Inbox nul bereiken op 7 effectieve manieren

Wat is e-mail overbelasting?

Iedereen met een e-mailadres kent de stress van het ongelezen, onbeantwoord en onverminderd toekijken hoe hun e-mails zich opstapelen. 

Gratis te gebruiken beeld afkomstig van Pexels

E-mailoverbelasting is precies wat het klinkt: het onvermogen om uw werk of persoonlijke e-mails bij te houden - en vaak allebei.

Er komen te veel e-mails binnen en er is te weinig tijd om te reageren. Dit kan gevolgen hebben voor uw persoonlijke prestaties, maar ook voor de efficiëntie van uw bedrijf.

Het antwoord hierop is het bereiken van inbox zero - niet per se een lege e-mail inbox, maar nul ongelezen e-mails, een beheersbare communicatiebelasting en een veel beter georganiseerde inbox.

Hoe herken je e-mail overbelasting

Het herkennen van de tekenen van e-mailoverbelasting is de eerste stap naar het bereiken van inbox zero. Hier zijn een paar dingen waar je op moet letten:

Communiceert uw team effectief?

Jeff heeft Sally drie belangrijke follow-up e-mails gestuurd over hun laatste ontmoeting, maar Sally's ongelezen e-mails lopen in het honderd.

De spanningen op de werkplek lopen steeds hoger op. Sally neemt steeds vaker rookpauzes. Projectbeheer is ontspoord. En Jeff nog steeds niet weet welk lettertype hij moet gebruiken in de nieuwste marketingcampagne.

Klinkt dat bekend?

Een overvloed aan e-mails kan de communicatie op de werkplek belemmeren. Als informatie niet efficiënt wordt verspreid, loop je het risico dat deadlines worden overschreden of dat je niet op de hoogte bent van het laatste nieuws. hoe projecten beheren Effectief, verwarring onder je teamgenoten en essentiële details die door de mazen van het net vallen.

Raakt u belangrijke berichten kwijt of mist u ze?

Een overvolle inbox belemmert niet alleen de communicatie in het algemeen, maar brengt ook het risico met zich mee dat je dingen mist. Ongewenste e-mails verbergen de e-mails die je echt moet lezen.

Nieuwe e-mails verdringen oude e-mails in de lijst van je e-mailprogramma. Als die lijst lang genoeg is, kom je dan ooit nog toe aan die oude e-mails? Wat als ze belangrijk zijn? Wat als ze dat ene stukje informatie bevatten waarnaar je uren hebt gezocht?

Het is te gemakkelijk om die naald in de hooiberg over het hoofd te zien, te verwijderen of er blind voor te worden, zelfs als je een aparte map hebt voor je belangrijkste e-mails.

Lijdt uw externe communicatie eronder?

Als je klanten constant dagen of weken op een antwoord van je wachten, of als je klachten ontvangt over je gebrek aan klantenservice, dan heb je misschien last van e-mailoverbelasting door een enorme hoeveelheid e-mails.

Het verlagen van uw AHT (average handle time) is essentieel voor het opbouwen van een goed bedrijf met terugkerende service.

Een overvloed aan e-mails brengt het risico met zich mee dat u uw gewaardeerde klanten en cliënten wegjaagt.

Controleer je e-mails na het werk?

Een goede balans tussen werk en privé is voor ons allemaal van vitaal belang, ook al hebben de meesten van ons geen timemanagementstrategie.

Naar huis gaan om dwangmatig je inbox te controleren, e-mails te beantwoorden en vergaderingen opvolgen is het tegenovergestelde van een goede balans tussen werk en privé.

Als u al het bovenstaande niet onder werktijd kunt afwerken, en grote hoeveelheden van uw vrije tijd probeert in te halen, hebt u zeker last van e-mailoverbelasting.

Er zijn alarmerende statistieken waaruit blijkt dat een slecht evenwicht tussen werk en privéleven gevolgen kan hebben voor de gezondheid, relaties en productiviteit.

Afbeelding afkomstig van van ergonomictrends.com

Dit brengt ons bij de impact van e-mailoverbelasting op uw bedrijf

Zowel mensen als bedrijven zijn systemen, en overbelaste systemen leiden tot achteruitgang, negatieve prestaties en uiteindelijk falen.

Of u nu een bedrijf bent dat e-mailverificatiediensten of een individuele freelancer die websitecode schrijft, kunt u te maken krijgen met e-mailoverbelasting.

Gevolgen voor de werknemers

We spraken over het belang van een goed evenwicht tussen werk en privé.

Overbelasting door e-mails is natuurlijk niet het hele verhaal, maar het is wel een factor die bijdraagt aan onrust in het persoonlijke leven van een werknemer.

Uren per dag bezig zijn met communicatie; voortdurend afbreken van belangrijke projecten om vragen te beantwoorden; in uw lunchpauze door uw inbox scrollen; collega's in bed antwoorden; u gewoon zorgen maken over de opeenstapeling van ongelezen e-mails, wetende dat u ze moet afhandelen... op een bepaald moment.

Dit kan de persoonlijke productiviteit om zeep helpen en leiden tot een burn-out.

Gevolgen voor bedrijven

Het spreekt vanzelf dat gestreste en opgebrande werknemers een negatieve invloed hebben op uw bedrijf als geheel.

Ontevreden werknemers knappen hun cv's op; als het doel van uw bedrijf het behoud van werknemers is, moet u de impact van e-mailoverbelasting op uw bedrijf begrijpen.

E-mails trekken de aandacht weg van het werk. Ze verbreken de focus en het kan moeilijk zijn om de focus weer op belangrijke taken te richten. Als uw werknemers een deel van hun werkroosters door hun inboxen heen komen, werken ze niet efficiënt.

Dit kan nadelige gevolgen hebben voor uw bedrijf. U zou zakelijke kansen kunnen verliezen doordat het te lang duurt om op prospects te reageren. U zou deadlines kunnen vertragen door vitale informatie te verliezen. U zou uw zorgvuldig opgestelde e-mail campagne door te verzanden in het inhalen van e-mail.

Dit alles is niet bevorderlijk voor de productiviteit, noch voor het individu, noch voor uw bedrijf.

Dus hoe bereik je inbox zero?

We hebben verduidelijkt dat inbox zero niet noodzakelijkerwijs nul e-mails betekent. punt. Inbox zero is een beheersbare inbox en hier zijn enkele bewezen technieken om dit te bereiken in je digitale leven.

Communiceren via andere middelen

E-mails worden overschat, zullen sommige productiviteitsdeskundigen zeggen.

Oké, dat is niet waar. E-mail is een wonder van moderne technologie dat een revolutie teweeg heeft gebracht in onze communicatie.

Maar ze hebben een tijd en een plaats, en dat is niet... de hele tijd en overal. Vooral promotionele e-mails die we dagelijks krijgen.

Instant messaging

Een e-mail sturen geeft al aan dat uw vraag niet onmiddellijk beantwoord hoeft te worden. Instantberichten zijn als e-mails maar dan sneller, zodat er heen en weer gechat kan worden wanneer het iedereen uitkomt.

Een manier om inbox zero te bereiken en junkmail te vermijden, is door in plaats daarvan gewoon een Slack-bericht te sturen. Het is een van de eenvoudigste tips voor e-mailbeheer als je wilt voorkomen dat je meerdere keren per dag je mail moet controleren.

Telefoongesprekken

Als je snel een antwoord nodig hebt of iets wilt uitpraten, spraakoproepen zijn nog steeds een van de beste communicatiemiddelen. Het is zelfs de moeite waard om een vaste telefoondienst die betrouwbaar is en op elk moment kan werken, zonder internet of tijdens een stroomstoring.

Een manier om je inbox schoon te houden is door af en toe de telefoon te pakken.

Van aangezicht tot aangezicht

Sommige dingen hebben nog steeds baat bij face-to-face interactie. Ideeën uitwisselen met een team of belangrijke informatie uitvoerig bespreken kan beter werken met persoonlijke vergaderingen of videogesprekken. Onnodige e-mails en onnodige e-mailmeldingen kun je het beste meteen schrappen.

En hoewel deze vergaderingen niet voor iedereen mogelijk zijn (bijvoorbeeld voor werknemers op afstand), zijn ze een leuke manier om wat tijd met je team door te brengen.

Effectief communiceren

Wordt u gebombardeerd met follow-up e-mails na een vergadering?

Als dat zo is, zijn je vergaderingen misschien niet zo productief als ze zouden kunnen zijn en kun je een paar eenvoudige stappen nemen om dat te verhelpen - zonder een productiviteitsgoeroe te worden.

Plan vergaderingen zorgvuldig om zoveel mogelijk vragen te beantwoorden en laat aan het einde tijd over voor vervolgvragen, samenvattingen en belangrijke discussies.

En wanneer u uw follow-up e-mails schrijft, zorg er dan voor dat ze hoge kwaliteitZe moeten leesbaar zijn en de nodige informatie bevatten, anders eindigen ze als junkmails die niet gelezen worden.

Verwachtingen over reactietijden vaststellen

Wegversperringen voor tijdige communicatie kunnen worden veroorzaakt door zaken als de complexiteit van de kwestie of bedrijven die in verschillende tijdzones opereren.

Naast het gebruik van verschillende kanalen, kan het instellen van realistische verwachtingen voor reacties zowel werknemers als klanten helpen ontspannen, omdat ze weten wanneer hun e-mailberichten een reactie krijgen.

Je zou kunnen instellen e-mailbeleid van het bedrijfen dat alle e-mails binnen 24 uur worden beantwoord. Zo vermindert u de bezorgdheid van mensen dat ze genegeerd worden en dat ze de hele dag hun inbox blijven controleren. De ontvanger van de e-mail kan dan inschatten hoe lang het duurt om de vraag op te lossen, en een realistisch tijdschema opstellen voor een goed antwoord.

De verzender is verzekerd door de snelle oplossing voor het eerste contacten de ontvanger heeft zichzelf genoeg tijd gegeven om het probleem naar behoren aan te pakken.

Maak tijd vrij om uw inbox te beheren

Voortdurend je inbox in de gaten houden kan de druk opvoeren en je aandacht afleiden van andere taken. Een onoverzichtelijke inbox kan ervoor zorgen dat je elke week urenlang berichten moet sorteren.

Maak overdag tijd vrij om je e-mail te controleren, vooral als je veel e-mails ontvangt.

Dit zal verschillen naargelang de persoon en de sector, maar het plannen van vaste tijden voor inboxbeheer kan u helpen beter georganiseerd en minder afgeleid te blijven.

Probeer het 's ochtends vroeg, vlak voor de lunch en aan het eind van de dag. Of misschien werkt het voor u beter om enkele uren achtereen e-mails te behandelen en de rest van de dag aan andere dingen te werken.

Wat je agenda ook is, als je er een hebt, kun je je concentreren op één ding tegelijk en probleemloos je e-maillijsten sorteren.

E-mailmappen aanmaken

E-mailmappen kunnen een over het hoofd gezien instrument in uw arsenaal zijn, maar ze zijn een geweldig systeem voor het archiveren van informatie.

Gebruik mappen om je e-mails te ordenen in categorieën of prioriteitsniveaus. Als je iets gelezen hebt, zoek dan uit waar het thuishoort en zet het op zijn plaats. U kunt bijvoorbeeld e-mailfilters gebruiken en promotionele e-mails in één map sorteren en belangrijke e-mails in actiemappen die onmiddellijke actie vereisen.

U kunt uw organisatie zelfs verder brengen en afzonderlijke e-mailaccounts voor werk, persoonlijke dingen, inschrijvingen, enz.

Gebruik automatisering

Het instellen van filters voor het blokkeren van junk, mensen of specifieke spamwoorden in onderwerpregels is een goed begin.

U kunt ook e-mail automatisering om je inkomende e-mails en uitgaande berichten te stroomlijnen. Zoals het automatiseren van het ontvangstbevestigingsproces met een eenvoudig "we hebben uw e-mail ontvangen..." dat geactiveerd wordt bij een klantaanvraag. Of e-mailsjablonen die een reeks veelgestelde vragen behandelen.

Verwijderen, uitschrijven, markeren als spam

Wees meedogenloos. Neem geen gevangenen in je e-mailprogramma.

Als er oude, onbelangrijke e-mails zijn waar u nooit aan toe komt, verwijder ze dan.

Als er spam door je filters komt, markeer het dan.

Als er een blog is waar je vroeger van hield, maar die je niet meer leest, schrijf je dan uit van die mailinglijst.

Je probeert inbox zero te bereiken - belangrijke communicatie die je efficiënt leest, beantwoordt en archiveert.

Bereik inbox zero in een mum van tijd

Het is mogelijk om productiever te werken, efficiënter te communiceren en uw werkstress te laten waar hij hoort: op het werk.

Met een grondige voorjaarsschoonmaak van je inbox en een paar beproefde strategieën om te voorkomen dat je weer overladen raakt met e-mails, kun je in een mum van tijd inbox zero bereiken. Het begint allemaal met een strategie voor e-mailbeheer, en je kunt ook gemakkelijk en snel door je e-mails heen.