Ar kada nors teko patirti sekmadienio baimę?
Tas baimės jausmas, kurį jaučiate prieš prasidedant darbo savaitei, kai žinote, kad jūsų darbų sąrašas ilgas kaip ranka, o miegas bus trumpas ir nepastovus.
Žinojimas, kad, atėję į darbą ir atsidarę el. pašto dėžutę, turėsite susidurti su 808 neperskaitytais el. laiškais, nes jų per dieną gaunama vis daugiau.
Galbūt specializuojatės sveikatos priežiūros programinės įrangos sprendimų srityje, kuriate naujausias technologijas arba racionalizuojate klientų gyvenimo ciklo valdymo procesą – kad ir kokia būtų jūsų verslo sritis, el. pašto perkrova gali turėti didelį poveikį.
Kas yra el. pašto perkrova?
Kiekvienas, turintis el. pašto adresą, žino, kokį stresą patiria stebėdamas, kaip kaupiasi neperskaityti laiškai, į kuriuos neatsakoma ir į kuriuos niekas neatsako.
Nemokamas naudoti paveikslėlis, gautas iš „Pexels
El. pašto perkrova yra būtent tai, kaip ir skamba: nesugebėjimas neatsilikti nuo darbinių ar asmeninių el. laiškų, o neretai ir nuo vieno, ir nuo kito.
Gaunate per daug el. laiškų ir neturite pakankamai laiko į juos atsakyti. Tai gali turėti įtakos jūsų asmeniniam darbui ir verslo efektyvumui.
Atsakymas į šį klausimą – pasiekti „nulinę pašto dėžutę”, t. y. nebūtinai turėti tuščią el. pašto dėžutę, bet neturėti neperskaitytų el. laiškų, valdyti komunikacijos krūvį ir turėti daug tvarkingesnę pašto dėžutę.
Kaip atpažinti el. pašto perkrovą
Atpažinti el. pašto pertekliaus požymius yra pirmas žingsnis siekiant ištrūkti iš el. pašto dėžutės. Štai keletas dalykų, į kuriuos reikėtų atkreipti dėmesį:
Ar jūsų komanda veiksmingai bendrauja?
Džefas išsiuntė Sally tris svarbius tolesnius el. laiškus apie paskutinį susitikimą, tačiau Sally neperskaitytų laiškų yra šimtai.
Įtampa darbe vis didėja. Sally vis dažniau renkasi rūkymo pertraukėles. Projektų valdymas stringa. O Džefas vis darnežino, kokį šriftą naudoti naujausioje rinkodaros kampanijoje.
Skamba pažįstamai?
Elektroninio pašto perkrova gali trukdyti bendrauti darbo vietoje. Jei informacija skleidžiama neefektyviai, kyla pavojus, kad vėluos terminai, nežinodami, kaip veiksmingai valdyti projektus, komandos nariai gali būti sutrikę, o svarbios detalės gali būti praleistos pro akis.
Prarandate ar praleidžiate svarbius pranešimus?
Perpildyta pašto dėžutė ne tik trukdo bendrauti apskritai, bet ir kelia pavojų, kad praleisite daugybę dalykų. Nepageidaujami el. laiškai paslėps laiškus, kuriuos iš tikrųjų reikia perskaityti.
Nauji el. laiškai išstumia senus el. laiškus iš el. pašto kliento sąrašo. Kai sąrašas bus pakankamai ilgas, ar kada nors pasieksite tuos senus el. laiškus? O jei jie svarbūs? O jei juose yra ta vienintelė informacija, kurios ieškojote valandų valandas?
Net jei turite atskirą aplanką svarbiausiems el. laiškams, pernelyg lengva nepastebėti, ištrinti ar užsimerkti prieš tą adatą šieno kupetoje.
Ar kenčia jūsų išorinė komunikacija?
Jei jūsų klientai nuolat laukia atsakymo kelias dienas ar savaites arba jei gaunate skundų dėl nepakankamo klientų aptarnavimo, gali būti, kad kenčiate nuo el. pašto perkrovos dėl didelio el. laiškų kiekio.
Norint sukurti gerą verslą ir užtikrinti pakartotinį aptarnavimą, labai svarbu sumažinti vidutinį aptarnavimo laiką (AHT).
Dėl el. laiškų perkrovos kyla pavojus, kad galite atstumti savo vertingus klientus ir klientus.
Ar po darbo tikrinate el. laiškus?
Gera darbo ir asmeninio gyvenimo pusiausvyra yra gyvybiškai svarbi mums visiems, nors dauguma iš mūsų neturi laiko valdymo strategijos ir nenaudoja ekrano laiko programėlių.
Grįžimas namo ir įkyrus gautų laiškų tikrinimas, atsakinėjimas į el. laiškus ir susitikimų stebėjimas yra priešingas geram darbo ir asmeninio gyvenimo balansui.
Jei darbo valandomis nespėjate užbaigti visų pirmiau išvardytų dalykų ir didelę dalį savo prastovos laiko praleidžiate bandydami pasivyti, vadinasi, tikrai esate perkrautas el. paštu.
Yra keletas nerimą keliančių statistinių duomenų, rodančių, kad prasta darbo ir asmeninio gyvenimo pusiausvyra gali turėti įtakos sveikatai, santykiams ir produktyvumui.
Paveikslėlio šaltinis – ergonomictrends.com
Tai rodo, kokį poveikį jūsų įmonei daro el. pašto perkrova.
Tiek žmonės, tiek įmonės yra sistemos, o perkrautos sistemos blogėja, blogėja jų veikimas ir galiausiai žlunga.
Nesvarbu, ar esate įmonė, teikianti el. pašto tikrinimo paslaugas, ar individualus laisvai samdomas darbuotojas, rašantis svetainės kodą, galite patirti el. pašto perkrovą.
Poveikis darbuotojams
Kalbėjomės apie gero darbo ir asmeninio gyvenimo balanso svarbą.
Elektroninio pašto perkrova, žinoma, nėra visa priežastis, tačiau ji prisideda prie darbuotojo asmeninio gyvenimo problemų.
Valandų valandas per dieną praleidžiate stengdamiesi susitvarkyti su pranešimais, nuolat atitrūkdami nuo svarbių projektų, kad atsakytumėte į užklausas, per pietų pertrauką vartydami pašto dėžutę, atsakinėdami kolegoms miegodami, net tiesiog nerimaudami dėl besikaupiančių neperskaitytų el. laiškų, nes žinote, kad kada nors turėsite juos išnagrinėti.
Tai gali sumažinti asmeninį produktyvumą ir lemti perdegimą.
Poveikis bendrovėms
Suprantama, kad stresą patiriantys ir pervargę darbuotojai neigiamai veikia visą jūsų įmonę.
Nepatenkinti darbuotojai rašo savo gyvenimo aprašymus; jei jūsų įmonės tikslas yra darbuotojų pasitenkinimas, turite suprasti, kokį poveikį elektroninio pašto perkrova daro jūsų verslui, o ne tik darbuotojų naudai ir t. t. (pavyzdžiui, kaip gerai įgyvendinta saugos ir sveikatos programa veikia darbuotojų išlaikymą?)
Elektroniniai laiškai atitraukia dėmesį nuo darbo. Jie trukdo sutelkti dėmesį, o jį gali būti sunku nukreipti atgal į svarbias užduotis. Jei darbuotojai dalį savo darbo laiko praleidžia tvarkydami elektroninio pašto dėžutes, jie dirba neefektyviai.
Tai gali turėti neigiamos įtakos jūsų įmonei. Per ilgai delsdami atsakyti potencialiems klientams galite prarasti verslo galimybes. Prarasdami svarbią informaciją galite nukelti terminus. Galite nuvertinti kruopščiai parengtą el. pašto kampaniją, nes užtruksite žaisdami el. pašto pasivijimo žaidimą.
Visa tai nepadeda nei asmeniui, nei įmonei dirbti produktyviau.
Taigi kaip pasiekti, kad į dėžutę nepatektų nė vienas pranešimas?
Paaiškinome, kad „nulinė gaunamųjų laiškų dėžutė” nebūtinai reiškia, kad nėra jokių el. laiškų . Nulinė pašto dėžutė – tai lengvai valdoma pašto dėžutė, o štai keletas patikrintų būdų, kaip tai pasiekti savo skaitmeniniame gyvenime.
Bendraukite kitomis priemonėmis
Kai kurie produktyvumo ekspertai sako, kad el. laiškai yra pervertinami.
Gerai, tai netiesa. Elektroninis paštas – tai šiuolaikinių technologijų stebuklas, sukėlęs revoliuciją mūsų bendravimo srityje.
Tačiau jiems yra laikas ir vieta, o tai nėra visur ir visada. Ypač reklaminiai el. laiškai, kuriuos gauname kasdien.
Momentinių žinučių siuntimas
Siųsdami el. laišką jau pripažįstate, kad į užklausą nereikia atsakyti iš karto. Momentinės žinutės yra kaip el. laiškai, bet greitesnės, todėl pokalbiai gali vykti kiekvienam asmeniui patogiu metu.
Vienas iš būdų, kaip pasiekti „nulinę” pašto dėžutę ir išvengti nepageidaujamų laiškų, yra tiesiog išsiųsti „Slack” žinutę. Tai vienas paprasčiausių el. pašto valdymo patarimų, jei norite išvengti pašto tikrinimo kelis kartus per dieną.
Skambučiai telefonu
Jei jums reikia greitai atsakyti į klausimą arba ką nors išsiaiškinti, balso skambučiai vis dar yra viena geriausių bendravimo priemonių. Netgi verta naudotis fiksuotojo telefono ryšio paslaugomis, kurios yra patikimos ir gali veikti bet kuriuo metu, be interneto ar nutrūkus elektros energijos tiekimui.
Vienas iš būdų išlaikyti švarią pašto dėžutę – kartkartėmis pakelti telefono ragelį.
Akis į akį
Kai kuriems dalykams vis dar naudingas tiesioginis bendravimas. Idėjų aptarimas su komanda arba ilgas svarbios informacijos aptarimas gali būti naudingesnis asmeniniuose susitikimuose arba vaizdo skambučiuose. Geriausia iš pat pradžių atsikratyti nereikalingų el. laiškų ir nereikalingų pranešimų el. paštu.
Nors tokie susitikimai ne visiems įmanomi (pvz., nuotoliniams darbuotojams), jie yra puikus būdas skirti šiek tiek dėmesio savo komandai.
Veiksmingai bendrauti
Ar po susitikimo esate užverčiami tolesniais el. laiškais?
Jei taip, galbūt jūsų susitikimai nėra tokie produktyvūs, kokie galėtų būti, ir galite imtis kelių paprastų veiksmų, kad tai ištaisytumėte – netapdami produktyvumo guru.
Kruopščiai planuokite susitikimus, kad atsakytumėte į kuo daugiau klausimų, o pabaigoje skirkite laiko papildomiems klausimams, apibendrinimams ir svarbioms diskusijoms.
Rašydami tolesnius el. laiškus įsitikinkite, kad jie yra kokybiški, įskaitomi ir juose pateikiama reikiama informacija, kad neliktų nepageidaujamų laiškų, kurių niekas neskaito.
Nustatykite lūkesčius dėl reagavimo laiko
Laiku bendrauti gali trukdyti tokie dalykai kaip problemos sudėtingumas arba skirtingose laiko juostose veikiančios įmonės.
Be to, kad naudojate skirtingus kanalus, nustatydami realius atsakymų lūkesčius, galite padėti ir darbuotojams, ir klientams atsipalaiduoti, nes jie žinos, kada į jų el. laiškus bus atsakyta.
Galite nustatyti įmonės el. pašto politiką, įskaitant nuostatą, kad į visus el. laiškus bus atsiųstas patvirtinimas per 24 valandas. Taip sumažinsite žmonių susirūpinimą, kad jie bus ignoruojami, ir norą visą dieną tikrinti pašto dėžutę. Tuomet laiško gavėjas gali įvertinti, kiek laiko užtruks išspręsti užklausą, ir nustatyti realų tinkamo atsakymo terminą.
Siuntėjas yra užtikrintas greitu pirmojo kontakto išsprendimu, o gavėjas turi pakankamai laiko tinkamai išspręsti problemą.
Skirkite laiko gautai pašto dėžutei tvarkyti
Nuolatinis gautųjų laiškų dėžutės stebėjimas gali kelti spaudimą ir atimti jūsų dėmesį nuo kitų užduočių. Dėl perpildytos pašto dėžutės kiekvieną savaitę galite valandų valandas rūšiuoti pranešimus.
Per dieną skirkite laiko patikrinti el. paštą, ypač jei gaunate daug el. laiškų.
Priklausomai nuo asmens ir pramonės šakos, tai gali būti skirtinga, tačiau planuojant tam tikrą laiką, skirtą pašto dėžutės tvarkymui, galima geriau organizuoti savo darbą ir mažiau blaškytis.
Išbandykite iš ryto, prieš pat pietus ir dienos pabaigoje. O gal jums geriau sekasi kelias valandas iš eilės tvarkyti el. laiškus, o likusią dienos dalį dirbti kitus darbus.
Kad ir koks būtų jūsų tvarkaraštis, turėdami vieną, galėsite sutelkti dėmesį į vieną dalyką vienu metu ir be vargo rūšiuoti el. pašto sąrašus.
Sukurti el. pašto aplankus
El. laiškų aplankai gali būti nepastebimas įrankis, tačiau jie yra puiki informacijos kaupimo sistema.
Naudokite aplankus, kad el. laiškus suskirstytumėte į kategorijas arba prioritetinius lygius. Ką nors perskaitę, išsiaiškinkite, kur jis dedamas, ir padėkite jį į reikiamą vietą. Pavyzdžiui, galite naudoti el. pašto filtrus ir reklaminius el. laiškus surūšiuoti į vieną aplanką, o svarbius el. laiškus – į veiksmų aplankus, kuriuose reikia nedelsiant imtis veiksmų.
Galite net dar labiau išplėsti savo organizaciją ir turėti atskiras el. pašto paskyras darbui, asmeniniams reikalams, registracijai ir pan.
Naudokite automatizavimą
Gera pradžia – nustatyti filtrus, kurie blokuotų šiukšles, žmones ar konkrečius šlamšto žodžius temos eilutėse.
Taip pat galite naudoti el. pašto automatizavimą, kad supaprastintumėte gaunamus el. laiškus ir siunčiamus pranešimus. Pavyzdžiui, automatizuokite patvirtinimo procesą, naudodami paprastą pranešimą „Mes gavome jūsų el. laišką…”, kuris suveikia gavus kliento užklausą. Arba el. laiškų šablonus, apimančius dažniausiai užduodamų klausimų rinkinį.
Ištrinti, atsisakyti prenumeratos, pažymėti kaip šlamštą
Būkite negailestingi. El. pašto programoje neimkite belaisvių.
Jei yra senų, nesvarbių el. laiškų, į kuriuos niekada nesiruošiate atsakyti, ištrinkite juos.
Jei per filtrus patenka nepageidaujamų laiškų, pažymėkite juos.
Jei yra tinklaraštis, kurį mėgote, bet nebeskaitote, atsisakykite jo prenumeratos.
Stengiatės pasiekti „nulinę gautinų pranešimų dėžutę” – svarbius pranešimus, kuriuos perskaitote, į kuriuos atsakote ir kuriuos efektyviai užpildote.
Greitai pasieksite nulinę gautų laiškų dėžutę
Galima dirbti produktyviau, efektyviau bendrauti ir palikti stresą darbe ten, kur jam ir vieta – darbe.
Kruopščiai pavasarį išvalę gautąją pašto dėžutę ir pritaikę kelias patikrintas strategijas, kad el. pašto perkrova vėl neatsinaujintų, greitai pasieksite, kad jūsų pašto dėžutė būtų lygi nuliui. Viskas prasideda nuo el. pašto valdymo strategijos, o el. pašto dėžutę taip pat galite peržiūrėti lengvai ir greitai.
