Wij gebruiken cookies voor uw beste browse-ervaring, analyse van het verkeer op de site en het beheer van gerichte advertenties. Als u deze site gebruikt, stemt u in met ons gebruik van cookies. Als u niet akkoord gaat met ons beleid, gelieve deze pagina te sluiten

Cookiebeleid

Hit Zero Inbox: Dit is hoe je in 2023 met een overvloed aan e-mails omgaat.

24 november 2022
7

Ooit de Sunday Scaries gehad?

Dat gevoel van angst dat je ervaart voordat de werkweek begint, wetende dat je takenlijst zo lang is als je arm en je slaap kort en onregelmatig zal zijn.

Wetende dat wanneer je aan het werk gaat en je e-mail inbox opent, je je 808 ongelezen e-mails onder ogen moet zien omdat er in de loop van de dag meer binnenstromen.

Misschien bent u gespecialiseerd in softwareoplossingen voor de gezondheidszorg, ontwikkelt u de nieuwste technologie of stroomlijnt u het beheer van de klantlevenscyclus - wat uw bedrijf ook is, e-mailoverbelasting kan ernstige gevolgen hebben.

Gratis te gebruiken beeld afkomstig van Pexels

E-mailoverbelasting is precies wat het klinkt: het onvermogen om uw werk of persoonlijke e-mails bij te houden - en vaak allebei. 

Er komen te veel e-mails binnen en er is te weinig tijd om te reageren. Dit kan gevolgen hebben voor uw persoonlijke prestaties, maar ook voor de efficiëntie van uw bedrijf.

Het antwoord hierop is het bereiken van een nul-inbox - niet per se een lege e-mail inbox, maar nul ongelezen e-mails, een beheersbare communicatiebelasting en een veel beter georganiseerde inbox.

Hoe herken je e-mail overbelasting

Het herkennen van de tekenen van e-mailoverbelasting is de eerste stap naar nul inbox. Dus hier zijn enkele dingen om op te letten:

Communiceert uw team effectief?

Jeff heeft Sally drie belangrijke follow-up e-mails gestuurd over hun laatste ontmoeting, maar Sally's ongelezen e-mails lopen in het honderd. 

De spanningen op het werk worden steeds hoger. Sally neemt steeds vaker rookpauzes. Projectbeheer is ontspoord. En Jeff nog steeds weet niet welk lettertype hij moet gebruiken in de laatste marketing campagne. 

Klinkt dat bekend?

Een overvloed aan e-mails kan de communicatie op de werkplek belemmeren. Als informatie niet efficiënt wordt verspreid, loopt u het risico dat deadlines worden overschreden, dat uw teamleden in verwarring raken en dat essentiële details door de mand vallen. 

Raakt u belangrijke berichten kwijt of mist u ze? 

Een overvolle inbox belemmert niet alleen de communicatie in het algemeen, maar brengt ook het risico met zich mee dat u dingen mist.

Nieuwe e-mails verdringen oude e-mails. Als die lijst lang genoeg is, komt u dan ooit toe aan die oude e-mails? Wat als ze belangrijk zijn? Wat als ze dat ene stukje informatie bevatten waar je uren naar gezocht hebt?

Het is te gemakkelijk om die naald in de hooiberg over het hoofd te zien, te wissen of er blind voor te worden.

Lijdt uw externe communicatie eronder?

Als uw klanten voortdurend dagen of weken wachten op een antwoord van u, of als u klachten ontvangt over uw gebrek aan klantenservice, lijdt u wellicht aan e-mailoverbelasting. 

Het verlagen van uw AHT (average handle time) is essentieel voor het opbouwen van een goed bedrijf met terugkerende service.

Een overvloed aan e-mails brengt het risico met zich mee dat u uw gewaardeerde klanten en cliënten wegjaagt.

Controleer je e-mails na het werk?

Een goed evenwicht tussen werk en privéleven is voor ons allemaal van vitaal belang. 

Naar huis gaan om dwangmatig je inbox te controleren, e-mails te beantwoorden en vergaderingen op te volgen is het tegenovergestelde van een goed evenwicht tussen werk en privé.

Als u al het bovenstaande niet onder werktijd kunt afwerken, en grote hoeveelheden van uw vrije tijd probeert in te halen, hebt u zeker last van e-mailoverbelasting. 

Er zijn alarmerende statistieken waaruit blijkt dat een slecht evenwicht tussen werk en privéleven gevolgen kan hebben voor de gezondheid, relaties en productiviteit. 

 

Afbeelding afkomstig van van ergonomictrends.com

Dit brengt ons bij de impact van e-mailoverbelasting op uw bedrijf

Zowel mensen als bedrijven zijn systemen, en overbelaste systemen leiden tot achteruitgang, negatieve prestaties en uiteindelijk falen. 

Of u nu een bedrijf bent dat e-mailverificatiediensten of een individuele freelancer die websitecode schrijft, kunt u te maken krijgen met e-mailoverbelasting. 

Gevolgen voor de werknemers 

We spraken over het belang van een goed evenwicht tussen werk en privé.

Een overvloed aan e-mails is natuurlijk niet het hele verhaal, maar het draagt er wel toe bij. 

Uren per dag bezig zijn met communicatie; voortdurend afbreken van belangrijke projecten om vragen te beantwoorden; in uw lunchpauze door uw inbox scrollen; collega's in bed antwoorden; u gewoon zorgen maken over de opeenstapeling van ongelezen e-mails, wetende dat u ze moet afhandelen... op een bepaald moment.

Dit kan de persoonlijke productiviteit om zeep helpen en leiden tot een burn-out. 

Gevolgen voor bedrijven

Het spreekt vanzelf dat gestreste en opgebrande werknemers een negatieve invloed hebben op uw bedrijf als geheel.

Ontevreden werknemers knappen hun cv's op; als het doel van uw bedrijf het behoud van werknemers is, moet u de impact van e-mailoverbelasting op uw bedrijf begrijpen. 

E-mails trekken de aandacht weg van het werk. Ze breken de aandacht af, en het kan moeilijk zijn de aandacht weer op belangrijke taken te richten. Als uw werknemers veel tijd besteden aan het doornemen van hun inbox, werken ze niet efficiënt. 

Dit kan nadelige gevolgen hebben voor uw bedrijf. U zou zakelijke kansen kunnen verliezen doordat het te lang duurt om op prospects te reageren. U zou deadlines kunnen vertragen door vitale informatie te verliezen. U zou uw zorgvuldig opgestelde e-mail campagne door te verzanden in het inhalen van e-mail. 

Dit alles is niet bevorderlijk voor de productiviteit, noch voor het individu, noch voor uw bedrijf.

Dus hoe bereik je een zero inbox?

We hebben verduidelijkt dat nul inbox niet noodzakelijkerwijs nul e-mails betekent punt. Een nul-inbox is een beheersbare inbox, en hier zijn enkele beproefde technieken om dat te bereiken.

Vrij te gebruiken beeld afkomstig van Unsplash

Communiceren via andere middelen

E-mails worden overschat.

Oké, dat is niet waar. E-mail is een wonder van moderne technologie dat een revolutie teweeg heeft gebracht in onze communicatie.

Maar ze hebben een tijd en een plaats, en dat is niet... de hele tijd en overal

Instant messaging

Een e-mail sturen geeft al aan dat uw vraag niet onmiddellijk beantwoord hoeft te worden. Instantberichten zijn als e-mails maar dan sneller, zodat er heen en weer gechat kan worden wanneer het iedereen uitkomt. 

Telefoongesprekken

Als je snel een antwoord op iets nodig hebt, of iets moet uitpraten, zijn telefoongesprekken nog steeds een van de beste communicatiemiddelen. 

Van aangezicht tot aangezicht

Sommige zaken hebben nog steeds baat bij face-to-face interactie. Ideeën uitwisselen met een team of belangrijke informatie uitvoerig bespreken kan beter werken met persoonlijke vergaderingen of videogesprekken. 

Effectief communiceren

Wordt u gebombardeerd met follow-up e-mails na een vergadering?

Dan zijn uw vergaderingen misschien niet zo productief als ze zouden kunnen zijn.

Plan vergaderingen zorgvuldig om zoveel mogelijk vragen te beantwoorden, en laat aan het eind tijd voor vervolgvragen, samenvattingen en belangrijke discussies. 

En wanneer u uw follow-up e-mails schrijft, zorg er dan voor dat ze hoge kwaliteitleesbaar zijn en de nodige informatie bevatten. 

Verwachtingen over reactietijden vaststellen

Wegversperringen voor tijdige communicatie kunnen worden veroorzaakt door zaken als de complexiteit van de kwestie of bedrijven die in verschillende tijdzones opereren.

Naast het gebruik van verschillende kanalen kan het stellen van realistische verwachtingen voor reacties zowel werknemers als klanten helpen zich te ontspannen.

Je zou kunnen instellen e-mailbeleid van het bedrijfen dat alle e-mails binnen 24 uur worden beantwoord. Zo vermindert u de bezorgdheid van mensen dat ze genegeerd worden en dat ze de hele dag hun inbox blijven controleren. De ontvanger van de e-mail kan dan inschatten hoe lang het duurt om de vraag op te lossen, en een realistisch tijdschema opstellen voor een goed antwoord. 

De verzender is verzekerd door de snelle oplossing voor het eerste contacten de ontvanger heeft zichzelf genoeg tijd gegeven om het probleem naar behoren aan te pakken. 

Maak tijd vrij om uw inbox te beheren

Het voortdurend controleren van uw inbox kan de druk opvoeren en uw aandacht afleiden van andere taken.

Maak overdag tijd vrij om uw e-mail te controleren. 

Dit zal verschillen naargelang de persoon en de sector, maar het plannen van vaste tijden voor inboxbeheer kan u helpen beter georganiseerd en minder afgeleid te blijven. 

Probeer het 's ochtends vroeg, vlak voor de lunch en aan het eind van de dag. Of misschien werkt het voor u beter om enkele uren achtereen e-mails te behandelen en de rest van de dag aan andere dingen te werken. 

Wat uw agenda ook is, met een schema kunt u zich concentreren op één ding tegelijk. 

E-mailmappen aanmaken

E-mailmappen kunnen een over het hoofd gezien instrument in uw arsenaal zijn, maar ze zijn een geweldig systeem voor het archiveren van informatie. 

Gebruik mappen om uw e-mails te ordenen in categorieën of prioriteitsniveaus. Als je iets gelezen hebt, zoek dan uit waar het thuishoort en zet het op zijn plaats.

U kunt uw organisatie zelfs verder brengen en afzonderlijke e-mailaccounts voor werk, persoonlijke dingen, inschrijvingen, enz. 

Gebruik automatisering

Het instellen van filters voor het blokkeren van junk, mensen of specifieke spamwoorden in onderwerpregels is een goed begin.

U kunt ook e-mail automatisering om uw inkomende en uitgaande berichten te stroomlijnen. Zoals het automatiseren van het bevestigingsproces met een eenvoudig "wij hebben uw e-mail ontvangen..." dat in werking treedt bij een klantvraag. Of e-mailtemplates die een reeks veelgestelde vragen behandelen. 

Verwijderen, uitschrijven, markeren als spam

Wees meedogenloos. Neem geen gevangenen. 

Als er oude, onbelangrijke e-mails zijn waar u nooit aan toe komt, verwijder ze dan.

Als er spam door je filters komt, markeer het dan.

Als er een blog is waar je vroeger van hield, maar die je niet meer leest, schrijf je dan uit van die mailinglijst.

U probeert een nul-inbox te bereiken - belangrijke communicatie die u leest, beantwoordt en efficiënt archiveert. 

Bereik Zero Inbox in geen tijd

Het is mogelijk om productiever te werken, efficiënter te communiceren en uw werkstress te laten waar hij hoort: op het werk. 

Met een grondige voorjaarsschoonmaak van uw inbox, en een paar beproefde strategieën om te voorkomen dat de e-mailoverbelasting weer de kop opsteekt, bereikt u in een mum van tijd een nul-inbox.

Lijn en stippen
Lijn en stippen