Så når du noll i inkorgen på 7 effektiva sätt

Vad är överbelastning av e-post?

Alla som har en e-postadress vet hur stressigt det är att se sina e-postmeddelanden hopas, olästa, obesvarade och oförminskade. 

Gratis för att använda en bild från Pexels

E-postöverbelastning är precis vad det låter som: oförmågan att hålla koll på din arbets- eller privata e-post - och ofta båda.

Du får för många e-postmeddelanden och har inte tillräckligt med tid att svara. Detta kan påverka din personliga prestation och effektiviteten i ditt företag.

Svaret på detta är att nå noll i inkorgen - inte nödvändigtvis en tom inkorg, men noll olästa e-postmeddelanden, en hanterbar kommunikationsbelastning och en mycket mer organiserad inkorg.

Hur du känner igen överbelastning av e-post

Att känna igen tecknen på överbelastad e-post är det första steget mot en nollvision för inkorgen. Så här är några saker att hålla utkik efter:

Kommunicerar ditt team effektivt?

Jeff har skickat tre viktiga uppföljningsmejl till Sally om deras senaste möte, men Sally har hundratals olästa mejl.

Spänningarna på arbetsplatsen blir allt högre. Sally tar allt oftare rökpauser. Projektledning är på avvägar. Och Jeff fortfarande inte vet vilket teckensnitt han ska använda i den senaste marknadsföringskampanj.

Låter det bekant?

Överbelastning av e-post kan hindra kommunikationen på arbetsplatsen. Om informationen inte sprids på ett effektivt sätt riskerar du försenade deadlines, att inte få veta hur man hanterar projekt effektivt, förvirring bland dina lagkamrater och viktiga detaljer som faller mellan stolarna.

Förlorar du eller missar du viktiga meddelanden?

Förutom att en överbelastad inkorg försvårar kommunikationen i allmänhet riskerar du att missa saker. Skräppost döljer de e-postmeddelanden som du verkligen behöver läsa.

Nya e-postmeddelanden gör att gamla hamnar längre ner i listan i din e-postklient. När listan är tillräckligt lång, kommer du då någonsin att komma åt de gamla mejlen? Tänk om de är viktiga? Tänk om de innehåller just den information som du har letat efter i timmar?

Det är alltför lätt att förbise, radera eller bli blind för den där nålen i höstacken, även om du har en separat mapp för dina viktigaste e-postmeddelanden.

Är din externa kommunikation lidande?

Om dina kunder ständigt väntar i dagar eller veckor på svar från dig, eller om du får klagomål på din bristande kundservice, kan du lida av överbelastning på grund av en enorm mängd e-postmeddelanden.

Att sänka din AHT (genomsnittlig handläggningstid) är avgörande för att bygga upp en bra affärsverksamhet med återkommande tjänster.

Om du får för mycket e-post riskerar du att få bort dina värdefulla kunder och klienter.

Kontrollerar du din e-post efter jobbet?

En bra balans mellan arbete och fritid är avgörande för oss alla, även om de flesta av oss inte har någon strategi för att hantera vår tid.

Gå hem för att tvångsmässigt kontrollera din inkorg, svara på e-post och Uppföljning av möten är motsatsen till en bra balans mellan arbete och fritid.

Om du inte kan slutföra alla ovanstående uppgifter under arbetstid och spenderar stora delar av din lediga tid på att försöka komma ikapp, har du definitivt överbelastning av e-post.

Det finns en ganska alarmerande statistik som visar att en dålig balans mellan arbete och privatliv kan påverka hälsa, relationer och produktivitet.

Bilden kommer från från ergonomictrends.com

Detta leder oss till hur överbelastningen av e-post påverkar ditt företag.

Både människor och företag är system, och överbelastade system leder till försämring, negativ prestanda och slutligen misslyckande.

Oavsett om du är ett företag som erbjuder tjänster för verifiering av e-post eller en enskild frilansare som skriver kod för webbplatser, kan du drabbas av överbelastning av e-post.

Konsekvenser för de anställda

Vi talade om vikten av en bra balans mellan arbete och privatliv.

Överflöd av e-post är naturligtvis inte hela sanningen, men det är en bidragande orsak till problem i medarbetarnas privatliv.

Du tillbringar timmar om dagen med att försöka få kontroll över kommunikationen, bryter ständigt av från viktiga projekt för att svara på frågor, bläddrar igenom din inkorg på lunchrasten, svarar kollegor i sängen och oroar dig bara för att dina olästa mejl hopar sig, eftersom du vet att du måste ta itu med dem. vid någon tidpunkt.

Detta kan minska den personliga produktiviteten och leda till utbrändhet.

Konsekvenser för företagen

Det är självklart att stressade och utbrända medarbetare påverkar företaget som helhet negativt.

Om ditt företag har som mål att behålla sina anställda måste du förstå hur överbelastningen av e-post påverkar ditt företag.

E-post tar uppmärksamheten från arbetet. De bryter fokus, och fokus kan vara svårt att styra tillbaka till viktiga uppgifter. Om dina medarbetare ägnar delar av sin arbetsscheman att komma igenom sina inkorgar, arbetar de inte effektivt.

Detta kan ha en negativ inverkan på ditt företag. Du kan förlora affärsmöjligheter om du tar för lång tid på dig att svara potentiella kunder. Du kan förlänga tidsfrister genom att förlora viktig information. Du kanske nedvärderar din en omsorgsfullt utformad e-postkampanj genom att fastna i att spela inkapp med e-post.

Inget av detta bidrar till produktivitet, varken för enskilda personer eller för ditt företag.

Så hur uppnår du noll i inkorgen?

Vi har förtydligat att noll i inkorgen inte nödvändigtvis betyder noll e-postmeddelanden punkt slut.. Inbox zero är en hanterbar inkorg, och här är några beprövade tekniker för att uppnå det i ditt digitala liv.

Kommunicera på annat sätt

E-post är överskattat, kommer vissa produktivitetsexperter att säga.

Okej, det är inte sant. E-post är ett mirakel av modern teknik som har revolutionerat vårt sätt att kommunicera.

Men de har en tid och en plats, och det är inte hela tiden och överallt. Framför allt e-postmeddelanden med reklam vi får dagligen.

Snabbmeddelanden

Genom att skicka ett e-postmeddelande bekräftar du redan att din fråga inte behöver besvaras omedelbart. Direktmeddelanden är som e-post men snabbare, vilket gör det möjligt att chatta fram och tillbaka när det passar den enskilde.

Ett sätt att nå noll i inkorgen och undvika skräppost är att helt enkelt skicka ett Slack-meddelande istället. Det är ett av de enklaste tipsen för e-posthantering om du vill undvika att kolla din e-post flera gånger per dag.

Telefonsamtal

Om du behöver ett snabbt svar på något eller behöver prata ut om något, röstsamtal är fortfarande ett av de bästa kommunikationsverktygen. Det är till och med värt att använda en fast telefoni som är tillförlitlig och kan fungera när som helst, utan internet eller under ett strömavbrott.

Ett sätt att hålla inkorgen ren är att lyfta luren då och då.

Ansikte mot ansikte

Vissa saker fungerar fortfarande bättre om man träffas ansikte mot ansikte. Att bolla idéer med ett team eller diskutera viktig information kan fungera bättre med personliga möten eller videosamtal. Det är bäst att göra sig av med onödig e-post och onödiga e-postaviseringar redan från början.

Och även om dessa möten inte är möjliga för alla (t.ex. distansarbetare), är de ett bra sätt att få lite fokustid med din personal.

Kommunicera effektivt

Bombas du med uppföljningsmejl efter ett möte?

Om så är fallet kanske dina möten inte är så produktiva som de skulle kunna vara och du kan ta några enkla steg för att åtgärda det - utan att bli en produktivitetsguru.

Planera mötena noggrant för att besvara så många frågor som möjligt, och avsätt tid i slutet för följdfrågor, sammanfattningar och viktiga diskussioner.

Och när du skriver dina uppföljningsmejl, se till att de är hög kvalitet, läsbara och innehålla nödvändig information, så att de inte slutar som skräppost som inte läses.

Ställ upp förväntningar på svarstider

Hinder för kommunikation i rätt tid kan orsakas av t.ex. problemets komplexitet eller av att företag arbetar i olika tidszoner.

Förutom att använda olika kanaler kan realistiska förväntningar på svar hjälpa både anställda och kunder att slappna av, eftersom de vet när deras e-postmeddelanden kommer att besvaras.

Du kan ställa in Företagets e-postpolicy., inklusive att alla e-postmeddelanden kommer att bekräftas inom 24 timmar. På så sätt minskar du människors oro för att bli ignorerade och deras behov av att kolla inkorgen hela dagen. Mottagaren av e-postmeddelandet kan sedan bedöma hur lång tid det kommer att ta för dem att lösa frågan och fastställa en realistisk tidsram för ett korrekt svar.

Avsändaren är säker på att det går snabbt. lösning vid första kontakt, och mottagaren har gett sig själv tillräckligt med tid för att ta itu med problemet på rätt sätt.

Avsätt tid för att hantera din inkorg

Att ständigt bevaka sin inkorg kan öka pressen och stjäla din uppmärksamhet från andra uppgifter. En rörig inkorg kan tvinga dig att sortera meddelanden i flera timmar varje vecka.

Avsätt tid under dagen för att kontrollera din e-post, särskilt om du får en stor mängd e-postmeddelanden.

Detta kommer att vara olika beroende på person och bransch, men att schemalägga bestämda tider för hantering av inkorgen kan hjälpa dig att hålla dig mer organiserad och mindre distraherad.

Försök med det första på morgonen, strax före lunch och i slutet av dagen. Eller så kanske du är bättre på att ägna flera timmar i rad åt att hantera e-post och resten av dagen åt andra saker.

Oavsett hur ditt schema ser ut kommer du att kunna fokusera på en sak i taget och sortera e-postlistor utan problem.

Skapa e-postmappar

E-postmappar kan vara ett förbisett verktyg i din arsenal, men de är ett utmärkt system för att arkivera information.

Använd mappar för att organisera dina e-postmeddelanden i kategorier eller prioritetsnivåer. När du har läst något kan du ta reda på var det hör hemma och lägga det på sin plats. Du kan t.ex. använda e-postfilter och sortera reklammejl i en mapp, och viktiga mejl i åtgärdsmappar som kräver omedelbar åtgärd.

Du kan till och med gå ännu längre och låta din organisation separata e-postkonton för arbete, personliga saker, anmälningar osv.

Använd automatisering

En bra början är att ställa in filter för att blockera skräppost, personer eller specifika skräppostord i ämnesraden.

Du kan också använda Automatisering av e-post för att effektivisera era inkommande och utgående e-postmeddelanden. Som att automatisera bekräftelseprocessen med ett enkelt "vi har mottagit ditt e-postmeddelande..." som triggas vid en kundförfrågan. Eller e-postmallar som täcker en uppsättning vanliga frågor.

Ta bort, avregistrera, markera som skräppost

Var hänsynslös. Ta inga fångar i ditt e-postprogram.

Om det finns gamla, oviktiga e-postmeddelanden som du aldrig kommer att hinna ta itu med, radera dem.

Om det finns skräppost som kommer igenom dina filter ska du markera den.

Om det finns en blogg som du brukade älska men inte längre läser, avregistrera dig från den sändlistan.

Du försöker uppnå inbox zero - viktiga meddelanden som du läser, svarar på och arkiverar på ett effektivt sätt.

Nå noll i inkorgen på nolltid

Det är möjligt att arbeta mer produktivt, kommunicera effektivare och lämna stressen där den hör hemma: på jobbet.

Med en grundlig vårstädning av inkorgen och några beprövade strategier för att förhindra att överbelastad e-post kommer tillbaka, kan du nå noll i inkorgen på nolltid. Allt börjar med en strategi för e-posthantering, och du kan också enkelt och snabbt gå igenom dina e-postmeddelanden.