálnímu tónu. Zatímco přátelský tón by mohl být interpretován jako milé gesto, při prvním oslovení byste měli použít formálnější závěr.

Na druhou stranu, pokud komunikujete s někým, s kým jste se osobně setkali nebo jste spolu často mluvili prostřednictvím e-mailu a docela dobře jste se poznali, není nic špatného na tom, když se chováte neformálněji, zejména v následných e-mailech.

Pokud si nejste jisti, jaký typ tónu zvolit, je vždy lepší být příliš profesionální než málo profesionální. Proto by váš výchozí e-mailový podpis měl být vždy formálnější.

Co má obsahovat e-mailové potvrzení

Dobrý závěr obchodního e-mailu obsahuje několik různých prvků, které mu dodávají ucelený, profesionální vzhled a dělají na příjemce dobrý dojem. Při uzavírání e-mailu patří mezi nejdůležitější aspekty:

Vaše celé jméno

Používání celého jména při podepisování e-mailu může v některých konverzacích působit příliš profesionálně, ale obvykle je to tak lepší. Vyhnete se tak situacím, kdy byste mohli být zaměněni za někoho jiného, kdo má stejné křestní jméno jako vy.

Pokud chcete zvolit neformálnější přístup a používat pouze křestní jméno, můžete zvážit, zda do podpisu nepřidat své celé jméno, aby bylo stále jasné, kdo přesně jste.

Závěrečná věta

Při uzavírání e-mailu může silná závěrečná věta rozhodnout o tom, jaký dojem na příjemce udělá.

Závěrečný řádek e-mailu je ideální příležitostí podělit se s příjemcem o vděčnost za přečtení zprávy. Spolu s tím můžete také zahrnout výzvu k akci nebo něco, co příjemce motivuje k požadovanému kroku, například kliknutí na odkaz v e-mailu, odpověď na váš e-mail nebo něco jiného.

 

Nezapomeňte, že i když posíláte neformální obchodní e-mail, konečným cílem veškeré e-mailové komunikace je vyvolat odpověď nebo nějakou akci.

Vaše pracovní pozice

I když nemusíte vždy používat celý název svého současného zaměstnání, může být užitečné uvést něco, co příjemci napoví, jaký je váš profesní titul.

To je důležité zejména v případě, že s někým komunikujete poprvé, protože je z toho jasné, s kým mluví a s jakými záležitostmi byste mu mohli pomoci. Obchodní kontakty tento detail ocení, protože vědí, zda s vámi mají v obchodní komunikaci pokračovat, nebo ne.

Kontaktní údaje

V neposlední řadě je vždy dobré uvést své kontaktní údaje. Přestože příjemce, kterému posíláte e-mail, již má vaši e-mailovou adresu, v závěru e-mailové zprávy je vhodné uvést další možnosti, jak vás kontaktovat, například telefonní číslo nebo odkaz na váš profil na síti LinkedIn.

Většina formálních e-mailových podpisů obsahuje další způsoby, jak se s vámi spojit. I když to obchodní korespondenci příliš nepřidá, je pravidlem, že tento prostor využijete k propagaci sítě LinkedIn, webových stránek, nabídky nebo něčeho jiného.

Koncovky e-mailových pokynů - nejlepší pravidla e-mailové etikety

Na konci e-mailové zprávy si nechcete pokazit dobrý dojem, který jste dosud udělali, špatným závěrem.

Abyste se tomu vyhnuli a zajistili, že vaše závěrečná věta e-mailu zanechá v zákazníkovi ten nejlepší dojem, mějte na paměti následující pokyny.

Zvažte publikum

Je dobré přizpůsobit závěrečnou zprávu publiku, které ji bude číst.

Například slovo "láska" může být ideální v závěru e-mailu pro vaši drahou polovičku nebo maminku, ale neměli byste ho používat při komunikaci s novým šéfem nebo novým klientem, kterým by se neformální zakončení e-mailu nemuselo líbit.

Přemýšlejte o svých vztah s osobou, které posíláte e-mail. Nejotravnější e-mailové odhlášky jsou ty, které nejsou přizpůsobeny publiku, kterému jsou rozesílány.

Oprava výchozího e-mailového podpisu

Stejně jako zbytek e-mailu i závěr by měl být před stisknutím tlačítka odeslat zkontrolován, zda neobsahuje pravopisné a gramatické chyby. Závěr, který je plný gramatických nebo pravopisných chyb, může na příjemce působit neprofesionálním a nedbalým dojmem.

Ve většině e-mailových aplikací stačí pár minut na rychlou kontrolu chyb v uzávěrce. Můžete použít zásuvné moduly pro kontrola gramatiky a pravopisu jako je Grammarly, abyste snáze našli případné chyby.

Buďte upřímní

Realistické a upřímné uzavření e-mailu má vliv na dojem, který udělá. Nepište jen slova, o kterých si myslíte, že znějí dobře, aniž byste se zamysleli nad tím, nakolik jste upřímní.

Při výběru závěrečné věty e-mailu zvolte něco, co je z vaší strany upřímné, ať už jde o interní e-maily nebo e-mailové konverzace s novými kontakty.

Uveďte další krok nebo výzvu k akci

Nakonec si nenechte ujít příležitost využít závěrečnou větu e-mailu jako příležitost přimět příjemce k požadované akci. Může to být například něco tak jednoduchého jako "doufám, že se brzy ozvete" nebo "dejte mi vědět, co si myslíte", pokud chcete, aby vám příjemce odepsal. Nebo pokud posíláte marketingový e-mail, můžete v závěru uvést odkaz na službu nebo produkt a zároveň příjemce požádat, aby si je vyzkoušel.

Způsob, jakým uzavřete obchodní e-mail, může mít na příjemce a dojem, který na něj uděláte, větší vliv, než si myslíte.

Závěrečné shrnutí

Ať už píšete běžné e-maily, nebo komunikujete v profesionálním kontextu, na způsobu ukončení e-mailu záleží. E-mail je dnes jedním z nejběžnějších způsobů komunikace, a pokud jej chcete používat správně, měli byste mít profesionální zakončení e-mailu, které příjemce vybízí k odpovědi.

A pokud rozesíláte velké množství e-mailů a bojíte se, zda se dostanou ke správné osobě... Potřebujete Bouncer. Pomocí nástroje Bouncer můžete ověřovat své seznamy e-mailů, abyste měli jistotu, že neposíláte na falešné, zastaralé nebo špatně napsané adresy. 

Začněte ještě dnes a ověřte si prvních 100 e-mailů zdarma!