Volt már vasárnapi ijedtséged?
Az a rettegés érzése, amit a munkahét kezdete előtt tapasztalsz, amikor tudod, hogy a teendőid listája olyan hosszú, mint a karod, az alvásod pedig rövid és szeszélyes lesz.
Tudja, hogy amikor beül a munkahelyére, és megnyitja az e-mail postaládáját, szembesülnie kell a 808 olvasatlan e-mailjével, mivel a nap folyamán újabbak érkeznek.
Lehet, hogy egészségügyi szoftvermegoldásokra specializálódott, a legújabb technológiákat fejleszti, vagy az ügyféléletciklus-kezelési folyamatot racionalizálja – bármi is legyen az üzleti tevékenysége, az e-mailek túlterheltsége komoly hatással lehet.
Mi az az e-mail túlterhelés?
Bárki, akinek van e-mail címe, ismeri a stresszt, amikor látja, hogy az e-mailek olvasatlanul, megválaszolatlanul, rendületlenül halmozódnak.
Szabadon felhasználható kép a Pexels oldalról
Az e-mail túlterheltség pontosan az, aminek hangzik: képtelenség a munkahelyi vagy a személyes e-mailekkel foglalkozni – gyakran mindkettővel.
Túl sok e-mail érkezik, és nincs elég ideje válaszolni. Ez hatással lehet a személyes teljesítményére, valamint a vállalkozása hatékonyságára.
A válasz erre a zéró postaláda elérése – nem feltétlenül üres e-mail postaláda, hanem nulla olvasatlan e-mail, kezelhető kommunikációs terhelés és sokkal rendezettebb postaláda.
Hogyan ismerjük fel az e-mail túlterheltséget
Az e-mail túlterheltség jeleinek felismerése az első lépés a zéró postaláda eléréséhez. Íme néhány dolog, amire érdemes odafigyelni:
Hatékonyan kommunikál a csapata?
Jeff három fontos e-mailt küldött Sallynek a legutóbbi találkozójukkal kapcsolatban, de Sally olvasatlan e-mailek százával állnak.
A munkahelyi feszültségek egyre magasabbra kúsznak. Sally egyre gyakrabban jár dohányzási szünetekre. A projektmenedzsment nem működik. És Jeff még mindignem tudja, milyen betűtípust használjon a legújabb marketingkampányban.
Ismerősen hangzik?
Az e-mail túlterheltség akadályozhatja a munkahelyi kommunikációt. Ha az információk nem jutnak el hatékonyan, akkor a határidők késését kockáztatja, azt, hogy nem tudja , hogyan kell hatékonyan kezelni a projekteket, zavart okozhat a csapattársai között, és lényeges részletek maradhatnak ki a rostán.
Fontos üzeneteket veszít el vagy hagy ki?
A túlterhelt postaláda nem csak általában akadályozza a kommunikációt, hanem azt is kockáztatja, hogy lemaradjon dolgokról. A kéretlen e-mailek elrejtik azokat az e-maileket, amelyeket valóban el kell olvasnia.
Az új e-mailek a régi e-maileket lefelé tolják az e-mail kliens listáján. Ha ez a lista egyszer elég hosszú lesz, vajon eljut-e valaha is azokhoz a régi e-mailekhez? Mi van, ha fontosak? Mi van, ha tartalmazzák azt az információt, amire órákat pazaroltál a kereséssel?
Túl könnyű figyelmen kívül hagyni, törölni vagy elvakulni a tűt a szénakazalban, még akkor is, ha külön mappát tart a legfontosabb e-maileknek.
Szenved a külső kommunikáció?
Ha az ügyfelei folyamatosan napokat vagy heteket várnak arra, hogy választ kapjanak Öntől, vagy ha panaszokat kap az ügyfélszolgálat hiányára, akkor lehet, hogy az e-mailek túlterheltségétől szenved, mert rengeteg e-mailt kap.
Az AHT (átlagos kezelési idő) csökkentése létfontosságú a jó üzlet felépítéséhez, amely ismételt szolgáltatással jár.
Az e-mail túlterheltség miatt fennáll a veszélye annak, hogy elüldözi értékes ügyfeleit és vásárlóit.
Munka után is ellenőrzi az e-maileket?
A munka és a magánélet egyensúlya mindannyiunk számára létfontosságú, még akkor is, ha a legtöbben nem alkalmaznak időgazdálkodási stratégiát, vagy nem használnak képernyőidő-applikációkat.
Ha hazamegy, hogy kényszeresen ellenőrizze a postaládáját, válaszoljon az e-mailekre, és nyomon kövesse a megbeszéléseket, az a munka és a magánélet egyensúlyának az ellentéte.
Ha nem tudod a fentieket munkaidőben befejezni, és a szabadidőd nagy részét azzal töltöd, hogy megpróbálod behozni a lemaradást, akkor biztosan túlterhelt vagy az e-mailekkel.
Van néhány meglehetősen riasztó statisztika, amelyek azt mutatják, hogy a munka és a magánélet rossz egyensúlya hatással lehet az egészségre, a kapcsolatokra és a termelékenységre.
A kép forrása: ergonomictrends.com
Ez elvezet bennünket az e-mail túlterheltség vállalatára gyakorolt hatásához
Az emberek és a vállalkozások egyaránt rendszerek, és a túlterhelt rendszerek romláshoz, negatív teljesítményhez és végül kudarchoz vezetnek.
Akár e-mail ellenőrző szolgáltatásokat kínáló cég, akár weboldal kódot író szabadúszó, Önt is érintheti az e-mail túlterhelés.
A munkavállalókra gyakorolt hatás
Beszéltünk a munka és a magánélet egyensúlyának fontosságáról.
Az e-mailek túlterheltsége természetesen nem az egész történet, de hozzájárul a munkavállalók magánéletében jelentkező stresszhez.
Naponta órákat tölt azzal, hogy megpróbáljon a kommunikáció élére állni; folyamatosan megszakítja a fontos projekteket, hogy válaszoljon a kérdésekre; ebédszünetben görgetheti a bejövő leveleket; az ágyban válaszol a kollégáknak; vagy akár csak aggódik az olvasatlan e-mailek miatt, mert tudja, hogy egyszer majd foglalkoznia kell velük.
Ez megölheti a személyes termelékenységet és kiégéshez vezethet.
A vállalatokra gyakorolt hatás
Értelemszerűen a stresszes és kiégett alkalmazottak negatívan hatnak a vállalat egészére.
Az elégedetlen alkalmazottak feldobják önéletrajzukat; ha a vállalat célja az alkalmazottak elégedettsége, akkor meg kell értenie az e-mail túlterheltség hatását a vállalkozására, és nem csak a személyzeti juttatásokat stb. (például hogyan hat egy jól megvalósított biztonsági és egészségügyi program az alkalmazottak megtartására?).
Az e-mailek elvonják a figyelmet a munkáról. Megszakítják a fókuszt, és az összpontosítást nehéz lehet visszairányítani a fontos feladatokra. Ha alkalmazottai a munkaidejük egy részét azzal töltik, hogy átnézzék a bejövő üzeneteiket, akkor nem dolgoznak hatékonyan.
Ez káros hatással lehet a vállalatára. Elveszítheti az üzleti lehetőségeket, ha túl sokáig tart a válaszadás az érdeklődőknek. Lehet, hogy határidőket csúsztat vissza azzal, hogy fontos információkat veszít el. Leértékelheti gondosan kidolgozott e-mail kampányát, ha elakad az e-mailes felzárkóztatásban.
Mindez nem segíti a termelékenységet, sem a magánszemélyek, sem a vállalkozás számára.
Hogyan érhetjük el a zéró postaládát?
Tisztáztuk, hogy a zéró postaláda nem feltétlenül jelent nulla e-mailt . Az Inbox zero egy kezelhető postaláda, és íme néhány bevált technika, amellyel elérheted ezt a digitális életedben.
Kommunikáció más eszközökkel
Az e-maileket túlértékelik, mondják egyes termelékenységi szakértők.
Oké, ez nem igaz. Az e-mail a modern technológia csodája, amely forradalmasította a kommunikációnkat.
De ezeknek megvan a maguk ideje és helye, és ez nem mindig és mindenhol van így. Különösen a promóciós e-maileknek, amelyeket naponta kapunk.
Azonnali üzenetküldés
Az e-mail elküldése már elismerni látszik, hogy a megkeresésedre nem kell azonnal válaszolni. Az azonnali üzenetek olyanok, mint az e-mailek, de gyorsabbak, és lehetővé teszik, hogy a beszélgetés oda-vissza a felek kénye-kedve szerint történjen.
Az egyik módja annak, hogy elérje a postaláda nulláját, és elkerülje a kéretlen leveleket, hogy egyszerűen küldjön egy Slack-üzenetet. Ez az egyik legegyszerűbb e-mailkezelési tipp, ha el akarod kerülni, hogy naponta többször is ellenőrizd a leveleidet.
Telefonhívások
Ha valamire gyors válaszra van szüksége, vagy valamit meg kell beszélnie, a hanghívás még mindig az egyik legjobb kommunikációs eszköz. Érdemes még olyan vezetékes telefonszolgáltatást is igénybe venni, amely megbízható és bármikor, internet nélkül vagy áramszünet idején is működik.
A bejövő levelek tisztán tartásának egyik módja, ha időnként felveszi a telefont.
Szemtől szemben
Vannak dolgok, amelyeknek még mindig előnyös a személyes interakció. Ha egy csapattal ötleteket vetünk fel, vagy fontos információkat vitatunk meg hosszasan, az jobban működik személyes megbeszéléseken vagy videohívásokon. A legjobb, ha már az elején megszabadul a felesleges e-mailektől és a felesleges e-mail értesítésekről.
És bár ezek a megbeszélések nem mindenki számára lehetségesek (pl. távmunkások), mégis jó módja annak, hogy a legénységgel egy kis időt töltsön.
Hatékonyan kommunikálni
Egy megbeszélés után nyomon követési e-mailekkel bombázzák Önt?
Ha igen, akkor lehet, hogy a megbeszélései nem olyan produktívak, mint amilyenek lehetnének, és néhány egyszerű lépést megtehet, hogy ezt helyrehozza – anélkül, hogy termelékenységi guruvá válna.
Gondosan tervezze meg a megbeszéléseket, hogy minél több kérdést megválaszoljon, és a végén hagyjon időt a további kérdésekre, összegzésekre és fontos megbeszélésekre.
És amikor megírja a nyomon követési e-maileket, győződjön meg róla, hogy azok jó minőségűek, olvashatóak és tartalmazzák a szükséges információkat, nehogy a végén szemét e-mailekként végezzék, amelyeket nem olvasnak el.
A válaszidővel kapcsolatos elvárások meghatározása
Az időben történő kommunikáció útjában álló akadályokat olyan dolgok okozhatják, mint a probléma összetettsége vagy a különböző időzónákban működő vállalkozások.
A különböző csatornák használata mellett a válaszokkal kapcsolatos reális elvárások meghatározása segíthet mind az alkalmazottaknak, mind az ügyfeleknek megnyugodni, mivel tudják, hogy az e-mail üzeneteikre mikor érkezik válasz.
Beállíthatja a vállalati e-mail irányelveket, például azt, hogy minden e-mail 24 órán belül visszaigazolást kapjon. Így enyhítheti az emberek aggodalmát, hogy figyelmen kívül hagyják őket, és azt a késztetést is, hogy egész nap a postaládájukat ellenőrizzék. Az e-mail címzettje ezután felmérheti, hogy mennyi időbe telik a kérdés megoldása, és reális időkeretet szabhat a megfelelő válaszadásra.
A feladó számára az első kapcsolatfelvétel gyors megoldása biztosítja a biztonságot, a címzett pedig elegendő időt hagy magának a probléma megfelelő kezelésére.
Szánjon időt a postaládája kezelésére
A beérkező üzenetek folyamatos figyelése növeli a nyomást, és elvonja a figyelmét más feladatoktól. A zsúfolt postafiók miatt hetente órákig válogathatja az üzeneteket.
Napközben különítsen el időt az e-mailjei ellenőrzésére, különösen, ha nagy mennyiségű e-mailt kap.
Ez személytől és iparágtól függően eltérő lehet, de a bejövő üzenetek kezelésére meghatározott időpontok beütemezése segíthet abban, hogy szervezettebb és kevésbé szórakozott maradjon.
Próbálja ki reggel, ebéd előtt és a nap végén. Vagy talán jobban működik, ha több egymást követő órában foglalkozik az e-mailekkel, a nap többi részében pedig mással foglalkozik.
Bármi legyen is az időbeosztásod, ha van egy, az elméd egyszerre csak egy dologra koncentrálhat, és gond nélkül átválogathatod az e-mail listákat.
E-mail mappák létrehozása
Az e-mail mappák egy figyelmen kívül hagyott eszköz lehetnek az Ön arzenáljában, de ezek egy nagyszerű rendszer az információk iktatására.
Használjon mappákat az e-mailek kategóriákba vagy prioritási szintekbe való rendezéséhez. Ha valamit elolvasott, találja ki, hogy hová tartozik, és tegye a helyére. Használhatsz például e-mail szűrőket, és a promóciós e-maileket egy mappába, a fontos e-maileket pedig akciómappákba rendezheted, amelyek azonnali cselekvést igényelnek.
Még tovább is viheti a szervezetét, és külön e-mail fiókokat vezethet a munkához, a személyes dolgokhoz, a feliratkozásokhoz stb.
Automatizálás használata
Jó kezdet lehet a levélszemét, az emberek vagy bizonyos spam szavak blokkolására szolgáló szűrők beállítása a tárgysorokban.
Az e-mail automatizálással a bejövő és kimenő e-maileket is racionalizálhatja. Például automatizálhatja a visszaigazolási folyamatot egy egyszerű „megkaptuk az e-mailt…” üzenettel, amely az ügyfél megkeresése esetén aktiválódik. Vagy olyan e-mail sablonok, amelyek egy sor gyakran feltett kérdést tartalmaznak.
Törlés, leiratkozás, spamként jelölés
Légy könyörtelen. Ne ejts foglyokat az e-mail programodban.
Ha vannak régi, jelentéktelen e-mailek, amelyekkel soha nem fog foglalkozni, törölje őket.
Ha spam jut át a szűrőkön, jelölje meg.
Ha van egy blog, amelyet régebben szerettél, de már nem olvasol, iratkozz le a levelezőlistáról.
Megpróbálod elérni a zéró postaládát – fontos üzeneteket, amelyeket hatékonyan elolvasol, megválaszolsz és iktatsz.
Érje el a nulladik postaládát pillanatok alatt
Lehetséges, hogy produktívabban dolgozzon, hatékonyabban kommunikáljon, és a munkahelyi stresszt ott hagyja, ahová való: a munkahelyén.
A bejövő levelek alapos tavaszi kitakarításával és néhány bevált stratégiával, amelyekkel megakadályozhatja, hogy az e-mailek túlterheltsége újra bekússzon, pillanatok alatt elérheti a postaláda nulláját. Minden egy e-mail kezelési stratégiával kezdődik, és Ön is könnyen és gyorsan átnézheti az e-mailjeit.
