Czy kiedykolwiek miałeś niedzielne lęki?
To uczucie strachu, którego doświadczasz przed rozpoczęciem tygodnia pracy, wiedząc, że twoja lista rzeczy do zrobienia jest długa jak ręka, a twój sen będzie krótki i niespokojny.
Świadomość, że po rozpoczęciu pracy i otwarciu skrzynki odbiorczej, będziesz musiał zmierzyć się z 808 nieprzeczytanymi wiadomościami e-mail, które napływają przez cały dzień.
Możesz specjalizować się w oprogramowaniu dla służby zdrowia, opracowywać najnowsze technologie lub usprawniać proces zarządzania cyklem życia klienta – niezależnie od prowadzonej działalności, przeciążenie pocztą elektroniczną może mieć poważny wpływ.
Czym jest przeciążenie e-mailami?
Każdy, kto ma adres e-mail, zna stres związany z obserwowaniem piętrzących się e-maili, nieprzeczytanych, bez odpowiedzi, bez końca.
Darmowy obraz pochodzi z serwisu Pexels
Przeciążenie pocztą elektroniczną jest dokładnie tym, na co wygląda: niezdolnością do nadążania za służbowymi lub prywatnymi wiadomościami e-mail – a często jednym i drugim.
Otrzymujesz zbyt wiele wiadomości e-mail i nie masz wystarczająco dużo czasu, aby na nie odpowiedzieć. Może to mieć wpływ na twoją osobistą wydajność, a także na wydajność twojej firmy.
Odpowiedzią na to jest osiągnięcie zerowej skrzynki odbiorczej – niekoniecznie posiadanie pustej skrzynki odbiorczej, ale zero nieprzeczytanych wiadomości e-mail, zarządzanie obciążeniem komunikacyjnym i znacznie bardziej zorganizowana skrzynka odbiorcza.
Jak rozpoznać przeciążenie wiadomościami e-mail
Rozpoznanie oznak przeciążenia wiadomościami e-mail jest pierwszym krokiem do osiągnięcia zerowej skrzynki odbiorczej. Oto kilka rzeczy, na które należy zwrócić uwagę:
Czy twój zespół komunikuje się skutecznie?
Jeff wysłał Sally trzy ważne e-maile dotyczące ich ostatniego spotkania, ale liczba nieprzeczytanych e-maili Sally sięga setek.
Napięcie w miejscu pracy rośnie. Sally coraz częściej robi sobie przerwy na papierosa. Zarządzanie projektami wymyka się spod kontroli. A Jeff wciąż niewie, jakiej czcionki powinien użyć w najnowszej kampanii marketingowej.
Brzmi znajomo?
Nadmiar wiadomości e-mail może utrudniać komunikację w miejscu pracy. Jeśli informacje nie są skutecznie rozpowszechniane, istnieje ryzyko opóźnień terminów, braku wiedzy na temat skutecznego zarządzania projektami, zamieszania wśród członków zespołu i przeoczenia istotnych szczegółów.
Gubisz lub tracisz ważne wiadomości?
Przeładowana skrzynka odbiorcza nie tylko utrudnia ogólną komunikację, ale także stwarza ryzyko przeoczenia pewnych rzeczy. Wiadomości-śmieci ukrywają wiadomości, które naprawdę trzeba przeczytać.
Nowe wiadomości e-mail spychają stare wiadomości e-mail w dół listy w kliencie poczty e-mail. Gdy lista ta będzie wystarczająco długa, czy kiedykolwiek dotrzesz do tych starych wiadomości? A co jeśli są ważne? Co, jeśli zawierają tę jedną informację, której szukałeś godzinami?
Zbyt łatwo jest przeoczyć, usunąć lub oślepnąć na tę igłę w stogu siana, nawet jeśli masz osobny folder na najważniejsze wiadomości e-mail.
Czy cierpi na tym komunikacja zewnętrzna?
Jeśli Twoi klienci nieustannie czekają dni lub tygodnie na odpowiedź od Ciebie lub jeśli otrzymujesz skargi na brak obsługi klienta, być może cierpisz na przeciążenie pocztą elektroniczną z powodu ogromnej ilości wiadomości e-mail.
Obniżenie średniego czasu obsługi (AHT) ma kluczowe znaczenie dla budowania dobrego biznesu z powtarzalną obsługą.
Nadmiar wiadomości e-mail naraża Cię na ryzyko odciągnięcia cennych klientów i klientów.
Czy sprawdzasz e-maile po pracy?
Dobra równowaga między życiem zawodowym a prywatnym jest niezbędna dla nas wszystkich, nawet jeśli większość z nas nie ma strategii zarządzania czasem ani nie korzysta z aplikacji do zarządzania czasem przed ekranem.
Wracanie do domu w celu kompulsywnego sprawdzania skrzynki odbiorczej, odpowiadania na e-maile i śledzenia spotkań jest przeciwieństwem dobrej równowagi między pracą a życiem prywatnym.
Jeśli nie jesteś w stanie ukończyć wszystkich powyższych czynności w godzinach pracy i spędzasz dużą część swojego czasu wolnego, próbując nadrobić zaległości, zdecydowanie masz przeciążenie pocztą e-mail.
Istnieją dość alarmujące statystyki, które pokazują, że brak równowagi między życiem zawodowym a prywatnym może mieć wpływ na zdrowie, relacje i produktywność.
Obraz pochodzi z ergonomictrends.com
Prowadzi nas to do wpływu przeciążenia wiadomościami e-mail na firmę
Zarówno ludzie, jak i firmy są systemami, a przeciążone systemy prowadzą do degradacji, negatywnej wydajności i ostatecznej awarii.
Niezależnie od tego, czy jesteś firmą oferującą usługi weryfikacji poczty e-mail, czy indywidualnym freelancerem, który pisze kod strony internetowej, możesz odczuwać skutki przeciążenia pocztą e-mail.
Wpływ na pracowników
Rozmawialiśmy o tym, jak ważna jest równowaga między życiem zawodowym a prywatnym.
Przeciążenie wiadomościami e-mail to oczywiście nie wszystko, ale jest to czynnik przyczyniający się do stresu w życiu osobistym pracownika.
Spędzanie wielu godzin dziennie, próbując nadążyć za komunikacją; ciągłe odrywanie się od ważnych projektów, aby odpowiedzieć na zapytania; przewijanie skrzynki odbiorczej w przerwie na lunch; odpowiadanie współpracownikom w łóżku; a nawet martwienie się nieprzeczytanymi wiadomościami e-mail, wiedząc, że w pewnym momencie będziesz musiał sobie z nimi poradzić.
Może to zabić osobistą produktywność i doprowadzić do wypalenia.
Wpływ na firmy
Zrozumiałe jest, że zestresowani i wypaleni pracownicy negatywnie wpływają na całą firmę.
Niezadowoleni pracownicy poprawiają swoje CV; jeśli celem Twojej firmy jest zadowolenie pracowników, musisz zrozumieć wpływ przeciążenia pocztą elektroniczną na Twoją firmę, a nie tylko na świadczenia pracownicze itp. (na przykład, w jaki sposób dobrze wdrożony program bezpieczeństwa i higieny pracy wpływa na zatrzymanie pracowników).
E-maile odciągają uwagę od pracy. Przerywają skupienie, a skupienie może być trudne do przekierowania z powrotem na ważne zadania. Jeśli pracownicy spędzają część swojego czasu pracy na przeglądaniu skrzynek odbiorczych, nie pracują wydajnie.
Może to mieć szkodliwy wpływ na firmę. Możesz stracić możliwości biznesowe, zbyt długo odpowiadając potencjalnym klientom. Możesz opóźniać terminy, tracąc ważne informacje. Możesz zdewaluować starannie przygotowaną kampanię e-mailową, grzęznąc w nadrabianiu zaległości.
Żadna z tych sytuacji nie sprzyja produktywności, ani indywidualnej, ani biznesowej.
Jak więc osiągnąć zerową skrzynkę odbiorczą?
Wyjaśniliśmy, że zerowa skrzynka odbiorcza niekoniecznie oznacza zero e-maili . Skrzynka odbiorcza zero to skrzynka odbiorcza, którą można zarządzać, a oto kilka sprawdzonych technik, aby osiągnąć to w swoim cyfrowym życiu.
Komunikacja za pomocą innych środków
Niektórzy eksperci od produktywności twierdzą, że e-maile są przereklamowane.
No dobrze, to nieprawda. Poczta e-mail to cud nowoczesnej technologii, który zrewolucjonizował sposób, w jaki się komunikujemy.
Ale mają swój czas i miejsce, a to nie jest zawsze i wszędzie. Zwłaszcza e-maile promocyjne, które otrzymujemy codziennie.
Komunikatory internetowe
Wysłanie wiadomości e-mail oznacza, że zapytanie nie wymaga natychmiastowej odpowiedzi. Wiadomości błyskawiczne przypominają e-maile, ale są szybsze, umożliwiając czatowanie w dogodnym dla każdej osoby czasie.
Jednym ze sposobów na zresetowanie skrzynki odbiorczej i uniknięcie wiadomości-śmieci jest po prostu wysłanie wiadomości na Slack. Jest to jedna z najprostszych wskazówek dotyczących zarządzania pocztą e-mail, jeśli chcesz uniknąć sprawdzania poczty wiele razy dziennie.
Połączenia telefoniczne
Jeśli potrzebujesz szybkiej odpowiedzi lub chcesz coś omówić, połączenia głosowe są nadal jednym z najlepszych narzędzi komunikacji. Warto nawet korzystać z usługi telefonu stacjonarnego, która jest niezawodna i może działać w dowolnym momencie, bez internetu lub podczas przerwy w dostawie prądu.
Jednym ze sposobów na utrzymanie czystej skrzynki odbiorczej jest odbieranie telefonów od czasu do czasu.
Twarzą w twarz
Niektóre sprawy nadal wymagają interakcji twarzą w twarz. Rzucanie pomysłów z zespołem lub omawianie ważnych informacji może działać lepiej podczas osobistych spotkań lub rozmów wideo. Na samym początku najlepiej pozbyć się niepotrzebnych e-maili i powiadomień.
I choć takie spotkania nie są możliwe dla wszystkich (np. pracowników zdalnych), są one dobrym sposobem na skupienie się na swojej załodze.
Skuteczna komunikacja
Czy po spotkaniu jesteś bombardowany kolejnymi wiadomościami e-mail?
Jeśli tak, być może twoje spotkania nie są tak produktywne, jak mogłyby być i możesz podjąć kilka prostych kroków, aby to naprawić – bez stawania się guru produktywności.
Starannie zaplanuj spotkania, aby odpowiedzieć na jak najwięcej pytań i pozostawić czas na pytania uzupełniające, podsumowania i ważne dyskusje.
A kiedy piszesz kolejne wiadomości e-mail, upewnij się, że są one wysokiej jakości, czytelne i zawierają niezbędne informacje, aby nie skończyły jako wiadomości-śmieci, które nie są czytane.
Ustal oczekiwania dotyczące czasu reakcji
Przeszkody w terminowej komunikacji mogą być spowodowane takimi czynnikami jak złożoność problemu lub firmy działające w różnych strefach czasowych.
Oprócz korzystania z różnych kanałów, ustalenie realistycznych oczekiwań dotyczących odpowiedzi może pomóc zarówno pracownikom, jak i klientom zrelaksować się, ponieważ wiedzą, kiedy ich wiadomości e-mail otrzymają odpowiedź.
Możesz ustawić firmowe zasady dotyczące poczty e-mail, w tym, że wszystkie wiadomości e-mail otrzymają potwierdzenie w ciągu 24 godzin. W ten sposób złagodzisz obawy ludzi o bycie ignorowanym, a także chęć ciągłego sprawdzania skrzynki odbiorczej przez cały dzień. Odbiorca wiadomości e-mail może następnie ocenić, ile czasu zajmie mu rozwiązanie zapytania i ustalić realistyczne ramy czasowe dla właściwej odpowiedzi.
Nadawca ma pewność dzięki szybkiemu rozwiązaniu pierwszego kontaktu, a odbiorca ma wystarczająco dużo czasu, aby odpowiednio zająć się sprawą.
Przeznacz czas na zarządzanie skrzynką odbiorczą
Ciągłe monitorowanie skrzynki odbiorczej może zwiększać presję i odciągać uwagę od innych zadań. Posiadanie zaśmieconej skrzynki odbiorczej może sprawić, że będziesz sortować wiadomości godzinami każdego tygodnia.
Wyznacz sobie czas w ciągu dnia na sprawdzenie poczty e-mail, zwłaszcza jeśli otrzymujesz dużą liczbę wiadomości.
Będzie się to różnić w zależności od osoby i branży, ale zaplanowanie określonych godzin na zarządzanie skrzynką odbiorczą może pomóc w lepszej organizacji i mniejszym rozproszeniu.
Spróbuj z samego rana, tuż przed obiadem i pod koniec dnia. A może lepiej pracuje się spędzając kilka kolejnych godzin zajmując się e-mailami, a resztę dnia pracując nad innymi rzeczami.
Niezależnie od harmonogramu, posiadanie jednego z nich pozwoli ci skupić się na jednej rzeczy na raz i bez problemu sortować listy e-maili.
Tworzenie folderów wiadomości e-mail
Foldery e-mail mogą być pomijanym narzędziem w arsenale, ale są świetnym systemem do archiwizowania informacji.
Używaj folderów do organizowania wiadomości e-mail w kategorie lub poziomy priorytetów. Gdy już coś przeczytasz, zastanów się, gdzie to trafi i umieść to w odpowiednim miejscu. Możesz na przykład użyć filtrów wiadomości e-mail i posortować wiadomości promocyjne w jednym folderze, a ważne wiadomości e-mail w folderach akcji, które wymagają natychmiastowego działania.
Możesz nawet pójść o krok dalej i mieć oddzielne konta e-mail do pracy, spraw osobistych, rejestracji itp.
Wykorzystanie automatyzacji
Ustawienie filtrów blokujących wiadomości-śmieci, osoby lub określone słowa spamu w tematach wiadomości to dobry początek.
Automatyzację poczty e-mail można również wykorzystać do usprawnienia przychodzących i wychodzących wiadomości e-mail. Na przykład zautomatyzowanie procesu potwierdzania za pomocą prostego komunikatu „otrzymaliśmy Twój e-mail…”, który uruchamia się po zapytaniu klienta. Lub szablony wiadomości e-mail, które obejmują zestaw często zadawanych pytań.
Usuń, anuluj subskrypcję, oznacz jako spam
Bądź bezwzględny. Nie bierz jeńców w swoim programie pocztowym.
Jeśli istnieją stare, nieistotne wiadomości e-mail, do których nigdy się nie zabierzesz, usuń je.
Jeśli spam przedostaje się przez filtry, oznacz go.
Jeśli istnieje blog, który kiedyś lubiłeś, ale już go nie czytasz, wypisz się z listy mailingowej.
Starasz się osiągnąć zerową skrzynkę odbiorczą – ważne wiadomości, które czytasz, na które odpowiadasz i które sprawnie archiwizujesz.
Osiągnij zero w skrzynce odbiorczej w mgnieniu oka
Można pracować bardziej produktywnie, komunikować się wydajniej i pozostawić stres tam, gdzie jego miejsce: w pracy.
Dzięki gruntownemu wiosennemu oczyszczeniu skrzynki odbiorczej i kilku sprawdzonym strategiom, które zapobiegną ponownemu przeciążeniu wiadomościami e-mail, możesz w mgnieniu oka osiągnąć zerowy poziom skrzynki odbiorczej. Wszystko zaczyna się od strategii zarządzania pocztą e-mail, dzięki której można łatwo i szybko przeglądać wiadomości.
