Lorsque vous utilisez une plate-forme de messagerie, vous disposez d’un fichier de contacts que vous avez ajoutés au système au fil du temps.
Microsoft Outlook est une plateforme de messagerie populaire qui peut créer automatiquement une liste de contacts sur la base des messages électroniques que vous envoyez et recevez. Cependant, il arrive que vous souhaitiez déplacer ces contacts vers une autre plateforme, telle que Gmail. Comprendre comment exporter vos contacts Outlook vous permet d’économiser du temps et des efforts en vous permettant de déplacer rapidement vos contacts d’une plateforme à une autre.
Pourquoi est-il important d’exporter les contacts d’Outlook ?
Il existe plusieurs raisons pour lesquelles il peut être essentiel de savoir comment exporter des contacts Outlook. Par exemple, vous pouvez avoir besoin de déplacer les contacts vers un autre appareil ou ordinateur, de les sauvegarder, de les importer vers un autre service de messagerie tel que Gmail, de les gérer dans un programme tel que Microsoft Excel, ou d’exporter les contacts vers une vCard ou une carte de visite virtuelle. Pour la plupart de ces options, vous devrez exporter vers différents types de fichiers. Par exemple, vous aurez généralement besoin d’un fichier CSV si vous exportez vos contacts vers différents services de messagerie. D’un autre côté, un fichier VCF qui vous permet d’importer vos contacts directement dans Excel peut être nécessaire pour une carte de visite virtuelle. Un fichier PST est généralement nécessaire pour sauvegarder vos contacts et vos données.
Méthodes d’exportation des contacts Outlook
Il existe plusieurs méthodes que vous pouvez utiliser pour exporter vos contacts Outlook en fonction de votre version d’Outlook. Le programme Outlook se comportera de la même manière que vous utilisiez un système d’exploitation Windows ou macOS.
Comment exporter les contacts d’Outlook 2010
Outlook 2010 est une ancienne version du programme qui n’est pas souvent utilisée aujourd’hui, mais certaines entreprises l’utilisent encore principalement pour les communications internes. Certaines personnes utilisent encore Outlook 2010 car elles veulent rester dans une seule année de production du logiciel pour économiser de l’argent. Si vous utilisez Outlook 2010 et que vous souhaitez exporter vos contacts, voici les étapes à suivre :
- Ouvrez Outlook sur votre PC ou votre Mac.
- Allez dans le ruban en haut du programme, et sélectionnez « Fichier ».
- Cliquez sur « Options » et sélectionnez « Avancé » dans la boîte de dialogue.
- Choisissez « Export » pour ouvrir l’assistant d’importation et d’exportation.
- Choisissez « Exporter un fichier » et cliquez ensuite sur « Suivant ».
- Dans la fenêtre « Créer un type de fichier », choisissez le type d’exportation que vous souhaitez.
- Une liste des dossiers que vous pouvez exporter s’affiche. Dans cette liste, sélectionnez le dossier de contacts que vous exportez.
- Sélectionnez « Parcourir » avant de choisir le dossier vers lequel exporter.
- Nommez votre fichier sous l’option « Enregistrer le fichier exporté sous ».
- Sélectionnez « OK », puis « Suivant », puis « Terminer ».
- Une fois qu’Outlook a terminé l’exportation, cliquez sur ‘OK’.
- Vérifiez que votre fichier est enregistré à l’endroit où vous vouliez qu’il soit.
Comment exporter des contacts dans Outlook 2013
Outlook 2013 est la version la plus récente du logiciel Outlook avec une base de code différente de celle d’Office 365. Pour cette raison, il a diverses étapes à suivre par rapport aux dernières versions du programme lors de l’exportation des contacts. L’un des principaux avantages d’Outlook 2013, et la raison pour laquelle de nombreuses personnes continuent à l’utiliser aujourd’hui, est qu’il dispose d’une application distincte des autres et moins chère à l’achat. Si vous utilisez Outlook 2013 et que vous souhaitez exporter des contacts, suivez ces étapes :
- Ouvrez Outlook sur votre PC ou votre Mac.
- Allez dans la partie supérieure gauche de l’écran du programme et sélectionnez l’onglet « Fichier ».
- Cliquez sur « Ouvrir et exporter » dans la partie gauche.
- Une liste d’options apparaît. Sélectionnez « Importer/Exporter ».
- Une autre liste d’options s’affiche. Choisissez « Exporter vers un fichier », puis « Suivant ».
- Sélectionnez ‘Comma Separated Values’ et ensuite ‘Next’.
- Sous » Dossiers personnels « , sélectionnez » Contacts « , puis » Suivant « .
- Sélectionnez « Parcourir » avant de choisir l’emplacement où vous souhaitez enregistrer votre fichier exporté.
- Choisissez un nom pour votre fichier, cliquez sur « Suivant », puis sur « Terminer ».
- Vérifiez que votre fichier est enregistré à l’emplacement souhaité.
Comment exporter des contacts à partir d’une version Web d’Outlook
La version en ligne d’Outlook, basée sur le web, peut être une solution idéale si vous souhaitez pouvoir accéder à vos contacts et à vos messages électroniques lorsque vous n’êtes pas devant votre ordinateur. Cette version d’Outlook est facilement accessible à partir d’une série d’appareils qui se connecter à l’internet , y compris ordinateurs portables de jeu Vous pouvez exporter vos contacts à l’aide de la version web d’Outlook, de smartphones, de tablettes et d’autres appareils, y compris les smartwatches et d’autres appareils non PC. Si vous souhaitez exporter vos contacts à l’aide de la version web d’Outlook, procédez comme suit :
- Tapez Outlook dans la barre d’adresse pour accéder au site Web d’Outlook à partir du navigateur Web de votre choix.
- Connectez-vous à votre compte si vous y êtes invité.
- Allez au bas de la page et sélectionnez le symbole des personnes.
- Dans la barre d’outils, sélectionnez « Gérer », puis « Exporter les contacts ».
- Choisissez si vous voulez exporter tous vos contacts ou les contacts d’un dossier spécifique.
- Cliquez sur « Exporter ».
- Choisissez « Enregistrer sous », puis sélectionnez le format de fichier dans lequel vous souhaitez enregistrer les contacts.
- Vérifiez que les contacts ont été enregistrés sous le nom et à l’emplacement que vous avez choisis.
Comment exporter les contacts d’Outlook 365
Outlook 2016 et Outlook 2019 sont les deux dernières versions d’Outlook, qui sont compatibles avec Office 365. Cela a créé un nouveau processus d’exportation des contacts pour les personnes utilisant les dernières versions d’Outlook. L’utilisation d’Office 365 présente de nombreux avantages non négligeables, notamment le fait que tous les programmes Microsoft tels que Windows, Word, Outlook, Excel et PowerPoint utilisent le même code et peuvent facilement accéder les uns aux autres, ce qui vous permet d’exécuter rapidement et facilement diverses fonctions entre différents programmes, par exemple l’exportation instantanée de contacts vers Excel. Si vous utilisez la version 2016 ou 2019 d’Outlook 365, suivez ces étapes pour exporter des contacts :
- Sur votre PC ou Mac, ouvrez le programme Outlook 365.
- Cliquez sur l’icône « Applications » en haut à gauche.
- Choisissez « Personnes », puis cliquez sur « Gérer ».
- Choisissez « Exporter les contacts ».
- Décidez si vous allez exporter tous les contacts ou un dossier contenant des contacts spécifiques.
- En fonction de votre navigateur, sélectionnez « Enregistrer » ou « Ouvrir ».
- Vérifiez que les contacts ont été enregistrés à l’emplacement et sous le nom souhaités.
Comment exporter des messages d’Outlook vers Gmail ?
Vous pouvez exporter vos messages électroniques d’un compte Outlook vers un compte Gmail pour les sauvegarder et vous permettre d’accéder aux anciens messages électroniques depuis n’importe quel endroit. Pour ce faire, ajoutez votre compte Gmail à Outlook avant de copier et coller les dossiers. Vous devez d’abord configurer votre compte Gmail dans Outlook. Voici les étapes à suivre pour ce faire :
- Allez sur l’icône des paramètres en haut à droite avant de choisir « Afficher tous les paramètres d’Outlook ».
- Sélectionnez « Courrier » dans le volet de gauche.
- Cliquez sur « Sync Email ».
- Sous Comptes connectés, dans le volet de droite, sélectionnez « Gmail ».
- Saisissez le nom d’affichage que vous souhaitez utiliser lorsque vous envoyez des messages via Outlook à partir de Gmail sur l’écran « Connecter votre compte Google ».
- Sélectionnez OK.
- Connectez-vous au compte Gmail de votre choix dans Outlook Mail pour permettre à Microsoft d’accéder au compte.
- Confirmez que vous avez bien connecté votre compte Gmail à Outlook en sélectionnant OK.
Une fois que vous avez configuré votre compte Gmail dans Google, ouvrez Outlook et sélectionnez le dossier contenant les messages électroniques que vous souhaitez exporter. Sélectionnez tous les e-mails du dossier en appuyant sur Ctrl+A ou maintenez la touche Ctrl enfoncée tout en sélectionnant les e-mails individuels que vous souhaitez exporter. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur les messages sélectionnés et sélectionnez « Déplacer », puis « Autre dossier ». La boîte de dialogue « Déplacer des éléments » s’affiche alors. Sélectionnez votre compte Gmail, puis choisissez ou créez un nouveau dossier dans votre compte Gmail pour y exporter les messages. Déplacez les messages sélectionnés en cliquant sur « OK ».
Comment exporter les e-mails d’Outlook vers Excel
Vous pouvez également exporter vos courriels Outlook en les envoyant vers une feuille de calcul Excel, créant ainsi une feuille de calcul contenant différentes colonnes. Cela peut s’avérer particulièrement utile si vous êtes déjà l’utilisation d’Excel à des fins comptables dire. Pour ce faire :
- Allez dans Fichier dans Outlook et sélectionnez Ouvrir & Exporter.
- Sélectionnez Importation/Exportation.
- Choisissez « Exporter vers un fichier », puis cliquez sur « Suivant ».
- Sélectionnez « Microsoft Excel », puis cliquez sur « Suivant ».
- Sélectionnez le dossier de messagerie à partir duquel vous souhaitez exporter les messages, puis sélectionnez « Suivant ».
- Choisissez le dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer vos courriels exportés, et choisissez un nom pour votre fichier exporté avant de sélectionner « OK ».
- Cliquez sur « Suivant » et ensuite sur « Terminer ».
- Le nouveau fichier Excel pourra être ouvert à l’endroit que vous avez choisi.
Que vous souhaitiez exporter des contacts ou des messages électroniques, il est facile de le faire avec Outlook.
Bonnes pratiques pour l’exportation de la liste
Lancer le processus d’exportation
Pour lancer le processus d’exportation de vos contacts Outlook, ouvrez votre fenêtre Microsoft Outlook et accédez au menu Fichier situé dans le coin supérieur gauche. Cliquez ensuite sur « Fichier », puis sélectionnez « Exporter » pour ouvrir les options d’exportation. L’assistant d’exportation de contacts Outlook s’affichera et vous guidera tout au long des étapes de l’exportation de contacts à partir d’Outlook.
Choix du type et du format de fichier
Dans la boîte de progression de l’exportation qui s’affiche, vous disposez de plusieurs options pour le type de fichier que vous souhaitez créer. Pour plus de polyvalence, choisissez « Valeurs séparées par des virgules (CSV) » comme type de fichier. Les fichiers CSV sont faciles à importer dans les tableurs et peuvent également être utilisés pour la synchronisation avec Google Contacts. Vous pouvez également sélectionner « Fichier de données Outlook (PST) ».
Sélection du dossier de contacts
Une fois que vous avez choisi le format CSV, vous êtes invité à sélectionner le dossier contenant les contacts que vous souhaitez exporter. Naviguez jusqu’au « Dossier Contacts » et sélectionnez-le. Assurez-vous que vous avez choisi le bon dossier pour inclure tous les contacts sélectionnés que vous souhaitez exporter.
Définition du nom et de l’emplacement du fichier
Après avoir sélectionné le dossier des contacts, vous devez indiquer un nom et un emplacement pour votre nouveau fichier de contacts. Cliquez sur « Parcourir » et choisissez le répertoire dans lequel vous souhaitez enregistrer le fichier. Saisissez un nom de fichier qui vous permettra d’identifier immédiatement ces nouveaux contacts. Vous pouvez également cliquer sur « Fichier » dans le coin inférieur gauche pour accéder à d’autres options d’enregistrement.
Finalisation de l’exportation
Avant de commencer l’exportation, vous avez la possibilité de revoir vos sélections. Vérifiez qu’il n’y a pas de cellules vides ou d’erreurs qui pourraient perturber le processus d’exportation. Lorsque vous êtes satisfait, cliquez sur « Exporter » pour lancer l’exportation. Un nouveau fichier CSV sera créé et la boîte de progression de l’exportation indiquera la fin du processus.
Importation vers d’autres plateformes
Votre nouveau fichier de contacts, au format CSV, est prêt à être utilisé. Vous pouvez importer ce fichier dans un tableur pour l’organiser davantage, ou directement dans un autre compte de messagerie comme Google Contacts. Il vous suffit de choisir « Importer » dans la plateforme concernée et de sélectionner le fichier CSV que vous venez de créer.
Conseils supplémentaires pour les contacts par courrier électronique
Si vous souhaitez importer ces contacts dans un autre compte de messagerie, veillez à sélectionner « Exporter vers un fichier » dans la fenêtre initiale d’Outlook. Cela garantit que vos contacts de messagerie sont inclus dans le processus d’exportation, ce qui facilite la gestion de vos communications entre les différentes plateformes.
