Ați avut vreodată spaimele de duminică?
Acel sentiment de teamă pe care îl simți înainte de începerea săptămânii de lucru, știind că lista de lucruri de făcut este la fel de lungă ca brațul tău, iar somnul tău va fi scurt și agitat.
Să știi că atunci când te așezi la serviciu și îți deschizi căsuța de e-mail, va trebui să te confrunți cu cele 808 e-mailuri necitite, pe măsură ce mai multe îți vor parveni pe parcursul zilei.
S-ar putea să vă specializați în soluții software pentru sănătate, să dezvoltați cele mai noi tehnologii sau să eficientizați procesul de gestionare a ciclului de viață al clienților – indiferent de activitatea dumneavoastră, supraîncărcarea cu e-mailuri poate avea un impact serios.
Ce este supraîncărcarea cu e-mailuri?
Oricine are o adresă de e-mail cunoaște stresul de a-și vedea e-mailurile îngrămădite, necitite, fără răspuns, fără încetare.
Imagine liberă de utilizat preluată de la Pexels
Supraîncărcarea cu e-mailuri este exact ceea ce sună: incapacitatea de a rămâne în frunte cu e-mailurile de la serviciu sau personale – și adesea ambele.
Primiți prea multe e-mailuri și nu aveți suficient timp pentru a răspunde. Acest lucru vă poate afecta performanța personală, precum și eficiența afacerii dvs.
Răspunsul la această întrebare este „inbox zero” – nu neapărat să ai o căsuță de e-mail goală, ci să ai zero e-mailuri necitite, o sarcină de comunicare gestionabilă și o căsuță de e-mail mult mai organizată.
Cum să recunoașteți supraîncărcarea cu e-mailuri
Recunoașterea semnelor de supraîncărcare cu e-mailuri este primul pas pentru a ajunge la inbox zero. Așadar, iată câteva lucruri la care să fii atent:
Echipa dumneavoastră comunică eficient?
Jeff i-a trimis lui Sally trei e-mailuri importante despre ultima lor întâlnire, dar e-mailurile necitite ale lui Sally sunt de ordinul sutelor.
Tensiunile la locul de muncă sunt din ce în ce mai mari. Sally merge din ce în ce mai des în pauze de țigară. Managementul proiectelor a luat-o razna. Iar Jeff încănu știe ce font ar trebui să folosească în cea mai recentă campanie de marketing.
Vă sună cunoscut?
Supraîncărcarea cu e-mailuri poate îngreuna comunicarea la locul de muncă. Dacă informațiile nu sunt diseminate eficient, riscați întârzieri ale termenelor limită, să nu știți cum să gestionați eficient proiectele, să creați confuzie în rândul colegilor de echipă și să pierdeți din vedere detalii esențiale.
Pierdeți sau pierdeți mesaje importante?
Pe lângă faptul că îngreunează comunicarea în general, o căsuță de primire supraîncărcată vă expune riscului de a pierde lucruri. E-mailurile nedorite vor ascunde e-mailurile pe care chiar trebuie să le citiți.
E-mailurile noi împing e-mailurile vechi în josul listei din clientul dvs. de e-mail. Odată ce lista este suficient de lungă, veți ajunge vreodată la acele e-mailuri vechi? Dar dacă sunt importante? Dacă ele conțin acea informație pe care ați pierdut ore întregi căutând-o?
Este prea ușor să treceți cu vederea, să ștergeți sau să deveniți orbi la acel ac în carul cu fân, chiar dacă aveți un dosar separat pentru cele mai importante e-mailuri.
Comunicațiile dvs. externe suferă?
Dacă clienții dvs. așteaptă în mod constant zile sau săptămâni pentru un răspuns din partea dvs. sau dacă primiți plângeri cu privire la lipsa dvs. de servicii pentru clienți, este posibil să suferiți de supraîncărcare cu e-mailuri din cauza unui volum imens de e-mailuri.
Reducerea AHT (timpul mediu de manipulare) este vitală pentru a construi o afacere bună cu servicii repetate.
Supraîncărcarea cu e-mailuri vă expune riscului de a vă îndepărta clienții și clienții valoroși.
Vă verificați e-mailurile după serviciu?
Un bun echilibru între viața profesională și cea privată este vital pentru noi toți, chiar dacă majoritatea dintre noi nu avem o strategie de gestionare a timpului sau nu folosim aplicații de gestionare a timpului petrecut în fața ecranului.
Să mergi acasă pentru a-ți verifica în mod compulsiv căsuța de primire, să răspunzi la e-mailuri și să urmărești întâlnirile este opusul unui bun echilibru între viața profesională și cea privată.
Dacă nu puteți termina toate cele de mai sus în timpul orelor de lucru și vă petreceți o mare parte din timpul liber încercând să recuperați timpul pierdut, cu siguranță aveți o suprasarcină de e-mailuri.
Există câteva statistici destul de alarmante care arată că un echilibru deficitar între viața profesională și cea privată poate afecta sănătatea, relațiile și productivitatea.
Imagine provenită de la ergonomictrends.com
Acest lucru ne conduce la impactul supraîncărcării cu e-mailuri asupra companiei dvs.
Atât oamenii, cât și întreprinderile sunt sisteme, iar sistemele supraîncărcate duc la degradare, performanță negativă și eventual eșec.
Fie că sunteți o companie care oferă servicii de verificare a e-mailurilor sau un freelancer care scrie cod pentru site-uri web, puteți fi afectat de supraîncărcarea cu e-mailuri.
Impactul asupra angajaților
Am vorbit despre importanța unui bun echilibru între viața profesională și cea privată.
Supraîncărcarea cu e-mailuri nu reprezintă, desigur, întreaga poveste, dar este un factor care contribuie la stresul din viața personală a unui angajat.
Petreceți ore întregi pe zi încercând să vă ocupați de comunicații; întrerupeți în mod constant proiectele importante pentru a răspunde la întrebări; răsfoiți căsuța poștală de primire în pauza de prânz; răspundeți colegilor în pat; chiar și pur și simplu vă faceți griji cu privire la e-mailurile necitite care se adună, știind că va trebui să vă ocupați de ele la un moment dat.
Acest lucru poate afecta productivitatea personală și poate duce la epuizare.
Impactul asupra întreprinderilor
Este de la sine înțeles că angajații stresați și epuizați au un impact negativ asupra companiei în ansamblu.
Angajații nemulțumiți își îmbunătățesc CV-urile; dacă obiectivul companiei dvs. este satisfacția angajaților, trebuie să înțelegeți impactul supraîncărcării cu e-mailuri asupra afacerii dvs. și nu doar asupra beneficiilor personalului etc. (de exemplu, cum afectează un program de siguranță și sănătate bine implementat retenția angajaților?)
E-mailurile distrag atenția de la muncă. Ele distrag atenția, iar atenția poate fi dificil de redirecționat către sarcinile importante. Dacă angajații dvs. își petrec o parte din programul de lucru trecând prin căsuțele de e-mail, înseamnă că nu lucrează eficient.
Acest lucru poate avea un impact negativ asupra companiei dumneavoastră. S-ar putea să pierdeți oportunități de afaceri pentru că vă ia prea mult timp să răspundeți potențialilor clienți. S-ar putea să întârziați termenele limită prin pierderea unor informații vitale. S-ar putea să vă devalorizați campania de e-mail elaborată cu grijă prin faptul că vă împotmoliți în jocul de recuperare a e-mailurilor.
Nimic din toate acestea nu conduce la productivitate, nici pentru persoane, nici pentru afacerea dumneavoastră.
Așadar, cum se ajunge la inbox zero?
Am clarificat faptul că inbox zero nu înseamnă neapărat zero e-mailuri punct. Inbox zero înseamnă o inbox gestionabilă, iar aici sunt câteva tehnici dovedite pentru a obține acest lucru în viața ta digitală.
Comunicați prin alte mijloace
E-mailurile sunt supraestimate, vor spune unii experți în productivitate.
Bine, asta nu este adevărat. E-mailul este un miracol al tehnologiei moderne care a revoluționat modul în care comunicăm.
Dar ele au un timp și un loc, iar acesta nu este tot timpul și peste tot. Mai ales e-mailurile promoționale pe care le primim zilnic.
Mesagerie instantanee
Trimiterea unui e-mail recunoaște deja faptul că solicitarea dvs. nu necesită un răspuns imediat. Mesajele instantanee sunt ca și e-mailurile, dar mai rapide, permițând ca discuțiile reciproce să se desfășoare după bunul plac al fiecărei persoane.
O modalitate de a atinge nivelul zero de inbox și de a evita e-mailurile nedorite este să trimiteți pur și simplu un mesaj Slack în schimb. Este unul dintre cele mai simple sfaturi de gestionare a e-mailului dacă doriți să evitați verificarea corespondenței de mai multe ori pe zi.
Apeluri telefonice
Dacă aveți nevoie de un răspuns rapid la ceva sau trebuie să discutați ceva, apelurile vocale sunt încă unul dintre cele mai bune instrumente de comunicare. Merită chiar să folosiți un serviciu de telefonie fixă care este fiabil și poate funcționa în orice moment, fără internet sau în timpul unei pene de curent.
O modalitate de a păstra o cutie de primire curată este să răspundeți la telefon din când în când.
Față în față
Unele lucruri încă beneficiază de interacțiunea față în față. Aruncarea de idei cu o echipă sau discutarea pe larg a unor informații importante poate funcționa mai bine cu întâlniri în persoană sau apeluri video. Cel mai bine este să scăpați de e-mailurile inutile și de notificările de e-mail inutile chiar de la început.
Și, deși aceste întâlniri nu sunt posibile pentru toți (de exemplu, pentru lucrătorii de la distanță), ele reprezintă o modalitate plăcută de a vă concentra puțin cu echipa dumneavoastră.
Comunicați eficient
Sunteți bombardat cu e-mailuri de follow-up după o întâlnire?
Dacă da, poate că întâlnirile dvs. nu sunt la fel de productive pe cât ar putea fi și puteți lua câteva măsuri simple pentru a remedia acest lucru – fără a deveni un guru al productivității.
Planificați întâlnirile cu atenție pentru a răspunde la cât mai multe întrebări și acordați timp la final pentru întrebări suplimentare, rezumate și discuții importante.
Iar atunci când vă scrieți e-mailurile de urmărire, asigurați-vă că acestea sunt de înaltă calitate, ușor de citit și conțin informațiile necesare, pentru a nu ajunge e-mailuri nedorite care nu sunt citite.
Stabiliți așteptări privind timpii de răspuns
Obstacolele în calea comunicării în timp util pot fi cauzate de lucruri precum complexitatea problemei sau de întreprinderi care operează în zone orare diferite.
Pe lângă utilizarea unor canale diferite, stabilirea unor așteptări realiste în ceea ce privește răspunsurile poate ajuta atât angajații, cât și clienții să se relaxeze, deoarece aceștia știu când vor primi un răspuns la mesajele lor de e-mail.
Ați putea stabili politici de e-mail ale companiei, inclusiv faptul că toate e-mailurile vor primi o confirmare de primire în termen de 24 de ore. În acest fel, atenuați îngrijorarea oamenilor de a fi ignorați, precum și nevoia de a-și verifica toată ziua căsuța de primire. Destinatarul e-mailului poate apoi să evalueze cât timp îi va lua să rezolve întrebarea și să stabilească un termen realist pentru un răspuns adecvat.
Expeditorul este asigurat de rezolvarea rapidă la primul contact, iar destinatarul și-a acordat suficient timp pentru a aborda problema în mod corespunzător.
Alocați timp pentru a vă gestiona căsuța de primire
Monitorizarea constantă a căsuței de primire poate adăuga presiune și vă poate răpi atenția de la alte sarcini. O căsuță de primire aglomerată vă poate face să sortați mesajele ore întregi în fiecare săptămână.
Stabiliți momente în timpul zilei pentru a vă verifica e-mailul, în special dacă primiți un volum mare de e-mailuri.
Acest lucru va fi diferit în funcție de persoană și de industrie, dar programarea unor ore fixe pentru gestionarea inbox-ului vă poate ajuta să rămâneți mai organizat și mai puțin distras.
Încercați la prima oră a dimineții, chiar înainte de prânz și la sfârșitul zilei. Sau poate că lucrați mai bine petrecând câteva ore consecutive ocupându-vă de e-mailuri, iar restul zilei lucrând la alte lucruri.
Indiferent de programul dvs., dacă aveți unul, mintea dvs. se va concentra pe un singur lucru la un moment dat și va putea sorta listele de e-mailuri fără probleme.
Creați foldere de e-mail
Dosarele de e-mail pot fi un instrument neglijat în arsenalul dvs., dar reprezintă un sistem excelent de arhivare a informațiilor.
Folosiți foldere pentru a vă organiza e-mailurile în categorii sau niveluri de prioritate. Odată ce ați citit ceva, dați-vă seama unde merge și puneți-l la locul lui. De exemplu, puteți utiliza filtre de e-mail și să sortați e-mailurile promoționale într-un dosar, iar e-mailurile importante în dosare de acțiune care necesită o acțiune imediată.
Puteți chiar să mergeți mai departe cu organizarea și să aveți conturi de e-mail separate pentru serviciu, lucruri personale, înscrieri etc.
Utilizați automatizarea
Setarea filtrelor pentru blocarea mesajelor nedorite, a persoanelor sau a anumitor cuvinte spam în liniile de subiect este un început bun.
De asemenea, puteți utiliza automatizarea e-mailurilor pentru a vă raționaliza e-mailurile primite și mesajele trimise. Cum ar fi automatizarea procesului de confirmare de primire cu un simplu „am primit e-mailul dvs…” care se declanșează în cazul unei întrebări a clientului. Sau șabloane de e-mail care acoperă un set de întrebări frecvente.
Ștergere, dezabonare, marcare ca spam
Fiți nemilos. Nu luați prizonieri în programul dvs. de e-mail.
Dacă există e-mailuri vechi, neimportante, la care nu veți ajunge niciodată, ștergeți-le.
Dacă există spam care trece prin filtrele dvs., marcați-l.
Dacă există un blog pe care îl îndrăgeați, dar pe care nu îl mai citiți, dezabonați-vă de pe lista de corespondență.
Încercați să ajungeți la inbox zero – comunicări importante pe care le citiți, la care răspundeți și pe care le arhivați eficient.
Ajungeți la inbox zero în cel mai scurt timp
Este posibil să lucrați mai productiv, să comunicați mai eficient și să vă lăsați stresul de la locul de muncă acolo unde îi este locul: la locul de muncă.
Cu o curățare temeinică de primăvară a căsuței dvs. de primire și câteva strategii dovedite pentru a opri supraîncărcarea cu e-mailuri, puteți ajunge în scurt timp la „căsuța zero”. Totul începe cu o strategie de gestionare a e-mailurilor, iar tu îți poți parcurge e-mailurile ușor și rapid.
